Para concluir esta breve introducción al enfoque de sistemas es necesario mencionar algunas carac- terísticas que, según Talcott Parsons, deben poseer los sistemas para poder ser llamados así; a saber:
1. Conseguir los fi nes y objetivos marcados.
2. Adaptarse al medio y a la situación dentro de la que han de desenvolverse.
3. Conservar su equilibrio interno .
4. Mantener su cohesión interna (permanecer integrados).
Por su parte, el concepto de sistema abierto implica que:
1. Existe un intercambio de energía e información entre el sistema y su entorno, lo cual signifi ca que se encuentran en permanente interacción con el medio.
2. Ese intercambio o interacción es de tal naturaleza que logra mantener alguna forma de equili- brio continuo.
3. Las relaciones con el entorno son tales que admiten cambios y adaptaciones.
Sin embargo, se debe señalar que todo sistema sufre lo que se conoce como entropía, un desgaste en la organización producto de su tarea operativa diaria que puede llevar al agotamiento, la desor- ganización, la desintegración y fi nalmente la muerte.
Para poder sobrevivir, los sistemas abiertos necesitan detener ese proceso de entropía y reabaste- cerse de energía, manteniendo su estructura organizativa, adecuando sus sistemas, procedimientos, métodos de control , medios de operación, su potencial humano y los elementos físicos que utilizan. Es aquí donde entra en acción el proceso de en- tropía negativa o neguentropía, que implica la revisión de esos mismos sistemas, procedimientos, métodos de control, medios de operación, su potencial humano y los elementos físicos empleados. Luego de ello, la organización se revitaliza y sigue existiendo. Se pueden citar los casos de empresas como Chupa Chups en el ramo de la confi tería en Italia; Microsoft en el ramo de tecnologías de la información en Estados Unidos o Cassidian SCS en el ramo de fabricación de sistemas aéreos militares y tecnologías avanzadas de radar, que se han mantenido en su posición actual gracias a la implantación de ese proceso de entropía negativa, de renovación constante. Si se entienden con claridad los conceptos de enfoque de sistemas expuestos, se puede comprender con mayor facilidad el DO desde una importante perspectiva.
Obviamente, también se debe considerar que, para que sea efectivo, en todo sistema debe llevarse a cabo de manera permanente un proceso de homeostasis , defi nido como el proceso de equilibro dinámico en las partes del sistema abierto . Tipos de sistemas administra-
tivos . Operacionales. Directivos . De control . Informativos. Entropía.
Entropía negativa o neguentropía.
55
Enfoque de sistema abierto
Ejemplifi quemos con el caso de una empresa que se ve afectada por un fenomeno económico: infl ación, cambios en la legislacióm fi scal, etc. La homeostasis en esa empresa se presenta llevando a cabo una redefi nición de funciones, reduciendo gastos y formulando una nueva estrategia, para así continuar teniendo presencia en el mercado. Esto es: la empresa se tiene que “reinventar”, aban- donar la etapa de confort y afrontar nuevos retos. ¿Le es familiar este caso?
De acuerdo con el enfoque de sistema abierto, los sistemas que conforman la organización, como la organización misma y la gente, el intercambio de información y los recursos que la rela- cionan con el medio, pueden variar en función de las exigencias del ambiente; por ejemplo, las organizaciones se ven afectadas por la disponibilidad de materia prima, la demanda de los clientes y las regulaciones gubernamentales. Es muy importante entender cómo estas fuerzas externas afec- tan a la organización para poder comprender su comportamiento interno.
¿Cómo se puede representar un sistema abierto? En principio es necesario tener en cuenta tres aspectos: entradas (inputs) , operaciones y salidas (outputs ).
Entradas: se consideran como tales el factor humano u otros recursos como materia prima,
energía, etc. En el caso de Mabe, división estufas, empresa ubicada en San Luis Potosí, México, consideran como una de sus entradas la información que les proporciona el entorno. En la fi gura 4.2, se ilustra el diagrama de cambio que, desde el enfoque de sistemas , considera esta exitosa empresa. Transformación Entradas Salidas Estructura Gente Sistema RH Sistema de toma de decisiones Alto desempeño Costos Alta calidad Mantenimiento constante Cultura organizacional Medio ambiente Tarea/tecnológica Estrategia
Figura 4.2 Diagrama de cambio en el sistema abierto de la división estufas, en la empresa Mabe.
Materia prima Información Energía Personas
Inputs Operación Outputs
Producto terminado o servicios/ ideas
Figura 4.3 Proceso de cambio en un sistema abierto .
Operación: involucra el proceso productivo o de transformación de la materia prima, luego de lo cual comienza la tercera fase.
Salidas: son los resultados de lo que es transformado por el sistema.
Asimismo, es importante que este proceso cuente con “realimentación” o feedback, es decir,
supervisar si se efectúan de manera correcta todas las fases del proceso.
Sistemas mecánicos , sistemas orgánicos y su relación
con el desarrollo organizacional
Para continuar con este tema, bien vale la pena refl exionar sobre la diferencia entre los sistemas mecánicos, los orgánicos y su relación con el DO.
Un sistema mecánico se defi ne como un enfoque tradicional, rígido, acarto- nado, que no se modifi ca, a pesar de que sea necesario hacerlo.
Un sistema orgánico es el que se torna fl exible ante las exigencias del entorno. En otras palabras: se reinventa cuantas veces sea necesario.
Este último es el enfoque con el que se relaciona el DO. Se enfatizan las rela- ciones interpersonales, se propicia el desarrollo de equipos de alto desempeño, se descentraliza la autoridad y se implantan esquemas de responsabilidad y control. En concreto, la toma de decisiones es compartida.