Esta opción implica una sola auditoría no anunciada con respecto a todos los requisitos de la Norma. La fecha de la auditoría se notificará a la planta por adelantado. La auditoría no anunciada sustituirá a la auditoría normal que estaba programada. Aunque la auditoría puede producirse en cualquier momento entre los meses 3 y 12 de la fecha de vencimiento, normalmente tendrá lugar dentro de los últimos 4 meses del ciclo de certificación.
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3.1 PLANIFICACIÓN DE LA AUDITORÍA3.1.1 Selección del programa no anunciado en la opción 1
La planta deberá notificar a su organismo de certificación su decisión de unirse al programa de auditoría no anunciada, o de continuar en él, en un plazo de tres meses desde la fecha de la última auditoría. Esto brinda la oportunidad a la planta de
seleccionar si es necesario un organismo de certificación alternativo, pero permite que la auditoría se lleve a cabo cuando elija el organismo de certificación.
3.1.2 Preparación por parte de la empresa
El organismo de certificación no proporcionará la fecha de la auditoría, por lo tanto es importante que la planta esté preparada en todo momento para recibir una auditoría y facilitar el proceso de auditoría.
El éxito de una auditoría no anunciada depende de la capacidad de la planta de compartir información y conocimientos dentro de la planta; contar con sustitutos para cubrir las ausencias de directores participantes; y compartir la responsabilidad dentro del equipo de dirección por la seguridad del producto y el cumplimiento de la Norma.
3.1.3 Información que se debe proporcionar al organismo de certificación para preparar la auditoría
Cuando opte por la auditoría no anunciada, la planta deberá proporcionar al organismo de certificación la información de fondo necesaria para asegurarse de que los auditores estén bien preparados y tengan la oportunidad de completar la auditoría con eficiencia. Una vez que haya optado por el programa de auditoría no anunciada, la planta deberá informar inmediatamente al organismo de certificación cuando se produzca algún cambio en la planta (como los que aparecen en la lista de las Secciones 7.1 y 7.2).
El organismo de certificación se encargará de solicitar la información, que incluirá entre otros:
•
un resumen del análisis de peligros y riesgos y los puntos de control críticos (PCC) de la planta•
el diagrama de flujo del proceso•
un plano sencillo de la planta•
el organigrama de gestión•
la lista de productos o grupos de productos dentro del ámbito de aplicación de la auditoría•
turnos típicos que se siguen•
la programación de producción, para permitir que las auditorias incluyan los procesos relevantes•
los problemas de calidad significativos, las retiradas de productos y las reclamaciones de los clientes que se hayan producido recientemente, así como otros datos de rendimiento relevantes.Si se trata de un contrato con un nuevo organismo de certificación, la empresa deberá poner a disposición del organismo de certificación el informe de auditoría y el certificado del año anterior.
Dado que la auditoría no se anunciará, es probable que el organismo de certificación necesite también información adicional para planificar la logística del proceso de auditoría. Esto puede incluir:
•
hoteles de la zona recomendados•
instrucciones específicas para llegar a la planta, requisitos de entrada y aparcamiento•
una lista de contactos, en cuanto se llegue a la planta•
tener preparada la ropa de protección correspondiente•
cualquier disposición de seguridad concreta que se deba seguir para acceder a la planta. 3.1.4 Exclusión de días de la auditoríaEl programa no anunciado en la opción 1 brinda a las plantas la oportunidad de elegir 15 días en los que la planta no está disponible para la auditoría.
Estas fechas se comunicarán al menos con 4 semanas de antelación y se deberá ofrecer un motivo para su elección (por ejemplo, si un cliente tiene previsto visitar la planta). El organismo de certificación puede cuestionar el motivo si no lo considera apropiado.
Los días en los que la fabrica no opere, como los fines de semana, los días de fiesta o los cierres planificados por vacaciones o mantenimiento, no se incluyen en esos 15 días. Los días en los que no haya producción se comunicarán al organismo de certificación cuando se opte por el programa no anunciado.
Se espera que los organismos de certificación sean discretos en caso de emergencia.
Una de las condiciones para poder participar en el programa no anunciado es que al auditor se le deberá conceder acceso a la planta para realizar la auditoría en cuanto llegue. Si se le niega el acceso, la planta será responsable de los costes en que haya incurrido el auditor y pasará al programa de auditoría anunciada. A discreción del organismo de certificación, también se podrá suspender o retirar el certificado vigente.
3.1.5 Duración de la auditoria
Al seleccionar esta opción, además de haber asignado tiempo suficiente para la auditoría, se deberá haber suministrado información suficiente al organismo de certificación para permitir la selección de un auditor con las cualificaciones y los conocimientos correctos sobre productos y procesos. La duración de la auditoría se deberá calcular usando la herramienta de cálculo de auditorías de BRC, y para la auditoría no anunciada se concederá el mismo tiempo que se concedería para la auditoría anunciada normal.
La duración típica de una auditoría varía de 1 a 3 días (8 horas por día) en la planta. Para garantizar la coherencia, se ha desarrollado una herramienta que permite calcular el tiempo que se necesita para llevar a cabo la auditoría de una planta concreta, la cual se deberá usar como base para calcular la duración total de la auditoría. Encontrará más información en la web de las Normas Mundiales (www.brcglobalstandards.com).
El cálculo de la duración de la auditoría se basa en:
•
el número de empleados – considerados como empleados a tiempo completo por turno, incluidos los trabajadores temporales•
el tamaño de las instalaciones de fabricación – incluidas las instalaciones de almacenamiento de la planta•
el número de estudios de análisis de peligros y riesgos incluidos en el ámbito de aplicación – para los propósitos de la herramienta de cálculo, los estudios de análisis de peligros y riesgos corresponden a una familia de productos con peligros similares y tecnología de producción similar.Sin embargo, otros factores también pueden influir en el cálculo, aunque se consideran menos significativos y, por lo tanto, no incidirán en la duración de la auditoría en más de un 30% del tiempo total calculado para la auditoría. Estos factores incluyen:
•
la complejidad del proceso de fabricación•
el número de líneas de producción•
la antigüedad de la instalación y su impacto en el flujo del producto•
la cantidad de mano de obra que requieren los procesos•
auditoría que no se lleva a cabo en el idioma habitual del auditor o de la empresa•
el número de no conformidades registradas en la auditoría anterior•
dificultades que se han tenido durante la auditoría que requieren una investigación adicional•
la calidad de la preparación de la planta (por ejemplo: documentación, análisis de peligros, sistemas de gestión de la calidad). Si en el proceso de auditoría se incluyen evaluaciones de ubicaciones, oficina central o instalaciones de almacenamiento adicionales, se deberá asignar tiempo adicional para ello, además del indicado en la herramienta de cálculo.En el caso de que la auditoría con respecto a la Norma incluya módulos voluntarios de BRC, o esté pensada para combinarse con auditorías de otras Normas, el tiempo total de la auditoría se deberá ampliar debidamente. En el informe de auditoría se deberán especificar los detalles de las auditorías combinadas.
El cálculo de la duración de la auditoría deberá determinar el tiempo que se espera que lleve efectuar la auditoría en la planta. Se necesitará tiempo adicional para revisar las pruebas documentales proporcionadas y completar el informe de auditoría final. Las variaciones con respecto al calendario calculado para la auditoría deberán justificarse y especificarse en el informe de auditoría.
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3.2 AUDITORÍA IN SITULas plantas que opten por el programa no anunciado estarán obligadas a acomodar al auditor y permitir que la auditoría comience inmediatamente en cuanto se llegue a la planta. El proceso de auditoría seguirá los mismos procedimientos descritos para la auditoría anunciada. Antes de inspeccionar las instalaciones de producción de la planta, se celebrará una breve reunión de apertura, que se espera que comience no más de 30 minutos después de que el auditor llegue a la planta.
3.3 NO CONFORMIDADES Y ACCIONES CORRECTIVAS
Las no conformidades y acciones correctivas son las mismas que para el programa de auditoría anunciada (véase la Sección 2.3). 3.4 CALIFICACIÓN DE LA AUDITORÍA
El proceso de calificación es el mismo que para el programa de auditoría anunciada (véase la Sección 2.4). La calificación que se otorgue tras la certificación se deberá basar en la cantidad y nivel de no conformidades, tal y como se describe en la Tabla 1. Nótese que a la calificación se le puede añadir el signo + (por ejemplo, AA+, A+, B+, C+ o D+).
3.5 INFORMES DE AUDITORÍA
Los requisitos de presentación de informes de la auditoría son los mismos que para el programa de auditoría anunciada (véase la Sección 2.5). Sin embargo, el informe deberá decir claramente “Opción 1 del programa no anunciado”.
3.6 CERTIFICACIÓN
Los requisitos de certificación de informes de la auditoría son los mismos que para el programa de auditoría anunciada (véase la Sección 2.6). Sin embargo, el certificado deberá decir “Opción 1 del programa no anunciado”.
Este certificado sustituirá al certificado existente. El certificado se otorgará en el plazo de 42 días a partir de la auditoría y tendrá una fecha de caducidad basada en la fecha de caducidad del certificado anterior más 12 meses, siempre que la planta
permanezca dentro del programa de auditoría no anunciada. De esta manera se asegura que la auditoría tiene lugar antes de que caduque el certificado en vigor y que la planta que permanece en el programa no anunciado no se va a ver perjudicada por un periodo de validez más corto en el certificado y una mayor frecuencia en las auditorías.
Si la planta decide volver al programa de auditorías anunciadas, la fecha de caducidad del certificado se basará en 6 o 12 meses a partir de la fecha de la auditoría no anunciada.
3.7 FRECUENCIA DE LAS AUDITORÍAS Y RECERTIFICACIÓN 3.7.1 Programación de las fechas para la repetición de la auditoría La planta puede elegir si desea:
•
seguir dentro de la opción 1 del programa no anunciado•
pasar a la opción 2 del programa no anunciado•
cambiar al programa de auditoría anunciada.Si la planta desea permanecer en la opción 1 del programa, la siguiente auditoría no se anunciará. La auditoría podrá tener lugar en cualquier momento desde 3 meses después de la fecha de la última auditoría hasta 42 días antes de la fecha de caducidad del certificado; sin embargo, normalmente tendrá lugar dentro de los últimos 4 meses del ciclo de certificación. En el caso de que se hubiese descubierto alguna no conformidad, esto concede un tiempo suficiente para que se lleven a cabo las acciones
correctivas, sin poner en peligro la continuidad de la certificación.
Es responsabilidad del organismo de certificación asegurarse de que la auditoría se lleva a cabo dentro del periodo de certificación. No se aplicará la cláusula de no conformidad de auditoría atrasada (1.1.6).
Si la planta opta por la opción 2 del programa no anunciado, se aplicarán las reglas de dicho programa y la auditoría anunciada de los sistemas tendrá lugar en un plazo de 28 días desde la fecha de la auditoría inicial.
Si la planta desea retirarse del programa de auditoría no anunciada, la siguiente auditoría se programará para que tenga lugar en un plazo de 28 días hasta el aniversario, inclusive, de la última auditoría; de esta manera se garantiza que el tiempo máximo entre auditorías no supera un año.