Importancia de la conservación

Cuando en los textos oficiales relacionados con el patrimonio documental se trata de la importancia y dificultades de la adecuada conservación de los bienes, suele hacerse referencia general a la problemática de la preservación. Es el caso de las citas que van a presentarse a continuación; sin embargo, parece posible sustituir en ellas mentalmente la palabra preservación por la de conservación, pues lo que comentan puede aplicarse -y quizás deba aplicarse- precisamente a esa primera parte de la preservación del patrimonio.

La importancia que la preservación reviste para el patrimonio de tipo documental se encuentra expresada en textos como por ejemplo las ya citadas Directrices publicadas por la UNESCO (Edmondson 2002), en cuya introducción al capítulo tercero, dedicado a la Preservación y acceso, se dice:

"3.1.1 Los principios y estrategias de preservación y acceso son fundamentales para la protección y la promoción del patrimonio documental. [...] El Programa Memoria del Mundo fomenta la preservación de diversas maneras […]. Los factores relativos a la preservación son un elemento fundamental de la elaboración de planes de gestión y la formulación de propuestas para los registros de la Memoria del Mundo. Se ha de tener en cuenta una serie de factores importantes, como el entorno, el tipo de material, [… y siguen otros factores relevantes]." Para facilitar la necesaria familiarización de las instituciones de la memoria con las técnicas de preservación, que se encuentran sometidas a cambios frecuentes y a veces muy significativos, la UNESCO se ocupa también de publicar -dentro de su programa Memoria del Mundo- diversas guías sobre normas y prácticas recomendadas:

"En el momento de publicarse este trabajo [las Directrices en cuestión, de 2002], estas guías son, en formato libro; Safeguarding the documentary heritage (La salvaguardia del patrimonio documental) de George Boston (UNESCO, 1998, ref. CII-98/WS/4) y, en CD-ROM, Safeguarding our

documentary heritage (La salvaguardia de nuestro patrimonio documental) (UNESCO, 2000)."

Además de los problemas de conservación derivados de las propias características de los materiales documentales almacenados, una fuente principal de preocupación en cuanto a la conservación del patrimonio documental está representada por la posibilidad de desastres naturales. Como mencionan las Directrices de 2002:

"3.2.4 El entorno natural en que se encuentra el patrimonio documental influye profundamente en su perdurabilidad a largo plazo. Si bien las inundaciones, los incendios, los terremotos y los ciclones son fenómenos naturales, se puede preparar estrategias para atenuar sus posibles consecuencias."

Una enumeración de las clases de medidas de prevención que es posible y conveniente tomar ante esos riesgos naturales se encuentra en las Recomendaciones antes citadas (UNESCO 2015a) sobre preservación del patrimonio documental, y concretamente en su Parte Segunda. Ante todo, se establecen los que para la UNESCO deben ser los principios rectores de esas medidas: "la integridad, la autenticidad y la fiabilidad".

Consecuentemente, se recomiendan en el texto citado:

• medidas y políticas de concienciación y desarrollo de las capacidades (punto 2.4)

• la superación de las posibles restricciones para el acceso, ante la adopción de medidas de preservación (punto 2.5)

• las buenas prácticas y las normas en materia de preservación, especialmente para la gestión de riesgos, degradación o robo de documentos (punto 2.7)

• la inversión en infraestructuras técnicas apropiadas (id.)

Los problemas a la hora de preservar los soportes documentales existentes, sumados a la aparición de nuevos soportes, llevan a la necesidad de asegurar al menos la pervivencia del contenido de los documentos. La manera actual de intentar asegurar esa pervivencia es lo que se aborda el apartado siguiente, dedicado a la conversión de los formatos analógicos “tradicionales” en otros más actuales y de tipo digital.

2.5.4.4 Digitalización

Como se ha explicado más arriba, la consecuencia lógica de una adecuada conservación de los documentos originales es la creación de copias que faciliten el acceso a los mismos; y al implicar ese copiado el paso a formatos digitales, esta fase de la preservación recibe el nombre de digitalización.

La necesidad de proceder a la digitalización de los documentos analógicos ha sido, y sigue siendo, tema habitual en los textos sobre patrimonio cultural: todavía queda mucho por digitalizar, aunque se hayan producido grandes avances en ese terreno (basta con ver las bibliotecas digitales ofrecidas por las principales bibliotecas nacionales); y no pasará mucho tiempo sin que los soportes pendientes de ser digitalizados sufran deterioros importantes que dificulten o impidan el copiado de la información contenida en ellos.

Entre los textos más relevantes sobre lo anterior se encuentra la Declaración de la UNESCO suscrita en Vancouver que se centra expresamente en la digitalización y preservación (UNESCO 2012). (Por cierto, esa yuxtaposición de tales términos ya en el título mismo del documento podría sugerir que se trata de procesos distintos y quizás independientes; lo cual iría en sentido contrario a la clarificación que sobre la relación entre ellos ha sido expuesta más arriba, y según la cual conviene entender que el primer término se refiere a una de las partes del segundo).

Citando de esa Declaración su apartado introductorio, se encuentra referidas inmediatamente el problema, sus causas principales, y "la solución":

"En la actualidad, se pierden constantemente grandes cantidades de información debido a que se desconoce su importancia, no existen marcos legales e institucionales para garantizar su conservación y hace falta una mejor capacitación y financiación. [...] La

digitalización […] en lo que respecta al material audiovisual, es la única manera de asegurar su supervivencia."

Ahora bien: el hecho de haber digitalizado un documento no supone una garantía permanente de la conservación de su contenido, pues -al igual que sucedía con el soporte analógico inicial- el nuevo soporte también estará sometido a riesgos: obsolescencia del soporte y de los aparatos que

pueden leerlo; deterioro de los materiales; amenaza de desastres naturales; etc. Por ello, la Declaración añade:

"Actualmente, se crean muchos objetos en formato digital pero no se piensa en las formas de asegurar su accesibilidad y conservación de manera fiable, auténtica y veraz con el paso del tiempo y de los desarrollos tecnológicos. Esto se aplica también a los materiales analógicos que se convierten al formato digital."

Y acto seguido concluye con una afirmación que resume tanto los argumentos precedentes como la actitud práctica a seguir:

"La conservación digital debe ser una prioridad de desarrollo y es indispensable invertir en infraestructura para garantizar la fiabilidad de los registros digitales, así como su accesibilidad a largo plazo."

Esa infraestructura, ese desarrollo manifestado por la UNESCO como prioritario, debe naturalmente responder a unas orientaciones o normas concretas, como todo proceso complejo e importante que además se quiere lo más unificado y coordinado posible en el plano internacional. Para ello, la UNESCO invitó justo a comienzos del siglo XXI a dos organizaciones, la IFLA y el ICA, a que elaborasen unas directrices adecuadas que sirvieran para concretar los procedimientos fomentados. El resultado de esa invitación fue el documento realizado por grupos de trabajo de sendas organizaciones y titulado Directrices para proyectos de digitalización de colecciones y fondos de dominio

publico, en particular para aquellos custodiados en bibliotecas y archivos ((IFLA 2002).

El Prólogo de esas Directrices refiere la abundancia de textos existentes ya en ese momento, y la relación que esta nueva publicación guarda con ellos:

" ya existen muchas publicaciones y sitios web que ofrecen información y recomendaciones en el campo de la digitalización. [...] La lógica seguida por el grupo de trabajo fue la de no duplicar los textos existentes, sino más bien ofrecer una síntesis de la información disponible." Como demostración del carácter práctico y pretendidamente "universal" del documento, se indica que “las directrices deberían ser, en la medida de lo posible, especialmente aplicables por las instituciones de los países en vías de desarrollo."

Reforzando lo anterior, se afirma que el documento se ha dedicado a tratar "las cuestiones clave relativas a la conceptualización, planificación e implementación de un proyecto de digitalización", incluyendo recomendaciones de “buenas prácticas” para cada una de las ocho etapas del proceso, que se tratan en otras tantas secciones que comprenden cada una de ellas varias partes:

• una introducción que presenta el contexto e identifica las cuestiones relevantes • un texto que detalla las cuestiones y actuaciones que llevar a cabo

• uno o más recuadros de texto como resumen de las recomendaciones principales

"Como se indica en la introducción, su alcance solo se refiere al patrimonio documental basado en papel, esto es, manuscritos, libros impresos y fotografías. No incluye las cuestiones especiales relativas a los registros sonoros o películas, que se tratarán en otro conjunto de directrices patrocinadas por el Programa Memoria del Mundo de la UNESCO."

Esa limitación excluye expresamente a determinados tipos de documentos, entre ellos los audiovisuales; y esa exclusión se recuerda y subraya más adelante, en la página 8 del documento:

"Definición. Estas son directrices [que] [...] Tratan del patrimonio documental en papel, manuscritos, libros impresos y fotografías, y no de registros sonoros ni de películas, objetos o monumentos.

Una vez descrito sumariamente el documento de Directrices publicado en 2002, se hacía necesario velar por su aplicación. Y es precisamente la Declaración de Vancouver, que antes ha sido comentada, el documento que la UNESCO presenta -diez años después de las Directrices- para hacer constar la necesidad de un instrumento general para intentar coordinar la digitalización a escala mundial. En el punto Séptimo de la Declaración se lee:

"Es imprescindible establecer una hoja de ruta que proponga soluciones, acuerdos y políticas para asegurar una accesibilidad y una salvaguardia dignas de confianza."

Y el documento efectúa un amplio repertorio de recomendaciones relacionadas con la digitalización, agrupándolas bajo cuatro epígrafes:

1. A la propia UNESCO (realizadas por los participantes en el Congreso del que resultó el