PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA DE SERVICIOS PROFESIONALES

La iniciación de la relación profesional entre el auditor y la empresa habitualmente se formaliza mediante la presentación de una propuesta de servicios profesionales. Cuando este hecho ocurre, el trabajo que generalmente se realiza para desarrollarla, proporciona una excelente oportunidad para comenzar a formar la base de información necesaria para la planificación del examen inicial. A pesar de que el esfuerzo esté destinado a posibilitar la preparación de una propuesta a medida, se debe asegurar que la información obtenida pueda ser utilizada con posterioridad en el examen inicial, obviamente si la propuesta es exitosa. La preparación de estas propuestas incluye una investigación previa a la aceptación, y también un relevamiento previo a dicha propuesta y al plan de auditoría preliminar.

2.1. Investigación previa

El profesional que dictaminará sobre los estados contables es el responsable de que se realice una investigación adecuada, a efectos de determinar la posibilidad de aceptación de la empresa a auditar. Ciertos profesionales identifican esta etapa como la de evaluación del riesgo profesional, que surge como consecuencia de relacionarse con el nuevo ente. Existen ciertos entes cuya conducta no se ajusta a las normas de auditoría, lo que podría menoscabar la reputación del profesional en ciencias económicas vinculado a los mismos en lugar de realzarla.

Habitualmente se efectúan investigaciones para obtener una conclusión sobre:

— la adecuada naturaleza y constitución del ente. Se verifica que la naturaleza sea del tipo de la que el profesional desea asociarse;

— la integridad y buena reputación de los principales accionistas y/o socios, su dirección y su gerencia; — la buena reputación de la empresa en el mercado;

— la buena reputación de los asesores legales y otros profesionales involucrados — las intenciones del ente de tener un servicio recurrente de auditoría.

2.2. Relevamiento previo

El principal objetivo de un estudio previo a una propuesta, es obtener suficiente información sobre el futuro cliente de tal forma de preparar una propuesta a medida y obviamente crear una impresión favorable a la dirección.

Es importante también, que la información obtenida, permita efectuar una buena estimación de los honorarios como asimismo preparar un plan de auditoría inicial en forma eficiente. Obtener todos los elementos para efectuar una buena cuantificación del tiempo involucrado que luego se traducirá en honorarios, muchas veces es una tarea dificultosa. La experiencia del auditor, en este caso, será fundamental. Numerosos aspectos podrán orientarlo en este sentido: la diversidad de operaciones que se

167 presentan, las características del negocio, el número de los eventuales componentes, la complejidad de los estados contables y de las normas contables que se utilizan, la envergadura de la empresa, la cantidad de sistemas computadorizados y su complejidad, los principales procedimientos administrativos, la cantidad de información que se emite, ya sea a terceros o a la dirección, entre otros.

El alcance del trabajo que se realiza para una propuesta varía, entre otras cosas, de acuerdo con el tamaño de la organización, el grado de acceso que se permita al auditor a sus instalaciones, su estructura de personal, sus registros y procedimientos. Se deben hacer todos los esfuerzos necesarios, para obtener el mayor acceso posible al personal, fundamentalmente a los principales responsables de cada gerencia o de cada función, y a los registros de la organización a fin de maximizar la calidad de la propuesta. El contacto directo con la gerencia financiera y operativa, ayudará a comprender sus expectativas y necesidades como asimismo, los requerimientos específicos de la Dirección superior.

Es conveniente, conocer las instalaciones principales, realizar visitas a otras sucursales o sedes y presenciar el desarrollo de las principales tareas administrativas. Los temas importantes analizados durante estas entrevistas deben ser documentados para su uso futuro, aun cuando no sean totalmente útiles o necesarios para la propuesta.

Las fuentes de información, que pueden ser útiles para la preparación de la propuesta y, más adelante, para desarrollar planes efectivos de auditoría, incluyen:

— informes anuales, estados contables intermedios de un ejercicio o de años anteriores y otros informes que se presentan a los organismos de control;

— informes de gestión para la dirección;

— organigramas y manuales de puestos y funciones;

— documentación preparada por la empresa sobre sus sistemas administrativos y políticas contables. Manuales de procedimientos;

— informes de control interno confeccionados por los auditores anteriores; — programas e informes de auditoría interna;

— copias de documentos importantes, tales como estatutos, actas de reuniones, de accionistas y de directorio, acuerdos financieros y contratos relevantes;

— declaraciones juradas de los impuestos más relevantes tales como a las ganancias, ganancia mínima presunta, impuesto al valor agregado, etc.;

— leyes y reglamentaciones que presentan características especiales y afectan la actividad del ente.

2.3. Contenido de la propuesta

Las propuestas de servicios profesionales de auditoría, pueden variar de acuerdo con el criterio personal del profesional involucrado. En este sentido se puede encontrar una gran diversidad, ya que las normas de auditoría no incluyen disposición alguna sobre este aspecto.

El objetivo principal de una propuesta de auditoría, debe ser el de delinear claramente cual será la relación existente entre el auditor y el ente examinado. De esta forma básicamente se van a establecer: cuáles son los principales objetivos de la tarea que se desarrollará, qué informes se van a emitir, cómo se desenvolverá el proceso de auditoría y cuáles serán los honorarios por el trabajo.

168 Los siguientes son los principales acápites que se pueden presentar en la mayoría de las propuestas de auditoría.

INTRODUCCIÓN

Habitualmente esta parte incluirá aspectos de cortesía relacionados con el agradecimiento del auditor por haber iniciado contactos para presupuestar la tarea de auditoría. La instrumentación y la forma tendrán una gran variabilidad; así algunos profesionales se sentirán inclinados a resaltar las características propias del estudio o de los servicios que prestan. En un sentido estricto, esta parte puede tener mayor relación con técnicas de comercialización que con técnicas de auditoría.

La instrumentación puede variar entre considerarse como la parte introductoria de los siguientes acápites de la propuesta, o como una carta introductoria a la propuesta propiamente dicha.

OBJETIVOS Y ALCANCES

Se mencionarán los principales objetivos de la tarea de auditoría: la emisión de una opinión sobre los estados contables y/o financieros de la empresa, indicando la fecha a la cual se refieren. Se puede incluir una descripción sintética, de cuales son dichos estados. Se podrán mencionar las normas con las cuales se confeccionan los mismos. También a efectos de determinar el alcance, se establecerá que el examen se efectuará de acuerdo con normas de auditoría. En aquellas situaciones donde se deba opinar no sólo sobre estados contables locales, sino también sobre información para el exterior, se podrán mencionar las normas específicas que se tendrán en cuenta para la confección de los estados financieros, y si se cree necesario las normas de auditoría que se aplicarán. En ciertas ocasiones estas normas son incluidas en las instrucciones que se reciben para el pedido de cotización o pedido de la propuesta.

INFORMES A EMITIR

Si bien en el acápite anterior se mencionaron los informes del auditor que se emitirán como conclusión del trabajo de auditoría, aquí se hará una explicación del contenido de dichos informes. De esta forma, no sólo se mencionará el informe del auditor que se emitirá, sino también aquellos informes adicionales que se requieran, como ser: cartas de recomendaciones, opinión del auditor sobre información complementaria a los estados financieros, informes especiales sobre determinados sistemas, anticipos de opinión en los cuales se indicará con anterioridad a la fecha de emisión del dictamen todos aquellos problemas que hubieran sido detectados y que pudiesen afectar el posterior informe del auditor, etc.

Puede incluirse un cronograma con las fechas de emisión de los respectivos informes. METODOLOGÍA

Existen ocasiones en las cuales la empresa a examinar se encuentra altamente interesada en conocer el método que se utilizará para llevar a cabo la auditoría de sus estados contables. En este caso se deberá efectuar una buena descripción de esa metodología, ya que puede constituir un buen argumento de venta. También podría incluirse una descripción de los procedimientos o programas de trabajo que se van a realizar. Como esto puede constituir una descripción extensa puede incorporarse, de ser necesario, como un anexo a la propuesta.

VISITAS A EFECTUAR

Podría existir un alto interés en efectuar una descripción de cómo se distribuirá en el tiempo la tarea del auditor y en qué consistirá la misma. En estos casos, se suele realizar una descripción de las principales visitas al ente: visita de planeamiento, visita preliminar, visitas a las diferentes sedes o sucursales, visitas de arqueo y presencia en recuentos físicos y visita final a efectos de la revisión del borrador de los estados

169 contables finales y emisión del respectivo informe del auditor. Podría incorporarse una estimación de las fechas en que se realizarán esas visitas. Esto facilitará al lector de la propuesta familiarizarse rápidamente con la puesta en práctica de la metodología.

PERSONAL

Podrá incorporarse el nombre del profesional que intervendrá en la auditoría y el de sus asistentes. Esto es importante para la empresa a la cual se presentará la propuesta, ya que podrá conocer de antemano quiénes serán las personas directamente involucradas en el proceso de la auditoría.

Si hubiera existido un pedido especial, podría incorporarse el curriculum-vitae de cada una de las personas involucradas en un anexo a la propuesta. De esta forma no se incrementará excesivamente el volumen de este acápite.

ANTECEDENTES DEL PROFESIONAL

Se incluirá una sintética historia del profesional que está emitiendo la propuesta. Es de suma importancia, a efectos de exponer una buena experiencia, mencionar tanto a los principales clientes en general, como específicamente aquellos que se desenvuelven en un ramo y/o negocio similar al del ente sujeto de la propuesta.

REQUISITOS Y/O FORMALIDADES LEGALES

En ciertas ocasiones, especialmente cuando el pedido de auditoría surge de entes gubernamentales o empresas que requieren ciertas formalidades, se solicita gran información a efectos de asegurar el cumplimiento de requisitos legales. Esto también puede presentarse en países donde las compras gubernamentales deben ser contratadas y/o previamente aprobadas por entes que se especializan en dicha tarea. Estos entes suelen pedir la información necesaria para asegurar la calidad de los eventuales profesionales a contratar como asimismo el cumplimiento de formalidades legales, impositivas y otras.

HONORARIOS

Este acápite es de suma importancia tanto para el profesional como para la empresa ya que, determinará la relación monetaria entre ambos. La propuesta debería ser lo suficientemente clara para indicar, cuál es la contraprestación dineraria que debe efectuar el ente auditado por recibir los respectivos servicios.

En ciertas ocasiones el ente auditado requiere también que se le indique los tiempos que se van a emplear en la auditoría. Esos tiempos son cuantificados en horas-hombres de trabajo.

No existe un patrón único para determinar los honorarios para una determinada auditoría. Se debe tener presente asimismo que difícilmente una empresa sea exactamente igual a otra. Consecuentemente, los honorarios varían en función de la organización a auditar.

En ciertos países existen leyes o reglamentaciones sobre arancelamiento. En esos casos las disposiciones profesionales y/o legales pautan honorarios mínimos que el auditor debe cobrar por sus servicios. Estas leyes de arancelamiento tratan de defender montos mínimos de honorarios para la tarea de auditoría y como tales deben ser considerados al presentar la propuesta.

170 Debe cuidarse aquellas situaciones en las cuales el profesional presta otros servicios además del de auditoría. Es común que adicionalmente al servicio de auditoría, se presupueste un servicio de asesoramiento impositivo. Esta situación debe ser claramente especificada en los objetivos y alcances ya mencionados, así como en el acápite de los honorarios. Es de destacar que cuando las tareas que se involucren sean servicios adicionales a los de auditoría y asesoramiento impositivo, deben extremarse los cuidados para resaltar las condiciones de independencia que deberá mantener el auditor.

2.4. Designación como auditores

Una vez enviada la propuesta y aceptada, es necesario obtener una confirmación escrita de la designación como auditores y del entendimiento que ha tenido el cliente sobre el alcance de los servicios, de las responsabilidades que asumirá el profesional y de la responsabilidad del mismo al examinar los estados financieros de acuerdo con normas de auditoría. Esto se efectúa, habitualmente, mediante una carta de contratación.