Gestión del Costo del proyecto

La administración de proyectos entrega pro- ductos de alta calidad en el tiempo más corto y al menor costo. Según Marie Scotto (2009), advierte que en “ocasiones los proyectos fra- casan debido a la deficiencia en las técnicas de elaboración de los presupuestos y el con- trol de los costos que conducen a problemas como productos de baja calidad, grupos de trabajo poco motivados y caos en los costos de los proyectos”.

Para calcular con éxito el presupuesto, se su- giere el siguiente proceso.

• Entender claramente lo que quiere el clien- te.

• Identificar todo el trabajo que se tendrá que hacer.

• Identificar al personal disponible para ha- cer el trabajo.

• Intentar identificar todos los riesgos existen- tes en hacer el trabajo.

• Hacer que cada persona le proporcione su mejor estimación del tiempo y los recursos que necesitará.

• Intentar prever cualquier problema que pu- diera interrumpir el proyecto una vez que se haya iniciado.

• Calcular y publicar las metas de tiempo y costo del proyecto.

Además del proceso recomendado, el geren- te del proyecto debe responsabilizar a quienes preparen las estimaciones de ajustar continua- mente sus cálculos, los miembros del equipo deben informar de las horas reales empleadas y los gerentes del proyecto establecer un méto- do estándar de análisis para identificar proble- mas lo cual permiten una mejoría continua. Por último, para “administrar realmente los costos con efectividad, tiene que existir una supervi- sión firme de todo el dinero que se gaste en el proyecto y una comparación firme de ese im- porte con la cantidad de trabajo producido”. (Gido y Clements, 2012)

Es necesario desarrollar un presupuesto de lí- nea base y establecer un programa de línea base. Cuando se prepara una propuesta para el proyecto, se estiman los costos del mismo.

Por lo tanto se prepara un presupuesto, o plan, de cómo y cuándo se gastarán los fondos. Una vez que se inicia el proyecto, es importante su- pervisar los costos reales y el desempeño del trabajo para asegurar que todo se encuentre de acuerdo con el presupuesto. (Gido y Cle- ments, 2012)

Se deben supervisar a intervalos regulares los si- guientes parámetros relacionados con el costo: • Cantidad real acumulada y gastada desde

el inicio del proyecto

• Cantidad presupuestada y acumulada que se planea gastar, sobre la base del progra- ma del proyecto y desde el inicio del mis- mo.

La evaluación del proyecto se basa en la com- paración entre estos parámetros, de ésta ma- nera se comprueba que el proyecto se está realizando dentro del presupuesto y si el valor del trabajo realizado está de acuerdo con la cantidad real gastada.

Si en algún momento se determina que se está excediendo el presupuesto o si el valor del tra- bajo realizado no corresponde al importe real gastado, se tiene que llevar a cabo una acción correctiva. Una vez que el proyecto queda fue- ra de control, será muy difícil completarlo den- tro del presupuesto.

La clave para el control efectivo del costo es analizar su desempeño sobre una base opor- tuna y periódica. La identificación temprana de las variaciones en el costo permite llevar a cabo acciones correctivas antes de que la si- tuación empeore. (Gido y Clements, 2012) Se familiarizará con:

• Las partidas a tomar en cuenta al estimar el costo del proyecto.

• La preparación de un presupuesto de línea base o plan, para determinar cómo y cuán- do se gastarán los fondos a lo largo de la duración del proyecto.

• La acumulación de los costos reales. • El análisis del desempeño del costo.

• El pronóstico del costo del proyecto a su terminación.

• El control de los costos del proyecto. • La administración del flujo de efectivo. 2.1.1 Estimación del costo del proyecto

Al tener el proyecto se inicia con la planificación para definir los costos, los cuales se estiman durante el desarrollo de la propuesta por el contratista o el equipo del proyecto.

En la Figura 2.1, se obseva un diagrama de balance en una obra arquitectónica.

La estimación del costo de un proyecto se rige, según Suárez Salazar en “Costos y Tiempo de edificación, 2002”:

“Costo indirecto: Aquellos gastos que no pueden tener aplicación a un producto determinado.

Costo directo: Aquellos gastos que tienen

aplicación a un producto determinado.” Con el fin de aplicar las definiciones anteriores a la construcción en la Figura 2.2 se señala una subdivisión para facilidad de operación.

Mientras que en la Figura 2.3 se describe los costos indirectos de operación y obra, y costos directos de preliminares y finales.

Costo indirecto

Continuando con Suárez Salazar (2002) define al costo indirecto como “la suma de gastos técnicos-administrativos necesarios para la correcta realización de cualquier proceso productivo.”

Teniendo dos subdivisiones:

“Costo indirecto de operación: Es la suma de

gastos que, por su naturaleza intrínseca, son de aplicación a todas las obras efectuadas en un tiempo determinado (año fiscal, año calendario, ejercicio, etc.)

Costo indirecto de obra: Es la suma de todos

los gastos que , por su naturaleza intrínseca, son aplicables a todos los conceptos de una obra en especial.” (Suárez Salazar, 2002)

Los costos indirectos involucran: • Fiscalización del proyecto • Administración de contrato • Participación ciudadana • Reajuste de precios • Contingencias • Imprevistos • Impuestos

Figura 2.1: Diagrama de ba- lance de una obra. Aragón y Caibinagua, 2018.

Costo directo

“Es la suma de material, mano de obra y equipo

necesario para la realización de un proceso productivo.” (Suárez Salazar, 2002)

Cuentca con dos subdivisiones:

“Definición de costo directo preliminar: Es la

suma de gastos de material, mano de obra y equipo necesarios para la realización de un sub producto.

Definición de costo directo final: Es la suma

de gastos de material, mano de obra, equipo y subproductos para la realización de un producto.” (Suárez Salazar, 2002)

Al tener los conceptos establecidos, la estimación del costo directo de obra contempla: • Estudio arquitectónico • Estudio estructural • Estudio hidrosanitario • Estudio eléctrico • Estudio mecánico • Estudio ambiental

Los costos estimados deben ser agresivos pero realistas. No deben ser fuertemente “rellenados” para que incluyan fondos de contingencia para cualquier cosa que pudiera presentarse o salir mal. Ahora bien, si los precios son extremadamente conservadores, es probable que el costo total estimado para el proyecto sea más de lo que está dispuesto a pagar el cliente - y más alto que el de otros contratistas competidores. Por otra parte, si los cálculos son exageradamente optimistas y se necesita hacer algún gasto inesperado, es probable que el contratista pierda dinero (en el caso de un contrato de precio fijo) o tenga que ir con el cliente a solicitar fondos adicionales para cubrir excesos de costos.

Figura 2.2: Integración del costo en construcción. Ara- gón y Caibinagua, 2018.

Figura 2.3: Integración deta- llada de costo en edificación. Aragón y Caibinagua, 2018.

2.1.2 Elaboración del presupuesto del proyecto La elaboración del presupuesto se lo realiza por análisis de precio unitario, que es el costo de una actividad por unidad de medida escogida. En la construcción se compone de una valoración de la mano de obra, materiales, equipos herramientas, y transporte.

Según Gido y Clements (2012), se define de la siguiente manera los componentes:

“1. Mano de obra: Esta parte proporciona los costos estimados para las diversas clasificaciones de personas que se espera que trabajen en el proyecto, como pintores, diseñadores y programadores de computadoras. Puede incluir las horas estimadas y la tarifa por hora para cada persona o clasificación.

2. Materiales: En esta parte se proporciona el