Rediseño del Proceso del Negocio

• Incorporación de nuevas tecnologías Para lograr mayor eficiencia en los procedimientos administrativos y en el uso de la información, se profundizó la utilización de la informática creando nuevas bases de datos.

• Entrenamiento del personal

• Mejoramiento del desempeño del proceso

Se realizaron visitas a los clientes por parte de personal de la Consultora, a efectos de determinar las áreas en que la empresa debe mejorar o ampliar sus servicios.

1.3. Reingeniería de los negocios

• Reformulación del "mix" de productos a comercializar.

Se buscó concentrar los esfuerzos de venta en aquellos productos que son rentables, eliminando gradualmente de la lista de productos a comercializar, aquellos que se mantenían por tradición, pero que no ofrecen un margen de ganancia adecuado. Para determinar los productos cuya venta era rentable, se implementó una Base de Datos alimentada con la información de los pedidos recibidos en los últimos meses, el detalle de todos los productos comercializados y los niveles de stock. • Adecuación del inventario de mercaderías.

Se realizaron estudios para determinar los niveles adecuados de mercadería que se deben mantener. 1.4. Plan de Ajuste

La empresa al emprender un plan de ajuste, inició un Programa de Planeamiento Estratégico, iniciándolo con el planteamiento de su misión y objetivos, ya sea para confirmarlos o para redefinirlos y tomar en consecuencia las medidas necesarias para alcanzar las metas propuestas. Carrau y Cía. como empresa distribuidora de una variada línea de productos, ha basado siempre su estrategia en la calidad y prestigio de las marcas que representa y comercializa..

Su Misión quedó definida como:

"Constituirse en el mejor distribuidor de productos en el Uruguay, con una imagen de seriedad y eficiencia que permita tanto a las empresas que representa como a los clientes, confiar en ella para sus negocios. Orientar su accionar en todos los ámbitos hacia la excelencia. En el orden interno, mantener su presencia en todo el país y en lo que respecta a los mercados externos aumentar su presencia especialmente en los países del

MERCOSUR, poniéndose a tono con la nueva realidad de globalización de los mercados"

Estrategias

Como paso previo a la implementación de su plan de acción, se efectuó un análisis de la posición estratégica en que se encontraba la empresa. Por el mismo se determinaron las Fortalezas y Debilidades de la empresa:

Del citado estudio se obtuvieron las siguientes conclusiones: Fortalezas

1. Nombre y tradición en el mercado.

2. Preocupación por mantener la armonía y la cordialidad entre los miembros del Directorio. 3. Solidez empresarial

4. Preocupación general por el personal en cuanto al mantenimiento de un ambiente respetuoso y en el reconocimiento de necesidades y derechos del mismo.

Debilidades

1. Atomización de las áreas.

2. Relativa concepción y disposición de servicio al cliente interno. 3. Escasa comunicación formal entre mandos medios.

4. Baja predisposición a realizar y emitir informes.

5. Desactualización de procedimientos y tecnología administrativa. 6. Multiplicación de procedimientos y tareas.

7. Falta de actualización y baja predisposición a cambios. 8. Baja predisposición a delegar.

9. Escaso planeamiento. 10. Controles inadecuados.

11. Cierto quiebre por diferencias generacionales.

Secuencia de actividades del plan de ajuste

Las actividades del plan estaban orientadas a una búsqueda de la eficiencia, a fin de generar principalmente reducciones de costos. Los estudios realizados por la empresa consultora se llevaron a cabo fundamentalmente en el período octubre de 1994 a enero de 1995, aunque la consultora continuó con la realización de algunos análisis y el control de la marcha de los cambios introducidos hasta septiembre de 1995.

Estas actividades comprendieron:

1. Análisis de procedimientos administrativos a fin de lograr su racionalización. La misma llevaría a determinar la existencia de personal excedente.

2. Formulación del nuevo "mix" de productos, para concentrar los esfuerzos en aquellos rentables. Aquí se generarían reducciones de costos al eliminar de stock productos no rentables, que generaban costos financieros por mantenimiento en existencia, costos administrativos por los controles que implicaban y costos de espacio improductivo.

3. Negociación de nuevas condiciones, con la empresa transportista. Hasta ahora Carrau y Cía. aseguraba determinado número de cargas diarias que se realizaban con la misma empresa. A partir de este momento se utilizarán los camiones en la medida que se necesiten.

4. Reducción de personal como consecuencia de las medidas anteriores. El rubro Retribuciones Personales es uno de los de mayor peso en la estructura de costos de la empresa, por lo tanto su reducción era fundamental dentro del objetivo de lograr mayor rentabilidad. Dada la política tradicional de la empresa hacia el personal, con un relacionamiento casi familiar, se buscó implementar medidas para el retiro voluntario. En especial se sugirió a quienes estaban en condiciones de acogerse a un régimen jubilatorio, que lo hicieran.

5. Programas de capacitación. Para el cumplimiento de los objetivos planteados se encontró imprescindible realizar la capacitación del personal, la misma se orientó a los siguientes aspectos: - Proporcionar conocimientos técnicos para el mejor cumplimiento de la tarea.

- Generar los cambios de actitud requeridos para promover y apoyar las nuevas medidas.

El primero de los puntos se basó fundamentalmente en la capacitación en informática. Respecto a los otros dos se vincularon con las características que debe poseer un buen Jefe y con la generación de actitudes positivas hacia los cambios. Por tal motivo se realizó una encuesta entre los niveles de Jefatura para conocer sus actitudes respecto a temas vinculados a los sistemas de control de gestión y al estilo gerencial. Los resultados de dicha encuesta se resumen en el siguiente cuadro:

ENCUESTA DE ACTITUDES DE JEFATURA