La Norma se ha pensado para permitir la incorporación de módulos voluntarios a la auditoría de rutina. Los módulos voluntarios permiten a las plantas demostrar el cumplimiento de un conjunto de requisitos concretos para satisfacer los requisitos de un cliente o mercado concretos.
Durante la vigencia de esta edición de la Norma, se espera que se creen módulos y se pongan a disposición de los usuarios. En la web de las Normas Mundiales de BRC (www.brcglobalstandards.com) y mediante el servicio de suscripción BRC Participate, encontrará una lista de los módulos, los requisitos aplicables y cualquier cuestión de protocolo relativa a los distintos módulos. Los módulos voluntarios se pueden añadir a cualquiera de las opciones de auditoría de certificación completa. El protocolo general de los módulos voluntarios es el siguiente.
6.1 PLANIFICACIÓN DE LA AUDITORÍA 6.1.1 Preparación por parte de la empresa
La intención de incorporar un módulo voluntario al ámbito de aplicación de la auditoría se notificará por adelantado al organismo de certificación. Esto garantiza que se disponga de tiempo suficiente y que se pueda seleccionar un auditor con las
cualificaciones adecuadas para el módulo adicional.
La planta se asegurará de que el programa de producción en el momento de la auditoría incluya productos que estén dentro del ámbito de aplicación del módulo voluntario cuando corresponda.
6.1.2 Información que se debe proporcionar al organismo de certificación para preparar la auditoría
Antes del día de la auditoría, la empresa proporcionará al organismo de certificación la información de fondo adicional que se haya solicitado a fin de que los auditores estén bien preparados para auditar respecto al módulo y tengan la oportunidad de completar la auditoría con eficiencia.
6.1.3 Duración de la auditoria
Para que los módulos voluntarios se incluyan en un programa de auditoría, se deberá asignar tiempo adicional a la auditoría. En el momento de planificar la auditoría, el organismo de certificación deberá indicar el tiempo adicional que espera que se necesite. El tiempo adicional real dependerá del módulo, o la combinación de módulos, que se elija.
6.1.4 Auditoría in situ
El cumplimiento de los requisitos de los módulos voluntarios elegidos se deberá evaluar como parte de la auditoría principal respecto a la Norma y se espera que se integre según corresponda en el programa de auditoría.
Durante la auditoría, se tomarán notas detalladas en relación con las conformidades y no conformidades respecto a los requisitos del módulo adicional. Estas notas serán la base de un anexo en el informe de auditoría. Los auditores evaluarán la naturaleza y gravedad de cualquier no conformidad.
En la reunión de cierre, los auditores presentarán sus conclusiones y abordarán todas las no conformidades en relación con el módulo que se hayan identificado durante la auditoría. Durante la reunión de cierre o un día laborable después de finalizar la auditoría, el auditor presentará un resumen documentado de las no conformidades que se trataron en la reunión de cierre. La dirección del organismo de certificación decidirá independientemente si se debe otorgar la certificación para el módulo voluntario tras una revisión técnica del informe de auditoría y el cierre de no conformidades en el plazo correspondiente. Después de esta revisión, se informará a la empresa sobre la decisión de certificación.
6.2 NO CONFORMIDADES Y ACCIONES CORRECTIVAS
El nivel de no conformidad que el auditor asigne en relación con un requisito del módulo voluntario es un juicio objetivo sobre la severidad y el riesgo y se basa en las evidencias recogidas y las observaciones realizadas durante la auditoría. La dirección del organismo de certificación se ocupa de verificarlo.
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6.2.1 No conformidadesLas no conformidades respecto a un módulo voluntario se deberán calificar de la misma manera que las no conformidades identificadas con respecto a los requisitos de la Norma principal, es decir:
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Crítica Cuando hay un fallo crítico en el cumplimiento de un asunto relacionado con la seguridad o legalidad de un producto en el ámbito de aplicación del módulo.•
Mayor Cuando hay un fallo sustancial que impide satisfacer los requisitos de la “declaración de intenciones” o de cualquier cláusula del módulo, o cuando se identifica una situación que, basándose en las pruebas objetivas disponibles, suscitaría dudas significativas en cuanto a la conformidad del producto o servicio en relación con el módulo.•
Menor Cuando una cláusula del módulo no se ha cumplido por completo pero, según las evidencias objetivas, la conformidad del producto o servicio en relación con el módulo no se pone en duda.6.2.2 Procedimientos para el tratamiento de las no conformidades y acciones correctivas
Tras identificar cualquier no conformidad con respecto a los requisitos de un módulo durante la auditoría, la empresa debe implementar las acciones correctivas para remediar el problema inmediato (corrección). El proceso para solucionar las no conformidades depende de la cantidad y el nivel de las no conformidades identificadas.
No conformidades críticas
Si se identifica una no conformidad crítica con respecto a un requisito del módulo, la planta no podrá recibir la certificación para ese módulo sin llevar a cabo otra auditoría completa para dicho módulo.
Cuando esto ocurra en una planta que ya tenga certificación para el módulo, la certificación se retirará inmediatamente. Si los clientes exigen que se les informe cuando en sus proveedores se identifica una no conformidad crítica o cuando no obtienen el certificado con respecto a un módulo, la empresa informará inmediatamente a sus clientes.
Hay que recordar que una no conformidad crítica con respecto a un requisito de un módulo voluntario no impide necesariamente que se obtenga la certificación con respecto a la Norma u otros módulos voluntarios.
No conformidades mayores y menores
Un módulo voluntario no se puede incluir en un certificado hasta que se haya demostrado que se han corregido las no conformidades mayores y menores, ya sea mediante una solución permanente o temporal aceptable para el organismo de certificación.
La resolución de las no conformidades se puede conseguir ya sea mediante evidencias objetivas enviadas al organismo de certificación (como procedimientos actualizados, registros, fotografías o facturas de trabajos realizados, etc.) o mediante una visita del organismo de certificación a la instalación.
Si no se ofrecen pruebas satisfactorias en el plazo de 28 días naturales contemplado para su presentación después de la auditoría, no se otorgará la certificación. A continuación, la planta requerirá otra auditoría completa para que se considere otorgarle la certificación con respecto al módulo.
Antes de conceder un certificado, el organismo de certificación revisará las evidencias objetivas de la implementación de las acciones correctivas.
6.3 CALIFICACIÓN DE LA AUDITORÍA
Los módulos voluntarios no tienen calificación. Los módulos recibirán el certificado o se les denegará.
Las no conformidades identificadas al evaluar un módulo voluntario no deberán tenerse en cuenta al decidir la calificación del certificado con respecto a la Norma Mundial para Envases y Materiales de Envasado.
6.4 INFORMES DE AUDITORÍA
Después de cada auditoría, se preparará un informe en el formato acordado para el módulo en cuestión, que se incluirá como anexo al informe de auditoría de la Norma Mundial para Envases y Materiales de Envasado. El informe anexo se elaborará en inglés o en otro idioma, según las necesidades de los usuarios. Cuando el informe se elabore en un idioma que no sea el inglés, las secciones del resumen de auditoría aplicables se deberán escribir siempre en inglés.
El anexo del informe que cubre los requisitos del módulo voluntario se deberá preparar y enviar a la compañía en el plazo de 42 días naturales a partir de la conclusión de la auditoría completa.
El informe de auditoría completo de BRC, junto con el anexo del módulo voluntario, se deberán cargar oportunamente en el Directorio de Normas Mundiales de BRC independientemente de si se otorga un certificado o no. El propietario del informe de auditoría puede asignar derechos de acceso al informe de auditoría con el anexo a clientes y otras partes.
El organismo de certificación deberá guardar de forma segura por un periodo de cinco años el informe de auditoría y la información asociada, incluidas las notas de los auditores.
6.5 CERTIFICACIÓN
Después de la revisión del informe de auditoría del módulo voluntario y de las evidencias documentales proporcionadas para las no conformidades identificadas, el responsable de certificación independiente designado tomará una decisión sobre la concesión del certificado. Cuando se otorgue la certificación, se incluirá en el certificado de la Norma Mundial para Envases y Materiales de Envasado y el organismo de certificación lo entregará en un plazo de 42 días naturales a partir de la auditoría. Cuando la acreditación del organismo de certificación no cubra el módulo voluntario, ello se indicará en el certificado. Hay que recordar que los módulos voluntarios se certifican como un anexo de la Norma Mundial para Envases y Materiales de Envasado. Cuando no se obtiene la certificación respecto a la Norma Mundial para Envases y Materiales de Envasado, no se puede otorgar la certificación con respecto al módulo, independientemente de que se cumplieran los requisitos del módulo. 6.6 FRECUENCIA DE LAS AUDITORÍAS Y RECERTIFICACIÓN
6.6.1 Programación de las fechas para la repetición de la auditoría
Para mantener la certificación del módulo voluntario, el módulo se debe incluir en cada auditoría posterior con respecto a la Norma Mundial para Envases y Materiales de Envasado. Las reglas para programar la siguiente auditoría y mantener la certificación seguirán a la selección de auditoría con respecto a la Norma Mundial para Envases y Materiales de Envasado (es decir, anunciada, opción 1 de la auditoría no anunciada u opción 2 de la auditoría no anunciada).