Interesados o participantes claves en los proyectos

Las partes interesadas, son personas u organi- zaciones que pueden afectar o asegurar la for- ma, el progreso y los resultados de un proyecto, es por esto que definir y manejar de manera adecuada la relación con cada una de estas partes, ayuda a reducir las amenazas al des- empeño del proyecto, así como también bus-

car oportunidades que mejoren las actividades y el resultado del entregable final del proyecto. Algunos escritores han distinguido dentro de la literatura en relación a la gestión y dirección de proyectos entre influenciadores e interesados, la primera hace referencia al grupo o indivi- duo que pueden tener influencia pero que no necesariamente participan en el proyecto, es- tos actores pueden tratar de influir a través de una gestión política, ya sea positiva o negativa acerca del proyecto en marcha; incluyendo en ciertos casos a comunidades locales, gobier- nos locales, usuarios potenciales, reguladores, grupos de medio ambiente y los medios de co- municación. Por otro lado, los interesados son aquellos que participan en las actividades de la organización encargada del proyecto, pero sin influencia, este grupo tienen una responsa- bilidad general de gestión y un poder vincula- do al ámbito financiero del proyecto, también están dentro de este grupo las organizaciones, equipos e individuos que tienen una relación bajo contrato con el propietario del proyecto. (Ward y Chapman, 2008)

Kärnä, Junnonen, Manninen y Julin (2013) ase- guran que el éxito de un proyecto se mide en función del rendimiento de cada participante, en la colaboración que cada miembro aporta para que al finalizar el trabajo mejore la satis- facción del entregable, para todo esto, cada miembro tiene sus propias bases de evaluación y su propio punto de vista respecto al éxito del proyecto y al cumplimiento de los objetivos, los mismos que requieren de evaluación y retroa- limentación por cada una de las partes. Es así que cada actividad o tarea que cumple cada uno en relación al proyecto es interdependien- te, por lo que el mal desempeño de uno de ellos, afecta directamente al desempeño de otro.

A continuación, se describen brevemente a los interesados que generalmente tienen mayor participación o influencia dentro de un proyec- to (Ver Figura 1.1):

• Cliente/Usuarios: “Son las personas u orga- nizaciones que usarán el producto, servi- cio o resultado del proyecto. Los clientes/ usuarios pueden ser internos o externos a la organización ejecutante”. (Project Mana- gement Institute, 2013, p.32)

• Patrocinador: “Es la persona o grupo que proporciona los recursos financieros, en efectivo o en especie, para el proyecto.

Cuando se concibe inicialmente un pro- yecto, el patrocinador es quien lo defien- de. Esto incluye servir de portavoz frente a los altos niveles de dirección, para reunir el apoyo de la organización y promover los beneficios que aportará el proyecto”. (Pro- ject Management Institute, 2013, p.32) • Director del proyecto: “Son designados por

la organización ejecutante para alcanzar los objetivos del proyecto. Se trata de un rol prestigioso, lleno de desafíos, con una responsabilidad significativa y prioridades cambiantes. Requiere de flexibilidad, buen juicio, fuerte liderazgo y habilidades para la negociación, así como de un conocimien- to sólido de las prácticas de dirección de proyectos. Un director de proyecto debe ser capaz de comprender los detalles del proyecto, pero debe de dirigirlo desde una perspectiva global”. (Project Management Institute, 2013, p.16)

• Equipo del proyecto: “Incluye al director del proyecto, al personal de dirección del pro- yecto y a otros miembros del equipo que desarrollan el trabajo, pero que no nece- sariamente participan en la dirección del proyecto”. (Project Management Institute, 2013, p.35)

1.3 ¿Qué es la dirección de proyectos?

La dirección de proyectos es “la planificación, organización, seguimiento y control de todos los aspectos de un proyecto, así co mo la moti- vación de todos aquéllos implicados en el mis- mo, para alcanzar los objetivos del proyecto de

una forma segura y satisfaciendo las especifica- ciones definidas de plazo, coste y rendimiento/ desempeño. Ello también incluye el conjunto de tareas de liderazgo, organización y direc- ción técnica del proyecto, necesarias para su correcto desarrollo” (IPMA, 1999).

Saynisch (2005), en su artículo se refiere a la ad- ministración o dirección de proyectos como la disciplina en la que es necesario la aplicación de habilidades, herramientas y técnicas, indis- pensables para realizar las actividades de un proyecto, con el fin de cumplir con las expec- tativas y necesidades de los interesados de un proyecto. Para cumplir con las expectativas y necesidades es necesario equilibrar las deman- das entre:

• Alcance, tiempo, costo, y calidad

• Partes interesadas con diferentes puntos de vista en cuanto a las necesidades y expec- tativas

• Requisitos (necesidades) identificados y aquellos no identificados (expectativas). Las empresas que generalmente dedican su trabajo a la realización de proyectos, tienen un concepto vago sobre lo que realmente es la gestión de proyectos. Estas empresas simul- táneamente están iniciando, dirigiendo y ter- minando muchos proyectos, en la lucha por cumplir con todas las actividades propuestas en cada uno de ellos, y así asegurar el desarro- llo y supervivencia continua de la organización. Para todo esto, lo que busca la gestión de pro- yectos, es mejorar la flexibilidad, la dinámica organizativa, descentralizando la responsabili-

Figura 1.1: Participantes cla- ves en los proyectos. Aragón y Caibinagua, 2018.

dad de lo miembros, de tal forma que mejo- re el aprendizaje organizacional y se facilite el cambio organizativo.

Un programa contiene un conjunto de tareas adicionales y proyectos, que dentro de una estrategia global, buscan alcanzar una serie de objetivos. Este conjunto de programas y proyectos se encuentran dentro un nivel más alto, que es el portafolio, en este no son nece- sariamente interdependientes ni están directa- mente relacionados los programas y proyectos, pero se agrupan para facilitar la dirección efi- caz de trabajo. (Ver Figura 1.2)