TENDENCIA O TONO

Finalmente, el escritor deben considerar la tendencia o tono del informe. Obviamente, el informe debe ser cortés. Debe considerar también el efecto que pueda tener sobre el personal de operaciones. Debe esforzarse por impersonalidad y así no identificar o resaltar las equivocaciones de los individuos, unidades pequeñas o departamentos fácilmente identificables. El informe no debe tratar sobremanera con detalles o trivialidades. Debe evitar parecer estrecho de mente, concentrándose por el contrario en lo que tiene significado real y substancia. El informe debe claramente identificarse con las necesidades, deseos y objetivos de dirección con sentido. La mezquindad debe evitarse por todos los medios.

FORMATO

Un informe se divide en dos partes. La primera se trata del fondo, el corazón y el alma del informe. El segundo es el formato, y el formato normalmente está dictado por el tipo de informe que se está preparando, si es formal o informal, final o preliminar, escrito o oral.

El formato del informe que se usa puede también depender de aquellos a quienes el informe se dirige. ¿Qué espera la audiencia? ¿Cuanto tiempo pueden ellos dedicar a leer el informe? La contestación a estas preguntas frecuentemente llega a ser el factor decisivo al considerar el formato que se usa en el informe.

También, escritores diferentes emplean formatos diferentes. No hay un estilo o formato universal que se pueda recomendar para satisfacer todas las necesidades. El novicio normalmente comenzará experimentando hasta que encuentre un formato que mejor se ajusta a su estilo de comunicar. Entonces, cuando se encuentra un formato efectivo, puede modificarlo para cumplir los requisitos específicos de la tarea en mano. Los elementos siguientes de escribir informes de estudios son comunes y encontrados usualmente en todos los informes.

La carta adjunta/de transmisión

La carta de acompañamiento puede servir muchos propósitos, de los cuales el menor no es la transmisión del informe. El autor puede desear incluir en la carta adjunta un breve sinopsis de sus hallazgos. Esto sería especialmente útil para aquellos miembros de la dirección que están interesados solamente por una visión general del proyecto. El escritor debe cuidar de asegurarse que los detalles que se contienen en el sinopsis son extracciones de los hechos del cuerpo del informe. La tendencia de hacer licencia poética y “resumir los detalles” debe cuidadosamente evitarse o su significado pudiera distorsionarse. Cuando sea posible, cartas de transmisión deben limitarse a una página en beneficio del ejecutivo ocupado. También, cualquier cosa más allá de una página comienza a invadir el contenido del informe adjunto, que puede ser redundante.

Cuerpo del Informe

Título. El título debe identificar totalmente el nombre, la dirección y código postal de la entidad que se

estudia. Debe también incluir la(s) fecha(s) en que se realizó el estudio, no la fecha en que el informe se entrega a la dirección. También, el título debe claramente señalar que esto es un “Estudio (Auditoría) de Seguridad”, en el centro de la parte más alta de la primera página, en letras mayúsculas.

Introducción o Prólogo. La introducción debe señalarse brevemente y claramente y de una manera que

invita la atención posterior del lector. Su propósito es proveer todos los datos necesarios para familiarizar al lector con la materia que se revisa. En este momento el escritor puede también identificar los lugares o departamentos que se han visitado, las personas entrevistadas, y los documentos examinados. Un punto de información que es esencial aquí es la autoridad para hacer el estudio, y esto está señalado normalmente en la frase de comienzo. Por ejemplo: “Este estudio se hizo por dirección de la XYZ dirección corporativa, especialmente para identificar y evaluar……..”

Propósito. El propósito es una descripción breve de los objetivos del estudio. Debe ser suficiente en

detalle para dar al lector un entendimiento de lo que puede esperar como resultado del estudio. El propósito debe ser señalado precisamente ahora, y cuando los hallazgos que siguen se informan, pueden identificarse que se ajustan a la afirmación que se contiene en el propósito. Esta técnica hace más fácil que el lector encuentre su camino a la sustancia de cualquier asunto particular sin revisar el informe completo. Como un ejemplo, la afirmación del propósito puede listar los objetivos en orden numérico o alfabético y los hallazgos pueden listarse correlativamente, para facilitar la comparación entre los dos temas.

Alcance. La afirmación de alcance debe ser una delineación clara de que áreas exactamente se están

revisando y en que extensión se están examinando. A veces ayuda a clarificar el asunto en este momento por medio de señalar específicamente áreas que no son y no serán cubiertas durante este estudio en particular. Esto es especialmente útil cuando el título del informe es tan amplio o tan general que puede conducir al lector a esperar mucho más que lo que el informe ofrece realmente. En un informe breve, puede ser ventajoso combinar el alcance y el propósito por razones de brevedad.

Un ejemplo de alcance es: “Limitamos nuestro examen del departamento de compras a aquellas actividades relacionadas directamente a compras de un solo proveedor. Durante el curso de la investigación, no se revisaron las actividades de ofertas competitivas.”

Hallazgos. Hallazgos son el producto del trabajo de campo. Son los hechos producidos por las revistas,

examinaciones, observaciones, análisis e investigaciones. Son el corazón y la médula del proyecto del estudio. Hallazgos pueden ser positivos (favorable) o negativos (desfavorables). Hallazgos pueden representar una condición satisfactoria que no necesita atención o una condición no satisfactoria que merece corrección inmediata.

Hallazgos positivos requieren menos espacio en un informe que los negativos. Sin embargo, representan una determinación del estudio, y es esencial que se incluyan. Algunos escritores no informan sobre hallazgos positivos, teniendo la impresión de ¿por qué cargar a la dirección con asuntos que no requieren atención? Otros informan sobre hallazgos favorables para mostrar objetividad y dar equilibrio al informe. El autor favorece informar sobre hallazgos positivos y negativos de tal forma que la dirección pueda ver la operación bajo revisión en su perspectiva total.

La sección de hallazgos encontrados incluye un resumen de los hallazgos, el criterio o estándares de medida, la situación encontrada, el significado de la deficiencia, la causa y el efecto, y la(s) recomendación(es) de acciones correctivas.

Cuando se prepara la presentación de un hallazgo, uno debe primeramente contestar las preguntas siguientes:

 ¿Cuál es el problema?

 ¿Qué se supone que deben estar haciendo las personas (procedimientos) sobre este problema?

 ¿Qué están haciendo realmente, si algo?

 ¿Cómo fue permitido que esta situación sucediera?

 ¿Qué debe hacerse?

 ¿Quién es el responsable para asegurar que acciones correctivas se tomarán?

 ¿Qué acción correctiva es necesario para quitar la deficiencia?

Usando esta lista de preguntas como criterios, uno puede ser capaz de asegurarse que ha hecho un trabajo adecuado de una manera imparcial y justa. Solamente entonces puede uno avanzar los hallazgos en un esfuerzo para satisfacer al cliente de que la recomendación tiene mérito y significado.

No todos los informes contienen las opiniones o conclusiones alcanzadas por los miembros del equipo del estudio. Aquellos que lo hacen normalmente proveen un comentario de resumen que refleja la opinión profesional y juicio del investigador con respecto a aquellas actividades que él ha revisado. Cuando se informan, los comentarios deben ser positivos y negativos.

Opiniones no son más que el juicio profesional de las personas que hacen el informe. Algunos profesionales piensan que la dirección está capacitada para recibir y revisar sus opiniones y conclusiones. Otros piensan contrariamente, y eliminan las conclusiones completamente del informe y pasando en su lugar directamente a los hallazgos y las recomendaciones.

Independientemente de la técnica de escribir el informe que se use, cuando uno avanza una conclusión o una opinión, debe soportarse por hechos y ser completamente justificada. También la opinión debe ser sensible al propósito de la revisión, como se avanza en aquella parte del informe, o bien puede ser superflua.

Aunque va sin decirse que opinar frecuentemente es criticar, uno no debe dudar de expresar opiniones positivas cuando cumplidos son merecidos. Esto debe hacerse no solamente en el interés de ser justo, sino también para dar equilibrio al informe. Un ejemplo de una opinión (conclusión) es como sigue: “En nuestra opinión los procedimientos diseñados para asegurar una evacuación ordenada de los pacientes postrados en cama en la eventualidad de incendio o desastre natural, fueron encontrados ser adecuados, dadas las limitaciones obvias del entorno de un edificio de pisos de este hospital”.

RESUMEN

Los informes serán evaluados de acuerdo a su exactitud, claridad, concisión y oportunidad. Cualquier formato que se use (y formatos vienen en muchos estilos) incluirán uno o más de estos elementos comunes: una carta de transmisión y el cuerpo del informe, incluyendo un título, un prólogo o introducción, un propósito, un alcance, hallazgos y opiniones y conclusiones.

La buena redacción conlleva una práctica constante y esfuerzo. Pero cualquier redacción puede mejorarse por medio del uso de ciertas técnicas y adheriéndose a criterios establecidos o estándares. Comience por preparar un esquema lógico como esqueleto al que el músculo puede añadírsele después. El uso liberal de cuadros, calendarios y gráficos puede ser una ayuda real a la clarificación y comprehensión.

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