DIAGRAMA DEL FLUJO DE TRABAJO — CLARIFICANDO

«Asuntos»

sí

En espera

(a que lo haga otro)

Calendario

(hacerlo en un momento concreto)

Acciones siguientes

(hacerlo tan pronto sea posible) Proyectos (planificación) Basura Algún día / Tal vez (Archivo de seguimiento; guardar para revisar) Referencia (recuperable cuando sea necesario) Planes del proyecto

(revisar si hay acciones)

Proyectos de varios pasos

¿Le llevará menos de dos minutos?

SÍ

NO

Estas tres categorías pueden gestionarse por sí mismas; trataremos de ello en un capítulo posterior. Por el momento, baste decir que necesitas una papelera y una tecla de «Suprimir» para la basura, un calendario o archivo de «seguimien- to» para el material que se esté incubando y un buen sistema de archivo para guardar la información de referencia.

Accionable. Este es el grupo sí de los elementos, el de los asuntos sobre los que es nece-

sario hacer algo. Los ejemplos son desde un correo electrónico que te solicita un resumen de la intervención que has aceptado hacer durante un almuerzo, hasta las notas que tienes en la bandeja de entrada de tu reunión personal con el vicepresidente del grupo sobre un importante nuevo proyecto que implica la contratación de un asesor externo.

Sobre cada elemento que requiere una acción hay que determinar dos aspectos: 1. ¿A qué «proyecto» o resultado te has comprometido?

2. ¿Cuál es la siguiente acción requerida?

Si se trata de un proyecto… Tienes que capturar ese resultado en una lista denominada «proyectos». Ese será el primer gran paso que te recordará que tienes un ciclo abierto hasta que esté terminado. Una Revisión semanal de la lista (véase página 82) te refrescará este tema como algo que sigue sin re- solver, de manera que siga reciente y vivo en tu sistema de gestión (en contraposición a tu cabeza) hasta que se complete o elimine.

¿Cuál es la acción siguiente? Esta es una pregunta fundamental para todo lo que

has capturado; si la respondes adecuadamente, habrás conseguido el elemento sustancial clave para organizar. La «acción siguiente» es la siguiente actividad física y visible en la que hay que comprometerse, a fin de hacer avanzar la reali- dad actual de esa cosa hacia su finalización.

Algunos ejemplos de acciones siguientes podrían ser:

• Llamar a Fred para obtener nombre y número del taller del que habló. • Preparar borrador de ideas para el orden del día de la reunión de presupuestos. • Hablar con Ángela sobre el sistema de archivo que hay que implantar. • Buscar en Internet clases de acuarela en el barrio.

Estas son actividades físicas reales que tienen que producirse. Los recordato- rios de estas se convertirán en la principal molienda para el molino de tu sistema de gestión de productividad personal.

Para hacer las cosas no se necesita mucha fuerza, pero sí que se requiere una buena dosis de fortaleza para decidir qué hacer.

Hacerlo, delegarlo o diferirlo. En cuanto hayas decidido la acción siguiente,

tienes tres opciones:

1. Hacerla. Si realizar una acción supusiera menos de dos minutos, debería ha- cerse en cuanto se defina.

2. Delegarla. Si la acción durará más de dos minutos, pregúntate: «¿Soy la per- sona adecuada para hacer esto?» Si la respuesta es no, delégala en la instancia correcta.

3. Diferirla. Si la acción se prolongará más de dos minutos, y eres la persona adecuada para hacerla, tendrás que diferir su ejecución a un momento pos- terior y seguirle la pista en una o más listas de «Acciones siguientes».

ORGANIZAR

El anillo exterior del diagrama del flujo de trabajo muestra las ocho categorías distintas de recordatorios y materiales que se derivarán del procesamiento de todos tus asuntos. Juntos conforman un sistema total

para organizar todo lo que esté en tu bandeja o se le pueda agregar, a diario o semanalmente.

Para los elementos que no requieren una ac- ción, las categorías posibles son basura, incuba-

ción y referencia. Si hay algo que no necesita una acción, tíralo, ponlo en «seguimien- to» para una reevaluación posterior o archívalo de manera que puedas encontrar el material cuando necesites consultarlo en otro momento. Para gestionar las cosas que sí requieren una acción, necesitarás una lista de proyectos, espacio de almacenamien- to o archivos para planes y materiales de proyectos, un calendario, una lista de re- cordatorios de acciones siguientes y una lista de recordatorios de las cosas en espera. Todas las categorías organizativas han de tener algún tipo de contenedor físico. Cuando hablo de «listas», me refiero concretamente a algún conjunto de recorda- torios revisables, los cuales podrían ser listas hechas en las hojas de una agenda, en algún programa informático o incluso unas carpetas que contengan las distintas hojas de papel de cada asunto. Por ejemplo, la lista de proyectos en curso podría llevarse en una hoja suelta de una agenda de anillas; o podría guardarse en una subdivisión dentro de la función de Tareas de una aplicación informática; o bien podría estar dentro de una simple carpeta de archivador física etiquetada como «Lista de Proyectos». Los recordatorios en incubación (tales como «Llamar a mi contable después del 1 de marzo para concertar una reunión») se pueden almace- nar en un «archivo de seguimiento» en soporte papel o en un calendario digital.

Estar organizado significa sencillamente que el lugar que algo ocupa corresponde con el significado que eso tiene para ti.

«Bandeja de entrada»

¿Qué es?

Hacerlo Delegarlo Diferirlo ¿Requiere acción?

¿Cuál es la siguiente acción?