2 PROTOCOLO DE AUDITORÍA ANUNCIADA
CRÍTICO MAYOR MENOR ACCIONES CORRECTIVAS FRECUENCIA DE LA
AUDITORÍA
AA AA+ 5 o menos Evidencias objetivas en un
plazo de 28 días naturales
12 meses
A A+ 6 a 10 Evidencias objetivas en un
plazo de 28 días naturales
12 meses
B B+ 11 a 16 Evidencias objetivas en un
plazo de 28 días naturales
12 meses
B B+ 1 10 o menos Evidencias objetivas en un
plazo de 28 días naturales
12 meses
C C+ 17 a 24 Evidencias objetivas en un
plazo de 28 días naturales
6 meses
C C+ 1 11 a 16 Evidencias objetivas en un
plazo de 28 días naturales
6 meses
C C+ 2 10 o menos Evidencias objetivas en un
plazo de 28 días naturales
6 meses
D D+ 25 a 30 Nueva visita obligatoria en
un plazo de 28 días naturales
6 meses
D D+ 1 17 a 24 Nueva visita obligatoria en
un plazo de 28 días naturales
6 meses
D D+ 2 11 a 16 Nueva visita obligatoria en
un plazo de 28 días naturales
6 meses
No certificado 1 o más Certificado no concedido.
Repetición de la auditoría obligatoria
No certificado 31 o más Certificado no concedido.
Repetición de la auditoría obligatoria
No certificado 1 25 o más Certificado no concedido.
Repetición de la auditoría obligatoria
No certificado 2 17 o más Certificado no concedido.
Repetición de la auditoría obligatoria
No certificado 3 o más Certificado no concedido.
Repetición de la auditoría obligatoria
PA
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ÍA
2.5 INFORMES DE AUDITORÍADespués de cada auditoría se redactará un informe completo en el formato acordado. El informe se elaborará en inglés o en otro idioma, según las necesidades de los usuarios. Cuando el informe se elabore en un idioma que no sea el inglés, las secciones del resumen de auditoría se deberán escribir siempre en inglés.
El informe de auditoría deberá proporcionar a la empresa y a los lectores, como clientes o posibles clientes, un perfil de la compañía y un resumen preciso del rendimiento de la planta con respecto a los requisitos de la Norma.
El informe de auditoría debe ayudar al lector a estar informado de:
•
los controles existentes de seguridad y calidad del producto y las mejoras realizadas desde la última auditoría•
las “mejores prácticas” existentes en sistemas, procedimientos, equipos y fabricación•
las no conformidades y las acciones correctivas adoptadas, así como los planes para corregir la causa raíz.Los informes deben reflejar claramente las conclusiones del auditor durante la auditoría. Los informes se deberán preparar y enviar a la empresa en un plazo de 42 días naturales a partir de la conclusión de la auditoría completa.
El informe de auditoría se deberá cargar oportunamente en el Directorio de Normas Mundiales de BRC independientemente de si se otorga un certificado o no. El propietario del informe de auditoría puede asignar derechos de acceso al informe a clientes y otras partes. El organismo de certificación deberá guardar de forma segura por un periodo de cinco años el informe de auditoría y la información asociada, incluidas las notas de los auditores.
2.6 CERTIFICACIÓN
Después de la revisión del informe de auditoría y de las evidencias documentales proporcionadas para las no conformidades identificadas, el responsable de certificación independiente designado tomará una decisión sobre la concesión del certificado. Cuando se otorgue un certificado, el organismo de certificación lo entregará en un plazo de 42 días naturales a partir de la conclusión de la auditoría. El certificado deberá ajustarse al formato que se muestra en el Apéndice 5.
Los logotipos usados en los certificados (por ejemplo, los logotipos de BRC y del organismo de acreditación) deberán cumplir con sus respectivas reglas de uso.
El certificado detallará:
•
el ámbito de aplicación de la auditoría y sus exclusiones aceptadas•
la opción de auditoría elegida (anunciada o no anunciada) o si el certificado es una reemisión para una extensión del ámbito de aplicación•
el número de registro de seis cifras del auditor principal.La fecha de la auditoría especificada en el certificado será la fecha de la auditoria relacionada con la concesión de ese
certificado, independientemente de si se realizaron otras auditorias para verificar la implementación de las acciones correctivas de la auditoría.
Aunque el certificado se otorga a la planta, pertenece al organismo de certificación que controla su titularidad, uso y exhibición. 2.7 FRECUENCIA DE LAS AUDITORÍAS Y RECERTIFICACIÓN
2.7.1 Programación de las fechas para la repetición de la auditoría
La planta y el organismo de certificación acordarán la programación de la auditoría y elegirán el tipo de programa de la misma. La frecuencia de las auditorías anunciadas será de 6 o 12 meses, independientemente de la calificación obtenida por la planta en las auditorías (véase la Tabla 1).
La fecha de vencimiento de la siguiente auditoría se deberá calcular desde la fecha de la auditoría inicial, independientemente de si se realizaron visitas adicionales para verificar la aplicación de las acciones correctivas requeridas por la auditoría inicial, y no desde la fecha de emisión del certificado.
La posterior auditoría anunciada deberá programarse para que tenga lugar en un plazo de 28 días naturales hasta la fecha de vencimiento de la siguiente auditoría. En el caso de que se hubiese descubierto alguna no conformidad, esto concede un tiempo suficiente para que se lleven a cabo las acciones correctivas, sin perder la certificación.
La planta tiene la responsabilidad de mantener la certificación. Cuando una auditoría se retrase más allá de la fecha de
vencimiento, salvo que existan circunstancias atenuantes justificadas, en la próxima auditoría se le impondrá una no conformidad mayor. Las circunstancias atenuantes justificadas se deberán documentar en el informe de auditoría.
2.7.2 Vencimiento del certificado – circunstancias atenuantes justificadas
Habrá circunstancias en las que un certificado no se pueda renovar cada 6 o 12 meses debido a la imposibilidad de llevar a cabo la auditoría por parte del organismo de certificación. Estas circunstancias atenuantes justificadas, que no acarrearán la
asignación de una no conformidad mayor (cláusula 1.1.6), pueden darse cuando la planta:
•
se halla en un país o una zona que el gobierno aconseja no visitar y en los que localmente no se puede encontrar un auditor adecuado•
se halla en una zona de exclusión reglamentaria•
se halla en una zona que ha sufrido un desastre natural o de otro tipo, el cual ha inhabilitado las instalaciones para seguir con la producción o ha imposibilitado la visita del auditor•
se ve afectada por condiciones que impiden el acceso a la misma o limitan los desplazamientos (por ejemplo, en caso de fuertes nevadas).Cambiar la auditoría a una fecha posterior más “aceptable” para poder combinar auditorías, por falta de personal o porque se están realizando obras, no es una razón aceptable para no cumplir la fecha de vencimiento.
No es una razón justificable para retrasar las auditorías que la planta no esté en plena producción; sin embargo, las auditorías se deben llevar a cabo mientras se están fabricando productos. Puede haber periodos del año en los que la planta cierre la producción (la planta no produce productos y solo hay una pequeña parte del personal realizando tareas de mantenimiento, instalando nuevos equipos o realizando otras actividades). Cuando la fecha de vencimiento para repetir la auditoría caiga en uno de esos periodos, la auditoría solo se podrá adelantar, y la planta se asegurará de que durante el cierre y al reiniciar la producción se cumplan todos los requisitos.
Si estas circunstancias excepcionales impiden la renovación del certificado, el cliente podrá seguir abasteciéndose de la planta durante un periodo de tiempo acordado, mientras pueda demostrar cumplimiento legal por otros medios (como el análisis de riesgos y los registros de las reclamaciones) que muestren que la instalación es todavía competente para continuar la producción hasta que pueda realizarse otra auditoría.
2.7.3 Auditorías realizadas antes de la fecha de vencimiento
La fecha de vencimiento de las auditorías de renovación se produce en un plazo de 28 días antes de que se cumplan 6 meses o 12 meses de la auditoría inicial.
En algunas circunstancias, será posible llevar a cabo la auditoría antes de esas fechas de vencimiento; por ejemplo, a fin de ajustar las fechas de auditoría para combinar con auditorías de otros programas. Cuando una fecha de auditoría se adelante, se aplicarán las siguientes reglas: