El personal necesario para el correcto funcionamiento de la fábrica será el siguiente:
• Un director general
Esta persona también ejercerá de director de operaciones.
Las funciones principales que debe acometer el director general son: 1. Dirigir y formular la política de la empresa.
2. Dirigir, planificar y coordinar el funcionamiento general de la empresa con la asistencia de los demás directores de Departamento.
3. Representar a la compañía en su trato con terceros.
Como director de operaciones las funciones principales que debe acometer serán:
4. Establecer la estrategia desde la perspectiva de desarrollo de los productos en un mercado, con la responsabilidad de definir los medios a utilizar para alcanzar los objetivos fijados. También debe definir los presupuestos de todas las actividades relacionadas con el departamento de operaciones y las alianzas estratégicas con los actores del mercado.
5. Asegurar el desarrollo operacional de la actividad de la fábrica. Facilitar el trabajo de la fuerza de ventas garantizando la capacidad de la empresa para cumplir los nuevos contratos.
6. Administrar los recursos internos para hacerse asistir en el desarrollo de la actividad a nivel de producción y de administración en colaboración con los distintos directores de la empresa. Será el encargado de dirigir el trabajo de todos los operarios del departamento de operaciones, distribuyendo el trabajo entre ellos y señalando la forma de desarrollarlo.
Esta persona también se hará cargo de hacer cumplir la política de calidad de la compañía, realizando las correspondientes evaluaciones y tomando las acciones correctivas y preventivas que en cada caso sean más oportunas. También se hará cargo de todos los temas relacionados con la seguridad laboral y gestión medioambiental, de tal que manera que se cumplan las distintas políticas establecidas.
El director general tendrá que realizar tareas relacionadas con la administración, relaciones comerciales y supervisión.
Proyecto creación de empresa
Embotelladora y Distribuidora de Ron MBA 05-06
• Un responsable de recepción
Este operario será el encargado de la correcta recepción del ron importado a granel de 60 grados en la fábrica, así como de su trasvase del isotanque de 24000 litros al tanque de acero inoxidable destinado a tal efecto que se tendrá en la planta. Esta persona también será la encargada de realizar la dilución del ron, y operar los distintos tanques, hasta conseguir los 37,5º con los que se comercializará, así como de realizar pequeños análisis químicos a fin de comprobar que se cumplen los requisitos de calidad establecidos y las especificaciones de producto.
• Un operario de embotellado
Las labores propias de este operario serán: 1. Supervisión del ciclo de embotellado
La cual comprende las etapas de despaletizado de las botellas que se emplearán en el tren de embotellado, lavado a máquina de las mismas, así como el embotellado, cierre, etiquetado, encajonado y paletizado mecánico.
2. Engrase y mantenimiento de la maquinaria: Tren de embotellado, tanques y planta de tratamiento de agua.
3. Limpieza de la maquinaria e instalaciones.
4. Manipulación de palets de botellas vacías que se utilizarán en el tren de embotellado. Si se cumplen las previsiones de venta, a partir del tercer año de operación se incorporará otro trabajador para poder hacer frente a la demanda creciente.
• Un responsable de almacén.
Este personal subalterno será el encargado de llevar los registros y ficheros de existencias, materiales, herramientas…, hay que tener en cuenta que en el almacén se tendrá producto terminado y material de empaque. También será el encargado de la carga de los palets en los camiones del operador logístico.
Si se cumplen las previsiones de venta, a partir del tercer año de operación se incorporará un ayudante de almacén para poder hacer frente a la demanda creciente.
• Un responsable de la contabilidad y finanzas de la empresa
Las funciones principales que deberá acometer serán las siguientes:
1. Llevar la contabilidad de la empresa de una manera correcta en los correspondientes libros o registros de contabilidad que se tengan.
2. Hacer transacciones bancarias.
3. Encargarse de la tesorería de la empresa realizando pagos y cobros.
4. Calcular los salarios a pagar partiendo de los registros de horas trabajadas por cada trabajador. Preparar y pagar las nóminas.
• Un responsable de compras, logística y servicio al cliente.
La persona que ocupe este puesto se encargará principalmente de toda la gestión de compras, ya sea el ron a granel importado, como el material de empaque, botellas, maquinaria y repuestos, etc . Por otro lado también se hará cargo de contactar con el operador logístico y diseñar las rutas de los comerciales.
Esta persona también será la responsable de llevar todo lo relacionado con la atención de quejas y servicio al cliente.
Teniendo en cuenta todo lo anterior, durante los tres primeros años de operación se necesitarán 6 personas para el correcto funcionamiento de la fábrica, que se ampliará a 8 a partir del tercer año, dando lugar al organigrama que se muestra en el plan de Recursos Humanos.
4.12. CALIDAD
4.12.1. Objetivos
La Dirección se ha asegurado por medio de los Planes de la Calidad, que los objetivos en las funciones y niveles pertinentes dentro de la organización han sido establecidos, que son coherentes con la política de la calidad y que se miden adecuadamente.
• Tener la fidelidad de nuestros clientes.
• Garantizar la estandarización de nuestros productos. • Tener capacidad de adaptación a los cambios. • Tener un ambiente laboral armonioso.
• Respetar el medio ambiente y garantizar la seguridad.
4.12.2. Responsabilidades
4.12.2.1. Responsabilidad y autoridad.
La Dirección de la empresa se asegura que se definen y comunican las diferentes responsabilidades y autoridades para cada puesto, para tales fines se ha definido el Organigrama y las Descripciones de Puestos que definen las funciones de cada empleado y las competencias necesarias para llevar a cabo un buen desempeño de la gestión.
4.12.2.2. Representante de la Dirección.
La Dirección General tiene designado como su representante al Director de Operaciones, quien es responsable de que se establezcan, implemente y mantengan los procesos necesarios del Sistema de Gestión de la Calidad (SGC). Es el canal de comunicación con la alta gerencia para comunicarle las necesidades que se puedan presentar durante la ejecución de los procesos así como también las mejoras del sistema. Se asegura que se promueva la toma de conciencia de los requisitos del cliente en todos los niveles de la organización.
4.12.2.3. Comunicación Interna.
El Director General se asegura que a través de las reuniones, memorias, comunicaciones internas y anuncios, se difundan los resultados del desarrollo del Sistema de Gestión de la Calidad (SGC), y de que exista un flujo de informaciones entre los diferentes niveles y funciones dentro de la empresa. Mediante el Mapa General de Procesos, los Planes de la Calidad y los procedimientos e instrucciones representan el flujo de información y la interrelación existente entre los procesos y subprocesos del Sistema.
Proyecto creación de empresa
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4.12.3. Áreas de implantación
4.12.3.1. Elaboración del Producto.
Para la realización del producto la empresa ha elaborado los planes de la calidad y procedimientos, donde identifican los subprocesos así como los objetivos de la calidad, los indicadores de eficacia, los documentos y registros necesarios para realizar las operaciones y los requisitos del Sistema de Gestión de la Calidad (SGC) incluyendo la elaboración del Diagrama de Flujo del Proceso y la identificación de los puntos críticos de control y la determinación del tipo de control necesario para garantizar la calidad del producto.
Procesos Relacionados con el Cliente.
Determinación de los Requisitos Relacionados con el Producto.
La Organización mantiene un contacto permanente con los clientes a través del proceso de “Ventas y Servicios al Cliente” con el fin de asegurarse de que se determinen los requisitos establecidos por los clientes en cuanto al producto que requieren, incluyendo los requisitos para las actividades de entrega y las posteriores a la misma, las especificaciones del producto y/o servicio solicitado por el cliente, requisitos del desempeño del producto o servicio a proveer para el cliente, así como los requisitos legales y reglamentarios.
Revisión de los requisitos relacionados con el producto
La organización verifica la conformidad con los requerimientos del cliente, evaluando las documentaciones concernientes a la elaboración del producto: planos, requisitos de las características fisicoquímicas, organolépticas, verificando su capacidad disponible de equipos, mano de obra, materiales y materia prima, contactando los proveedores necesarios para suplir los insumos que requiere el producto y evaluando la demanda de nuestras proyecciones para garantizar la entrega a tiempo y sin retraso del producto terminado y asegurándose de que las cláusulas contractuales de ambas partes satisfacen las necesidades del contracto.
Comunicación con el cliente
Los medios a través de los cuales fluye la comunicación entre la empresay sus clientes son mediante encuestas, por medio de la Internet, del fax y el teléfono así como a través del contacto directo. El Director Comercial coordina las atenciones a las posibles quejas que puedan surgir de nuestros clientes a través del uso del procedimiento de “Acciones Correctivas y Preventivas”.
4.12.3.2. Compras
Proceso de Compras
El Responsable de compras y logística se asegura que todo el material adquirido cumpla los requisitos de compras especificados y de que se lleve a cabo la evaluación, la selección y la re-evaluación de los proveedores en función de su capacidad para suministrar productos o servicios de acuerdo con los requisitos de la empresa.
Información de las Compras.
Todas las compras antes de ser procesadas tienen sus requisitos bien definidos y claros. El Responsable de compras tiene la responsabilidad de hacer llegar a los proveedores las especificaciones y requisitos necesarios de lo requerido y aclarar cualquier duda antes de realizar la compra.
Verificación de los Productos Comprados.
Todo material o producto comprado es sometido a una verificación antes de ser destinado o utilizado por su requeriente. Para la verificación de la materia prima se utilizan inspecciones visuales y en los casos en que se requieran las pruebas de laboratorio.
4.12.4. Planificación del sistema de gestión de la calidad (SGC)
El tiempo previsto para la implantación del SGC será de 6 meses. La Dirección General ha planificado la evaluación del SGC, una sección de la Norma cada 2 o 3 meses es evaluada. La verificación es orientada a certificar la aplicación y buen funcionamiento de cada una de las secciones y cláusulas del SGC. El propósito de la auditoria es garantizar la adecuación de la organización a los requisitos de la norma.