Para poner en práctica este proceso es esencial disponer de un sistema de referen- cia personal que sea sencillo y muy funcional. El sistema de archivo disponible es una de las primeras cosas que valoro antes de empezar el proceso de gestión del flujo de trabajo en cualquier oficina. Como observé en el capítulo 2, la carencia de un buen sistema de referencia general puede ser uno de los mayores obstáculos para implementar un sistema de gestión personal, y para la mayoría de los ejecu- tivos que he asesorado representó una de las principales oportunidades para me- jorar. Y la razón de que esto sea así no es que el contenido sea tan importante o estratégico; se trata más bien de que, si no se gestiona, empaña sobremanera el espacio mental y físico. El material aleatorio que no requiere ninguna acción pero potencialmente importante que no se procesa ni se organiza, genera unas interfe- rencias psicológicas enervantes. Y lo que es más importante, produce un bloqueo en la «fluidez» del flujo de trabajo, de manera que las cosas suelen dar marcha atrás e inundar la zona como ocurre con las cañerías atascadas. En muchas oca- siones he ido en coche con un cliente hasta la
tienda de material de oficina del barrio a com- prar un archivador, un buen montón de carpetas archivadoras y una etiquetadora, para que pu- diéramos lograr un lugar adecuado en el que colocar las dos terceras partes de las cosas espar-
cidas por su mesa y su despacho. La transformación desde el punto de vista de la claridad y el enfoque en relación con el trabajo fue inevitablemente espectacular.
Lo que aquí nos interesa mayormente es el archivo de referencia general, no los distintos sistemas de archivo dedicados a los contratos, información fi- nanciera, historiales médicos u otra clase de información que merezca tener su propio lugar e indexación. Los archivos de referencia general deben contener los artículos, folletos, hojas de papel, notas, impresos y documentos e incluso cosas físicas como entradas, llaves, tarjetas de clubes de compra y memorias externas; en esencia, cualquier cosa que quieras conservar por lo interesante o útil de su información y propósito y que no encaje en tus sistemas de archivo
Te resistirás a poner en práctica todo el proceso de capturar la información si tus sistemas de referencia no son rápidos, funcionales y divertidos.
especializados ni se sostenga por sus propios medios en un estante (como sí lo harán los grandes manuales de programación informática y las carpetas de los seminarios).
Si eres una persona inclinada hacia lo digital, tal vez consideres que ya no hay ninguna necesidad de guardar las cosas físicas en carpetas archivadoras. Por lo que a mí respecta, puede que en algún momento futuro ya no necesite tener físicamente el pasaporte, el certificado de nacimiento, los viejos manuales de instrucciones de los electrodomésticos, los historiales médicos, las llaves de cajas que apenas se usan ni el papel moneda de los países que visite de nuevo. Pero hasta entonces, necesito un lugar físico coordinado para alma- cenarlos.
Si tienes una secretaria o ayudante digna de confianza que mantenga este sistema por ti, de manera que puedas pegar en el documento un pósit que diga: «Archivar como X» y remitírse- lo, miel sobre hojuelas. Pero has de preguntarte si tienes algún material de apoyo potencialmente interesante, confidencial o útil que deberías po- der consultar en todo momento, incluso cuando tu secretaria no ande cerca. Si es así, seguirás necesitando instalar tu propio sistema encima de tu mesa o en algún lugar cercano.
La dinámica es la misma tanto si la referen- cia está en papel como en formato digital. Por- que así como recibimos cada vez más informa- ción virtual, así la necesidad de tener lugares de referencia general para la información ad hoc en tu ordenador o dispositivo móvil deviene esencial. Mu- chas personas siguen utilizando la bandeja de entrada de su correo electrónico como un difuso almacén de referencia general («Tengo que conservar este correo electrónico porque contiene información sobre el calendario de actividades del colegio de mi hijo»), y se resisten a abrir en la aplicación una carpeta con el nombre «Robert» o «Programas escolares» a la cual pueda ser arrastrado y dejarlo guardado, o bien copiarlo y pegarlo en un buen programa o base de datos para almacenar referencias. En la actualidad disponemos de la ofimática que nos permite capturar y catalogar este tipo de información (y sincronizarla con múltiples dispositivos), aunque también te exige que te pares a pensar un poco sobre la forma de estructurarla, además de cierta predisposición a hacer fluir esta clase de asuntos a los lugares adecuados, en lugar de complicar y desor- ganizar el propio entorno digital. Establecer una nueva aplicación de archivo de Para capturar lo que
experimentas y clasificarlo… debes crear un archivo… Siempre que algún acontecimiento o idea te parezca sumamente
importante, debes procurar que no te ronde por la cabeza, sino más bien elaborarlo para archivarlo, extrayendo así sus consecuencias, mostrándote lo idiotas que son tales impresiones o ideas o la manera en que podrían ser expresados de una forma productiva.
referencia general en mi ordenador me llevó sus buenos tres meses de experi- mentación hasta descubrir la manera óptima de organizarlo, y otros tres meses para adquirir el «automatismo» necesario, así que ahora me limito a usarlo, en lugar de pensar tanto en ello.
Factores para archivar con éxito
Te recomiendo encarecidamente que mantengas un sistema de archivo personal accesible, tanto físico como digital. Deberías tardar menos de un minuto en re- coger algo de tu bandeja de entrada o imprimirlo desde el correo electrónico, decidir si no precisa de una acción siguiente pero tiene algún posible valor para el futuro y terminar almacenándolo en un sistema fiable. Lo mismo es de aplica- ción para el escaneo y almacenamiento de documentos o para el copiado y pega- do de información en el ordenador. Es posible que en tu caso el material de refe- rencia sea más abundante en formato digital que en soporte papel (o viceversa), pero sin un sistema racional para ambos te resistirás a guardar la información potencialmente valiosa o serás propenso a que la que guardes se acumule en los lugares inadecuados. Si tardas más de un minuto en archivar algo en un formato fácilmente recuperable, es probable que en vez de hacerlo acabes apilándolo o metiéndolo en alguna parte. Además de ser rápido, el sistema tiene que ser diver- tido y fácil, actual y completo. De lo contrario, te resistirás inconscientemente a vaciar tu bandeja de entrada porque sabes que es probable que haya algo en ella que debiera ser archivado, así que ni siquiera querrás echarle un vistazo a los papeles o a tu atascado correo electrónico. Échale valor: he visto a la gente pasar de la resistencia a disfrutar de verdad clasificando sus pilas de papeles y su mun- do digital, una vez que su sistema de archivo personal está implantado y a pleno rendimiento.
Por consiguiente, tienes que sentirte igual de cómodo archivando una sola hoja sobre un nuevo asunto —incluso una nota garrapateada— en su propia carpeta como te sentirías archivando un documento más extenso y formal. Dado que se requiere invertir mucho trabajo para constituir y organizar los archivos, se acaba o por no mantenerlos o por tener los armarios y cajones abarrotados de cosas únicas en su especie, como menús del restaurante de comida para llevar de la esquina o el horario de trenes vigentes. Si confías en que toda esa clase de información está disponible de manera instantánea y virtual en la Red y que ja- más necesitarías disponer de ella en forma impresa, entonces asegúrate de que no duplicas los sistema innecesariamente y de que lo que escojas y cómo lo utilices lo haces de forma fluida.
Todo lo que necesites hacer para conseguir que tu sistema de referencia satis- faga ese nivel de rapidez y facilidad para todo lo que ha de contener, hazlo. Mi
sistema funciona de maravilla para mí y para muchos otros que lo han probado, y te recomiendo vivamente que te plantees incorporar todas las pautas que se dan a continuación para conseguir un archivo de referencia verdaderamente automático.
Ten al alcance de la mano tus archivos de referencia general. Archivar tiene que
ser una labor instantánea y fácil. Si te tienes que levantar cada vez que quieres archivar un papel especial, o tienes que buscar en multitud de lugares de tu orde- nador una ubicación adecuada para un dato que quieres guardar, tu inclinación natural será la de apilar o dejar las cosas en su sitio original en lugar de archivar- las. También es probable que te resistas a procesar por completo tu bandeja de entrada (porque sabes que ahí hay cosas que ¡quizá habría que archivar!) Muchas personas a las que he asesorado han vuelto a diseñar sus espacios de trabajo para poder tener suficientes archivadores de referencia general al alcance de la mano con solo girarse, en vez de tener que ir hasta el otro extremo de la habitación.
Un único sistema alfabetizado. En mi caso, tengo un único sistema de archivo
físico alfabetizado, y no múltiples sistemas. Mis carpetas de referencia del correo electrónico también están organizadas de esta manera. Las personas se sienten inclinadas a utilizar sus archivos como un sistema de gestión personal y, por con- siguiente, intentan organizarlos agrupándolos por proyectos o áreas de enfoque. Esto aumenta geométricamente el número de lugares donde no está algo, cuando te olvidas de en dónde lo archivaste. Una vez que has filtrado todos los recorda- torios de acciones en tus listas de Acciones siguientes, este tipo de información es el único contenido de tu biblioteca personal. Puedes ser todo lo urraca que quieras ser guardando cosas; el único problema que tienes que resolver es el del espacio de almacenamiento del que dispones y lo accesi- ble que es la información cuando la necesitas. Un sencillo sistema alfabetizado lo archiva todo por tema, persona, proyecto o empresa, de ma- nera que, si te olvidas de en qué lugar pusiste exactamente algo, lo que busques solo pueda estar en tres o cuatro lugares. En líneas genera- les, podrás incluir al menos un subgrupo de temas en cada etiqueta, como pueda ser «Jardín: Macetas» y «Jardín: Ideas», que serían archivados en la J.
El mundo digital te aporta la ventaja de las funciones de búsqueda por medio de un amplio barrido de tus datos, y la capacidad de etiquetar el contenido con palabras clave aumenta aún más la capacidad de recuperación. Sin embargo, con tantas opciones y ubicaciones para el almacenamiento de información, esa capacidad puede añadir fácilmente una buena dosis de complejidad y confusión. La mayoría de las personas que conozco que ni siquiera están muy ocupadas, no
Utilizar un sistema de archivo para el material de referencia general que sea sencillo, efectivo y de fácil consulta te concede la libertad de guardar toda la información que desees.
dedicarán el tiempo ni el esfuerzo necesario para utilizar esas herramientas y catalogar todos sus asuntos en todas las posibles aplicaciones. Así pues, aunque el ordenador nos confiere una gran capacidad y flexibilidad y la oportunidad de tener una fantástica biblioteca de referencia, también plantea una dificultad aún mayor en cuanto al diseño de unos formatos sencillos y efectivos para la infor- mación de referencia. Incluso digitalmente, es muy útil disponer de un mapa vi- sual ordenado de forma lógica, bien por índices, bien por grupos de datos orga- nizados de una manera efectiva, generalmente en un formato alfabetizado. Para encontrar los restaurantes de Londres que me gustan, voy a mi actual aplicación de referencia general, donde busco «Locales», luego «Londres» y a continuación «Restaurantes», todo alfabetizado en cada nivel de abstracción.
El mayor problema que se les plantea a las personas familiarizadas con la electrónica es que la facilidad para capturar y almacenar ha generado el síndrome del «solo escritura»: esto es, todo lo que hacen es capturar información, y en realidad ni la consultan ni la utilizan con inteligencia. Es necesario actuar con cierto sentido para mantener operativa la potencialmente enorme biblioteca di- gital y no convertirla en un agujero negro donde se descargue la información con un par de golpes de tecla. Por lo que he podido experimentar, la afirmación: «No necesito organizar mis “asuntos” porque la función de búsqueda la puede encon- trar de sobra» deja bastante que desear como planteamiento. Necesitamos dis- poner de una manera de supervisar nuestra masa de información recopilada con algún tipo de clasificación eficaz.
De vez en cuando alguien tiene una cantidad tan enorme de material de re- ferencia sobre un tema o proyecto, que este debería ponerse en su propio cajón, armario o directorio digital independiente. Pero si el material físico vale menos de la mitad que un archivador, mi consejo es que se incluya en el sistema alfabe- tizado general único. Y si se trata de una agrupación digital, puede que se merez- ca su propio lugar como subdirectorio.
Haz fácil la creación de una nueva carpeta. Por lo que a mí respecta, guardo un
considerable suministro de carpetas archivadoras nuevas, disponibles al alcance de mi mano desde el lugar donde me siento, para procesar mi bandeja de entrada. No hay nada peor que tener que archivar algo y no disponer de carpetas suficien- tes para facilitar el proceso. Asegúrate siempre de tener un enorme remanente al alcance de la mano. La versión informática de esto es llegar a dominar la forma de crear instantáneamente un nuevo directorio en tu programa de almacenamien- to de datos, siempre que lo necesites.
Asegúrate de tener suficiente espacio para facilitar el almacenamiento. Procura
su capacidad. Si están abarrotados, inconscientemente te resistirás a dejar las cosas allí dentro, y en su lugar los materiales de referencia tenderán a amonto- narse. Por ejemplo, si un cajón empieza a estar apretado, tal vez lo depure mien- tras espero al teléfono. Si estás atento al espacio de almacenamiento de tus dis- positivos digitales, este es buen momento para revisar y depurar.
No conozco a casi nadie que no tenga los archivadores saturados. Si tienes en estima a tus cutículas, y deseas deshacerte de tu resistencia inconsciente a archivar, entonces has de mantener los cajones lo bastante holgados como para que puedas introducir y sacar los expedientes sin esfuerzo. La versión digital de lo dicho es preocuparse de tener espacio en el ordenador o en la nube. Una decisión que tienes que tomar de forma permanente es la de la cantidad de espacio que te concedes, de manera que el contenido mantenga su significado y siga siendo fácilmente ac- cesible, sin necesidad de crear un agujero negro de una cantidad desorbitada de información vagamente organizada. A veces, cuando estoy esperando al teléfono, al mismo tiempo estoy limpiando las carpetas del correo electrónico y los direc- torios de documentos viejos.
La reacción de algunas personas a esto es exclamar: «¡Tendría que comprar más archivadores!» o bien: «¡Tendría que conseguir una memoria externa ma- yor!», como si eso fuera algo terrible. Pero si las cosas merecen ser guardadas, entonces será mejor conservarlas de manera que sea fácil consultarlas, ¿no es así? Y si no merecen la pena, entonces, ¿para que las guardas? Si resulta que estamos en la Era de la Información, y te dedicas a hacer cosas que te obstaculizan su utilización… no parece muy inteligente por tu parte.
Es posible que tengas que crear otra categoría de almacenamiento del mate- rial de referencia para procurarte suficiente espacio de trabajo y poder tener tus archivos de referencia general a mano. Tal vez sea necesario guardar algunos materiales, tales como las notas de proyectos terminados o los archivos de clien- tes «irrelevantes», pero que pueden ser almacenados en lugares remotos, como dispositivos de almacenamientos, en la nube o al menos fuera de tu espacio de trabajo.
Etiqueta tus carpetas archivadoras con una etiquetadora automática. Con in-
dependencia de lo pequeño que sea tu inventario de materiales físicos de referen- cia, tienes que ocuparte activamente de él. Las etiquetas tipográficas cambian la naturaleza de tus archivos físicos y tu relación con ellos. Los expedientes etiquetados se manejan bien en la mesa de una sala de juntas: todos pueden iden- tificarlos y tú puedes ver fácilmente lo que son a cierta distancia y cuando los llevas en el maletín y cuando abres tu archivador, su apariencia es casi como la
Las cosas a las que pones nombre, las haces tuyas. Las cosas recopiladas sin nombre te poseen a ti.
de un índice impreso por orden alfabético de tus carpetas. Esto hace que abrir el archivador para buscar o meter las cosas sea divertido.
Puede que, avanzado el milenio, los neurocientíficos nos aporten alguna eso- térica y compleja explicación neurológica de por qué los archivos etiquetados son tan eficaces; hasta entonces, confía en mí. Compra una etiquetadora para tu uso exclusivo. Para conseguir que todo el sistema funcione sin ningún contratiempo, tendrás que tenerla a mano permanentemente, de manera que puedas archivar algo siempre que quieras. ¡Y no la compartas!
Si tienes algo que archivar y tu etiquetadora no está ahí, te limitarás a apilar el material en lugar de archivarlo. La etiquetadora debería ser una herramienta tan esencial como la grapadora.
Depura tus archivos una vez al año por lo menos. Hacer limpieza general en tus
archivos de manera regular impide que se estanquen y parezcan un agujero negro, y también te da libertad para guardar lo que se te antoje «por si pudieras necesi- tarlo». Sabes que, de todos modos, al cabo de unos meses volverás a examinarlo todo y que entonces podrás decidir de nuevo qué vale la pena guardar y qué no. Esto es aplicable por igual a la información de referencia digital y la que esté en soporte papel. Como ya he dicho, depuro mis archivos mientras estoy esperando al teléfono (o mientras escucho en una llamada en conferencia ¡que dura y dura!)
Mi consejo es que todas las organizaciones (si no la han establecido ya) ins- tituyan una «jornada de limpieza», en la que todos los empleados vayan a traba- jar en vaqueros, silencien sus teléfonos y se pongan al día con todo lo que tienen guardado.* Provistos de papeleras grandes, contenedores de reciclaje y cajas para recoger el papel triturado, todo el mundo tiene permiso para tirarse el día entero depurando en sus despachos y ordenadores. Algo perfecto para archivar en tu carpeta de recordatorios es el de un día personal de la depuración, bien durante las vacaciones o el día de fin de año, bien en el período de presentación de la declaración de la renta, cuando tal vez quieras vincularla al archivo de los docu- mentos financieros del año anterior.
El archivado como un factor de éxito en sí
Los materiales de apoyo y referencia rara vez se asocian con la urgencia ni tienen un carácter estratégico en el esquema general de las cosas. De ahí que su gestión se