PROPUESTAS DE SEGURIDAD (REDACCIÓN Y VALORACIÓN DEL COSTO)

Un estudio de seguridad puede variar desde una simple llamada por teléfono hasta una revisión in situ de un día, con conclusiones y recomendaciones verbales, o hasta hacer un estudio de campo completo. Este último conllevaría una revisión a fondo de todos los riesgos, junto con un informe completo documentado que ofrece un esquema completo de la seguridad. Encargos de consultoría pueden también incluir el desarrollo de planes y revisión de planos de construcción y especificaciones de compra de sistemas de alarma contra intrusos y control de acceso y otros equipos y material de seguridad sofisticados.

Para evitar malentendidos sobre los parámetros de la tarea por hacerse, tanto el cliente como el consultor debería establecer desde el comienzo, las especificaciones de la(s) tarea(s) a hacerse. Probablemente la mejor forma de lograr esto sea con una propuesta escrita.

Antes de que un cliente encargue un estudio, o que un consultor empieza a prepararlo, es importante que cada uno tenga un entendimiento básico del problema, o problemas, que necesitan resolverse. Esto puede ser conflictivo. Frecuentemente el cliente tiene solamente una idea limitada de su problema y puede o no ser capaz de articular sus necesidades. Algunos clientes no han hecho una apreciación realística de su problema y así puede que no tengan expectativas realísticas con respecto a la solución o soluciones. La única forma de asegurar que ambas partes entienden exactamente lo que se ha de lograr es por definir los temas en una propuesta escrita.

Propuestas escritas pueden tener muchas formas, pero hay cinco elementos básicos que son comunes a la mayoría. Ellas son la introducción, propuesta, dirección, costo y resumen.

La Introducción

Esta sección identifica al cliente y los problemas en términos muy amplios. También identifica al consultor(es) y la empresa que somete la propuesta.

La Propuesta

Esta sección debe indicar una clara comprehensión de la necesidad a satisfacerse, mayormente

expresado como una definición del trabajo, o de su alcance. Presenta en términos muy específicos, tanto el problema como la revisión o estudio propuesto que será emprendido para reunir los datos necesarios

para resolver los problemas y cumplir las necesidades del cliente. También servirá más tarde como un esquema al consultor que hace el trabajo.

A continuación se resalta algunas de las áreas de temas básicas que pueden considerarse al desarrollar esta parte de la propuesta. Estas áreas no son completas y deben recortarse o modificarse para ajustarse a las características de la tarea que conlleva. Se presentan aquí como un ejemplo solamente.

Objetivos de Seguridad. Hay cuatro objetivos primarios que se desarrollarán durante la evaluación de

la instalación: valoración del riesgo, valoración de la vulnerabilidad, valoración de la criticalidad, y la función de seguridad.

Pérdidas. Se hará una valoración en profundidad sobre las tendencias de pérdidas en el lugar,

experiencia de crimen en el área local, investigación de limitaciones existentes y los incidentes de incendio, daños maliciosos y vandalismo.

Organización de Seguridad. Se hará una revisión de la estructura de seguridad como perteneciente a

la autoridad investida, policía, asignación de responsabilidad y efectividad en costo.

Procedimientos y Reglas de Seguridad. Se hará una revisión completa de la seguridad del programa

en marcha. Esto incluiría control de acceso, identificación del personal, inspección de paquetes, procedimientos de seguridad después de las horas de trabajo, enlace con la policía y otras agencias de la autoridad competente, y adoctrinamiento en seguridad de los empleados.

Equipo de Guardia. Una revisión del equipo de guardia actual y/o de la sección de protección se hará

que cubra la organización, efectividad en costo, entrenamiento, informes escritos y utilización de mano de obra disponible.

Seguridad del Personal. Esta fase incluirá una revisión de los métodos en uso para la selección de

empleados, uso de chapas y pases y procedimientos de terminación de empleo.

Condiciones de Seguridad Física. El equipo del estudio evaluará las condiciones físicas, incluyendo

todos los aspectos de la seguridad interior, periférica y seguridad de los objetos que están protegidos o pueden necesitar protección. Esta evaluación considerará la instalación presente, condiciones temporales durante la construcción y planes de expansión propuestos.

Servicios Públicos. Un examen de seguridad y evaluación se hará de los puntos de instalación de

servicios públicos, por ejemplo, gas, teléfono, alcantarillado, agua y electricidad. Las prácticas de almacenaje y previsiones de seguridad relacionadas serán incluidas también.

Construcción de Instalaciones de Seguridad. Se proveerá al arquitecto e ingeniero con información

detallada de asesoramiento con relación a los métodos de construcción y la instalación de equipos que afectan a la seguridad. Ejemplos son las casetas de control, cajas fuertes, sala de ordenadores, mecanismos contra intrusos y sistemas de acceso por tarjeta electrónica.

Material de Seguridad. Un cerrajero evaluará el material de seguridad existente, tales como

disuasorios físicos, cerraduras, clases de llaves, material asociado y instalaciones. Las recomendaciones incluirán la reparación y remplazo de equipos existentes y material sugerido para nueva fabricación.

Sistemas de Alarmas. Se hará una evaluación de los sistemas y subsistemas existentes que incluye

expansión y mejoras que pueden requerir adiciones substanciales a los sistemas o su remplazo completo. Se considerá la actuación y conformidad del sistema en el Estado del Arte. Los sistemas de detección de intrusos exteriores e interiores, de extinción de fuego y de planes de evacuación del edificio también formarán parte de la tarea.

Comunicaciones. Se hará una evaluación de la seguridad de las redes de comunicaciones existentes y

propuestas. Estas incluirán sistemas cableados de interior, sistema de teléfonos y instalaciones de radio.

Vigilancia. El control de seguridad con CCTV y fotografía por cámara móvil y fija se evaluará según

se aplica y se considera para aplicaciones futuras.

Material de Seguridad. Se evaluarán contenedores de seguridad, material de seguridad, cerraduras y

Compras. Se proveerá la metodología de compras que incluye el proveedor, estimaciones de costo y

calendario de entrega. La puesta en marcha con éxito de cualquier sistema de seguridad gira mayormente sobre un contrato de compras bien definido y ejecutado.

La Gestión

Esta sección de la propuesta identificará y describirá totalmente la organización de la consultoría, su experiencia, su personal y, si es necesario, una muestra de compañías clientes que pueden usarse como referencias. En cualquier caso, la dirección, administración y las capacidades deberían describirse con bastante detalle y deberían describir completamente al consultor y la compañía para la tarea a llevarse a cabo. Normalmente se incluye en esta parte de la propuesta resúmenes de la experiencia de los

consultor(es) que de hecho realizarán el estudio.

Costo

Las cifras de costo es una estimación óptima del consultor que realizará el trabajo. Son solamente una referencia y están sujetas a cambio si el alcance de la investigación cambia cuando el trabajo está ya en marcha. Sin embargo, el cliente tiene derecho a una estimación razonablemente exacta del costo y su pronta notificación cuando el trabajo que se está realizando está en marcha y se cambia el alcance (reformado) - y el costo. Algunos clientes específicamente dan un esquema del trabajo a realizarse y envíen el esquema para que se oferte a varias compañías y entonces aceptan la oferta que tiene el menor costo. Esta técnica, que sucede más frecuentemente con entidades gubernamentales, se llama una RFP (Request for Proposal - Petición de Propuesta). Se usa también por parte de grandes multinacionales con departamentos de compras bien estructurados. La propuesta de costo incluirá generalmente los factores siguientes:

1. Costo de la mano de obra directa. 2. Viajes y gastos

3. Costos misceláneos, si alguno

4. Gastos generales (Overheads), (normalmente en porcentaje) 5. General y administración (incluye informes)

6. Costo estimado total 7. Beneficio

8. Total del costo de la propuesta

Un consultor prudente programará también un 10 por ciento de gastos imprevistos, sobre la cifra de costo total, para cubrirse de los problemas imprevistos tales como:

 Retrasos potenciales a pie de obra

 Reuniones antes, durante y después de que comienza la obra

 Responder a las preguntas de seguimiento después de que el informe final se ha entregado

 Otros costos en relación con el proyecto no anticipados.

Resumen

El resumen se usa para resaltar los detalles de la propuesta como se señala en las cuatro secciones previas. También contiene el costo total del proyecto propuesto que se ha obtenido en la sección cuatro. Esta sección debe identificar los beneficios que el estudio espera lograr en términos que incluso el más recalcitrante, detallista de los ejecutivos pueda entender. Debe dejar al lector con la impresión positiva de haber terminado de leer una propuesta preparada de una manera profesional, eficiente y oportuno. Una propuesta desorganizada, pobremente preparada y fuera de tiempo es un reflejo de lo que le espera en el futuro con relación a la tarea principal. No espere más o menos de la propuesta de un consultor de lo que le esperaría recibir de la tarea principal.

Un formulario (formato) de estimación del precio de una propuesta (Tabla 14-1) se incluye para asistir a ambos los consultores y los clientes al desarrollar las cifras de costo para entregarlos con las propuestas.