CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN

7.1.2.1 CONCEPTO

Es el organismo que actúa en representación de la Asamblea General; cada miembro del Consejo tiene asignadas funciones específicas, pero en su conjunto son responsables de la administración eficiente de la Asociación, velando por que se cumplan los aspectos sociales y económicos necesarios para su buen funcionamiento.

7.1.2.2 GENERALIDADES

El Consejo de administración, esta integrado por un número impar de miembros, generalmente son elegidos cinco personas como miembros propietarios, y tres personas como suplentes.

Entre los miembros seleccionados como propietarios se elige uno que ocupará el cargo de Presidente y entre los otros miembros se nombrará al Vicepresidente, Secretario, tesorero y Vocal. Los miembros propietarios del Consejo de Administración prestan sus servicios a la Cooperativa, sin devengar un salario, por un período que oscila entre uno y tres años.

Los miembros del primer Consejo de Administración, desempeñan los cargos para los que fueron electos a partir del día en que la asociación obtuvo su personería jurídica. La duración de dicho cargo es la siguiente:

o Presidente y Vicepresidente: tres años. o Secretario y Tesorero: dos años. o Vocal: un año.

El consejo de administración, realiza sus funciones como un cuerpo integral, tiene la responsabilidad de administrar la cooperativa de acuerdo a los objetivos planteados. En el desarrollo de sus tareas diarias, necesita delegar algunas funciones en otras personas o comités especiales de trabajo.

El grado de control que ejerce el Consejo, sobre la cooperativa constituye un punto de delicada importancia, porque dentro de la asociación no cabe el control dictatorial, en donde uno o más dirigentes tienen un dominio absoluto sobre la cooperativa.

El Consejo tiene asignadas responsabilidades de carácter administrativo, legal, ético y social. Los asociados esperan por parte del Consejo un trabajo en equipo, serio, justo, eficiente, creador y competente y por eso es necesario que sus integrantes tengan un concepto claro de sus obligaciones.

7.1.2.3 FUNCIONES

El consejo de administración o directorio, desempeña una gran cantidad de funciones que le son propias a un administrador de una compañía comercial.

Algunas de las funciones que ejecuta el Consejo de Administración son: 9 Formular la política general de la cooperativa.

9 Decidir sobre la admisión y renuncia de los asociados, así como la exclusión de los mismos.

9 Reunirse periódicamente en fechas determinadas.

9 Determinar el monto y naturaleza de la fianza que deben rendir los funcionarios y empleados que manejen fondos de la cooperativa.

9 Establecer las normas prestatarias, tales como, cuantías, plazos máximos intereses y garantías, normas disciplinarias, etc.

9 Presentar anualmente a la Asamblea General la memoria de labores, balance general, cuadros de resultados y los proyectos de prepuesto anual, pago de intereses y de distribución de excedentes.

9 Recibir y entregar por inventario los bienes muebles e inmuebles de la cooperativa.

9 Llenar con los suplentes las vacantes que se produzcan en su ceno. 9 Nombrar y remover al gerente y otros empleados de la cooperativa.

9 Autorizar al presidente para que se le confieran los poderes que fueren necesarios.

9 Controlar el cobro de los créditos a favor de la cooperativa; y proponer a la Asamblea que se apliquen a la reserva respectiva las deudas incobrables. 9 Estudiar, aprobar o rechazar el plan de trabajo presentado por el Gerente (si

hubiera).

9 Nombrar y remover, por causa justificada, a los miembros del comité de Educación.

9 Tener al día el libro de registros de los asociados debidamente autorizados por el INSAFOCOOP.

9 Celebrar contratos que se relacionan con el logro de los objetivos de la cooperativa.

9 Recibir los informes del Gerente, Tesorero, Comités y cualquier otro organismo que estime conveniente.

9 Convocar para efectuar Asamblea General.

9 Delegar parte de sus funciones en el Gerente, empleados, Comités Especiales, Técnicos y asesores, etc.

9 Supervisar que el personal o los asociados cumplan con las disposiciones establecidas.

7.1.2.4 RESPONSABILIDADES

Algunas de las funciones del Consejo de Administración, presentadas anteriormente las podemos reunir en dos grupos de responsabilidades que son:

De naturaleza general. De naturaleza especifica.

a) DE NATURALEZA GENERAL

9 Entender y participar en todas las actividades propias de la administración de la cooperativa.

9 Determinar las normas de funcionamiento de la cooperativa. 9 Representar a la cooperativa.

b) DE NATURALEZA ESPECÍFICA

De acuerdo a lo establecido en los estatutos de la cooperativa el Consejo de Administración, tiene responsabilidad específica que cumplir, entre las que señalamos las siguientes:

b.1) Dirigir y supervisar las operaciones de la cooperativa.

Para que el Consejo pueda efectuar eficientemente esta disposición es necesario que pueda tomar decisiones en los siguientes aspectos.

9 Determinar las normas y reglamentos propios para la prestación de los servicios.

9 Establecer la organización interna y las relaciones de autoridad que deben existir en la Cooperativa.

9 Establecer sistemas apropiados de controles internos para evitar filtraciones o pérdidas.

9 Velar porque exista un sistema contable eficiente.

9 Tomar las previsiones necesarias para que las inversiones de la Cooperativa se ajusten a una planificación establecida.

9 Exigir a la Gerencia, para que ésta trabaje de acuerdo los planes establecidos. 9 Proteger los Activos de la Cooperativa.

9 Disminuir aquellos factores que puedan ocasionar un descenso en el progreso de la Cooperativa.

b.2) Admisión de nuevos socios.

Es importante que el Consejo examine todas las Solicitudes de ingreso, emitiendo un dictamen de acuerdo a los méritos de cada caso. Estas decisiones se asientan en el libro de actas.

Para determinar la admisión de los Asociados es recomendable efectuar los siguientes pasos:

9 Que el solicitante cumpla con los requisitos de admisión establecidos. 9 Presentar solicitud por escrito.

9 La solicitud debe ser considerada y aprobada por el Consejo. 9 La aceptación de los Asociados, se registra en el libro de actas. 9 El registro del nuevo Asociado, lo efectúa el secretario.

9 El secretario del Consejo, comunica al nuevo miembro que ha sido aceptado.

A pesar de que el principio cooperativo de “Libre Adhesión” es un principio fundamental del sistema, el Consejo debe tomar en cuenta que la honradez, integridad y el buen deseo del solicitante de trabajar y cooperar con los demás, son requisitos esenciales para el progreso de la institución.

b.3) Transferencia de Certificados de Aportación.

El consejo debe considerar toda solicitud de transferencia de certificados, retiro parcial o compra adicional de los mismos, de acuerdo a lo establecido en los estatutos y reglamento interno; por lo tanto puede aceptar o rechazar las solicitudes presentadas, haciendo constar la decisión en el libro de actas.

b.4) Determinar la cuantía de la fianza que deben tener los empleados que manejan fondos o valores de la cooperativa.

b.5) Supervisar el conteo físico del inventario.

b.7) Integrar los comités que sean necesarios para realizar actividades específicas. b.8) Elaborar el reglamento interno del consejo.

b.9) Eliminar cualquier tendencia, que señale peligro para los actos del mismo consejo. Estas tendencias pueden ser:

◊ El consejo que pretende asumir poses dictatoriales.

◊ Tendencia por parte del consejero o relajar su supervisión cuando el Gerente es eficiente.

◊ Tendencia por parte del Presidente a abandonar el sistema regular de sesiones; ◊ Tendencia por parte de algunos consejeros de transferir sus funciones a otra

dependencia.

◊ Tendencia a pensar que la realidad de los asociados debe mantenerse aún cuando la cooperativa funcione mal.

El Consejo de Administración debe tener el suficiente dinamismo y fuerza moral para lograr sus metas, por lo que podemos afirmar que la eficiencia del Consejo de Administración, se medirá por la eficiencia en que cada uno de sus integrantes efectúe sus actividades.

Además de todo lo anterior, los miembros del Consejo deben poseer la información básica siguiente:

9 Conocer la Ley de Asociaciones Cooperativas, su reglamento, estatutos y reglamento interno de la cooperativa.

9 Las actividades que esta efectuando el Consejo, la Junta de Vigilancia, los distintos comités, el Gerente y los empleados.

9 La contabilidad de la cooperativa y cómo operan los controles internos. 9 Sus funciones como consejeros, para actuar de acuerdo con ellas.

9 Lo que les corresponde efectuar como individuos y como cooperativistas, para hacerse dignos de la confianza que los asociados depositaron en ellos cuando los eligieron.

Recordemos que para que el Consejo pueda realizar a cabalidad sus funciones, es necesario que sus miembros conozcan con exactitud el alcance de sus deberes, por medio del estudio y reflexión sobre lo que cada uno significa. Este conocimiento los capacitará para que puedan cumplir con prioridad el rol que les corresponde desempeñar.

7.1.2.5 BASE LEGAL

LEY GENERAL DE ASOCIACIONES COOPERATIVAS Art. 40

El Consejo de Administración es el órgano responsable del funcionamiento administrativo de la Cooperativa y constituye el instrumento ejecutivo de la Asamblea General de Asociados, estará integrado por un número impar de miembros no menor de cinco ni mayor de siete electos por la Asamblea General de Asociados, para un período no mayor de tres años ni menos de uno, lo cual regulará el Estatuto respectivo. Estará compuesta de un Presidente, un Vicepresidente, un Secretario, un Tesorero y uno o más vocales.

Se elegirán tres miembros suplentes, los cuales deberán concurrir a las sesiones con voz pero sin voto, excepto cuando suplan a los propietarios en cuyo caso tendrán también voto. Los Estatutos de cada Cooperativa regularán los casos de suplencia.

El Presidente del Consejo tiene la representación legal, pudiendo delegar ésta cuando sea conveniente para la buena marcha de la Cooperativa. Podrá conferir los poderes que fueren necesarios, previa autorización del mismo Consejo.

El Consejo de Administración tiene facultades de dirección y administración plenas en los asuntos de la Asociación Cooperativa, salvo los que de acuerdo con esta ley, su Reglamento o los Estatutos, están reservados a la Asamblea General de Asociados. (Art. 36-46. R.L.G.A.C)

7.1.2.6 COMITÉS AUXILIARES

COMITÉ DE EDUCACIÓN

En toda cooperativa funcionara un comité de educación, estará integrado por un número de miembros no superior a cinco ni inferior a tres. Este comité es nombrado por el Consejo de Administración, podrá ser presidido por el Vicepresidente del Consejo de Administración o cualquier otro miembro de dicho organismo y su período de vigencia se establecerán en los estatutos.

Su importancia esta en que es el responsable de la organización y desarrollo de todos los programas de educación y promoción cooperativo, es decir que realiza todas las actividades orientadas a lograr un mayor nivel de educación e información cooperativa, en los directivos y asociados, empleados y publico en general.

FUNCIONES DEL COMITÉ

Dentro de las funciones del comité de Educación podemos mencionar las siguientes: o Organizar y desarrollar programas educativos sobre cooperativismo.

o Promover el ingreso de nuevos asociados, ofreciéndoles charlas, seminarios, conferencias, etc., sobre cooperativismo.

o Producir y distribuir material educativo como folletos, periódicos murales, cartillas, banderines, boletines, afiches, etc., para reforzar las actividades según las necesidades que se presentan.

o Establecimiento de bibliotecas, con abundante material sobre cooperativismo.

COMITÉ DE CRÉDITO

Es el encargado de estudiar las solicitudes de crédito hechas por los asociados. Está integrado por un Presidente, un Secretario y un Vocal, nombrados por el Consejo de Administración, cuyo período de vigencia se establecerá en los estatutos; también se eligen los suplentes.

Este comité, se reúne por lo menos una vez por semana, para resolver sobre las solicitudes de crédito en el menor tiempo posible. Podrá reunirse extraordinariamente cuando las circunstancias así lo ameriten. Sus resoluciones se toman por mayoría de votos en caso de empate, el presidente tendrá doble voto. En caso de ausencia del presidente o el secretario, el vocal desempeñara las funciones del directivo ausente.

El comité rendirá un informe anual de sus actividades en la Asamblea General, presentando las observaciones y recomendaciones que estime conveniente para el mejoramiento de sus funciones.

Los comités de Crédito y Educación son los que generalmente existen en la mayoría de cooperativas, sin embargo, podrán crearse todos los comités necesarios de acuerdo a las necesidades y actividades específicas de cada cooperativa.