La frase reunión administrativa es un nombre provisional. Una reunión administrativa es un grupo que se une con el propósito de tomar decisiones juntos. Para ser más
exactos, este capítulo trata de cómo dirigir una reunión en la iglesia en la cual se van a tomar decisiones.
Los grupos que toman decisiones productivas y razonables no se forman automáticamente. Los grupos que toman decisiones sabias son solo el resultado de una preparación completa, un liderazgo sensible y
consagración en oración.
Cuando un líder llega a una reunión de este tipo, y no se encuentra suficientemente preparado, hará que todos los presentes se encuentren perdiendo el tiempo. La falta de preparación, de una interacción bien conducida, y la falta de oración traen como resultado horas desperdiciadas y decisiones mal tomadas.
Aquí le presentamos algunos puntos que te pueden ayudar a conducir de forma más productiva las reuniones de la iglesia. Estos puntos te pueden servir para dirigir diferentes tipos de reuniones sean congregacionales, departamentales, etc.
1.- Planifica con tiempo de antelación los puntos a tratar en la reunión.
Revisa las actas de reuniones anteriores para ver los asuntos que quedaron pendientes o en espera de una decisión. Consulta a tu pastor antes de tratar asuntos importantes y que requieren ser mencionados. Sé sensible a las necesidades del grupo. Desarrolla una visión de lo
que el Señor puede hacer con el grupo. Lleva papel y bolígrafo para que a dondequiera que vayas y te venga una idea que tiene que ver con una necesidad del grupo, la anotes. Aparta por lo menos una hora para pensar sin apuro, hacer una lista de los puntos a tratar y planificar lo que vas a hacer.
Una semana antes, o por lo menos un día antes de la reunión, provéele a cada miembro una copia de los puntos que has preparado para ser tratados en la reunión. Esto le ayudará a todos a tener suficiente tiempo para pensar en sugerencias, soluciones y alternativas respecto a los intereses del grupo antes que comience la reunión. Titula los puntos: Puntos propuestos para nuestra reunión (#) de (año) de (nombre del grupo y fecha de la reunión).
Asegúrate de llevar copias extras de los puntos a tratar, incluso cuando las hayas repartido con anterioridad. Son excepcionales los casos que traen consigo sus copias. Muchos habrán dejado sus copias “en casa con el apuro de venir para acá”. Otros simplemente no la encontraron, o simplemente ni se percataron de que le habían entregado una copia.
2.- Haz consultas antes de la reunión
Cuando vayas a tratar un tema que sea potencialmente divisivo, discútelo primero con el pastor y con dos o tres líderes principales de la iglesia. Lleguen una posición común entre ustedes, aunque sea tan solo una acción provisional. El asunto debe ser debatido individual y cuidadosamente con líderes claves de la iglesia antes de llevarse a la reunión formal.
Consúltalo con personas claves antes de reunirte con el grupo. Escucha cuidadosamente sus objeciones,
explicaciones y alternativas. Explica tu punto de vista, pero trata de haber escuchado a los demás con mucha atención, principalmente a aquellos que no estén de acuerdo contigo.
3.- Controla con cuidado el uso del tiempo.
Haz lo que esté a tu alcance para comenzar y terminar en tiempo. El tiempo es precioso; una vez gastado es
irremplazable. Los líderes son personas ocupadas, por lo tanto, usa el tiempo sabiamente.
En la citación para la reunión, indica, además de la hora de comienzo, la hora de terminación. Esto le permite a las personas muy ocupadas poder planificar otras actividades después de la reunión. Cumple tu palabra. Termina en el tiempo indicado aunque no se haya comenzado a tiempo. Cumplir con el tiempo es cumplir con tu palabra, lo cual te hará ganar la confianza de aquellos a quienes diriges.
Comienza la reunión tan pronto como tengas el grupo necesario, aunque incluso no hayan llegado todos los que esperes. Esto, por supuesto, supone que tú como líder del grupo hayas llegado temprano. No hay nada más
desalentador para el grupo que ver a su líder siempre llegar tarde. No esperes que esté el 100% de asistencia para comenzar la reunión. Perderás mucho tiempo si lo haces.
Si llegó la hora de comenzar la reunión y no tienes la cantidad de personas necesarias, comienza de todos modos. Empieza con asuntos que no necesariamente requieren de la presencia de todos. Mientras esperas por ellos, puedes ir leyendo las actas de reuniones anteriores, escuchando informes, o leyendo cartas y saludos de amigos y antiguos miembros de la iglesia. Puedes también tener tu tiempo de oración.
Si no se acordó previamente de cuánto tiempo duraría la reunión, comienza preguntando a todos de cuánto tiempo disponen para la reunión. Entonces, usa tu tiempo de forma tal que se adapte, según como sea posible, al tiempo que los miembros asistentes te pudieron dar.
Si el tiempo es limitado, propón al grupo una secuencia de discusión dándole prioridad a los puntos más
importantes de la reunión y dejando los menos importantes para el final. De esta forma tratas las decisiones más importantes mientras todos están presentes; y dejas para el final los asuntos secundarios, cuando quizás los que estén escasos de tiempo ya no estén. Esto te permite referirte a los asuntos más importantes cuando todavía las mentes están frescas. Prepárate para terminar la reunión en el tiempo acordado, incluso si no se han tratado todos los puntos de la
reunión.
4.- Comienza la reunión con un ambiente propicio.
Comienza tu reunión con una nota positiva. Expresa tu agradecimiento sincero para aquellos que tomaron de su precioso tiempo para asistir a la reunión. Reconoce y agradece la distancia que alguien tuvo que recorrer y los sacrificios que tuvo que hacer para poder estar presente. Si hay alguien presente por primera vez, preséntalo y dale la bienvenida de forma oficial. Si el grupo no es demasiado grande, dale la oportunidad para que cada uno se
presente si es que no están familiarizados los unos con los otros.
Menciona y reconoce las cosas agradables y los sucesos alegres que le han sucedido a algunas personas desde la última reunión hasta ahora. Alguien quizás haya
celebrado su cumpleaños, aprobado un examen crucial o fue promovido en su trabajo. Si se encuentran reunidos en una casa, expresa tu sincero agradecimiento al anfitrión, y si se les ha brindado algo de comer, dale las gracias.
Si hubo algo que en la reunión anterior les causó dificultad, y en esta ocasión ha sido resuelto, entonces comiencen su reunión con un reconocimiento de la bondad de Dios. Eleven una oración de acción de gracias al Señor.
5.- Siempre busca el consenso y la unanimidad.
Si la decisión que el grupo va a tomar es crucial para la iglesia, entonces busca que haya unanimidad. Si la
decisión es muy importante, no prosigas aunque tengas la mayoría de los votos. En casos así no es sabio recurrir de inmediato a la decisión de la mayoría, a menos que el tiempo sea de extrema importancia. Por ejemplo, es muy sabio buscar el apoyo total cuando se trate de decidir a quién será el futuro pastor de la iglesia.
Cuando no exista unanimidad en cuanto un asunto importante, es recomendable mantener el estatus quo. Por ejemplo, si se está decidiendo cambiar la hora del culto del domingo, aquellos que están en contra (aunque sea la minoría) posiblemente no asistan si los obligas al cambio. Si mantienes el estatus quo, todos seguirán viniendo.
Cuando exista una significativa minoría que discrepe, no ejecutes todavía la decisión de la mayoría. Programa otra reunión. Entre esta reunión y la próxima trata de hablar con los que discrepan respecto a la decisión de la mayoría. Escucha con atención y con tanta comprensión como sea posible las razones de su discrepancia. Explica más detalladamente las razones que hicieron tomar a la mayoría tal decisión. Luego, habla con algunos de aquellos que se encuentran en la mayoría y explícales mejor las razones de la minoría.
Trata de encontrar un compromiso entre las partes en conflicto. Cuando esto no sea posible, habla nuevamente con la minoría. Trata de salir con la seguridad de que estarán dispuestos a respetar la decisión de la mayoría si ésta se impusiese. Sin embargo, cuando la minoría permanece intransigente, tú como líder debes tantear la situación tan comprensivamente como sea posible. Tienes que decidirte si te acomodas a la minoría o impones lo que decide la mayoría. Debes tomar esta difícil decisión y atenerte a las consecuencias. Las decisiones difíciles y las
consecuencias difíciles de tales decisiones son parte de la carga que se lleva en el liderazgo. Para esto se necesita coraje, sabiduría y fe.
Sin embargo, a veces las entrevistas personales producen una posición intermedia o un cambio significativo de posición. A medida que las emociones tomen su lugar, se vence la atmósfera de confrontación y se dedica más tiempo a la oración y meditación. Cuando esto suceda, tu próxima reunión será más fructífera.
6.- Dirige la reunión activamente
Hay reuniones donde el líder ejerce el mínimo liderazgo, permitiéndole a todos los que quieran a hablar tan tendidos como a ellos deseen, y a presentar otros temas. En estos casos el líder no hace esfuerzo alguno para
retornar el debate al punto que se estaba tratando. Cuando algo así sucede, es como si el grupo fuera un barco en medio del océano con todos sus motores apagados, su capitán rendido de sueño y las olas llevándolo a no se sabe dónde.
Por otra parte, existe el líder que viene a la reunión con la decisión tomada en todos sus puntos. Antes que el grupo pueda analizar el asunto, ya el líder lo da por sentado como un acuerdo y se traslada al otro punto que viene a continuación. No le da suficiente tiempo al grupo para pensar e interactuar. En una situación como esta, el grupo viene a ser como un montón de soldados rasos en un campo de entrenamiento militar donde cada uno hace exactamente todo lo que le digan. ¡En este caso es mejor ni convocar a una reunión!
Lo que necesitan las reuniones en las que se toman decisiones de la iglesia es un equilibrio saludable entre el liderazgo liberal y el liderazgo despótico. El que dirige no debe permitir que la reunión cambie su rumbo al azar. Por otro lado, debe permitir que exista el debate libre. Debería
haber suficiente tiempo para la reflexión y una mente abierta a las ideas nuevas y las alternativas. El líder debe conducir el grupo sin apagar su espontaneidad y libertad.
CIERTAS COSAS QUE NECESITAS HACER CUANDO VAS A DIRIGIR UNA REUNIÓN PARA TOMAR
DECISIONES:
I. Expresa tan claro como sea posible en una o dos oraciones el propósito de la reunión. Por ejemplo, di al grupo: “El propósito de nuestra reunión en esta
mañana es para recibir, debatir, y modificar o aprobar el presupuesto para este año en la iglesia. Si el tiempo lo permite, trataremos dos o tres asuntos referentes a nuestra iglesia”.
II. Reparte copias de los puntos que van a ser tratados y asegúrate de que cada uno tenga la suya. Trata los puntos uno a uno, explicando de forma breve en una o dos oraciones de qué trata cada uno. Expresa la importancia que tiene el tomar decisiones en algunos aspectos en particular. No permitas que en ese momento haya ningún tipo de interacción. Detente solo a responder preguntas aclaratorias, y no expreses tu opinión en ningún punto para no predisponer al grupo a tu favor y se tome así una decisión prematura.
III. Pregunta al grupo si se encuentran preparados para aprobar que estos sean los puntos a tratar o si alguien quiere quitar o añadir algo y por qué. Exprésalo como esto: “¿Están de acuerdo que tratemos los puntos propuestos? ¿Hay algo que se quiera añadir o quitar? Por favor explique el porqué”. Después de un breve tiempo para el diálogo, pregunte si desean aprobar los puntos que se van a discutir en la reunión.
IV. Tenga un tiempo de oración teniendo en cuenta cada uno de los puntos y pidiéndole a Dios su dirección en las decisiones que se han de tomar. Esta no es la oración de apertura, sino un tiempo en el que todos tienen la oportunidad de orar.
V. Casi siempre se lee primero un informe de secretaría en el que constan las actas de la reunión anterior. Este informe sirve para refrescarle la memoria al grupo. Cuando lo encuentres
conveniente, guía al grupo en una oración de acción de gracias después que se lea el informe de
secretaría, agradeciéndole al Señor por aquellos asuntos que trajeron dificultad, pero que ya han sido resueltos. Toma nota de los asuntos que están por resolverse.
VI. Procede con los puntos que fueron aprobados. Hazlo de uno en uno. Explica cada uno según le corresponda. Explica nuevamente la importancia que tienen las decisiones que se han de tomar respecto al asunto. Permite el diálogo en el grupo. Si permanecen en silencio o no se sienten preparados para hacerlo, entonces presenta lo que tú consideras como la mejor alternativa respecto al asunto en cuestión. Propón dos o tres formas válidas para tratar el asunto. Se supone que para poder hacer esto hayas dedicado tiempo a pensar y meditar en ello. Como líder se espera que hagas eso. Exprésalo de esta forma:
“Pienso que lo que necesitamos hacer respecto a este problema es, en primer lugar ___________; en
segundo______________; y finalmente ____________. Tenemos las opciones siguientes ________________. Las ventajas y desventajas de la primera opción son: _____________.”
VII. Da tiempo al diálogo. Escucha atentamente y resume lo que cada uno diga en una o dos oraciones, no importa cuán amplia sea la explicación. Di algo parecido a esto: “Según entendí, usted dice que (resumen de lo que se dijo), ¿es así?” No deje que nadie domine el debate. Más bien di: “Nos gustaría escuchar la opinión de otra persona. Eddy (nombre de la persona que quieres escuchar), ¿cuál es tu opinión al respecto?” Como moderador, cohíbete de expresar tu opinión (positiva o negativa) acerca de lo que alguien diga. En vez de eso, pregunta al grupo si está de acuerdo o no con lo dicho y por qué. Después que dos o tres hayan hablado, resume lo dicho en una o dos oraciones breves, así: “Lo que hemos dicho hasta ahora es en primer lugar, _________; en segundo,___________.”
VIII. Si se ofrece una propuesta específica válida, vuélvela a enunciar en forma de resumen y en lenguaje sencillo. Si aparece alguna que se
contrapone, resúmela y enúnciala también. Expresa al grupo la diferencia entre ambas propuestas. Invite una vez más al debate en el grupo. Menciona
siempre la esencia del asunto que se está tratando cada vez que dos o tres hayan hablado. Si ve que se está llegando a un consenso, diga: “Entonces, ¿estamos diciendo todos que (menciona el consenso en forma breve)?” Si el grupo reafirma que está de acuerdo, entonces diga: “Como (junta/iglesia/ departamento /etc...), hemos decidido que (exprese el consenso en forma de resumen).
IX. Comprueba si la secretaría ha recogido con exactitud la decisión tomada. Pídale que lea para el grupo lo registrado. Si el grupo acepta la decisión como se ha recogido, entonces procede con el otro asunto que le sigue.
X. Termina la reunión con otro tiempo de oración. Esta no es la oración final. Al orar, ten en cuenta los puntos de la reunión (mencionando cada uno) agradeciéndole al Señor por Su dirección. Pon en sus manos lo que se ha decidido y pídele al Señor la capacidad para llevar a cabo las decisiones tomadas. XI. Concluye la reunión con otra expresión de
agradecimiento por el aporte de todos y por su presencia. Cuando sea conveniente, comparte algunas palabras de exhortación de las Escrituras. Sin embargo, no te extiendas por más de cinco minutos, pues ya a esa altura todos se encuentran agotados y apurados para marcharse a casa o a continuar con alguna otra actividad.
XII. Lleguen a un acuerdo acerca de la fecha, la hora y el lugar en que se hará la próxima reunión. Si la reunión terminara tarde en la noche, es tu
responsabilidad como líder de que cada uno llegue bien a su casa.
7.- Finalmente haz un seguimiento de la reunión.
Pídele a la secretaría que te transcriba las actas de la reunión. Revísalas para ver su precisión antes de que sean reproducidas. Provee con una copia de las actas a cada miembro antes que se efectúe la próxima reunión para que de esta forma las puedan leer más detenidamente y
vengan preparados para el debate. No obstante, trata de que la secretaría traiga copias suficientes para los que asistirán a la próxima reunión.
Las personas afectadas por la decisión del grupo, principalmente las que lo son de forma desfavorable, tendrán a alguien que se los dirá. Llégate a ellos primero para explicarles la decisión tomada, antes que se les informe de forma extraoficial. Designa tan solo un vocero,
especialmente para decisiones controversiales, y llámale antes que todos quieran explicar su versión de la decisión.
Informa oficialmente su responsabilidad a los que el grupo ha pedido ejecute alguna tarea en específico. Hazlo saber tan pronto como puedas, ya sea por vía telefónica, una nota o de forma directa. Muchas veces no se hace lo acordado porque a las personas no se les ha informado lo que les corresponde hacer.
CAPÍTULO QUINCE CAPÍTULO QUINCE CAPÍTULO QUINCE CAPÍTULO QUINCE CAPÍTULO QUINCE
EL EJERCICIO DE LA DISCIPLINA
EN LA IGLESIA
Los líderes son los encargados de proteger y preservar la pureza de la vida y la enseñanza de la iglesia. La
disciplina en la iglesia se ha de llevar a cabo aunque ésta vaya en contra de las relaciones interpersonales normales. Cuando se haga algo mal en la iglesia, los líderes
espirituales deben aplicar medidas disciplinarias al que haya cometido la falta.
Razones de la disciplina
Un deber doloroso. La disciplina no es una posición
santurrona e hipócrita de la iglesia o sus líderes. No existe la iglesia perfecta ni los líderes perfectos. Más bien la disciplina es una tarea difícil para aquellos que están conscientes de su propia imperfección.
Necesidad. La iglesia ejerce la disciplina por necesidad.
Como en una familia, el padre debe disciplinar o se da lugar al caos (Hebreos 12: 7-8; Proverbios 13:24).
Mandamiento. La disciplina es obediencia a los
mandamientos de las Escrituras (1 Cor. 5:1, 2, 7; Mt. 18:17). Negarse o rechazar la disciplina de la iglesia es
desobedecer las Escrituras.
Propósitos de la disciplina
El pecado siempre causa divisiones, destruye la vitalidad espiritual y hace que el testimonio de la iglesia sea ineficaz. La disciplina es necesaria para mantener la unidad, crecimiento y vitalidad espiritual de la iglesia (Ef. 4:25-32).
El primer llamado de la iglesia es glorificar a Dios. La iglesia ejercitar la disciplina para honrar el nombre del Señor entre su membresía y en su comunidad en general (Ro. 2: 23, 24). La disciplina no tiene el propósito de destruir al que hizo mal. Más bien es para alentar, animar y proveer una oportunidad para la persona de que se arrepienta (Ap. 2:5).
Procedimiento de la disciplina