ENFOQUE DE AUDITORÍA

8.1. Consideraciones

Se ha determinado que el componente Caja y Bancos muestra una situación a un momento dado mientras que los subcomponentes cobranzas y pagos representan un grupo de transacciones ocurridas durante un período. Ya se expresó que en la generalidad de los casos, los componentes de transacciones son más adecuados para aplicarles un enfoque de confianza en los controles, pruebas de cumplimiento, mientras que a los componentes de saldos resulta más eficiente aplicarles un enfoque sustantivo.

Para los dos subcomponentes de transacciones mencionados que representan normalmente un volumen significativo de operaciones individuales, la confianza en los controles que pueda depositar el auditor generalmente será más eficiente que la aplicación de procedimientos detallados sobre saldos. A su vez, si los controles se presentan en forma adecuada y se logra evidencia de ello, las cajas y los bancos

184 que surgen del proceso del área de tesorería, también estarán adecuadamente contabilizadas, centrándose el auditor en la revisión de la afirmación exposición y medición contable de saldos en moneda extranjera.

8.2. Ejemplos

El objetivo de esta sección es lograr comprender la relación existente entre el control interno del ente a auditar y el enfoque de auditoría a aplicar en la revisión del componente.

• En un ambiente de controles adecuados, el arqueo de los valores existentes en caja (Fondo fijo) en forma periódica por parte de la sociedad suele constituir un potencial control clave en la medida que los resultados de dicho recuento se cotejen con los montos que surgen de la contabilidad y se analicen las diferencias.

De esta forma el auditor verificará el cumplimiento del procedimiento descripto a la vez que comprobará el saldo de la cuenta bajo análisis. El alcance y oportunidad en la realización de esta prueba de "doble propósito" serán evaluados en función de la estrategia de auditoría planificada con el fin de obtener evidencia de auditoría significativa en forma eficiente.

• La confirmación de todas las cuentas bancarias del ente utilizadas en cualquier momento de un ejercicio económico suele resultar conveniente a fin de determinar el estado de las cuentas con o sin saldo al cierre y lograr la obtención de información adicional sobre préstamos, garantías, avales, etc. De esta forma es eficiente el envío de confirmaciones al cierre del ejercicio puesto que brinda información para la presentación y exposición en los estados financieros además del respaldo que se obtiene para los saldos incluidos en dichos estados.

• La realización adecuada de conciliaciones bancarias por parte de la sociedad otorga evidencia de que las cobranzas y desembolsos contabilizados en los registros auxiliares y en las cuentas del mayor general concuerdan o pueden ser conciliadas con los registros de las entidades financieras. Por otra parte, dichas conciliaciones proporcionan seguridad de que los cortes de las operaciones del cierre del período son correctos. El auditor procederá a revisar las conciliaciones bancarias como respaldo de los saldos y los cortes al cierre del período o bien como un control clave en el cual depositará su confianza.

Si está satisfecho respecto de la confiabilidad de los procedimientos mencionados puede ser apropiado limitar las pruebas de auditoría al cierre a confirmaciones de saldos y revisar una selección de conciliaciones bancarias, mientras que en las visitas preliminares aplicar las pruebas de cumplimiento que correspondan.

9. PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA

Esta sección tiene por objeto describir los procedimientos de auditoría que comúnmente son aplicables para la revisión del componente y enumerar otros procedimientos menos típicos, incorporándose además una referencia a ciertas consideraciones que ayudarán a la selección y ejecución de los procedimientos de manera más eficiente y efectiva.

Dada la importancia que tiene para el componente los procedimientos de arqueo de valores, confirmación de saldos y revisión de conciliaciones bancarias, al final del capítulo se describe en detalle cada una de las pruebas y se presenta un programa de trabajo estándar para su ejecución.

185 9.1. Procedimientos analíticos

Cuando un porcentaje significativo de las operaciones corresponde a un número reducido de entidades bancarias o cuando se trata de un número reducido de operaciones, los procedimientos analíticos resultarán más efectivos para obtener satisfacción de auditoría.

• Efectuar un análisis comparativo entre los montos del año corriente, año anterior y los presupuestados y explicar movimientos e investigar relaciones inesperadas o inusuales con respecto a:

— saldos de caja;

— saldos de bancos por entidad o cuenta; — cuentas bancarias sobregiradas; — flujo de fondos;

— desviaciones de las proyecciones de flujo de fondos.

Para llevar a cabo estos análisis comparativos pueden emplearse programas computadorizados que recuperen datos para el análisis de las cajas y los bancos, por ejemplo:

— pruebas de acumulación de saldos de caja y bancos, — preparación de informes de fondos inactivos excesivos, — informes de cheques pendientes y su seguimiento.

• Revisar las conciliaciones de los listados auxiliares de Caja y Bancos con la cuenta control del mayor general.

La reconciliación entre los registros auxiliares y la cuenta de control del mayor general puede ser llevada a cabo por funcionarios de la Sociedad, o bien en caso de no realizarlas, por el auditor. Si el auditor realiza esta prueba debe considerar que cualquier partida conciliatoria que se presenta indica potenciales problemas. El análisis y seguimiento de las partidas conciliatorias está en función de los conceptos en ellas involucrados.

Dadas las características del componente bajo análisis, se deberá verificar la existencia de partidas que pueden compensarse parcialmente, teniendo un distinto tratamiento contable con el consiguiente impacto en la información financiera. De otra forma, los saldos deudores se expondrán en el activo y los acreedores en el pasivo.

9.2. Pruebas de cumplimiento de controles

El auditor deberá obtener evidencia que respalde el cumplimiento efectivo de, entre otros, los siguientes controles:

• Revisión por la gerencia de los estados financieras interinos y las comparaciones con montos presupuestados u otros datos financieros para verificar la razonabilidad de:

— efectivo en caja; — saldos en bancos;

186 — valores a depositar;

— sobregiros.

• Revisión y seguimiento por la gerencia de los informes de: — saldos de caja y bancos diarios o semanales;

— cuentas en moneda extranjera; — valores a depositar;

— cuentas bancarias sobregiradas;

— flujo de fondos y análisis de desviaciones en caso de existir;

— los informes gerenciales de revisión deben emitirse en forma oportuna y deben relacionarse directamente con la información contable para brindar efectiva y eficiente evidencia de auditoría. • Aprobación y revisión de las conciliaciones bancarias por un funcionario de nivel apropiado.

El auditor debe asegurarse que el proceso de aprobación de las conciliaciones no es de carácter rutinario y basado en la confianza hacia el personal que prepara las conciliaciones. Debe existir evidencia del trabajo de revisión y de la aprobación posterior para que el auditor pueda confirmar que este control opera efectivamente.

• Realización de arqueos periódicos de efectivo y valores

La realización del recuento físico del dinero en caja y demás valores existentes constituye un adecuado control siempre que sea efectuado por funcionarios que no realicen funciones de manejo de fondos. Generalmente, estos procedimientos son practicados por el área administrativa del ente o bien por los auditores internos. El auditor deberá verificar la existencia de evidencia del trabajo de arqueo a la vez de comprobar el análisis y verificación de las diferencias que surjan de confrontar los montos y valores recontados con los saldos de las cuentas del mayor general.

9.3. Pruebas detalladas de transacciones y saldos

• Confirmación de los montos de fondos en poder de terceros, como así también las firmas autorizadas en el manejo de los fondos y demás acuerdo con las entidades financieras, es uno de los principales procedimientos en la mayoría de los trabajos de auditoría.

En la sección 10 se detallan los principales conceptos referidos a este procedimiento. • Revisión de las conciliaciones bancarias según se describe en la sección 11.

• Realización de recuentos de efectivo y valores, cuando no son efectuados por la Sociedad. En la sección 12 se presenta por separado este procedimiento, atendiendo a sus características especiales. • Revisión de los tipos de cambio utilizados para la medición contable de los saldos en moneda

extranjera.

• Examen de las cuentas de fondo fijo para determinar que todas las transacciones de gastos hayan sido contabilizadas.

187 10. CONFIRMACIÓN DE CUENTAS BANCARIAS

10.1. Pautas generales

• Este procedimiento puede proporcionar una confirmación independiente de los saldos y/o transacciones individuales, y puede proporcionar evidencia de la efectividad de los sistemas y controles.

• La confirmación generalmente es requerida en todas las auditorías.

• Los resultados de las confirmaciones de cuentas bancarias se utilizan frecuentemente en relación con nuestras pruebas sobre la conciliación de saldos bancarios y para proporcionar evidencia de préstamos, activos gravados, avales y otros asuntos pertinentes.

• Existen formularios estándar que se utilizan para solicitar información bancaria para fines de auditoría. A modo de ejemplo, se expone seguidamente un modelo tipo.

• El número de cuentas bancarias a confirmar depende de diversos factores, como por ejemplo: — la cantidad y tipo de cuentas;

— la significatividad y riesgo asociado con los saldos bancarios;

— la evaluación de la efectividad de los sistemas de información y control.

• La selección inicial de cuentas debe incluir saldos acreedores y de saldo cero y puede hacerse mediante un método al azar o sistemático, utilizando estratificación cuando sea posible. Además, las cuentas que son consideradas significativas también deberán ser incluidas, como por ejemplo:

— principales bancos;

— saldos individualmente significativos; — cuentas con problemas conocidos.

• La confirmación puede llevarse a cabo antes del cierre del período a menos que existan debilidades de control significativas.

• Es necesario dejar adecuada constancia en los papeles de trabajo de los criterios de selección adoptados.

188 A continuación se ejemplifican los pasos que debe contener un programa de trabajo detallado de este procedimiento. La enumeración de los pasos trata de abarcar todas las circunstancias que puedan presentarse y debe adaptarse a la medida de cada trabajo.

1. Obtener o preparar un lista completa de todas las cuentas bancarias existentes durante el período (las cuentas corrientes, de depósito, préstamos, cartas de crédito, valores al cobro, etc., también deben ser incluidas).

2. Completar o hacer que el ente complete los formularios estándar (cuando se requiere un formato diferente del formulario estándar, resultará más eficiente explicarlo en una carta aclaratoria).

3. Acordar que la empresa autorice al banco a cumplir con el requerimiento de auditoría. Esto puede hacerse mediante la firma de la carta de pedido o escribiendo en forma separada al banco otorgando una autorización especial válida hasta nuevo aviso.

4. Preparar un listado de control de las confirmaciones.

5. Despachar las cartas de pedido directamente, adjuntando una copia adicional de cada pedido para el banco.

6. Registrar las fechas de despacho y recepción en el listado de control. 7. Si fuera necesario, enviar un segundo pedido.

8. Controlar las respuestas a medida que son recibidas y realizar inmediatamente un seguimiento de las discrepancias observadas de la siguiente manera:

a) Revisar el sobre y el formulario estándar para identificar cualquier posible evidencia de falta de autenticidad.

b) Identificar aspectos inusuales para realizar un seguimiento inmediato.

11. CONCILIACIONES BANCARIAS