DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA

1. La circulación de la documentación administrativa en la empresa. 2. Los medios de cobro y pago

DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA

En las empresas es necesario tomar constantemente decisiones. Para ello es necesario contar con las adecuadas fuentes de información. La mayor fuente de información procede de la propia empresa, y la calidad de la misma, depende, en gran manera, del tratamiento que se le haya aplicado a toda la documentación que se genera o recibe.

Una empresa interactúa en un mercado, y sus relaciones con proveedores, clientes, trabajadores, acreedores, etc., originan obligaciones y derechos económicos u obligaciones de tipo jurídico que quedan reflejados en documentos. La gestión administrativa es tanto el conocimiento, elaboración, tratamiento, registro y archivo de la documentación administrativa, como el control del proceso y de las obligaciones y derechos inherentes a los mismos.

1. LA CIRCULACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA EN LA EMPRESA La operación de compraventa se desarrolla, básicamente, en cuatro fases: Pedido, Suministros, Facturación y Cobro / Pago.

Fase de Pedido

El pedido es la operación mediante la cual se inician los artículos o servicios que el cliente (comprador) solicita al proveedor (vendedor) o acreedor (prestador de los servicios), así como las condiciones de la compra (incluye las condiciones de entrega, condiciones económicas y condiciones de pago). Se puede decir que el pedido es la primera operación del proceso de compraventa.

El pedido se puede realizar a través de diferentes medios:

Pedido telefónico (posteriormente se suele remitir una carta de confirmación o una nota de pedido).

Pedido por correo (el pedido se puede realizar en la propia carta comercial o bien adjuntado a ésta una nota de pedido).

Pedido a través de fax ( se remite carta comercial o nota de pedido). Pedido por medios telemáticos ( a través de internet , Infovía, etc.)

El pedido, se realiza mediante diferentes documentos:

Carta comercial ( donde se detalla claramente la operación de compraventa: unidades, conceptos, referencias y condiciones de la compra).

Propuesta de pedido, cuando se recibe la visita del representante de la empresa vendedora (éste se encarga de hacer llegar la propuesta a la empresa).

Nota de pedido, cuando la empresa compradora se dirige directamente a la empresa vendedora (generalmente se remite una carta informando sobre la nota de pedido, que se adjunta a la carta).

Fase de suministro

Al recibir el pedido, la empresa vendedora o prestadora de servicios puede aceptarlo o no, dependiendo del riesgo económico asignado a dicho cliente y de los informes que tenga sobre su solvencia o formalidad.

Cuando el comprador recibe las mercancías debe comprobar las condiciones de entrega que se reflejan en el mismo. Así, también deberá cerciorase de que los géneros recibidos coinciden con el albarán y con las condiciones de compras pactadas. Por último deberá verificar que los cálculos realizados son correctos. En caso de anomalía lo comunicara el vendedor para que emita factura rectificativa ( si el comprador tiene derecho a deducir el IVA) o nota de abono ( si el comprador no tiene derecho a deducir el IVA).

El comprador, registrará la factura en el libro registro de facturas recibidas y procederá igualmente a su contabilización ( asiento contable). Con los datos contenidos en la factura puede calcular el coste unitario de adquisición de los distintos artículos para darles entrada en las fichas de almacén valoradas, y de esta manera tener información oportuna para poder fijar los precios de venta de los distintos artículos.

Fase de pago / cobro

Es preciso distinguir entre las modalidades de pago al contado o a crédito no documentado (generalmente a reposición), y a crédito documentado (en letras de cambio).

a) Pago al contado o a reposición:

El pago puede realizarse de diferentes formas:

– En efectivo, cuando se trata de un reembolso o la factura de la presente una persona de la empresa vendedora, con poder de firma y portando el sello. En ese caso, al abonarse la factura, el vendedor la sellará y firmará el recibí.

– Mediante transferencia bancaria. Se trata de una operación consistente en traspasar fondos desde una cuenta corriente a otra de la misma entidad bancaria o de otra entidad diferente. Esta operación se realiza a petición del ordenante por medio de una solicitud de transferencia. Las entidades bancarias suelen cobrar diferentes gastos por la prestación de este servicio.

– Mediante cheque nominativo. El cheque es un mandato escrito de pago, para cobrar una cantidad determinada contra los fondos que quien lo expide tiene disponibles en un banco. Es Nominativo cuando en el mismo se indica el nombre de la persona autorizada para cobrarlo.

La empresa compradora contabilizará el pago y lo anotará en los libros auxiliares de caja o bancos.

La empresa vendedora expedirá un recibo que exprese la recepción de una determinada cantidad por los conceptos en él indicados. Con este documento queda finalizada la operación de compraventa.

b) Pago a crédito documentado en letras de cambio:

El vendedor librará (cumplimentará) las letras de cambio con los valores nominales (importes) y vencimientos acordados en el pedido. En el supuesto de expresarse el vencimiento a un plazo vista, los efectos deberán presentarse al comprador para su aceptación. El vendedor registrará los efectos en el registro de efectos a cobrar ( o control de vencimientos de cobros) y procederá a su contabilización.

El comprador, a su presentación, en su caso, aceptará cantidad, vencimiento y lugar de pago. Anotará los efectos en el registro de efectos a pagar ( o control de vencimientos de pagos) y procederá a su contabilización.

El vendedor puede gestionar por sí mismo el cobro de las letras a su vencimiento, o encargar la gestión de cobro a una entidad bancaria. También puede descontar los efectos (venderlos a una entidad bancaria) e incluso endosarlos (ceder la propiedad) a otra persona física o jurídica como pago de una deuda.

En resumen, consideramos que el vendedor presenta al cobro los efectos a su vencimiento. El comprador los abonará y procederá a la contabilización del pago, así como a realizar la oportuna anotación en el registro de efectos a cobrar.

Nota de pedido

La nota de pedido es el documento que utiliza la empresa compradora para comunicar a la empresa vendedora su solicitud de artículos, en las condiciones en ellas indicadas. El pedido se realizara en un documento de la empresa compradora, por lo que suele realizarse en impresos que contienen su membrete ( conjunto de datos identificativos de la empresa que expide un documento).

Las condiciones que suelen reflejarse en dicho documento o cualquier otro en el que se realice el pedido son las siguientes:

Plazo de entrega

Puede indicar una fecha concreta o un plazo máximo, a partir del cual se incumplirían las condiciones pactadas.

Horario de entrega

Generalmente marcado por las horas de apertura de los establecimientos, horas dedicadas por el comprador a las recepciones de productos y horas para carga y descarga de acuerdo con la normativa.

Lugar de entrega

– Puede ser el domicilio del vendedor.

– Puede ser el domicilio del comprador, el de su almacén u otro por él designado. – Puede ser en una terminal- pública o privada- de transporte.

Gastos de entrega

– Portes (pueden ser a cargo del comprador, a cargo del vendedor o compartidos). Además pueden realizarse en las modalidades de portes pagados ( pagados en el origen) o portes debidos (pagados en el destino).

– Seguros (aseguramiento de la mercancía durante el transporte). – Gastos de carga y descarga (sobre todo cuando es especializada).

– Embalajes (la mercancía requiere un embalaje adecuado cuyo importe no está incluido en el precio del producto).

– Envases (el producto requiere estar contenido en un determinado recipiente o vasija).

Condiciones de venta.

– Descuento comercial: descuentos con motivo de oferta o promoción de los productos, que pueden afectar a su totalidad o sólo a algunos de ellos.

– Descuento o bonificación por volumen de compra (rappel): Se conceden por haber superado un volumen de compra previamente establecido.

– Descuento financiero o por pronto pago: se concede por abonar la factura al contado en el momento de su presentación.

Condiciones de pago.

Puede ser al contado (en este caso se suele realizar un descuento por pronto pago). A la reposición o a reponer (el pedido se paga cuando llega la mercancía del pedido siguiente), a crédito no documentado (generalmente se pagará a los 30 días), a crédito documentado (letras a 30, 60 y 90 días, etc.)

Propuesta de pedido.

La propuesta de pedido es el documento mediante el cual la empresa vendedora refleja el pedido realizado por la empresa compradora, en las condiciones en ella indicada. El pedido se realiza en un documento de la empresa vendedora, por lo cual suele realizarse en impresos que contienen el membrete de dicha empresa. La propuesta de pedido la cumplimenta el agente comercial o representante de la empresa vendedora. Se denomina propuesta de pedido pues, aunque cuenta con la firma del representante, la aceptación del pedido depende de la propia empresa, de acuerdo con múltiples criterios.

Albarán, albarán valorado.

El albarán, también denominado nota de entrega, es el documento en el que se detallan los géneros entregados al comprador (cliente). Este documento, lo emite el vendedor (proveedor) y acompaña las mercancías durante la expedición. En los albaranes, si bien consta el precio unitario, no se cumplimenta la columna de importe, ni figuran los suplidos (gastos), ni el IVA (impuesto), que afecta a la mercancía; lo que se detallará en la correspondiente factura, pues el objetivo del albarán es simplemente acreditar la entrega de unos bienes, en las condiciones especificadas en el propio documento, que deben concordar con lo pactado en el pedido (nota de pedido o propuesta de pedido).

La factura.

La factura es el documento que expide el vendedor (proveedor) y remite al comprador (cliente) en el cual se acredita, debidamente valorada, la entrega de bienes o la prestación de servicios. La Real Academia la define como “relación de los objetos o artículos comprendidos en una venta, remesa, u otra operación de comercio”, completándola con la siguiente aclaración: “cuenta detallada de cada una de estas operaciones, con expresión de número, peso o medida, calidad y valor o precio”

Por lo tanto, están obligados a emitir facturas los empresarios o profesionales que en desarrollo de sus actividades entreguen bienes o presten servicios. Deben expedir una factura por cada operación, pudiendo incluir en una sola factura las operaciones que realicen con un solo destinatario, que se produzcan dentro de un mes natural o período inferior. Los empresarios o profesionales deben conservar una copia de cada factura que emitan.

Se pueden distinguir tres tipos de facturas, en función de los requisitos anexos a las mismas: facturas completas, facturas simplificadas y documentos sustitutivos (tickets o vales). – Factura completa. Se emite siempre que el destinatario actúe como empresario o profesional en el desarrollo de su actividad y practique la deducción del IVA soportado. Este documento debe contemplar todos los requisitos exigidos legalmente, que son los siguientes:

a) Número y, en su caso, serie (si existen varios centros de facturación) de la factura. b) Nombre y apellidos o razón social del emisor, domicilio y NIF.

c) Nombre y apellidos o razón social del destinatario, domicilio y NIF. d) Descripción de los bienes entregados o servicios prestados.

e) Contraprestación total de la operación y demás datos necesarios para el cálculo de la base imponible.

f) Tipos de IVA aplicable y cuotas devengadas. g) Lugar y fecha de emisión.

h) Las sociedades, además, deberán hacer constar los datos identificativos de su inscripción en el Registro Mercantil.

– Factura simplificada. En este tipo de facturas no es obligatorio recoger la identificación del destinatario. Se puede expedir cuando la contraprestación no supere un importe de 90.1 ¤ y el destinatario no sea empresario o profesional en el ejercicio de su actividad, y en los demás casos que autorice el Departamento de Gestión Tributaria de la Agencia Estatal de la Administración Tributaria.

– Documentos sustitutivos de las facturas (tickets o vales de caja).

En determinadas operaciones, cuando su importe no exceda de 3005 ¤, las facturas podrán ser sustituidas por talonarios de vales numerados o, en su defecto, por tickets expedidos por máquinas registradoras. A continuación señalaremos algunas de las operaciones que pueden acogerse a esta modalidad:

– Ventas al por menor (el destinatario es consumidor final). – Transporte de personas y sus equipajes.

– Servicios de hostelería y restauración. – Servicios telefónicos.

– Utilización de instalaciones deportivas y otros.

En los vales y tickets se harán constar al menos los siguientes datos: a) Número, y en su caso, serie.

b) NIF del expedidor.

c) Tipo impositivo aplicado, o la expresión “IVA incluido”. d) Contraprestación total.

* Diversos aspectos que se deben considerar sobre las facturas.

DEDUCCIONES, GASTOS Y OTROS IMPORTES QUE PUEDEN APARECER REFLEJADOS EN