Conociendo las necesidades y expectativas de las partes interesadas

8.2.1.2.1 Generalidades

Parte fundamental de un SGC es el conocimiento de las partes interesadas y sus intereses o expectativas, esto se debe a que toda organización se fundamenta en la propuesta de determinados bienes o servicios que suplen algunas necesidades del mercado para que mediante este servicio la organización pueda percibir alguna clase de beneficio económico u de otra índole, en el caso del Gimnasio la Alameda el servicio que ofrece es el de la educación y otros servicios complementarios, los cuales deben suplir las necesidades que los padres de familia o acudientes, alumnos, el gobierno y otras partes interesadas demandan y que la institución debe atender mediante la instauración de unos procesos para percibir un beneficio económico.

A continuación se hará una descripción de las partes interesadas y sus intereses identificados por la institución educativa, posteriormente se describirán los mecanismos dispuestos por el establecimiento para conocer sus requerimientos y finalmente se hará una propuesta para mejorar dichas herramientas que las hagan más integrales a lo largo de las actividades del establecimiento junto a una descripción de la manera de aplicarlas.

8.2.1.2.2 Partes interesadas y sus necesidades

Propietarios o accionistas de la institución educativa

Los propietarios tienen intereses personales respecto al nivel de calidad educativo que presenta la institución, medido este mediante el ISCE que determina el MEN a partir de las pruebas saber que se realiza en los grados tercero, quinto, noveno y undécimo de la institución; de esta manera este ministerio establece cuatro niveles para la calidad educativa: bajo, medio, superior y muy superior; la institución siempre espera estar en un nivel superior o muy superior, estando actualmente en un nivel superior.

Los propietarios tienen esta preocupación sobre la calidad educativa porque un buen desempeño en estas pruebas significa cierta percepción económica para la institución, de este modo al mantenerse en un nivel superior o muy superior, se espera que los accionistas y padres de familia tengan incentivos para la inversión en nueva infraestructura, materiales de estudio, equipos, entre otros, que mejoran el servicio educativo prestado y a su vez hace más atractiva la institución para nuevos alumnos, por otra parte el ofrecimiento de nuevos servicios significa poder

atender a otros segmentos del mercado y si es posible la inversión en infraestructura puede significar más cupos estudiantiles.

MEN y SECMS

La SECMS, notifica esporádicamente a la institución los requerimientos que el sistema educativo va disponiendo, de esta manera cuando se genera algún requisito, por medio de un correo electrónico y telefónicamente se notifica a la institución sobre qué cambios deberían adoptarse, cuales son las necesidades de entrenamiento y capacitación que deben atender los profesores para responder frente al cambio, que cambios estructurales se esperan, que riesgos y oportunidades se presentan frente a esta situación y en general que espera la secretaria de la institución para poder darle solución al nuevo requerimiento.

Por otra parte el MEN emite los lineamientos académicos, formativos y para la evaluación y promoción que deben tomarse en cuenta para el diseño de las estrategias pedagógicas, de los programas académicos y para el sistema de evaluación y promoción a implementar en la institución, estos lineamientos se han puesto en manifiesto mediante la ley 115 de 1994, en sus artículos 5, 23, 73 y 87, reglamentada en el artículo 17 del decreto 1860 del 3 de agosto de 1994, en el decreto 1290 del 2009, así como en la ley 1620 de 2013 y su decreto reglamentario 1965, estos lineamientos son revisados contantemente en la página web del ministerio.

Padres de familia

Tienen un interés subjetivo, ligado a la calidad de la prestación del servicio educativo, pues en la medida en que la institución alcance niveles superiores o muy superiores con respecto a las pruebas de estado, las herramientas estudiantiles adquiridas por los estudiantes mejoraran lo que les facilitara acceder más fácilmente a programas de educación superior o a la vida laboral. Luego también manifiestan interés en el clima educativo y convivencial brindado por la institución.

Estudiantes

A la fecha no se ha realizado una descripción de los intereses de los estudiantes, estos deberán ser actualizados una vez se tome esta información por medio de los formatos propuestos.

Docentes

Los docentes tienen intereses particulares respecto al reconocimiento profesional, esto se refiere a la libertad que tienen estos para emplear sus metodologías de enseñanza en los estudiantes. Estas metodologías deben son valoradas y discutidas por los profesores, el rector, el Representante legal y los propietarios de la institución en las reuniones semanales de capacitación y mejoramiento llevadas a cabo los días miércoles y al principio de año cuando se están estableciendo las estrategias pedagógicas a utilizar en cada curso y en cada materia.

Por otra parte tienen intereses económicos con relación a la labor prestada en la institución, para este efecto se subscribe un contrato de trabajo donde se pone en manifiesto el salario base y se les otorga un reconocimiento extra que está relacionado con el desempeño mostrado bimestralmente por los estudiantes a los que les imparte las clases, este bono se percibe bimestralmente y es negociado entre el docente y el Representante legal, a ellos se les paga mensualmente en base al salario base y si es participe de bono o no.

Los intereses de las partes interesadas deben ser actualizados con la información recopilada por la institución a través de las metodologías dispuestas para conocer sus intereses una vez la alta dirección haya valorado e implementado las mejoras sobre las mismas que puedan adelantarse.

8.2.1.2.3 Mecanismos dispuestos por la institución para conocer los intereses de las partes interesadas

El establecimiento educativo ha dispuesto de algunas metodologías para conocer los requerimientos que las partes interesadas realizan para el servicio educativo, a continuación se hará una descripción de las partes interesadas, que papel tienen dentro de la institución y la metodología dispuesta por el establecimiento para conocer sus intereses.

Reunión de socios

Los propietarios de la institución se reúnen una vez al año para tener conocimiento del balance general en periodos no establecidos, la institución no ha implementado un formato para constatar el desarrollos de la reunión y los comentarios manifestados por los propietarios, por lo que se propone diseñar uno donde se pueda recoger esta información para la valoración e instauración de acciones que atiendan las situaciones presentadas.

MEN y SECMS

Los lineamientos básicos ofrecidos por el MEN para el diseño de las estrategias de pedagógicas, el diseño de planes de estudio, las competencias básicas que deben adquirir los estudiantes, entre otras disposiciones académicas son descargadas vía internet a través de la página oficial de ministerio y esta información es dispuesta de forma magnética en el ordenador de la coordinación académica, este sistema es pertinente puesto que esta información es manejada vía software para el diseño de la propuesta académica de la institución y otros procedimientos relacionados.

Padres de familia

Para conocer los requerimientos de los padres de familia la institución ha implementado varias instancias donde se manejan distintas metodologías para recopilar esta información, a continuación se hará una descripción de estas instancias, de qué manera funcionan, las metodologías dispuestas por la institución para recoger esta información y una descripción general de las mejoras que podrían ser aplicadas:

Reuniones del comité de padres de familia

Este comité se reúne cuatro veces al año el cual es citado por la coordinación académica de acuerdo se presenta la necesidad, la información referente a la planeación, desarrollo y resultados de estas reuniones se disponen en un cuaderno, por lo que se propone el diseño de un formato para poner en manifiesto los comentarios que los padres de familia realizan en estas reuniones.

Reuniones bimestrales de entrega de notas

Durante estas reuniones los padres de familia realizan ciertas observaciones sobre el servicio educativo propuesto por la institución, esta información es consignada en un formato donde se evalúan ciertos ítems relacionados con la actividad educativa, evaluando este formato se propondrá una mejora sobre el mismo.

Atención en secretaría

La secretaría es el primer sitio que cuentan los padres de familia para poner en manifiesto sus inquietudes respecto al servicio educativo propuesto, sin embargo en esta no se han dispuesto mecanismos para conocer sus comentarios,

felicitaciones entre otras reacciones, esta información la toma informalmente la secretaria para re direccionar el caso a la persona que tiene la competencia para atenderlo, por este motivo se propone realizan un formato donde los padres de familia puedan poner en manifiesto sus comentarios.

Atención en rectoría

De acuerdo al caso y a consideración de los padres de familia ellos pueden realizar la petición de una reunión con la rectora del colegio para atender cuestiones relacionadas con el proceso educativo desarrollado por los estudiantes en la institución en el horario establecido para esta atención, la información resultante de estas reuniones no se transpone documentalmente, por lo que se propone realizar un formato donde se pueda poner de manifiesto los resultados de estas reuniones y unas observaciones respecto al proceso a desarrollar.

Asamblea de padres de familia

Esta se reúne dos veces durante el año lectivo, a principio de año se reúnen todos los padres de familia para comunicar aspectos relacionados al enfoque académico y pedagógico ofrecido por la institución, el PEI, los valores que rigen el establecimiento, las actividades institucionales propuestas, entre otros y para determinar los integrantes del consejo de padres de familia el cual está conformado por dos representantes de cada grado y a final de año donde se muestra un resumen de los resultados generales presentados en las actividades de la institución. Debe determinarse una metodología para recopilar los requerimientos de los padres de familia durante estas reuniones.

Correo electrónico institucional

Este funciona como un correo electrónico donde los padres y la institución en general pueden comunicarse en ambas vías, de este modo los profesores, padres, el rector u otro empleado capacitado para tal efecto pueden enviar un correo a la otra parte para discutir asuntos concernientes al proceso educativo impartido a los alumnos y donde pueden dar manifiesto a sus intereses, la manera en que se emplea este instrumento para conocer los requerimientos de los padres de familia es efectivo.

Estudiantes

El establecimiento educativo no ha dispuesto de una metodología para conocer los requerimiento que los alumnos realizan para el servicio educativo propuesto por la

institución, incluyendo la demanda de recursos pedagógicos, servicios complementarios, entre otros, por lo que se debe proponer el diseño un formato donde poder identificar esta información.

Docentes

Sus intereses son identificados extraoficialmente por la alta dirección del establecimiento a través de los pasillos y mediante las reuniones semanales de capacitación y mejoramiento adelantadas los días miércoles, sin embargo esta información no es consignada documentalmente por lo que debe realizarse una propuesta para documentar esta información.

8.2.1.2.4 Herramientas propuestas a la institución para conocer las necesidades y expectativas de las partes interesadas

Reunión de socios

Para hacer manifiestos los requerimientos de los propietarios de la institución se propone implementar el formato Intereses de los propietarios de la institución, asamblea de accionistas, proporcionado en la página 107, el cual debe ser diligenciado por la secretaria de la reunión con los intereses manifestados por los propietarios de la organización más los comentarios que hayan realizado para atender las situaciones presentadas, este documento debe ser revisado por los accionistas de la institución, dando constancia de este procedimiento por medio de sus firmas.

Padres de familia

Reunión del comité de padres de familia: Como los comentarios realizados por los representantes de los padres de familia en las reuniones del comité de padres de familia no son documentados, se propone recopilar esta información a través del uso de un formato Requerimientos de los padres de familia, comité de padres de familia, proporcionado en la página 108, este debe ser diligenciado por el o la secretaria de la reunión, para que luego la rectora lo revise y realice las apreciaciones pertinentes, la información consignada tiene que ser controlada por el representante de los padres de familia ante este comité y la rectora de la institución demostrado estas actividades por medio de su firma.

Objetivo: Documentar los intereses que manifiestan los accionistas de la institución, durante las asambleas de accionistas.

En constancia de la veracidad de la información acá suministrada firman:

_______________ _____________________ ____________________ Bogotá de Rodríguez Alejandrina Bogotá Nubia Esperanza Bogotá

INSTITUCIÓN EDUCATIVA GIMNASIO LA ALAMEDA