Cuerpo de la Factura

En esta etapa, el usuario define el contenido de la factura a través de la inclusión de los artículos en la misma. A continuación los pasos y la descripción de los campos para llevar a cabo dicho proceso.

Código: Campo en el cual se debe indicar el código del producto a incluir en el factura. Al dejar este campo vacío y presionar Enter, el Sistema presenta la ventana de artículos, de donde el usuario podrá seleccionar el producto que desee.

Dicha ventana presenta los campos código, nombre y unidad de medida, presentando además la existencia del producto. Esto permite que el usuario esté enterado de la existencia de sus productos al momento de la elaboración de las facturas, pedidos, notas de entrega, etc.

Una vez que el usuario selecciona el artículo de la pantalla anterior, el Sistema presenta en la parte inferior del cuerpo de la factura el nombre del producto, donde el usuario podrá modificarlo si lo desea, o si tiene acceso a ello.

Und.: Campo en el cual se debe indicar la unidad de medida del producto. Por omisión es presentado el tipo de unidad que fue declarado en la ficha del artículo. El usuario podrá modificar dicho campo.

Bultos: Campo para indicar la cantidad de bultos que serán incluidos en la factura.

Cantidad/Bultos: Este campo es suministrado por el Sistema al momento de la selección del producto de la base de datos, ya que este campo es suministrado previamente en la apertura de la ficha del artículo.

Precio: Campo en el cual se debe indicar el precio de venta del producto. Al dejar este campo vacío y presionar Enter, el Sistema presenta la ventana que contiene los diferentes precios de venta que han sido declarados en la ficha del artículo y a través de la opción otros precios.

El usuario podrá desplazarse sobre los campos a través de las teclas y luego seleccionar el precio de venta presionando Enter.

% Dcto.: Campo para indicar el porcentaje de descuento que se otorgará en el renglón. Si en la apertura de la ficha del producto se ha indicado algún porcentaje de descuento en el precio de venta del mismo, éste será colocado automáticamente por el Sistema en este campo. El usuario podrá modificarlo si así lo desea.

Total: En este campo es almacenada la información referente al total del renglón, es decir, el Sistema calcula este monto en base a la cantidad de productos en el renglón por el precio de venta menos el porcentaje de descuento.

Además de los productos que se pueden incluir en el cuerpo de la factura, el usuario puede incluir también los servicios o productos que no hallan sido declarados en el inventario, pero si en la opción servicios. Para invocar dicha ventana, el usuario puede hacer uso de la tecla de función F8, seguidamente el Sistema presenta una ventana con los diferentes servicios que la empresa vende, de donde se podrá seleccionar el que se vaya a incluir en el factura.

Cuando es seleccionado un producto o servicio de esta pantalla y llevado al documento en elaboración, el Sistema lo identifica con el símbolo “\” seguido del código del mismo, esto indica al usuario que se trata de un servicio.

Además de la inclusión de servicios en el cuerpo de la factura, el usuario también puede incluir pedidos previamente elaborados; esto se realiza utilizando la tecla de función F9.

En esta pantalla el usuario puede seleccionar el pedido que desee incluir en el cuerpo de la factura.

Al igual que se incluyen pedidos en la factura, el usuario puede también incluir notas de entrega en la misma. El procedimiento para hacer esto, es a través de la tecla de función F10, al ser presionada, el Sistema presenta la ventana que contiene las notas de entrega pendientes del cliente, el usuario podrá entonces seleccionar de dicha ventana la nota de entrega que desee trasladar hacia la factura.

También se pueden facturar, las cotizaciones que se hicieron para ese cliente, este procedimiento se hace con las teclas de función ALT F10, al ser presionadas el Sistema muestra una ventana donde aparecen las cotizaciones hechas a ese cliente, el usuario podrá seleccionar la que desee incluir en la factura.

Cada vez que se incluyen productos en una nota de entrega y la existencia de estos no cubren los requerimientos, el Sistema lo advertirá a través de un mensaje, pero permite la inclusión del artículo, la existencia del mismo ahora será indicada en signo negativo.

Es importante señalar que cuando se incluye un pedido o una nota de entrega en una factura, los renglones de éstos podrán ser modificados o eliminados, el Sistema hace dicha observación. Cuando se finaliza de incluir los productos en el cuerpo de la factura y el usuario desea otorgar un monto o porcentaje de descuento a la factura, es necesario que coloque en el campo código (ítem) *D, estas siglas indican al Sistema que se trata de un descuento.

Seguidamente el Sistema coloca en el campo descripción *DESCUENTO*, el usuario puede modificar dicho enunciado por el que considere conveniente. A continuación el cursor se ubica en el campo Dcto, donde el usuario debe indicar el porcentaje de descuento para la factura; de lo contrario, si desea indicar un monto en lugar de porcentaje, debe presionar Enter, como se puede observar el cursor ahora, se ubica en el campo Total, donde el usuario puede indicar el monto a ser descontado del bruto de la factura.

Si en la ficha del cliente se ha indicado algún porcentaje de descuento, el Sistema evalúa esta situación al momento de terminar con la elaboración de la misma y lo presenta en un mensaje mostrando al usuario dicho porcentaje, si responde afirmativamente, el Sistema entonces, aplicará, además del descuento introducido en el cuerpo de la factura, el porcentaje de descuento indicado en la ficha del cliente; de lo contrario, el Sistema continúa hacia la ventana que contiene las formas de cancelación.

En el cuerpo de la factura, se incluyó un campo “PESO”, ubicado en la parte inferior de la factura, en dicho campo el Sistema guarda el valor del peso en el momento de su venta, con esta información podemos tener un Histórico por Ventas. La información referente al PESO ya fue incluida en la ficha de Artículos de la gestión Almacén.