E L TRATAMIENTO DEL MATERIAL DOCUMENTAL ¿F ICHAS O FOTOCOPIAS ?

El material documental no sólo debe ser leído sino también “digerido”, esto es, ana- lizado, seleccionado, clasificado y catalo- gado para su uso posterior. Dos formas se presentan para efectuar este tratamiento: el sistema de fichas y el sistema de foto- copias.

a) Las fichas

La forma tradicional de efectuar este tra- tamiento es mediante el sistema de fichas o papeletas, del cual llegó a decirse que el paso más importante dado en la documen-

tación fue el descubrimiento de la ficha bibliográfica.257

El sistema de fichaje consiste en sintetizar la información obtenida de la lectura en papeles de dimensiones reducidas (cuartillas u octavillas), y que son susceptibles de ser ordenados sistemáticamente según diversos criterios y recuperados con facilidad.

Con la aparición del fotocopiado las fi- chas perdieron gran parte de su utilidad, ya que ahora era posible obtener con me- nos esfuerzo un documento accesorio que, conteniendo la información completa de la lectura, podía ser ordenado y sistematizado más o menos del mismo modo (mediante carpetas temáticas).

No obstante, pensamos que el sistema de fichaje puede tener una gloriosa resurrección si se tiene en cuenta que hoy en día existen programas computacionales que permiten diseñar y guardar fichas electrónicas, que son más fáciles de manejar que las antiguas cajas de zapatos que guardaban las fichas de papel. Así, por ejemplo, el programa FileMarketPro, es susceptible de adaptar para la recolección de fichas temáticas, bibliográficas o jurisprudenciales.

Las fichas pueden ser:

1º. De bibliografía: la ficha tiene por objeto guardar la información de una obra que será utilizada para componer la biblio- grafía de la tesis. En su encabezamiento debe constar el apellido del autor o del primero de los autores o, en su defecto, el título. Luego vendrá el título, subtítulo, editorial, edición, lugar y año, número de páginas si es libro o la página inicial o final si es un artículo de revista.

Las fichas de bibliografía se ordenan alfabéticamente por apellido del autor o, en su defecto, por la inicial del título.

2º. De citas: la ficha de citas es la que pretende dar cuenta de las ideas que se extraen de la lectura de un texto. Pueden ser de citas textuales, de resumen o mixtas. Lo más común es que sean mixtas, es decir que incluyan algunas citas textuales, que se entrecomillan, y un resumen de otras

257 _{Cfr. SIERRA BRAVO, R., ob. cit., p. 311.}

ideas del autor efectuado por el investiga- dor. Las citas textuales intentarán extraer el núcleo esencial o la forma de expresión más afortunada de las ideas principales del texto. El contexto y la explicación serán los resúmenes que haga el investigador.

Si la ficha está relacionada con un fichero bibliográfico no es necesario dejar constancia de todos los datos del libro. Pero sí se indi- carán las páginas en las que se encuentran las citas textuales o los resúmenes.

En la cabecera de la ficha se colocará, si es en papel, el descriptor o vocablo relativo a la materia a la que se refiere la cita. Si se usa un programa computacional habrá que conectar la ficha a uno de los descriptores previamente determinados (normalmente vendrán dados por el índice provisional).

Así, de una misma obra pueden extraerse varias fichas de citas.

Cuando queramos redactar bastará con recuperar todas las fichas que tengamos sobre la materia y trabajaremos sobre ellas, sin volver a los textos originales, sino en casos excepcionales.

3º. De ideas: la ficha de ideas es la que recoge las propias ideas que se le van ocu- rriendo al investigador. También se ordenan por materias y sirven para la redacción del acápite pertinente.

b) Las fotocopias “iluminadas”

Con las fotocopias el investigador se ahorra el trabajo de leer el libro en el mismo lugar en que lo encontró, y puede así consul- tar rápidamente muchos textos, dejando para más adelante la lectura y análisis del material.

Es muy importante que cada vez que se obtenga la fotocopia se ponga en la pri- mera página una indicación precisa de la fuente de la que se obtuvo. Si es un libro o artículo deben recogerse todos los datos necesarios para la bibliografía y fijarse bien si en la fotocopia figuran las páginas. Si es un artículo que hemos recogido de una revista u obra colectiva y hemos recogido sólo una parte, debemos fijarnos en anotar

las páginas inicial y final, ya que este dato es esencial para componer la bibliografía.

Una vez obtenidas las fotocopias se proce- derá paulatinamente a una lectura detenida e iremos marcando con destacador las ideas principales y colocando al margen el descrip- tor o palabra clave que indique la materia a la que se refiere esa parte del escrito.258 La fotocopia pasará a estar “iluminada” con estos faros que nos permiten orientarnos en el curso del mensaje escrito.

Cuando deseemos escribir sobre un tema, habrá que buscar las fotocopias que incluyan el descriptor pertinente y separarlas del resto para comenzar a trabajar sobre ellas. Será necesaria una nueva lectura.

c) ¿Fotocopias o fichas?

Como decíamos, el sistema de fichas aunque se pensaba superado hoy está de vuelta por los sistemas informáticos o bases de datos. Surge entonces el interrogante sobre cuál sistema preferir para la investigación jurídica.

No es posible afirmar categóricamente la prioridad de un sistema sobre otro, y muchas veces dependerá del orden y método con que proceda el doctorando. Un sistema de fichas mal llevado es desastroso y una pérdida de tiempo monumental. Una persona que se dedica a acumular fotocopia tras foto- copia, sin orden ni tratamiento, tampoco conseguirá avanzar en su trabajo.

Pero dejando clara la necesidad de que sea el doctorando quien elija el método que más se acomode a su manera de trabajar, siempre que lo siga rigurosamente, nos in- clinamos por recomendar para labores de corto aliento (un comentario, una ponencia, un artículo de revista) el sistema de fotoco- pias. Para trabajos de mayor amplitud (la composición de una monografía o de una tesis) nos parece que lo más recomendable es un sistema combinado de fichas y de fotocopias iluminadas.

258 _{DUSSAILLANT, J., ob. cit., sugiere además colocar}

subtítulos al margen de los párrafos del documento fotocopiado que coincidan con el índice provisional de la tesis.

Esta combinación puede conseguirse del siguiente modo: cuando podamos trabajar con un texto directamente en el compu- tador será conveniente ahorrarse el gasto en fotocopias y ficharlo con el programa computacional elegido. Es posible ya acu- dir a bibliotecas usando un notebook o computador portátil. De aquellos textos que no puedan ser ingresados a la base computacional, sacaremos fotocopias.

Leídas las fotocopias, se ingresarán a la ficha.

Habrá algunos trabajos que son muy medulares en nuestra tesis y que de ficharlos tendríamos que casi reproducirlos enteros. En este caso, no es conveniente gastar mu- cho tiempo en extraer fichas y será mejor tratarlos con el método de la fotocopia iluminada.

9. EL “ALMACENAJE”

Todo doctorando a lo largo de los años en que transcurre su tesis acumula un mate- rial impresionante que es necesario saber guardar y ordenar, so pena de sucumbir en una ruma inorgánica de papeles.

Un buen consejo es no acumular libros por si pudieran ser de utilidad más ade- lante. Es mejor pasar ese libro a un fichaje bibliográfico y devolverlo a la biblioteca o a su dueño. Ya se pedirá si en verdad se le vuelve a utilizar.

Aún más, hay que mantener en la mesa de trabajo los libros que realmente se están ocupando en esas semanas. Los otros se mantendrán en la biblioteca personal (si son de uno) o en la biblioteca de la Uni- versidad en la que se trabaja.

Las fotocopias pueden ordenarse en car- petas, reuniendo todas las fotocopias en “montones” por cada capítulo o secciones de capítulo, como sugiere Nubiola.259

En nuestra experiencia personal, una forma más fácil de consultar es ingresar estas fotocopias en archivadores tamaño “oficio”, de la mayor capacidad. Se distinguirá

así un tema global que corresponde a un archivador, y luego dentro de él se abrirán diversos subtemas utilizando separadores. Si un archivador se agota es posible abrir otro sobre el mismo tema añadiendo un número de continuidad (I, II, III, etc.). Además, podemos tener una carpeta, ojalá colgante y fácil de consultar, que se desti-

nará a mantener transitoriamente los do- cumentos que aún no hemos alcanzado a mirar y clasificar. Esta carpeta puede llevar el nombre de “Para archivar”.260