El proceso fundamental para dominar el arte de ocuparse relajada y controladamen- te de las cosas es un método de cinco pasos para gestionar el flujo de trabajo, el consumo y manifestaciones omnipresentes de nuestras expe-
riencias. Con independencia del entorno en el que nos encon- tremos, cuando nos ocupamos de nuestra vida y nuestro tra- bajo y de sus permanentes cambios y entradas pasamos por
cinco etapas. Controlar las cosas, ya sea en la cocina, ya en la empresa, implica in- corporarlas. Y cada uno de esos aspectos distintos tiene sus métodos y herramientas óptimos, y deben actuar conjuntamente con el resto como si fueran un todo para producir ese estado maravillosamente productivo de ser plenamente consciente del momento en medio de toda la complejidad. No se trata simplemente de «organizar- se» o «establecer prioridades»; son cosas buenas, pero suceden como resultado de aplicar esos cinco pasos, no por sí solas. Estos procedimientos que voy a describir actúan juntos como un todo, y utilizarlos para obtener resultados es al mismo tiem- po más fácil y más complicado de lo que lo piensas.
(1) Capturamos aquello que nos llama la atención; (2) clarificamos lo que significa cada cosa y lo que tenemos que hacer
con ellas; (3) organizamos los resultados, que nos plantean las opciones sobre las que (4) re- flexionamos y entre las que decidimos para (5) actuar. Todo esto constituye la gestión de los aspectos horizontales de nuestras vidas, que in- cluye todo lo que tenemos que considerar a to- das horas mientras seguimos adelante.
No se trata de unas sugerencias arbitrarias o meramente teóricas; es lo que todos hacemos siempre que queremos poner algo bajo nuestro
No permitas que la vida se interponga en tu camino.
Una definición valiosa de libertad solo se obtiene buscando el principio de la libertad en el principal asunto de la vida humana, es decir, en el proceso por el cual los hombres educan sus reacciones y aprenden a controlar su entorno.
control y enderezarlo para realizar una acción productiva. Si has previsto prepa- rar una cena para unos amigos, pero llegas a casa y te encuentras la cocina hecha un completo desastre, ¿cómo lo solucionas? Para empezar, identificas todas las cosas que están fuera de su sitio en su estado actual (capturar); a continuación, decides qué cosas conservar y cuáles tirar (clarificar); acto seguido, pones las cosas donde tienen que estar: de nuevo en el frigorífico, en la basura o en el fre- gadero (organizar); luego consultas tu libro de recetas y compruebas los ingre- dientes y utensilios que tienes (reflexionar); y, por último, comienzas poniendo mantequilla en la olla para que se derrita (actuar).
En principio, el método es bastante simple, y en general es así como afron- tamos todo nuestro trabajo, aunque mi experiencia me dice que la mayoría de las personas pueden mejorar notablemente su manejo de cada uno de los cinco pasos. La calidad de nuestra gestión del flujo de trabajo es tan buena como la del eslabón más débil de esta cadena de cinco pasos, así que todos los eslabones deben estar integrados y apoyados por unas normas coherentes.
La mayor parte de las personas han mostrado importantes deficiencias en sus versiones de este proceso de control en los entornos generales de la vida y el tra- bajo, aunque las tensiones de nuestro nuevo mundo están haciendo estallar los puntos débiles. La ubicuidad del acceso a la información y la rapidez del cambio que está sucediendo mientras lees esto aumentan sistemáticamente la complejidad de tu vida y tu trabajo. ¡Menudo alivio sería si solo hubiera que ocuparse de una cocina desordenada! Las vías de agua pequeñas se hacen grandes cuando la pre- sión se incrementa. Las consecuencias de pasar por alto un correo electrónico, olvidar un compromiso o evitar una decisión pueden adquirir unas proporciones tremendas. Debido a que el volumen de los contenidos relevantes no disminuye ni las entradas se ralentizan, si evitas controlar el arte marcial del dominio del flujo de trabajo tendrás que atenerte a las consecuencias.
En general, las personas muestran importantes puntos débiles en su proceso de (1) captura; la mayor parte de sus compromisos para hacer algo siguen estan- do en sus cabezas. La cantidad de «podría», «debería», «tal vez querría», «sería aconsejable» que generan en sus mentes supera con creces lo que hayan podido registrar en cualquier otro sitio.
Muchos han recopilado montones de cosas, aunque no han (2) clarificado con exactitud lo que representan ni decidido qué medidas tomar, en su caso, en relación con ellas. Hay listas aleatorias esparcidas por doquier, notas de reunio- nes y vagos recordatorios de tareas pendientes en pósits pegados en el frigorífico, en la pantalla del ordenador o anotados en la función de Tareas de algún dispo- sitivo digital; todas abandonadas, sin llevar a la práctica y sin más efecto que el de anestesiar la mente. Por sí solas, tales listas suelen provocar más estrés que el que alivian.
Otras personas toman buenas decisiones sobre los asuntos en el momento, pero desaprovechan el valor que tienen porque no (3) organizan los resultados con eficacia. Así, deciden que deberían hablar con su jefe acerca de algo, pero el recordatorio para hacerlo solo descansa en un oscuro recoveco de su mente, in- disponible en el contexto adecuado, en un formato fiable, para cuando pudiera ser utilizado.
Aun hay algunas más que poseen buenos sistemas, pero no (4) reflexionan sobre los contenidos con la suficiente coherencia para que sean funcionales. Quizá dispongan de listas, planes y listas de verificación (creadas para capturar, clarificar y organizar), aunque no las tienen actualizadas
ni acuden a ellas para sacarles partido. Muchas personas no consultan con antelación sus agen- das con la debida periodicidad para estar al co- rriente de los eventos y plazos inminentes y, en consecuencia, se convierten en víctimas del frene- sí del último momento.
Por último, si alguno de los eslabones anteriores es endeble, lo más probable es que lo que escojamos para (5) actuar en un momento dado no sea la mejor elección. La mayor parte de las decisiones sobre las acciones y el enfoque están impulsadas por las entradas más recientes y estridentes, y están basadas en la esperanza, no en la confianza. En general, tenemos la permanente y molesta sensación de que no estamos trabajando en lo que deberíamos, de que «no tene- mos tiempo» para las actividades que podrían ser esenciales y de que estamos dejando pasar la intemporal sensación de estar haciendo algo significativo, que es la esencia de la productividad sin estrés.
Es necesario comprender las dinámicas de estos cinco pasos, así como las buenas técnicas y herramientas puestas en marcha para facilitar su funciona- miento a un nivel óptimo. He descubierto que es muy útil, cuando no esencial, separar estas fases a medida que avanza el día. Hay veces que solo quiero re- copilar las entradas y, por el momento, no decidir qué hacer con ellas; en otras ocasiones, puede que únicamente desee procesar las notas tomadas en una reu nión; o quizá acabe de regresar de un viaje largo y necesite distribuir y or- ganizar lo que he reunido y procesado en el viaje. Luego, hay veces en que quiero revisar el inventario completo de mi trabajo, o una parte de él. Y, como es evidente, la mayor parte del tiempo lo invierto simplemente en hacer algo que tengo que hacer.
He descubierto que una de las principales razones para que muchas personas no hayan tenido mucho éxito a la hora de organizarse, se debe simplemente a que han intentado hacer los cinco pasos a la vez. La mayoría, cuando se sientan a elaborar una lista, intentan recopilar las «cosas más importantes» en un orden
Hazte la siguiente pregunta: «¿Cuándo tengo que ver qué, y bajo qué apariencia, para sacarlo de mi mente?» Crea un sistema para que funcione, no solo para tener un sistema.
que refleje las prioridades y las secuencias, sin precisar muchas (o ninguna) de las acciones que se han de tomar. Pero si no decides qué es lo que hay que hacer en relación con el cumpleaños de tu secretaria porque ahora mismo eso «no es im- portante», ese ciclo abierto te restará energía e impedirá que te centres con total claridad y efectividad en lo que es importante.
Este capítulo explica los cinco pasos al detalle. Los capítulos comprendidos entre el 4 y el 8 proporcionan un programa escalonado para poner en marcha un sistema estanco para cada uno de los pasos, con abundancia de ejemplos y de los mejores métodos a aplicar.
CAPTURAR
Es importante saber qué es lo que hay que capturar y cómo hacerlo de la manera más efectiva, de modo que puedas procesarlo adecuadamente. Para que tu men- te se libere de la ínfima tarea de intentar guardarlo todo, tienes que saber que ya has capturado realmente todo lo que pudiera representar algo que tengas que hacer, o al menos sobre lo que debas decidir, y que en algún momento de un fu- turo próximo lo vas a procesar y revisar de cabo a rabo.