Dar acceso y difusión a los documentos

2.5.5.1 Criterios internacionales de acceso al patrimonio documental

Como decía más arriba la cita de Edmondson (2015), "la preservación […], sin el objetivo del acceso, no tiene sentido." Después del apartado anterior, dedicado a la preservación del patrimonio documental, procede ahora detenerse en lo relacionado con el acceso al mismo.

La afirmación anterior, sobre la dualidad entre preservar y facilitar acceso, había sido formulada ya por el mismo autor en obras precedentes y también publicadas por la UNESCO; entre ellas destacan las Directrices dedicadas a la salvaguardia del patrimonio documental (Edmondson 2002), ya comentadas más arriba en el apartado dedicado a la preservación de ese tipo de patrimonio. Así, en el punto 3.4 de esas Directrices, titulado Principios y métodos de acceso, se puede leer lo siguiente:

"3.4.1 El acceso permanente es el objetivo de la preservación: sin ello, la preservación no tiene sentido […]. El Programa Memoria del Mundo fomenta el acceso universal y democrático al conjunto del patrimonio documental [...]. Todo individuo tiene derecho a una identidad y, por consiguiente, derecho de tener acceso a su patrimonio documental […]."

Y dentro del mismo punto 3.4 se relacionan expresamente conservación y digitalización, a la vez que se trata de las limitaciones que los formatos y canales de comunicación pueden suponer para el acceso a los documentos:

"3.4.3 En algunos casos, por razones específicas, es fundamental tener acceso tanto al soporte como al contenido y no existe alternativa al contacto material e in situ con el patrimonio documental. Pero no siempre es factible, más por motivos de distancia geográfica que por cuestiones de conservación. La numerización del contenido está resultando una estrategia de acceso efectiva para numerosas finalidades [...].”

También se mencionan otros tipos de limitaciones de acceso. Un primer tipo lo forman las limitaciones que resultan de motivos culturales:

"3.4.8 Las circunstancias también pueden limitar el acceso. Por ejemplo, determinadas comunidades pueden restringir el acceso a algunos elementos del patrimonio documental por

Y un segundo tipo de limitaciones está integrado por las derivadas de los derechos de propiedad intelectual:

"3.4.9 El progreso tecnológico entraña asimismo otros cambios que unas veces facilitan y otras dificultan el libre acceso a determinadas obras. Los titulares de los derechos de autor [nota 10] tienen el derecho legal de controlar la explotación de sus bienes y pueden decidir, a menudo por razones comerciales, restringir el acceso al patrimonio documental que es su propiedad material o intelectual."

Sobre el punto anterior, una nota a pie de página merece sin embargo ser destacada aquí, pues apunta a un asunto que ha dificultado y sigue dificultando la creación de instrumentos internacionales para el acceso a los patrimonios documentales de grupos de países (por ejemplo: los de la Unión Europea), a saber, la diversidad -y a veces la divergencia- de las legislaciones propias de esos países:

"[nota 10:] El derecho de autor es un ámbito complejo. Hay que tener en cuenta tanto las convenciones internacionales como las legislaciones nacionales y es aconsejable que todas las instituciones de custodia las conozcan bien. La legislación en materia de derechos de autor varía según las naciones, y no todos los países son signatarios de las convenciones internacionales. Las mayores posibilidades de acceso que permiten las nuevas tecnologías han venido a complicar la situación, y numerosos países están revisando su legislación."

A causa de esa diversidad legislativa se ha podido constatar, desde la fecha en que fueron publicadas esas Directrices de la UNESCO hasta la actualidad, la dificultad mencionada de unificar políticas nacionales de acceso; y ello ha quedado reflejado en textos como la Recomendación que aquella organización publicó en 2015 sobre preservación del patrimonio documental (incluido el digital) (UNESCO 2015a).

Su parte Tercera, dedicada concretamente al Acceso al Patrimonio Documental, se divide en siete puntos que pretenden animar a los Estados Miembros a que desarrollen determinadas medidas en favor del acceso:

1. marcos legislativos apropiados para las instituciones de la memoria (punto 3.1) 2. catálogos e instrumentos de búsqueda precisos y actualizados (punto 3.2) 3. servicios de acceso personalizados y equitativos (ídem)

4. actividades de divulgación (punto 3.3) 5. asociaciones de colaboración (punto 3.4)

6. restricciones al acceso justificadas y limitadas en el tiempo (punto 3.5)

7. leyes que equilibren el acceso y los intereses de los titulares de derechos (punto 3.6) 8. publicaciones y actividades de divulgación de Memoria del Mundo (punto 3.7)

En el texto de la Recomendación, los puntos anteriores se siguen desarrollando en la Parte

contenidas en la parte anterior (reformulándolas en mayor o menor medida) se añaden algunas propuestas especialmente interesantes:

1. la puesta en marcha de instalaciones, procesos y servicios compartidos (punto 4.2)

2. el apoyo a particulares y las instituciones privadas y locales que tengan colecciones valiosas, y la difusión éstas en los directorios nacionales (algo que será tratado en detalle en el presente estudio, al hablar de los censos de colecciones sonoras) (punto 4.3)

3. las nuevas formas y herramientas de educación e investigación sobre el patrimonio documental y su difusión (punto 4.4)

4. los incentivos a patrocinadores, fundaciones y otros agentes externos para que apoyen a las instituciones de la memoria (punto 4.5)

5. la revisión de códigos y regímenes relativos al derecho de autor y al depósito legal (punto 4.6) 6. los programas informáticos e interfaces estándar de código abierto reconocidos

internacionalmente para administrar el patrimonio documental digital (punto 4.7)

2.5.5.2 El acceso al patrimonio documental en España

Para tratar este punto es lógico, forzoso y grato citar, una vez más, la Ley 16/1985 de Patrimonio Histórico Español. Ya en su Título Preliminar, y concretamente en las Disposiciones

generales, Artículo 2º, se trata del acceso, no entendido como actitud pasiva, sino como iniciativa

dirigida a aumentar el número de usuarios potenciales y mejorar el conocimiento de los documentos: "3. A la Administración del Estado compete igualmente la difusión internacional del conocimiento de los bienes integrantes del Patrimonio Histórico Español [...] y el intercambio, respecto a los mismos, de información cultural, técnica y científica con los demás Estados y con los Organismos internacionales [...]."

La misma Ley establece más adelante, en su Título VII, Capítulo I, titulado Del patrimonio

documental y bibliográfico, y más concretamente en el Artículo 57.1, las Reglas concretas para la consulta

de los documentos del patrimonio documental español. De ellas se desea destacar ahora dos epígrafes:

• El epígrafe "a", que establece que tales documentos "[...] serán de libre consulta a no ser que afecten a materias clasificadas de acuerdo con la Ley de Secretos Oficiales o no deban ser públicamente conocidos por disposición expresa de la Ley, o que la difusión de su contenido pueda entrañar riesgos para la seguridad y la defensa del Estado o la averiguación de delitos." Obsérvese la concordancia entre esa Regla y lo antes citado, sobre restricciones al acceso, del punto 3.5 de la Recomendación de 2015 de la UNESCO sobre preservación del patrimonio documental.

• El epígrafe "c", que -abundando en las restricciones anteriores- establece las condiciones y plazos para el acceso a documentos "que contengan datos personales de carácter

policial, procesal, clínico o de cualquier otra índole que puedan afectar a la seguridad de las personas, a su honor, a la intimidad de su vida privada y familiar y a su propia imagen".

A modo de comentario final sobre esa Ley, que puede resumir la voluntad legislativa de otorgar acceso público al patrimonio documental, acceso solamente condicionado por un conjunto justificado de restricciones, parece adecuado citar la frase que constituye por sí sola el Art. 62:

"La Administración del Estado garantizará el acceso de todos los ciudadanos españoles a los Archivos, Bibliotecas y Museos de titularidad estatal, sin perjuicio de las restricciones que, por razón de la conservación de los bienes en ellos custodiados o de la función de la propia institución, puedan establecerse."