PAGO/ABONO/CANCELACION

Esta opción permite la inclusión y edición de documentos relacionados con los pagos, abonos y cancelaciones que el usuario debe hacer a los proveedores de la empresa.

Cuando es seleccionada esta opción, es presentada una ventana donde el usuario podrá entonces, realizar las transacciones de pago. Seguidamente se explica en detalle los campos que, de acuerdo al documento que se desea elaborar, el usuario debe introducir.

Nota: Un documento proveniente de facturación no puede ser modificado desde esta pantalla, pero sí puede ser eliminado. En este caso, el recuadro de interacción lo advertirá y solicita conformar la eliminación.

Se puede observar cómo en la parte inferior de esta ventana, se presentan diferentes teclas de función que el usuario podrá utilizar cuando lo desee, las mismas se describen a continuación:

F8= Catálogo: Presenta la ventana que contiene los proveedores que han sido registrados en el Sistema.

F9= Deuda: Presenta una ventana que contiene los documentos pendientes del proveedor que se tiene en pantalla.

Para proceder a la elaboración de los documentos en la pantalla de pagos/abonos/cancelaciones, el usuario deberá seleccionar la opción Incluir que se presenta en la parte inferior de la ventana, luego debe introducir la información que a continuación se detalla.

La pantalla de pagos/abonos/cancelaciones, está dividida en dos partes la primera, se refiere a los datos del proveedor y, la segunda, a los datos de los documentos. A saber:

Código: Campo en el cual se debe indicar el código del proveedor. Este debe estar registrado en el Sistema; de no ser así, es presentada la ventana que contiene los proveedores donde el usuario puede incluirlo y posteriormente seleccionarlo haciendo uso de las opciones disponibles en la parte inferior de la ventana.

Nombre: Este campo se refiere al nombre del proveedor, el cual es mostrado por el Sistema al momento de la selección del mismo de la base de datos.

Saldo actual: Presenta el monto del último pago realizado al proveedor. Si este no tiene documentos pendientes de cancelación, este campo será 0.00

Fecha último pago: Presenta la fecha de la última cancelación hecha al proveedor.

Seguidamente es presentada una ventana que contiene los diferentes tipos de documentos que pueden ser elaborados en esta pantalla.

Cancelación: Cuando es seleccionada esta opción, el Sistema muestra una ventana que contiene los documentos pendientes de cancelación que tiene el proveedor. En la misma el usuario podrá seleccionar el (los) documento (s) que va a cancelar, a continuación se debe presionar Esc.

En este momento el Sistema traslada el (los) documento (s) a la segunda parte de la pantalla de pagos/abonos/cancelaciones, donde el usuario deberá entonces, suministrar la siguiente información.

Tipo de Documento: Este campo es suministrado por el Sistema al momento de seleccionar el tipo de transacción que se va a realizar.

Número: Presenta el número del documento que se va a cancelar una vez que éste es seleccionado; cuando se trata de varios documentos, el Sistema llena este campo con la palabra VARIOS.

Origen: Este campo es suministrado por el Sistema y se refiere al origen del documento, en este caso el origen es CxP; cuando se trata de una factura pendiente de pago, el origen sería CPA.

Fecha de Emisión: Acepta hasta seis (6) posiciones de formato de fecha y se refiere a la fecha de emisión del documento en elaboración. Por omisión se presenta la fecha del Sistema.

Comprobante: Acepta hasta ocho (8) posiciones de formato libre y se refiere al número del comprobante que sustenta la transacción. Por omisión el Sistema presenta el número correlativo que fue asignado en la opción Contadores del Menú Otros. Dicho campo puede ser modificado por el usuario.

Referencia: Acepta hasta diez (10) posiciones de formato libre y se refiere a un número de referencia que el usuario desee colocar para la transacción..

Referencia Contable: Acepta hasta veinte (20) posiciones de formato libre y se refiere al código de la cuenta contable que sería afectada producto de la operación realizada. Esto sucede cuando se han definido las reglas de integración en el Sistema.

Concepto: Acepta hasta treinta (30) posiciones de formato libre y se refiere al concepto de la transacción. El Sistema por omisión llena este campo de acuerdo al documento que se está elaborando. El usuario podrá modificarlo si así lo desea.

Importe: Acepta hasta once (11) posiciones de formato numérico, de ellas nueve (9) enteros y dos (2) decimales, y se refiere al monto de la transacción. El Sistema por omisión, coloca en este campo el monto neto del documento. El usuario podrá modificarlo a su criterio.

Luego de suministrados los datos de la transacción, el Sistema presenta la pantalla que contiene las diferentes formas de pago; el usuario debe seleccionar una de ellas para proceder a la cancelación del documento.

Después de indicar la forma de pago, el Sistema presenta la ventana donde el usuario debe indicar la forma cómo desea imprimir el documento generado por la transacción.

Abono: Permite hacer abonos a los documentos que el proveedor tiene pendientes de pago. Para introducir dichos abonos, el usuario deberá seguir los mismos pasos requeridos en la cancelación.

Para incluir un anticipo o adelanto a proveedores, el procedimiento es el siguiente: Anticipos a Clientes/Proveedores

La figura del anticipo o adelanto es que un cliente/proveedor te da o tu das un dinero sobre una mercancía que se le facturarán o que te facturarán en algún momento, cuando se cruzan estas cuentas el cliente paga o tu pagas al proveedor la diferencia, cuando el monto del anticipo es menor al monto de la factura; el sistema permite cruzar N/C y ABONOS, contra factura, pero si el saldo no cuadra en cero no te lo permite, es por ello que se debe seguir el siguiente procedimiento: Como incluir los anticipos en CxC /CxP

Entrar a Cobro/Abonos/Cancelaciones, o a Pago/Abonos/Cancelaciones, Ubicar al Cliente/Proveedor

Seleccionar incluir un ABONO

Al abrir la pantalla de documentos, no seleccionar ninguno, presionar la tecla Esc, En número colocar Anticipo ( puede crear en F4 la abreviatura ATC),

En referencia colocar el Anticipo + un número Ejemplo ANTICIPO01,02,...) En concepto colocar Anticipo + un número, y colocar el importe.

Como cruzar un anticipo contra una factura: Ubicar al cliente/proveedor

Seleccionar incluir un ABONO sobre una factura, por la diferencia entre el total y el anticipo

ese monto será cancelado con cheque, efectivo, tarjeta o depósito. Para cruzar se debe seleccionar el anticipo y la factura.

En número colocar Cruce.Cta ( puede crear en F4 la abreviatura CCT),

En referencia colocar Cruce.Cta. En concepto colocar Cruce.Cta/Factura XXXXX Con Anticipo. En la forma de pago el sistema automáticamente colocará OTRA.

EJEMPLO:

ANTICIPO 01 150.000,00

FACTURA 960516 200.000,00

SALDO 50.000,00 *

* - INCLUIR EL ABONO POR ESTE MONTO PARA QUE EL SALDO SEA IGUAL A 0

Nota de Crédito: Permite elaborar notas de crédito al proveedor que no impliquen devolución de mercancía. Para introducir dichas notas, el usuario deberá seguir los mismos pasos requeridos en la cancelación.

Las opciones Factura, Giro y Nota de débito permiten llevar un control de los pagos que no sean generados por compras. Ej.: Empresas que trabajan la compra separadamente del Sistema y luego traen los montos de las compras directamente a cuentas por pagar sin registrar el

Para la inclusión de estos documentos, el usuario deberá seguir los mismos pasos requeridos en las transacciones anteriores.

Además de inclusión de documentos, el usuario tiene a su disposición una serie de opciones que se presentan en la parte inferior de la pantalla, con las cuales el usuario podrá eliminar y modificar registros, presentar el archivo en forma de columnas y buscar documentos específicos.

Los reportes relacionados con este archivo maestro son los siguientes: Movimientos

Presenta un informe de los movimientos realizados en Cuentas por Pagar. Dichos movimientos se refieren a las facturas, notas de débito, notas de crédito, etc. incluidas en este archivo maestro (Pago/Abonos/Cancelaciones)

Este informe puede ser emitido de dos formas, a saber: Resumen y Detalle.

Por omisión, es ordenado por la fecha de emisión del documento. El usuario podrá ordenarlo de acuerdo a sus necesidades.

La opción intervalo permite seleccionar el rango de documentos a presentar en el informe. De acuerdo al orden del reporte, el intervalo varía entre el rango de fechas, rango de números de documentos, código de proveedores, etc.

A través la opción criterio, el usuario podrá presentar, si lo desea, sólo aquella información que necesite, por ejemplo:

Se pueden listar solamente todos aquellos documentos con el tipo FC y que tengan fecha de emisión 01/01/96.

También listar los documentos que tengan una determinada referencia contable.

De esta manera, el usuario puede utilizar esta opción según sus necesidades y requerimientos. Finalmente, sólo queda elegir la vía por la cual será emitido el reporte, este puede ser: Impresora, Ventana, Pantalla y Archivo.

Cuando el informe es emitido hacia un archivo, éste puede ser leído posteriormente con cualquier editor de texto.

Este reporte muestra, según rango de fechas, los documentos vencidos y por vencer de las cuentas por pagar.

Este informe está ordenado, por omisión, por el código del proveedor. Este puede ser ordenado de acuerdo al criterio del usuario.

La opción criterio permite presentar un resumen, detalle o sumario de la información, además de permitir indicar la zona y/o el grupo de proveedores a los cuales se desea mostrar en el reporte.

Resumen: presenta las cuentas por pagar de cada proveedor de forma resumida sin el detalle de los documentos.

Detalle: presenta las cuentas por pagar de cada proveedor detallando los documentos de éste.

Sumario: presenta las cuentas por pagar de todos los proveedores totalizada.

Edo. de Cuenta

Este informe permite presentar la deuda que se tiene con el proveedor en detalle de todas las cuentas: facturas, cancelaciones, abonos, notas de crédito y notas de débito.

El orden se deja a criterio del usuario, el Sistema por omisión, lo ordena por código del proveedor. Presenta un suborden por fecha (orden cronológico de transacciones o por número de documento).

El criterio permite indicar la fecha desde y hasta, documentos desde hasta, cuentas sin movimientos S/N, salto de página por cuenta S/N, tipo de documento (FC, NC, ND, AB, CA), referencia, concepto e importe mayor o igual que y menor o igual que.

Histórico

Este reporte presenta los documentos cancelados luego de ejecutar el proceso Histórico, para dejar en el estado de cuenta sólo lo que está pendiente por pagar.

El orden de este informe se deja a criterio del usuario, el mismo puede ser ordenado de la misma manera como se hace en el informe Edo. de Cuenta.

Saldos por Fecha

Presenta un informe con los saldos de las cuentas por pagar. Puede ser emitido por proveedor o por grupo de proveedores.

Cuando se elige por proveedor, tiene dos tipos de orden: código y nombre

La opción intervalo permite seleccionar el rango de proveedor a presentar en el informe. Se dispone de la tecla de función F8 para hacer dicha selección.

A través de la opción criterio, el usuario podrá filtrar la información específica que desea presentar en el informe. Tal como presentar solamente los saldos por fecha de un determinado grupo de proveedores, presentar sólo aquellos proveedores que tengan un determinado límite de crédito, que pertenezcan a determinada zona o que tengan un determinado saldo.

IVA

Presenta una ventana con los diferentes informes que pueden ser emitidos.

Estos informes se refieren a los reportes de Ley que deben ser emitidos cada mes por la empresa. Tales como el libro de Ventas, libro de compras y el sumario de éstos.

PROCESOS

Este menú presenta las opciones que se encargan del mantenimiento y buen funcionamiento del Sistema. Dichas opciones cumplen funciones específicas tales como eliminar físicamente registros de las bases de datos, reprocesar la información, conversión de créditos en giros, etc.

Las opciones de las cuales se compone dicho menú son las siguientes:

CONVERSION

Esta opción permite convertir en giros la deuda de los proveedores; es decir, convierte en giros los documentos del proveedor que se encuentran pendientes de pago.

Dicho proceso debe realizarse siguiendo los pasos que a continuación se detallan.

a. Introduzca el código del proveedor al cual le va a convertir en giros los documentos pendientes. Al dejar este campo en blanco y presionar Enter, es presentada la ventana que contiene los proveedores registrados en el Sistema, donde el usuario debe seleccionar el que desee.

b. Seleccione los documentos que serán convertidos en giros, presionando Enter sobre cada uno de ellos, seguidamente presione Esc.

c. Indique el tipo de interés que será aplicado al monto a financiar. d. Introduzca la información referente al tipo de interés seleccionado.

Seguidamente, el Sistema automáticamente elabora los giros y los presenta en una ventana donde el usuario podrá realizar las modificaciones que desee.

e. Finalmente se deberá conformar los datos anteriormente introducidos.

HISTORICO

Este proceso se encarga de copiar los documentos de cuentas por pagar cancelados en un archivo histórico. Los mismos también pueden ser reversados cuando el usuario lo considere necesario. Las modalidades de este proceso son: Copiar movimientos ya cancelados y reversar movimientos. Al seleccionar cualquiera de estas opciones, el Sistema presenta otra ventana, donde el usuario deberá seleccionar el pase a histórico, es decir, seleccionar manualmente las cuentas que de los proveedores que serán llevadas al histórico o indicar al Sistema que se trata de todas las cuentas.

MANTENIMIENTO

Este proceso se encarga de corregir cualquier anormalidad en el funcionamiento del Sistema. Dicho proceso realiza operaciones de recuperación y limpieza de las bases de datos de la gestión de Compras y Pagos.

A continuación las opciones de las cuales se compone dicho proceso:

Compactar e Indexar Archivos: Este proceso se encarga de eliminar físicamente los registros de las bases de datos y generar a su vez, los archivos índices.

Se recomienda la ejecución de este proceso cuando se presentan anormalidades en los datos del Sistema o cuando se presente una falla eléctrica o caída de tensión y esto signifique pérdida de información y por consiguiente la corrupción de los archivos índices.

También es recomendable ejecutar esta acción cuando el volumen de eliminación de registros en el Sistema sea muy frecuente. Esto permite la recuperación de espacio físico en el disco duro de su computadora.

Reprocesar: Este proceso debe ser utilizado cuando observe que los saldos de las cuentas han variado o no corresponden a la realidad, motivado por algún problema similar a los mencionados en el proceso anterior. El proceso de reconstrucción se inicia desde el primero al último movimiento del ejercicio.

Dependiendo del volumen de datos almacenados y de la velocidad del procesador que posea su computadora, estos procesos requerirán de cierto lapso de tiempo en su ejecución.

Cuando es seleccionado cualquiera de los procesos de mantenimiento, el Sistema solicita la conformación para la ejecución de los mismo.

Nota: Para realizar el proceso de mantenimiento en ambiente multiusuario, el mismo debe realizarse desde una estación de trabajo y los demás usuarios deberán salir de la gestión a la cual se aplicará el proceso.