Tipo I.V.A.: Campo para introducir la tarifa I.V.A aplicable al artículo que se está incluyendo.
ENTRADA/SALIDA/ AJUSTE
Esta opción permite editar el Archivo de movimientos del Almacén. Los movimientos pueden ser introducidos directamente por el usuario (cuando se incorpora el inventario por primera vez o cuando se requiere hacer algún ajuste) o generados por los procesos de compra y/o venta de artículos.
Para registrar un movimiento de inventario, el usuario debe suministrar la siguiente información:
Artículo: Campo que presenta o permite introducir el código del artículo. Se dispone de la tecla
de función [F8] para ver la lista de artículos incluidos en el Sistema y escoger el que va a tener movimiento, también podemos utilizar la tecla de función [F9] para realizar la transferencia de un artículo desde un almacén a otro (cuando se haya activado la opción multialmacén en actualizar empresa), ó, [F10] para ordenar los movimientos por Articulo, Fecha y Numero según el criterio del usuario.
Al: Campo para incluir la identificación del almacén donde se realizará el movimiento del
artículo. (Sólo se activará cuando se haya escogido la opción multialmacén en actualizar empresa). Se dispone de dos (2) posiciones de formato libre.
Fecha: Campo para introducir la fecha del movimiento. Por omisión es presentada la fecha del
Sistema. La misma puede ser modificada.
Tipo: Campo para introducir el tipo de movimiento. Introduzca EN para Entrada, SA para Salida,
AS para Ajuste de Salida, AE para Ajuste de entrada o AC para Ajuste de Costo. Al introducir un identificador incorrecto o dejar el campo vacío el recuadro de interacción muestra los identificadores válidos.
Número: Campo para introducir el número del documento que da origen al movimiento. Este
número generalmente corresponde al número de la factura de venta o compra. Se recomienda la entrada de este campo. Se dispone de ocho (8) posiciones de formato libre.
Unidad: Campo que permite introducir la unidad básica del artículo. Al introducir una unidad de
recuadro de interacción lo advertirá, indicará la cantidad existente a la fecha actual y no permitirá la salida o ajuste de salida.
Costo: Campo que permite introducir el costo total de la cantidad de artículos. Si introduce el
signo asterisco “*” y el costo unitario del artículo, el Sistema calculará el costo total y lo registrará en el campo.
Si realiza la entrada “EN” de un artículo, deberá introducir el costo total de la cantidad de artículos o escribiendo el monto o utilizando el asterisco seguido del costo unitario. Si realiza una salida “SA” o ajuste de entrada “AE”, el costo total será registrado por el Sistema tomando el costo promedio del artículo.
Si realiza un ajuste de salida “AS”, el Sistema permite la entrada en el campo Cantidad y no en Costo, éste tendrá valor cero (0),. Si es un ajuste de costo “AC”, deberá introducir el costo con valor positivo o negativo para aumentar o disminuir el costo promedio del artículo.
Origen: Campo que presenta el origen del movimiento de inventario registrado. Si se introduce
una entrada, salida o ajuste directamente por esta opción, este campo muestra el identificador INV. Si el movimiento es generado por una compra muestra CPA (de cuentas por pagar), si es por venta FAC (de facturación), si es generado por el punto de ventas PVE y finalmente si es generado por una devolución DV.
En el recuadro inferior de la ventana de movimientos, se presentan los campos:
Descripción: Presenta el nombre o descripción del artículo sobre el cual está ubicado el cursor. Cp: Presenta el costo promedio del artículo sobre el cual está ubicado el cursor.
Ex: Presenta la existencia actual del artículo sobre el cual está ubicado el cursor.
Al finalizar la inclusión de los campos de un movimiento, el Sistema pedirá conformar su entrada. El Sistema realizará el recálculo del costo promedio del artículo para registrarlo en la ficha del mismo.
Los reportes que son generados luego de incluir información en este archivo maestro son los siguientes:
Movimientos de Inventario
Esta opción permite emitir un reporte para auditar los movimientos de inventario de la Empresa. El Reporte imprime la fecha, tipo de movimiento, número, origen, código y descripción del
artículo, proveedor o cliente, unidad y costo total de los movimientos del inventario. El Reporte totaliza todos los movimientos.
El orden por omisión es, el código del artículo. El orden del informe se deja a criterio del usuario. El intervalo permite introducir el rango de acuerdo a el orden establecido. Si el orden es por Código o Número, el Sistema permite presenta la tecla de función [F8] para invocar el catálogo de artículos o documentos de inventario. Si el orden es por Fecha, el rango por omisión es desde el primero a fin del mes actual.
La selección permite escoger manualmente los artículos dependiendo del orden seleccionado. Si el orden es por Código y Número, se invoca la ventana de artículos o documentos respectivamente para realizar la selección.
El criterio permite seleccionar los movimientos de acuerdo a diferentes criterios que se establecen con los campos tipo, documentos, origen, proveedor o cliente, unidad, cantidad, costo y venta total. En tipo introduzca “EN” para entrada, “SA” para salida, “AE” para ajuste de entrada, “AS” para ajuste de salida y “AC” para ajuste de costo. En origen introduzca “INV” para inventario, “FAC” para facturación y “CPA” para compras o cuentas por pagar.
Ejemplo:
Se desean listar todos los documentos provenientes de facturación cuya venta total sea superior a 100.000. Tipo: Artículo Documento Origen: FAC Prov/Cliente: Unidad: Cantidad>=: Cantidad<=: Costo Total>=: Costo total<=: Venta Total>=: 100000.00 Venta Total<=:
También se pueden listar todas las SA (salidas) cuyo origen sea INV de todos o de algún artículo; todas las EN (entradas) cuyo origen sea INV mayores a 10, por ejemplo; todos los ajustes de costo; todas las SA por facturas, etc.
Esta opción permite emitir un reporte con la existencia de los artículos del inventario de la Empresa. El reporte muestra el código y nombre del artículo, la existencia mínima, existencia actual, el costo y el costo total, totalizando este último campo.
El orden por omisión, es el código del artículo. Este se deja a criterio del usuario.
El intervalo permite introducir el rango de acuerdo al orden seleccionado. Si el orden es por Código o Nombre permite presionar la tecla de función [F8] para invocar a la ventana de artículos. Si el orden se inicia por Grupo, [F8] invoca la ventana de grupos. En los restantes casos [F8] está inactiva.
La selección permite escoger manualmente los artículos o grupos de artículos del catálogo y se desactiva cuando el orden no incluye los campos código, nombre y grupo de los artículos. La selección cancela el intervalo.
El criterio permite indicar la fecha a la cual se desea emitir el resumen y si sólo se incluyen los artículos cuya existencia es menor o igual a la registrada como mínima. La opción por omisión es la fecha actual e incluir todos los artículos en el Reporte.
Ventas por Mes
Esta opción permite emitir un reporte con las ventas de cada artículo. El Reporte imprime como título el código, nombre, cantidad y venta de los artículos para los meses que se indiquen. Este totaliza las cantidades y ventas de los meses para cada artículo y al final totaliza la venta de todos los artículos.
El orden viene dado por omisión, por el código del artículo.
El intervalo permite introducir el rango de códigos de artículos. Presione [F8] para invocar el catálogo de Artículos y escoger el rango.
El criterio permite emitir las ventas en el rango de meses que se especifica. Por omisión presenta el mes de apertura y el mes actual.
Ganancias Brutas
Esta opción permite emitir un reporte de las ganancias brutas del mes actual con relación al mes anterior. El Reporte imprime el código y nombre del artículo y la cantidad vendida y ganancia bruta del mes anterior y del mes actual. Al final totaliza estos campos.
El orden presentado por omisión, es el código del artículo. El orden del informe se deja a criterio del usuario.
El intervalo permite introducir el rango de acuerdo al orden seleccionado. Si el orden es por Código o Nombre permite presionar la tecla de función [F8] para invocar la ventana de artículos. Si el orden se inicia por Grupo, [F8] invoca a la ventana de grupos. En los restantes casos [F8] está inactiva.
La selección permite escoger manualmente los artículos o grupos de artículos del catálogo. La selección depende del orden seleccionado y se desactiva cuando éste no incluye los campos código, nombre y grupo de los artículos. La selección cancela el intervalo.
El criterio pregunta para qué mes se quiere emitir el reporte.
Movimientos del Articulo
Esta opción permite emitir el detalle de los movimientos de los diferentes artículos del inventario. El Reporte muestra como título, el código, nombre y grupo del artículo. Debajo de éste, muestra fecha, tipo de movimiento, número, cantidad, costo total, existencia y saldo. Muestra además el saldo antes y después del rango de fechas indicados.
El orden por omisión, es el código del artículo. Este se deja a criterio del usuario. El intervalo permite introducir el rango de acuerdo al orden establecido.
El criterio permite introducir el rango de fechas para los movimientos a presentar en el Reporte, si se desean incluir los artículos sin movimiento y finalmente si se desea un salto de página por cada artículo.
Ejemplo:
Se quieren listar todos los movimientos de los artículos comprendidos entre el primero y último de enero.
Fechas>=: Fechas<=:
¿Artículos sin movimiento? No ¿Salto de página por cta.? No
Existencias y Costos por Mes
Esta opción permite emitir un Reporte con el código y nombre del artículo y la entrada, salida, existencia, costo unitario y costo total por cada mes. Cada artículo es totalizado de acuerdo al rango de meses.
El intervalo permite introducir el rango de artículos a presentar en el informe. Se dispone de la tecla de función F8 para invocar la ventana de artículos y hacer dicha selección.
El criterio permite introducir el rango de meses a presentar en el reporte. El criterio por omisión es desde el mes de apertura hasta el mes actual.
Otros Reportes
Esta opción permite seleccionar y emitir los Reportes definidos a través de la Aplicación Generador de Reportes, incluidos en la librería de Reportes de Almacén. Al seleccionar esta opción, el Sistema presenta un recuadro con los nombres de los Reportes definidos previamente. Luego de seleccionar el Reporte deseado, se pasa a la ventana Emisor de Reportes para escoger las diferentes opciones de impresión o emisión del informe.
El Sistema por omisión presenta los siguientes informes en esta ventana:
Existencias a una fecha:
Orden: código y nombre Intervalo: F8 catalogo de artículos
Criterio: grupo, código alterno, precio, ultimo proveedor Parámetro: fecha
Existencia por grupo de artículos a una fecha
Orden: grupo y artículo
Criterio: código, nombre, unidad, ubicación, grupo
Movimientos de inventario con totales
Orden: código
Intervalo: F8 catalogo de artículos
Criterio: fecha, almacén, número de documento, tipo, cantidad, origen,proveedor cliente, costo total y venta total.
Parámetro: totalizar o sumar costos/ventas
Orden: código y nombre Intervalo: F8 catalogo de artículos
Criterio: código, nombre, unidad, precio, existencia mínima/máxima, ubicación, grupo
Artículos y seriales
Orden: artículo y serial Intervalo: catalogo de artículos
Criterio: código artículo, serial, entrada, salida
Movimientos de artículos según serial
Orden: artículo y serial Intervalo: catalogo de artículos Criterio: código artículo, serial
Resumen de venta según serial
Orden: artículo y serial Intervalo: catalogo de artículos Parámetro: fecha
Componentes de artículos
Orden: código
Intervalo: F8 catalogo de artículo
Componentes y costos
Orden: código
Parámetro: según último costo
Componentes y existencias
Orden: código
Intervalo: F8 catalogo de artículo Criterio: componentes
Existencias por almacén v1
Muestra los artículos que hay en un almacén Orden: código
Intervalo: F8 catalogo de artículo Criterio: grupo
Parámetro: almacén y fecha
Existencias por almacén v2
Muestra como esta distribuido un articulo en los almacenes Orden: código
Intervalo: F8 catalogo de artículo
Criterio: grupo, unidad de medida, almacén y último proveedor Parámetro: fecha
Etiquetas de artículos
Orden: código y nombre Intervalo: F8 catalogo de artículo
Criterio: código, nombre, unidad de medida, ubicación y grupo
Orden: código y emisión
TRANSFERENCIAS
Esta opción permite realizar las transferencias entre almacenes, de los artículos que se encuentran en existencia en cada uno de ellos.
Para realizar una transferencia de un almacén a otro, el usuario debe incluir en la ventana de transferencias la siguiente información:
Número de Transferencia: Campo para incluir el número de la transferencia, el Sistema sugerirá
la numeración, ésta también puede ser indicada por el usuario.
Emisión de Transferencia: Campo para introducir la fecha de elaboración de la transferencia, el
Sistema suministra la fecha; pero el usuario puede modificarla.
Almacén de Salida: Campo para indicar el código del almacén del cual se deberán descargar los
artículos a ser transferidos.
Almacén de Entrada: Campo para incluir el código del almacén que va a recibir los artículos que
se están transfiriendo.
Comentario: Campo para incluir cualquier comentario relacionado con la transferencia que sé esta
realizando. Se dispone de dos (2) líneas de cuarenta (40) posiciones cada una.
Después de haber incluido los datos del encabezado de la transferencia, seguimos con la inclusión de los datos del cuerpo de la misma, el usuario debe ingresar la siguiente información:
Item: Campo que permite incluir el código del artículo que va a ser transferido, el usuario puede
desplegar la lista de artículos, dejando el campo en blanco y presionando <Enter>, de esta manera puede elegir el artículo que desea incluir en la transferencia que se está elaborando.
Und.: Campo en el cual se indica la unidad de medida del artículo (Kg, mts, caj, etc). Se dispone
Cantidad: Campo numérico que presenta o permite introducir la cantidad de artículos que serán
transferidos. Si la cantidad de artículos a transferir es mayor a la existencia actual, el recuadro de interacción lo advertirá y no podrá realizar dicha transferencia.
Costo Unitario: Este campo es suministrado por el Sistema, dicho campo es tomado del último
costo registrado para ese artículo.
Costo Total: En este campo se almacena automáticamente la información referente al Costo
Total, es decir el Sistema calcula la cantidad de artículos multiplicado por el costo unitario.