Nivel de maduracion del capitulo diez
EXCLUSIONES DEL SISTEMA DE GESTIONA DE CALIDAD
8.2.1.4 SGC y sus procesos
La norma estipula que se deben identificar los procesos de la institución con relación al SGC y los dispuestos por esta para dar respuesta a las necesidades propias de su entorno determinando que interacción se suscitan entre estos, además de esto se debe resaltar las siguientes características:
a) Los recursos de entrada y los resultados esperados de los procesos. b) La secuencia e interacciones de dichos procesos.
c) Los criterios y métodos para la medición del desempeño incluyendo indicadores necesarios para asegurar la efectividad de las operaciones y el control de estos, siempre y cuando dichos procesos tengan un impacto significativo en la capacidad de la organización de cumplir con el servicio propuesto.
d) Los recursos necesarios y el proceso que asegura su disponibilidad en los procesos.
e) La asignación de responsables y autoridades en los procesos.
f) Los riesgos y oportunidades de los procesos, en concordancia con lo establecido en el numeral 6.1 del documento, y un plan de implementación de las acciones apropiadas para dichos riesgos y oportunidades.
g) Oportunidades para el mejoramiento de los procesos y el SGC.
8.2.1.4.1 Identificación de procesos
Para la identificación de los procesos se realizó el diagnostico organizacional y se relacionaron las actividades detectas con los procesos necesarios para una institución educativa, como lo determino el MEN a través de la guía 34 para el mejoramiento institucional 32, incluyendo los procesos propios para dar atención al SGC, estos pueden ser mostrados por medio de dos formas, la primera como una
32 VÉLEZ WHITE, María Cecilia, et al. COLOMBIA. MINISTERIO DE EDUCACIÓN NACIONAL.
Guía 34. Guía para el mejoramiento institucional: De la autoevaluación al plan de mejoramiento. [PDF]. Colombia: 2008. p.86-128. [Consultado: 27 de septiembre de 2018]. Disponible en Internet: https://www.mineducacion.gov.co/1759/articles-177745_archivo_pdf.pdf.
lista de procesos, la cual debe ser mantenida por la alta dirección como herramienta de control, con la que se puedan planear las auditorias, el control del desempeño y la planeación de los servicios institucionales, un fragmento de la estructura de esta lista se muestra a continuación y la lista completa de procesos se proporciona en el ANEXO 8.
Se enumeraran en color verde los grupos de gestión donde están incluidos los procesos, en azul los macro-procesos desarrollados en estos, en purpura los procesos y en naranja los sub-procesos llevados a cabo para atender estos procesos, complementariamente se resaltaran en color rojo aquellas etapas que no son atendidas para que la alta directiva valore y determine la manera de implementarlas.
1. Gestión académica
1.1 Diseño de actividades institucionales
1.1.1 Planeación anual de actividades institucionales
1.1.2 Planeación detallada de actividades institucionales
1.1.3 Manuales de procedimiento para las actividades institucionales
1.1.4 Control en la ejecución de las actividades institucionales 1.2 Diseño de estrategias pedagógicas
1.2.1 Plan de estudios
1.2.2 Estrategias pedagógicas
1.2.3 Carga académica
1.2.3.1 Determinación de tiempo disponible
La lista del ANEXO 8 tiene que ser actualizada con los procesos que vaya descubriendo la institución en su diario proceder, por otro lado pueden haber actividades que se lleven a cabo en uno o más procesos por lo que estos deben ser delimitados para dejar nomas los principales, también se propone la creación de un macroproceso llamado evaluaciones, donde se incluyan todos aquellos procesos determinados para evaluar las actividades institucionales.
La segunda forma es una imagen resumida pero integral de los principales macro procesos de la institución, por medio de un Mapa de Macroprocesos, de esta forma cada uno de los trabajadores y colaboradores de la institución puede tener conocimiento de cuáles son las principales actividades llevadas a cabo, la importancia de estas y la interacción que tienen estas con las demás áreas de
gestión de la institución, este mapa debe estar situado en un área donde todos los trabajadores del establecimiento puedan tener acceso a este, como en un pasillo principal por ejemplo.
Ilustración 20. Mapa de macroprocesos de la institución educativa Gimnasio la Alameda
Fuente: Elaboración propia utilizando CANVA
En este los procesos de la institución se dividen dentro de procesos directivos, los que establecen los lineamientos institucionales y dirigen las labores de los trabajadores, misionales es decir los realizados para dar atención al servicio educativo, los de soporte aquellos que suministran los servicios y recursos necesarios para la realización de las actividades organizacionales y los evaluativos que dan una visión general del desempeño de la institución.
8.2.1.4.2 Caracterización de procesos
Para establecer la relación entre sub-procesos, procesos y sus características se propone identificar esta información por medio de una ficha de caracterización de procesos, esta será proporcionada en las páginas 137 a la 141, esta ficha
debe ser diligenciada por cada uno de los colaboradores que se involucran en los procesos institucionales constatando la información requerida, las instrucciones para diligenciarla será proporcionado a los trabajadores por medio de la presentación de Power Point Presentación gestión de procesos.
Cada uno de los procesos y sub-procesos desarrollados por los trabajadores deben ser caracterizados con la ficha como se muestra en el ANEXO 9 y el
ANEXO 10, en estos se muestran cómo se caracterizó el sub-proceso pago a proveedores y el proceso contratación de aprendices SENA respectivamente,
por otro lado para cada uno de los procesos y sub-proceso caracterizados se tendrá que realizar un diagrama de flujo, donde se muestre la secuencia de tareas para realizarlos, las áreas involucradas y la información creada y utilizada a través del proceso o sub-proceso, por esto para los procesos y sub-procesos acá descritos se realizaron diagramas de flujo utilizando el programa Bizagi Modeler, el cual sirve para crear modelos de procesos de negocio y que serán mostrados a continuación.
Ilustración 21. Diagrama de flujo del proceso contratación de aprendices SENA
Ilustración 22. Diagrama de flujo del sub-proceso pago a proveedores
Fuente:Elaboración propia utilizando Bizagi Modeler
Una vez se diligencien las características de los procesos y sub-procesos que se adelanta en cada uno de los puestos de trabajo y se realicen los diagramas de flujo para cada uno de estos, debe mantenerse esta información en una carpeta en los puestos de trabajo, estos serán parte de los documentos necesarios para mantener unas condiciones controladas de operación como se explicara más adelante.
INSTITUCIÓN EDUCATIVA GIMNASIO LA ALAMEDA “2.018. Construyo paz sembrando justicia en mis decisiones”
NIT 900018821-4 CÓDIGO DANE 325754001450
Código:
Nombre: Ficha de caracterización de procesos Fecha: 19/09/2018
Proceso: Caracterización de procesos
Versión: 01 Página 1 de 5
Nombre del sub-proceso: Responsable del sub-proceso:
Objetivo general del sub- proceso:
Tipo de sub- proceso:
¿Sub-proceso crítico?, Marque con una x su respuesta: Si ⃝ No ⃝
Recursos de entrada necesarios para la ejecución:
Recursos humanos: Documentación e información:
Infraestructura y capital: Software y conocimientos:
Marque con una x los recursos que son oportunamente suministrados Requerimientos CLIO del sub-proceso:
INSTITUCIÓN EDUCATIVA GIMNASIO LA ALAMEDA “2.018. Construyo paz sembrando justicia en mis decisiones”
NIT 900018821-4 CÓDIGO DANE 325754001450
Código:
Nombre: Ficha de caracterización de procesos Fecha: 19/09/2018
Proceso: Caracterización de procesos
Versión: 01 Página 2 de 5
INSTITUCIÓN EDUCATIVA GIMNASIO LA ALAMEDA “2.018. Construyo paz sembrando justicia en mis decisiones”
NIT 900018821-4 CÓDIGO DANE 325754001450
Código:
Nombre: Ficha de caracterización de procesos Fecha: 19/09/2018
Proceso: Caracterización de procesos
Versión: 01 Página 3 de 5
Resultados esperados:
Mecanismos para el control en la ejecución del sub- proceso:
Parámetros para el control en la ejecución del sub- proceso:
Mecanismos para el control en los resultados del sub- proceso:
Parámetros para el control en los resultados del sub- proceso:
Principales documentos de apoyo: Riesgos del sub-proceso y acciones para atenderlos:
INSTITUCIÓN EDUCATIVA GIMNASIO LA ALAMEDA “2.018. Construyo paz sembrando justicia en mis decisiones”
NIT 900018821-4 CÓDIGO DANE 325754001450
Código:
Nombre: Ficha de caracterización de procesos Fecha: 19/09/2018
Proceso: Caracterización de procesos
Versión: 01 Página 4 de 5
Indicador de eficiencia Descripción de los parámetros
Indicador de eficacia Descripción de los parámetros
Periodicidad de la muestra Periodicidad de la muestra
Instrucciones para la construcción del indicador
Instrucciones para la lectura del indicador
Instrucciones para la construcción del indicador
Instrucciones para la lectura del indicador
INSTITUCIÓN EDUCATIVA GIMNASIO LA ALAMEDA “2.018. Construyo paz sembrando justicia en mis decisiones”
NIT 900018821-4 CÓDIGO DANE 325754001450
Código:
Nombre: Ficha de caracterización de procesos Fecha: 19/09/2018
Proceso: Caracterización de procesos
Versión: 01 Página 5 de 5
¿Los resultados del sub-proceso son utilizados por otro sub-proceso de la institución? Si ⃝ No
¿El sub-proceso inicia utilizando los resultados de otro sub-proceso? Si ⃝ No ⃝
¿Qué sub-proceso los utiliza? ¿Desde qué sub-proceso se inicia?
Oportunidades para mejorar el sub-proceso y acciones para atenderlas:
¿El sub-proceso se encuentra totalmente caracterizado? Si ⃝ No ⃝
8.2.2 Liderazgo