LOS COSTOS Y LA EXTERNALIZACIÓN

Como se ha indicado hasta el momento la función primordial de la logística es hacerle llegar a los clientes los productos en tiempo y forma al menor costo. Una forma de lograr reducciones de costos es mediante la Externalización (outsourcing), el cual consiste (de acuerdo con la definición dada por Council of Suplly Chain Management Professionals) en una técnica administrativa en la que se transfiere a terceros ciertos procesos complementarios que no forman parte del giro principal del negocio, permitiendo la concentración de los esfuerzos en las actividades esenciales a fin de obtener competitividad y resultados tangibles. Es decir, es la práctica de la planificación, administración, operación y responsabilidad de la función a una tercera empresa independiente.

Muchas veces se confunde con la subcontratación, pero esta se diferencia de la externalización en que solo consiste en delegar una tarea a un tercero, que utiliza su recursos para su ejecución, en otras palabras es un medio empleado para ejecutar una tarea de la logística, pero la responsabilidad del resultado no es de la empresa contratada sino del contratista. Por ejemplo, una empresa puede contratar el servicio de transporte, pero no significa que haya delegado la gestión del transporte. En definitiva la externalización se delega la misión de la operación, mientras que las subcontratación se delegan el proceso.

Claro está que en ninguna de la dos se delega la responsabilidad con el cliente final, pero si una forma de suministrarle un servicio más eficiente y competitivo, ya que la posibilidad de un outsourcing de sus procesos parcial o totalmente a un operador con un correcto desempeño se redunda en una agilizada gestión.

La externalización no está sujeta al tamaño de la empresa, sino a las funciones claves, es decir, a aquellas que proporcionen una ventaja competitiva. Dentro de los servicios claves están la recepción, descarga, colocación e identificación de la mercancía; la preparación y expedición de pedidos; la distribución y entra de pedidos; la gestión de equipos de manutención; la gestión de stock; tráfico; facturación; depósito; toma pedidos, hasta tarea más complejas como Centros de Distribución. La determinación de las actividades a externalizar depende del análisis de los procesos claves de la empresa, desde el flujo de bienes hasta llegar al consumidor final de acuerdo al nivel de servicio acordado y al menor costo compatible.

Por lo tanto, el outsourcing constituye una estrategia que mejora el rendimiento global de la empresa y que disminuye costos, al tiempo que permite estar a la vanguardia en sus productos y en su propio mejoramiento.

El menor costo, en el tiempo posible y con un conocimiento más profundo de los productos y servicios son los retos que pueden alcanzar la externalización, ya que permite pasar los costos fijos a variables, a mejorar los servicios ofrecidos, a la reducción del riesgo de inversión y el aumento potencial en la especialización de proceso logísticos. Según un estudio realizado por Arthur Andersen y The Economist Intelligence Unit, en que han participado más de 300 altos ejecutivos norteamericanos y europeos y más de 50 organizaciones con actividades internacionales, el outsourcing como estrategia empresarial más que un simple medio de control de costo, es vista como la antesala de lo que están siendo hoy las empresas “virtuales”, sociedades sin estructuras pesadas, ágiles y orientadas al cliente.

Dentro de los beneficios que traduce la externalización dentro de los costos son:

• Mayor flexibilidad para minimizar los costos fijos y maximizar los costos variables

• Ajustar las operaciones con los volúmenes de producción y de esa forma maximizar recursos

• En caso de variaciones en el volumen de producción se puede variar el número de personas y activos de la empresa.

• Liberar capital operativo y maximizar recursos

• Operar con menos inventarios y capital operativo, trabajando en tiempo real con la mayor flexibilidad

• Minimizar el flujo de materiales a costo unitario mínimo

• Evitar inversiones propias en actividades logística y las mejoras en el nivel de servicio

En Colombia se empezando a romper el mito de autosuficiencia que impedía a las empresas aceptar servicios de terceros. Ahora se está convirtiendo en una

práctica habitual para las organizaciones por sus ventajas en cuanto a costos, finanzas y competitividad. También ha dado paso a la generación de operadores logísticos que buscas satisfacer las exigencias de las empresas y de sus clientes. El éxito de la externalización depende del nivel de confianza en cuanto al manejo de la información y las responsabilidades. Esto supone no solo una visión estratégica previa a la elección del operador, sino también una detallada tarea de planificación conjunta durante las gestiones operativas entre sí. El trabajo en equipo es importante al igual que las definiciones de funciones.

Dentro de los riesgos que ofrece el outsourcing se presenta la desconexión respecto al cliente final por ausencia de comunicación fluida entre empresa y operador o por ausencia de un sistema que permita controlar los niveles de servicio y la satisfacción del cliente. Otros riesgos podrían ser la pérdida de confidencialidad, la ausencia de un análisis interno previo, la organización y seguimiento de las operaciones y la gestión y la no evolución del operador al ritmo de las necesidades de la empresa. Todos estos riesgos deben ser analizados previamente o de lo contrario pueden afectar el nivel de costo total logístico de la empresa.

En conclusión, aunque el outsorcing es una opción para las empresas que buscan reducir sus costos totales, es fundamental hacer un estudio profundo que incluya un análisis interno, estudios de viabilidad de la externalización y selección y contratación del operador.

AUTOEVALUACION LECCIÓN 11

1. La determinación de las actividades a externalizar depende del análisis de los proceso de la empresa para determinar aquellos en los cuales es:

a. Competente b. Poco eficiente c. Eficaz

d. Confiable

2. En Colombia la externalización se ha convertido en una práctica empresarial. Este nueva estrategia se debió a que se rompió con el mito de:

a. Liderazgo b. Autosuficiencia c. Finanzas d. Costos

3. Aunque el outsourcing ofrece una cantidad de bondades, también ofrece riesgos. Uno de ellos es:

a. Reducción de costos

b. Desconexión con el cliente final c. Confiabilidad