, México a
INSTITUTO TECNOLÓGICO Y DE ESTUDIOS SUPERIORES DE
MONTERREY
PRESENTE.-Por medio de la presente hago constar que soy autor y titular de la obra
denominada"
, en los sucesivo LA OBRA, en virtud de lo cual autorizo a el Instituto
Tecnológico y de Estudios Superiores de Monterrey (EL INSTITUTO) para que
efectúe la divulgación, publicación, comunicación pública, distribución,
distribución pública y reproducción, así como la digitalización de la misma, con
fines académicos o propios al objeto de EL INSTITUTO, dentro del círculo de la
comunidad del Tecnológico de Monterrey.
El Instituto se compromete a respetar en todo momento mi autoría y a
otorgarme el crédito correspondiente en todas las actividades mencionadas
anteriormente de la obra.
De la misma manera, manifiesto que el contenido académico, literario, la
edición y en general cualquier parte de LA OBRA son de mi entera
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Nombre y Firma
AUTOR (A)
Metodología para la Administración de Recursos en
Multiproyectos-Edición Única
Title
Metodología para la Administración de Recursos en
Multiproyectos-Edición Única
Authors
Ruthmaría Díaz Rizo
Affiliation
Tecnológico de Monterrey, Campus Monterrey
Issue Date
2009-05-01
Item type
Tesis
Rights
Open Access
Downloaded
19-Jan-2017 00:45:05
I
NSTITUTO
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ECNOLÓGICO Y DE
E
STUDIOS
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AMPUS
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ETODOLOGÍA PARA LA
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DMINISTRACIÓN DE
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ECURSOS EN
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RESENTADA COMO REQUISITO PARCIAL PARA OBTENER EL GRADO
ACADÉMICO DE:
M
AESTRO EN CIENCIAS EN INGENIERIA Y
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DMINISTRACIÓN DE LA
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ONSTRUCCIÓN
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SPECIALIDAD EN
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DMINISTRACIÓN DE
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ROYECTOS
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UTHMARÍA
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ÍAZ
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IZO
A
GRADECIMIENTO
Agradezco a Dios por haberme guiado en este camino y por haberme dado
las herramientas necesarias para salir adelante.
Gracias a mis padres, Ruth María y Miguel, a mis hermanos, Adriana, Rodrigo
y Miguel Ángel, así como al resto de mi familia por su apoyo incondicional durante
todos estos años. El sacrificio ha valido la pena. Estar lejos no ha sido fácil, pero a
pesar de la distancia siempre he contado con ustedes. Abdi, sabes que has sido
muy importante durante esta etapa, y has sido gran parte de este proceso. A la
Familia Esquivel por ser mi segunda familia. ¡Muchas gracias! Sin todos ustedes no
hubiera podido estar aquí, y por lo tanto este trabajo no hubiera sido posible.
Doy las gracias al Ing. Francisco Carlos Matienzo por su tiempo, paciencia,
apoyo y asesoría durante mi proceso de tesis. Gracias al Ing. Roberto Jiménez e Ing.
Brígido Pérez por su tiempo, experiencia, y sobre todo por ser parte de mi Comité de
Tesis. Gracias al Ing. Oscar Novelo y al Ing. José Enríquez por su maravillosa
colaboración.
Muchas gracias al Instituto Tecnológico y de Estudios Superiores de Monterrey
(ITESM) y al Consejo Nacional de Ciencia y Tecnología (CONACYT) por haberme
brindado la oportunidad de realizar mis estudios.
A mis amigos, a mis compañeros de MAC, y a mis compañeras del
Representativo de Fut Soccer y Rápido. ¡Gracias!
Í
NDICE
Capítulo 1 – Objetivo y Alcance ... 10
Capítulo 2 – Administración y Dirección de Proyectos ... 13
2.1 - Introducción ... 13
2.2 – Administración de Proyectos ... 14
2.3 – Dirección de Proyectos – Project Management Institute ... 16
2.4 – Procesos de la Dirección de Proyectos... 19
2.4.1 – Grupo de Procesos de Iniciación
... 20
2.4.2 – Grupo de Procesos de Planificación
... 21
2.4.3 – Grupo de Procesos de Ejecución
... 24
2.4.4 – Grupo de Procesos de Seguimiento y control
... 25
2.4.5 – Grupo de Procesos de Cierre
... 27
Capítulo 3 – Administración de los Recursos Humanos del Proyecto... 28
3.1 – Introducción... 28
3.2 – Desglose Estructurado de la Organización (DEO) ... 29
3.3 – Procesos de Gestión de los Recursos Humanos del Proyecto ... 31
3.3.1 – Planificación de los Recursos Humanos
... 32
3.3.2 – Integración del Equipo del Proyecto
... 35
3.3.3 – Desarrollar el Equipo del Proyecto
... 37
3.3.4 – Gestionar el Equipo del Proyecto
... 39
3.4 – Nivelación de Recursos ... 41
3.4.1 – Algoritmo del Momento Mínimo
... 44
Capítulo 4 – Multiproyectos ... 48
4.1 – Introducción... 48
4.2 – Agrupación de Multiproyectos... 51
4.3 – Administración de Multiproyectos... 52
4.4 – Organización de las Empresas para Multiproyectos ... 53
4.4.1 – Estructura de la Organización para Multiproyectos
... 54
4.5 – DET para Multiproyectos y Programas ... 58
4.6 – Administración de Recursos en Multiproyectos... 60
4.6.1 – Programación Matemática
... 62
4.6.2 – Técnicas Heurísticas
... 63
4.6.3 – Calendarización Heurística de Multiproyectos
... 65
Capítulo 5 – Metodología para la Administración de Recursos en
Multiproyectos... 69
5.1 – Introducción... 69
5.2 – Fundamentación de la Metodología ... 70
5.4 – Planeación del Proyecto y Definición de Parámetros... 76
5.4.1 – Perfiles y Asignación de Recursos
... 78
5.4.2 – 3DEs: DET + DER + DEO
... 83
5.5 – Ejecución y Control: Nivelación de Recursos ... 86
Capítulo 6 – Ejemplo del Uso de la Metodología ... 90
6.1 – Introducción... 90
6.2 – Antecedentes de la Empresa ... 90
6.3 – Estructura de “Esfera” ... 91
6.4 – Planeación de los Proyectos y Definición de los Parámetros ... 92
6.5 – Asignación de Recursos ... 93
6.6 – 3DEs ... 95
6.7 – Nivelación de Recursos ... 96
6.8 – Validación de la Metodología ... 99
Capítulo 7 – Conclusiones y Recomendaciones... 101
7.1 – Conclusiones ... 101
7.2 – Recomendaciones... 103
Bibliografía ... 104
Bibliografía... 104
Í
NDICE DE FIGURAS
Capítulo 1 – Objetivo y Alcance ... 10
Capítulo 2 – Administración y Dirección de Proyectos ... 13
Figura 2.1 – Áreas de experiencia que necesita el equipo de dirección de
proyectos ... 18
Figura 2.2 – Los Grupos de Procesos que interactúan en un proyecto... 19
Capítulo 3 – Administración de los Recursos Humanos del Proyecto... 28
Figura 3.1 – Proceso de Planeación de Proyectos... 30
Figura 3.2 – Relación entre el DET y el DEO ... 31
Figura 3.3 – Formatos de Definición de Roles y Responsabilidades... 34
Figura 3.4 – Utilización del recurso durante un proyecto ... 43
Figura 3.5 – Distribución del recurso después de la nivelación ... 43
Figura 3.6 – Red muestra para la nivelación de recursos ... 45
Figura 3.7 – Resumen de la utilización de recursos sin la nivelación ... 46
Figura 3.8 – Resumen de la utilización de recursos después del ciclo 6 de
nivelación... 47
Capítulo 4 – Multiproyectos ... 48
Figura 4.1 – Influencia de la estructura de la organización en los proyectos 54
Figura 4.2 – Organización funcional ... 55
Figura 4.3 – Organización orientada a proyectos ... 55
Figura 4.4 – Organización matricial débil ... 56
Figura 4.5 – Organización matricial fuerte ... 56
Figura 4.6 – Organización matricial equilibrada ... 57
Figura 4.7 – Organización combinada ... 57
Figura 4.8 – Fuentes y usos de recursos... 66
Capítulo 5 – Metodología para la Administración de Recursos en
Multiproyectos... 69
Figura 5.1 – Metodología para la Administración de Recursos en
Multiproyectos ... 69
Figura 5.2 – Fases fundamentales en el ciclo de vida de un proyecto... 70
Figura 5.3 – Situación de multiproyectos en una organización matricial ... 73
Figura 5.4 – Organización matricial para multiproyectos ... 75
Figura 5.5 – Visualización matricial del escenario en multiproyectos... 79
Figura 5.6 – Conexiones entre los procesos de asignación de recursos ... 81
Figura 5.7 – Coordinación entre el DET y el DEO para multiproyectos... 85
Figura 5.8 – 3DEs: DET + DER +DEO ... 86
Capítulo 6 – Ejemplo del Uso de la Metodología ... 90
Figura 6.1 – Estructura organizacional matricial de “Esfera” ... 92
Figura 6.2 – Ejemplo del Catálogo de Recursos de “Esfera” ... 94
Figura 6.3 – Matriz de Responsabilidades para cada proyecto de “Esfera” .. 94
Figura 6.4 – Ejemplo de Codificación para las 3DEs... 95
Figura 6.5 – 3DEs para “Esfera” ... 96
Figura 6.6 – Planeación anual del Recurso ... 97
Figura 6.7 – Utilización del Recurso... 97
Figura 6.8 – Replaneación anual del Recurso ... 98
Figura 6.9 – Nivelación del Recurso ... 98
Capítulo 7 – Conclusiones y Recomendaciones... 101
Í
NDICE DE TABLAS
Capítulo 1 – Objetivo y Alcance ... 10
Capítulo 2 – Administración y Dirección de Proyectos ... 13
Capítulo 3 – Administración de los Recursos Humanos del Proyecto... 28
Capítulo 4 – Multiproyectos ... 48
Tabla 4.1 – Comparación entre la Administración de Portafolios y la
Administración de Multiproyectos ... 50
Tabla 4.2 – Esquema de codificación del Desglose Estructurado de Trabajo
(DET) para Multiproyectos ... 59
Capítulo 5 – Metodología para la Administración de Recursos en
Multiproyectos... 69
Tabla 5.1 – Esquema de codificación del Desglose Estructurado de Trabajo
(DET) para Multiproyectos ... 84
Tabla 5.2 – Información necesaria requerida para la buena administración de
recursos... 89
Capítulo 6 – Ejemplo del Uso de la Metodología ... 90
C
APITULO 1 - O BJETIVO Y ALCANCE
El o b je tivo d e é sta Te sis e s e l d ise ño d e una me to d o lo g ía p a ra la a d ministra c ió n d e lo s re c urso s e n multip ro ye c to s, c o n e l fin d e a yud a r a lo s De p a rta me nto s Inte rno s d e Pro ye c to s, a sí c o mo a la s G e re nc ia s Exte rna s d e Pro ye c to s d e Co nstruc c ió n a te ne r una b ue na a d ministra c ió n y c o ntro l d e lo s re c urso s q ue se ma ne ja n e n c a d a uno y to d o s sus p ro ye c to s. Da d o q ue lo s re c urso s q ue ma ne ja n d e ntro d e lo s d e p a rta me nto s d e p ro ye c to s so n p e rso na l, d ine ro y c o ntra to s, lo q ue se q uie re e s q ue e sto s re c urso s se a n utiliza d o s d e ma ne ra ó p tima , so b re to d o e l re c urso huma no .
Ta nto e n la s G e re nc ia s Exte rna s d e Pro ye c to s, a sí c o mo e n lo s De p a rta me nto s Inte rno s d e Pro ye c to s d e ntro d e c ua lq uie r e mp re sa , se ma ne ja n d istinto s p ro ye c to s a l mismo tie mp o , y e s p o sib le q ue la únic a re la c ió n e ntre e sto s p ro ye c to s re sp a ld a d o s y/ o a d ministra d o s se a q ue so n d irig id o s a l mismo tie mp o . Es p o r e sto q ue e s muy imp o rta nte e l d e finir muy b ie n c a d a p ro ye c to , a sí c o mo lo s re c urso s ne c e sa rio s e n c a d a uno , ya q ue se p ue d e n te ne r re c urso s c o mp a rtid o s y c o o rd ina d o s e ntre e sto s.
Se g ún C o o rd ina c ió n Ro c a l1, d e ntro d e l se c to r d e c o nstruc c ió n,
tra d ic io na lme nte lo s p ro ye c to s fa lla n p o r:
Fa lta d e a ná lisis d e rie sg o .
Ina d e c ua d a p la ne a c ió n.
Ma la d e finic ió n d e lo s a lc a nc e s.
De fic ie nte p ro g ra ma c ió n d e lo s tra b a jo s.
Eq uip o s d e tra b a jo sin e xp e rie nc ia .
De fic ie nte c o ntro l d e c o sto s.
Fa lta d e c o ntro l d e c a mb io s e info rma c ió n.
Líd e r d e p ro ye c to ina p ro p ia d o .
Fa lta d e inc e ntivo s y p e na liza c io ne s.
La fa lla má s c o mún e n la a d ministra c ió n d e multip ro ye c to s e s la ma la p la ne a c ió n. Se p ue d e te ne r una b ue na p la ne a c ió n ind ivid ua l d e c a d a p ro ye c to ,
1 http :/ / w ww.ro c a l.c o m.mx/ g e re nc ia .htm. Emp re sa c re a d a e n e l a ño d e 1994 e n Mé xic o D.F. c o n e l
p e ro una ma la p la ne a c ió n c o le c tiva d e to d o s lo s p ro ye c to s. Esta b le c e r la s re la c io ne s e ntre lo s d istinto s re c urso s q ue se ne c e sita n e n c a d a p ro ye c to fa c ilita d e g ra n ma ne ra la a d ministra c ió n p a ra to d o s lo s multip ro ye c to s.
Ta nto e n una G e re nc ia d e Pro ye c to s, a sí c o mo e n un De p a rta me nto Inte rno d e c o nstruc c ió n/ p ro ye c to s, e s imp o rta nte la a d ministra c ió n d e multip ro ye c to s d e sd e e l p unto d e vista d e lo s re c urso s. Es imp o rta nte te ne r un a mp lio p a no ra ma ta nto d e lo s c o ntra tista s d e c a d a p ro ye c to p a ra c o ntro lar d ic ho s re c urso s a sí c o mo d e lo s re c urso s mismo s. En e ste tip o d e a d ministra c ió n se re q uie re te ne r una “ Vista d e á g uila ” , p ue s se re q uie re sa b e r q ué e s lo q ue se d e se a o b te ne r e n c a d a p ro ye c to , a sí c ó mo lo s me d io s y p ro c e d imie nto s p a ra c a d a uno , p e ro sin o lvid a rse d e lo s d e má s p ro ye c to s q ue ta mb ié n se e stá n ma ne ja nd o . Es a q uí d o nd e se ne c e sita a d ministra r d e ma ne ra e fe c tiva lo s re c urso s ne c e sa rio s p a ra c a d a p ro ye c to . Po r re c urso s se e ntie nd e : p e rso na l, e q uip o , ma te ria le s y flujo d e e fe c tivo .
Al ma ne ja r e sta “ Vista d e á g uila ” se a se g ura c o o rd ina r ta nto la ma no d e o b ra , c o mo ma te ria le s y tie mp o s e ntre lo s d istinto s p ro ye c to s, lo s c ua le s p ue d e n tra sla p a rse e ntre p ro ye c to s, o se r ne c e sita d o s d e ma ne ra simulta ne a .
Una e fic ie nte a d ministra c ió n d e lo s re c urso s e n multip ro ye c to s p ue d e a yud a r a c o nse g uir un e q uilib rio e n la s d e ma nd a s d e c a lid a d , c o ste y tie mp o d e lo s d ife re nte s p ro ye c to s, b rind á nd o le un p lus a l d e p a rta me nto d e p ro ye c to s, inte rno o e xte rno . Al te ne r e ste e nfo q ue e n lo s p ro ye c to s, se p ue d e n te ne r a lg uno s d e lo s sig uie nte s b e ne fic io s:
C ump limie nto d e e xp e c ta tiva s
Me no r rie sg o
Info rma c ió n ve ra z y o p o rtuna
Esta nd a riza c ió n d e re sulta d o s
C a p ita liza c ió n d e a p re nd iza je s
Me no r tie mp o d e re sp ue sta
Aho rro s e n c o sto
Me no r tie mp o d e ind uc c ió n a nue vo s mie mb ro s d e l e q uip o
Re la c io ne s c o n invo luc ra d o s a la rg o p la zo
C
APITULO 2 – ADMINISTRAC IÓ N Y DIRECCIÓ N DE
PRO YEC TO S
2.1 – Intro duc c ió n
To d a e mp re sa c o nstruc to ra , ind e p e nd ie nte me nte d e su á re a d e e nfo q ue , c ue nta c o n va ria s similitud e s c o n la s d e má s e mp re sa s. To d a s c ue nta n c o n un p ro p ó sito o me ta b ie n d e finid o . Así mismo , e stá n fo rma d a s p o r su re c urso má s va lio so : la s p e rso na s, o su p e rso na l, ha c ie nd o uso d e mé to d o s o d isp o sic io ne s c o n lo s c ua le s d e fine n y d e te rmina n e l c o mp o rta mie nto d e sus inte g ra nte s.
La func ió n d e a d ministra r e s e l p ro c e so d e d ise ña r y ma nte ne r un a mb ie nte e n e l q ue la s p e rso na s tra b a ja nd o e n g rup o s a lc a nc e n c o n e fic ie nc ia me ta s se le c c io na d a s.
La a d ministra c ió n d e ntro d e una e mp re sa se p ue d e d ividir je rá rq uic a me nte e n la Alta g e re nc ia , la g e re nc ia d e nive l me d io , y p o r último , lo s sup e rviso re s d e p rime ra líne a . De p e nd ie nd o d e l nive l je rá rq uic o , se re q uie re n c ie rta s ha b ilid a d e s p a ra p o d e r c ump lir c o n la s func io ne s a d ministra tiva s. La a lta g e re nc ia re q uie re muc ho d e ha b ilid a d e s c o nc e p tua le s y d e d ise ño , la s c ua le s sirve n p a ra c o nte mp la r una ima g e n g lo b a l e id e ntific a r lo s e le me nto s imp o rta nte s e n una situa c ió n y a sí p o d e r e nc o ntra r so luc io ne s c re a tiva s a lo s p ro b le ma s q ue se p re se nta n. La g e re nc ia me d ia re q uie re muc ho d e ha b ilid a d e s huma na s, la s c ua le s sirve n p a ra ma nte ne r un b ue n tra b a jo e n e q uip o y ma nte ne r b ue na s re la c io ne s c o n lo s d e má s tra b a ja d o re s. Po r último , lo s sup e rviso re s re q uie re n d e ha b ilid a d e s té c nic a s p a ra te ne r e l c o no c imie nto ne c e sa rio p a ra re a liza r a c tivid a d e s q ue imp liq ue n mé to d o s, p ro c e so s y p ro c e d imie nto s.
To d o p ro ye c to e s re a liza d o p o r e l g rup o d e p e rso na s invo luc ra d o e n é l, y vie ne a e sta r re string id o p o r la limita c ió n d e lo s re c urso s q ue ne c e sita p a ra lle va rse a c a b o . Lo s p ro ye c to s vie ne n a se r a d ministra d o s se g ún q uié n e sté invo luc ra d o y la fo rma e n q ue se va a tra b a ja r, e s d e c ir, to d o p ro ye c to se d e fine se g ún su p la nific a c ió n, e je c uc ió n y c o ntro l, y p ue d e n se r utiliza d o s p a ra c ump lir c o n e l p la n e stra té g ic o d e la e mp re sa misma .
2.2 – A dministra c ió n de Pro ye c to s
Ob e rle nd e r (2000) d e fine a la a d ministra c ió n d e p ro ye c to s c o mo “ e l a rte y la c ie nc ia d e c o o rd ina r p e rso na s, e q uip o , ma te ria le s, d ine ro y ho ra rio s p a ra c o mp le ta r un p ro ye c to e sp e c ífic o a tie mp o y d e ntro d e l c o sto a p ro b a d o ”. La la b o r d e a d ministra r d e p ro ye c to s se re sume e n c inc o func io ne s b á sic a s: p la ne a c ió n, o rg a niza c ió n, p ro ve e r d e p e rso na l, d irig ir, y c o ntro la r.
La func ió n p rinc ip a l d e un a d ministra d o r d e p ro ye c to s e s o rg a niza r y tra b a ja r c o n p e rso na s p a ra id e ntific a r p ro b le ma s y d e te rmina r la s so luc io ne s p a ra e sto s p ro b le ma s, p o r lo ta nto d e b e tra b a ja r b ie n c o n la s p e rso na s. Esta s p e rso na s c o n la s q ue tra b a je e l a d ministra d o r d e b e n se r c re a tivo s, d e b e n te ne r la ha b ilid a d p a ra id e ntific a r y re so lve r p ro b le ma s, c o munic a rse c o n lo s d e má s, y lle va r a c a b o e l tra b a jo . Es p o r e sto q ue la s p e rso na s, o e l p e rso na l, so n e l re c urso má s imp o rta nte p a ra e l a d ministra d o r d e p ro ye c to s.
Lo s c o nc e p to s c la ve e n la a d ministra c ió n d e p ro ye c to s so n lo s sig uie nte s: 1. Ase g ura r q ue una p e rso na , y so la me nte una p e rso na , se a e l re sp o nsa b le p o r
e l a lc a nc e , p re sup ue sto y c a le nd a riza c ió n d e l p ro ye c to .
2. No e mp e za r e l tra b a jo sin te ne r un c o ntra to firma d o , sin imp o rta r la p risa p o r inic ia r la s a c tivid a d e s.
3. Co nfirma r q ue ha y un a lc a nc e , p re sup ue sto y c a le nd a riza c ió n a p ro b a d a p a ra e l p ro ye c to .
4. Fija r e l a lc a nc e d e l p ro ye c to a l inic io y a se g ura r d e q ue no ha ya ning ún c re c imie nto e n e ste sin a p ro b a c ió n a lg una .
5. Ase g ura r q ue e l a lc a nc e e s e nte nd id o p o r to d o s lo s p a rtic ip a nte s, inc luye nd o e l d ue ño .
6. De te rmina r c uá nd o y q uié n d e sa rro lló ta nto e l p re sup ue sto c o mo la c a le nd a riza c ió n.
8. Org a niza r e l p ro ye c to a lre d e d o r d e l tra b a jo q ue ne c e site se r re a liza d o , e n lug a r d e tra ta r d e ma nte ne r a l p e rso na l o c up a d o .
9. Ase g ura r q ue ha ya un p la n e xp lic ito d e l tra b a jo a re a liza r p a ra g uia r to d o e l p ro ye c to .
10. Esta b le c e r una e struc tura d e d e sg lo se d e tra b a jo q ue d ivid a e l p ro ye c to e n unid a d e s d e tra b a jo d e finib le s y me d ib le s.
11. Esta b le c e r una g rá fic a o rg a niza c io na l p a ra e l p ro ye c to e n la q ue se d e mue stre la a uto rid a d y re sp o nsa b ilid a d e s p a ra to d o s lo s mie mb ro s d e l e q uip o d e tra b a jo .
12. Cre a r, c o n e l p e rso na l a d e c ua d o p a ra e l p ro ye c to , un e q uip o d e tra b a jo q ue tra b a je e n c o njunto c o mo una so la unid a d .
13. Enfa tiza r q ue la c a lid a d e s una ne c e sid a d , ya q ue si no se o b tie ne , se p ie rd e to d o e l va lo r, sin imp o rta r e l c o sto ni q ué ta n rá p id o se ha ya c o mp le ta d o . 14. Pre sup ue sta r to d a s la s a c tivid a d e s; c ua lq uie r tra b a jo q ue se re a lic e d e b e se r
c o mp e nsa d o .
15. De sa rro lla r una c a le nd a riza c ió n p a ra e l p ro ye c to q ue p ro p o rc io ne una se c ue nc ia ló g ic a d e l tra b a jo re q ue rid o p a ra c o mp le ta r e l tra b a jo .
16. Esta b le c e r un siste ma d e c o ntro l q ue p ue d a a ntic ip a r y re p o rta r p e rió d ic a me nte c ua lq uie r d e svia c ió n p a ra q ue se p ue d a n to ma r me d id a s c o rre c tiva s.
17. Cua nd o ha ya un p ro b le ma , info rma r a to d o s lo s invo luc ra d o s p a ra e nc o ntra r e ntre to d o s una so luc ió n.
18. Do c ume nta r to d o e l tra b a jo , ya q ue lo q ue e n a lg ún mo me nto p ue d a p a re c e r irre le va nte , p ue d e q ue d e sp ué s se c o nvie rta e n a lg o sig nific a nte . 19. Pre p a ra r un a c ue rd o fo rma l c o n to d a s la s p a rte s a p ro p ia d a s c ua nd o o c urra
un c a mb io e n e l p ro ye c to .
20. Ma nte ne r info rma d o a l c lie nte ; é ste p a g a p o r to d o y utiliza rá e l p ro ye c to una ve z q ue se c o mp le te .
Ta mb ié n e s func ió n d e l a d ministra d o r d e p ro ye c to s e l a d ministra r un e q uip o d e tra b a jo y c o o rd ina r sus e sfue rzo s ha c ia un fin c o mún p a ra lle va r a l p ro ye c to a una te rmina c ió n e xito sa . Es a q uí d o nd e e l a d ministra d o r d e b e re sp o nd e r a la s p re g unta s d e : ¿ Q uié n? ¿ Qué ha c e ? ¿ C uá nd o ? y ¿ Q ué ta nto ?
En p o c a s p a la b ra s, la a d ministra c ió n d e p ro ye c to s e stá invo luc ra d a c o n:
Lo q ue se d e b e ha c e r
C ua nd o se d e b e ha c e r
C o o rd ina c ió n d e to d a s la s ne c e sid a d e s
Enfo q ue multid isc ip lina rio
C o nfia nza y a p o yo e n o tro s
C a lid a d d e l p ro ye c to
Punto d e vista a d ministra tivo
Mé to d o g e ne ra lista
La a d ministra c ió n d e p ro ye c to s invo luc ra la c o o rd ina c ió n d e tra b a jo re a liza d o a un so lo tie mp o p o r un e q uip o d e tra b a jo fo rma d o p o r un g rup o d e p e rso na s q ue , a ve c e s, nunc a ha n tra b a ja d o junto s. Es p o r e sto q ue la a d ministra c ió n d e p ro ye c to s re q uie re d e un e nfo q ue multid isc ip lina rio p a r c o o rd ina r to d a s la s ne c e sid a d e s d e un p ro ye c to c o n re la c ió n a o tro s p a ra q ue p ro p o rc io ne n la e xp e rie nc ia té c nic a . El a d ministra d o r d e p ro ye c to s d e b e se r c a p a z d e d e le g a r la a uto rid a d y re sp o nsa b ilid a d a o tro s y a ún a sí ma nte ne r c ie rta c o nc e ntra c ió n e n e l p ro c e so q ue une a la s d ife re nte s d isc ip lina s, e sto se lo g ra a l ma nte ne r un e nfo q ue e n lo s o b je tivo s d e l p ro ye c to .
Un p rinc ip io fund a me nta l d e la a d ministra c ió n d e p ro ye c to s e s e l d e o rg a niza r e l p ro ye c to se g ún e l tra b a jo q ue ne c e site se r re a liza d o . El a mb ie nte d e tra b a jo se e nfo c a e n lo q ue d e b e se r e je c uta d o , c ua nd o d e b e se r re a liza d o y c uá nto va a c o sta r.
La te rmina c ió n e xito sa d e un p ro ye c to d e p e nd e d e la ha b ilid a d d e l a d ministra d o r d e p ro ye c to s d e c o o rd ina r e l e q uip o d e tra b a jo d e e sp e c ia lista s q ue tie ne n la s ha b ilid a d e s té c nic a s p a ra re a liza r e l tra b a jo .
2.3 – Dire c c ió n de Pro ye c to s – Pro je c t Ma na g e me nt Institute
El Instituto d e Ad ministra c ió n d e Pro ye c to s (PMI) d e fine a la d ire c c ió n, o a d ministra c ió n, d e p ro ye c to s ó o mo “la a p lic a c ió n d e c o no c imie nto s, ha b ilid a d e s, he rra mie nta s, y té c nic a s p a ra la s ha b ilid a d e s d e un p ro ye c to , p a ra sa tisfa c e r la s ne c e sid a d e s d e l mismo ” [PMBO O K (2004)]. Ésta Se lo g ra me d ia nte la a p lic a c ió n e inte g ra c ió n d e lo s p ro c e so s d e d ire c c ió n d e p ro ye c to s d e inic io , p la nific a c ió n, e je c uc ió n, se g uimie nto , c o ntro l y c ie rre . La d ire c c ió n d e p ro ye c to s re q uie re :
Id e ntific a r lo s re q uisito s.
Esta b le c e r uno s o b je tivo s c la ro s y p o sib le s d e re a liza r
Se le c c io na r lo s p ro c e so s a p ro p ia d o s q ue se a n ne c e sa rio s p a r c ump lir c o n lo s o b je tivo s d e l p ro ye c to .
Usa r un e nfo q ue d e finid o p a ra a d a p ta r la s e sp e c ific a c io ne s d e l p ro d uc to y lo s p la ne s d e ta l fo rma q ue se p ue d a n c ump lir lo s re q uisito s d e l p ro ye c to y d e l p ro d uc to .
Eq uilib ra r la s d e ma nd a s c o nc urre nte s d e a lc a nc e , tie mp o , c o ste s, c a lid a d , re c urso s y rie g o s p a ra p ro d uc ir un p ro d uc to d e c a lid a d .
Ca d a p ro ye c to tie ne su p ro p ia “ Trip le re stric c ió n” : a lc a nc e , tie mp o y c o ste . La c a lid a d q ue re q ue rid a va d e la ma no c o n e sta trip le re stric c ió n, a ta l g ra d o q ue si una d e la s tre s re stric c io ne s c a mb ia , a fe c ta a la s o tra s d o s y p o r lo ta nto a la c a lid a d d e l p ro ye c to . Es p o r e sto q ue lo s p ro c e so s e n la d ire c c ió n d e p ro ye c to s se vue lve n muy re p e titivo s, p ue s se e la b o ra n g ra d ua lme nte c o nfo rme se va d e sa rro lla nd o e l c ic lo d e vid a d e l p ro ye c to . Es d e c ir, a me d id a q ue un e q uip o d e d ire c c ió n d e l p ro ye c to c o no c e má s p ro fund a me nte e l p ro ye c to , e l e q uip o p ue d e lle g a r a d irig irlo c o n ma yo r nive l d e d e ta lle .
Pa ra q ue la a d ministra c ió n d e p ro ye c to s se a e fe c tiva , muc ho s d e lo s c o no c imie nto s, y d e la s he rra mie nta s y té c nic a s p a ra g e stio na r p ro ye c to s, ta le s c o mo la e struc tura d e l d e sg lo se d e l tra b a jo , a ná lisis d e la ruta c rític a y la g e stió n d e l va lo r g a na d o , d e b e n se r a c o mp a ña d o s p o r un e q uip o d e d ire c c ió n q ue c o mp re nd a y use lo s c o no c imie nto s y d ic ha s ha b ilid a d e s c o rre sp o nd ie nte s, y la s a p liq ue a p o r lo me no s, c inc o á re a s d e e xp e rie nc ia :
Fund a me nto s d e la Dire c c ió n d e Pro ye c to s
C o no c imie nto s, no rma s y re g ula c io ne s d e l á re a d e a p lic a c ió n
C o mp re nsió n d e l e nto rno d e l p ro ye c to
C o no c imie nto s y ha b ilid a d e s d e d ire c c ió n g e ne ra l
Ha b ilid a d e s inte rp e rso na le s
Fig ura 2- 1. Áre a s de e xpe rie nc ia que ne c e sita e l e q uipo d e dire c c ión d e l proye c to
El PMBO O K (2004) d e fine a un p ro c e so c o mo “ un c o njunto d e a c c io ne s y a c tivid a d e s inte rre la c io na d a s q ue se lle va n a c a b o p a ra a lc a nza r un c o njunto p re via me nte e sp e c ific a d o d e p ro d uc to s, re sulta d o s o se rvic io s” . Pa ra c a d a p ro ye c to sie mp re ha y un e q uip o d e d ire c c ió n d e p ro ye c to s q ue e stá e nc a rg a d o d e e je c uta r lo s p ro c e so s p a ra c o mp le ta r e l p ro ye c to . Esto s p ro c e so s se p ue d e n d ivid ir e n d o s c a te g o ría s:
1. Lo s p ro c e so s d e la d ire c c ió n d e p ro ye c to s c o mune s: se lle va n a c a b o p a ra un p ro p ó sito inte g ra d o - inic ia r, p la nific a r, e je c uta r, sup e rvisa r y c o ntro la r, y c e rra r e l p ro ye c to .
2. Lo s p ro c e so s o rie nta d o s a l p ro d uc to : e sp e c ific a n y c re a n e l p ro d uc to d e l p ro ye c to . Esto s e stá n d e finid o s p o r e l c ic lo d e vid a d e l p ro ye c to y va ría n se g ún e l á re a d e a p lic a c ió n.
inc luye la g e stió n d e e sta s inte ra c c io ne s a fin d e c ump lir e xito sa me nte c o n lo s re q uisito s ta nto d e l p a tro c ina d o r, c o mo d e l c lie nte y to d o s lo s inte re sa d o s.
2.4 – Pro c e so s de la Dire c c ió n de Pro ye c to s
El PMBO K (2004) ha c e re fe re nc ia a la d ivisió n d e la d ire c c ió n d e p ro c e so s e n c inc o g rup o s lla ma d o s lo s “ G rup o s d e Pro c e so s d e la Dire c c ió n d e Pro ye c to s” . Esto s g rup o s d e p ro c e so s so n un c ie rto tip o d e e le me nto s d isc re to s c o n inte rfa se s muy b ie n d e finid a s. Lo s g rup o s d e p ro c e so s so n lo s sig uie nte s:
1. Grup o d e Pro c e so s d e Inic ia c ió n: De fine y a uto riza e l p ro ye c to o una fa se
d e l mismo
2. Grup o d e Pro c e so s d e Pla nific a c ió n: De fine y re fina lo s o b je tivo s, y p la nific a e l
c urso d e a c c ió n re q ue rid o p a ra lo g ra r lo s o b je tivo s y e l a lc a nc e p re te nd id o d e l p ro ye c to .
3. Grup o d e Pro c e so s d e Eje c uc ió n: Inte g ra a p e rso na s y a o tro s re c urso s p a ra lle va r a c a b o e l p la n d e g e stió n d e l p ro ye c to p a ra e l p ro ye c to .
4. Grup o s d e Pro c e so s y d e Se g uimie nto y C o ntro l: Mid e y sup e rvisa
re g ula rme nte e l a va nc e , a fin d e id e ntific a r la s va ria c io ne s re sp e c to d e l p la n d e g e stió n d e l p ro ye c to , d e ta l fo rma q ue se to me n me d id a s c o rre c tiva s c ua nd o se a ne c e sa rio p a ra c ump lir c o n lo s o b je tivo s d e l p ro ye c to .
5. Grup o s d e Pro c e so s d e Cie rre : Fo rma liza la a c e p ta c ió n d e l p ro d uc to , se rvic io
o re sulta d o , y te rmina o rd e na d a me nte e l p ro ye c to o una fa se d e l mismo .
Fig ura 2- 2. Los Grupos de Proc e sos que inte ra c túa n e n un proye c to
c ua le s d e lo s g rup o s d e p ro c e so s me jo r se a d a p ta n a l p ro ye c to y a q ué fa se s d e l mismo .
Lo s g rup o s d e p ro c e so s d e d ire c c ió n d e p ro ye c to s e stá n re la c io na d o s p o r lo s re sulta d o s q ue p ro d uc e n. Es d e c ir, la sa lid a d e un p ro c e so , p o r lo g e ne ra l, se c o nvie rte e n una e ntra d a a o tro p ro c e so o e s un p ro d uc to e ntre g a b le d e l p ro ye c to .
2.4.1 – G rupo de Pro c e so s de Inic iac ió n
El g rup o d e p ro c e so s d e inic ia c ió n se c o mp o ne d e a c tivid a d e s q ue fa c ilita n la a uto riza c ió n fo rma l p a ra e l inic io d e un nue vo p ro ye c to o una fa se d e l mismo . Po r lo g e ne ra l se g e ne ra n fue ra d e l á mb ito d e l c o ntro l, y p o r lo ta nto se tie ne c ie rta inc e rtid umb re c o n re sp e c to a lo s límite s d e l p ro ye c to mismo , e s d e c ir, c o n la s e ntra d a s inic ia le s d e é ste . Es a q uí e n e ste g rup o d e p ro c e so d e inic ia c ió n d o nd e se d e fine y e sta b le c e e l a lc a nc e d e l p ro ye c to , a sí c o mo lo s re c urso s q ue la e mp re sa tie ne d isp o nib le s y lo s q ue e stá d isp ue sta a inve rtir. Es la e ta p a e n d o nd e se d e fine n la ma yo ría d e la s re stric c io ne s inic ia le s d e l p ro ye c to .
Lo s p ro ye c to s g ra nd e s se p ue d e n d ivid ir e n fa se s. Pa ra c a d a fa se e s ne c e sa rio re a liza r e l d e ta lle d e lo s o b je tivo s, a lc a nc e s y re c urso s d e e sta s. Ta mb ié n, c o nfo rme se le va a d a r inic io a c a d a fa se , e s imp o rta nte la re visió n d e l re sp e c tivo a lc a nc e , p ue s d e e sta ma ne ra se ma ntie ne e l p ro ye c to e nfo c a d o e n lo s o b je tivo s e sp e c ífic o s d e l p ro c e so . Así ta mb ié n se p ue d e ve r si se tie ne n lo s re c urso s sufic ie nte s p a ra c o ntinua r o si se d e b e re tra sa r un p o c o la sig uie nte fa se .
Es muy b e ne fic io so e imp o rta nte si se invo luc ra ta nto a l c lie nte c o mo a lo s d e má s inte re sa d o s e n e l p ro ye c to e n e sta e ta p a d e inic ia c ió n, p ue s se tie ne ma yo r p ro b a b ilid a d d e te ne r una a c e p ta c ió n d e p ro d uc to s e ntre g a b le s y sa tisfa c c ió n d e l c lie nte , lo c ua l e s c rític o p a ra e l é xito d e l p ro ye c to . El g rup o d e p ro c e so s d e inic ia c ió n inic ia un p ro ye c to o fa se d e l mismo , y la sa lid a d e fine la fina lid a d d e l p ro ye c to , id e ntific a lo s o b je tivo s y a uto riza a l d ire c to r d e l p ro ye c to a inic ia r e l p ro ye c to una ve z q ue é ste e s a p ro b a d o .
El G rup o d e Pro c e so s d e Inic ia c ió n inc luye lo s sig uie nte s p ro c e so s d e d ire c c ió n d e p ro ye c to s:
re sulta d o q ue se p re te nd e o b te ne r p a ra sa tisfa c e r e so s re q uisito s. Esta a c ta c o nstitutiva vinc ula e l p ro ye c to a l tra b a jo c o ntinuo d e la o rg a niza c ió n y a uto riza e l p ro ye c to . En lo s p ro ye c to s d e múltiple s fa se s, e ste p ro c e so se usa p a ra va lid a r o re fina r la s d e c isio ne s to ma d a s d ura nte e l p ro c e so a nte rio r d e De sa rro lla r e l Ac ta C o nstitutiva .
2. De sa rro lla r e l Enunc ia d o d e l Alc a nc e d e l Pro ye c to (p re limina r): Es e l p ro c e so ne c e sa rio p a ra p ro d uc ir una d e finic ió n p re limina r d e a lto nive l d e l p ro ye c to usa nd o e l Ac ta Co nstitutiva c o n o tra s e ntra d a s a lo s p ro c e so s d e inic ia c ió n. Este p ro c e so a b o rd a y d o c ume nta lo s re q uisito s d e l p ro ye c to y d e lo s p ro d uc to s e ntre g a b le s, lo s re q uisito s d e lo s p ro d uc to s, lo s límite s d e l p ro ye c to , lo s mé to d o s d e a c e p ta c ió n y e l c o ntro l d e l a lc a nc e d e a lto nive l. En p ro ye c to s d e múltiple s fa se s, e ste p ro c e so va lid a o re fina e l a lc a nc e d e l p ro ye c to p a ra c a d a fa se .
2.4.2 – G rupo de Pro c e so s de Pla nific ac ió n
El g rup o d e p ro c e so s d e p la nific a c ió n e s utiliza d o p o r la d ire c c ió n d e p ro ye c to p a ra p la nific a r y g e stio na r c o n é xito un p ro ye c to p a ra la o rg a niza c ió n. Este g rup o d e p ro c e so s a yud a a re c o le c ta r la info rma c ió n d e va ria s fue nte s, o b te nie nd o info rma c ió n d e d istinta c o mp le titud y c o nfia nza . Lo s p ro c e so s d e p la nific a c ió n d e sa rro lla n e l p la n d e g e stió n d e l p ro ye c to , id e ntific a nd o , d e finie nd o y ma d ura nd o e l a lc a nc e y c o ste d e l p ro ye c to , y p la nific a nd o la s a c tivid a d e s d e l p ro ye c to q ue se re a liza n d e ntro d e l p ro ye c to .
Co nfo rme se va o b te nie nd o nue va info rma c ió n o info rma c ió n a c tua liza d a , se id e ntific a n y re sue lve n nue va s d e p e nd e nc ia s, re q uisito s, rie sg o s, o p o rtunid a d e s, a sunc io ne s y re stric c io ne s. Lo s múltip le s c a mb io s d ura nte e l c ic lo d e vid a d e l p ro ye c to re q uie re n q ue la info rma c ió n va ya sie nd o a c tua liza d a c o n la nue va info rma c ió n y q ue lo s p ro c e so s d e p la nific a c ió n, y a lg ún o tro d e inic ia c ió n, se a n re ite ra d o s má s d e una ve z.
El g rup o d e p ro c e so s d e p la nific a c ió n fa c ilita la p la nific a c ió n d e l p ro ye c to e ntre p ro c e so s múltip le s. Es imp o rta nte q ue mie ntra s se re a liza e sta p la nific a c ió n, e l e q uip o d e l p ro ye c to d e b e invo luc ra r a to d o s lo s inte re sa d o s q ue c o rre sp o nd a , d e a c ue rd o c o n c uá l se a su influe nc ia e n e l p ro ye c to y sus re sulta d o s.
El g rup o d e p ro c e so s d e p la nific a c ió n inc luye lo s sig uie nte s p ro c e so s d e d ire c c ió n d e p ro ye c to s:
1. De sa rro lla r e l Pla n d e G e stió n d e l Pro ye c to : Es e l p ro c e so ne c e sa rio p a ra d e finir, p re p a ra r, inte g ra r y c o o rd ina r to d o s lo s p la ne s sub sid ia rio s e n un p la n d e g e stió n d e l p ro ye c to . Este se c o nvie rte e n la p rinc ip a l fue nte d e info rma c ió n p a ra d e te rmina r c ó mo se p la nific a rá , e je c uta rá , sup e rvisa rá y c o ntro la rá , y c e rra rá e l p ro ye c to .
2. Pla nific a c ió n d e l Alc a nc e : Es e l p ro c e so ne c e sa rio p a ra c re a r un p la n d e g e stió n d e l a lc a nc e d e l p ro ye c to q ue d o c ume nte c ó mo se d e finirá , ve rific a rá y c o ntro la rá e l a lc a nc e d e l p ro ye c to , y c ó mo se c re a rá y d e finirá la e struc tura d e d e sg lo se d e l tra b a jo .
3. De finic ió n d e l Alc a nc e : Es e l p ro c e so ne c e sa rio p a ra d e sa rro lla r un e nunc ia d o d e ta lla d o d e l a lc a nc e d e l p ro ye c to c o mo b a se p a ra futura s d e c isio ne s d e l p ro ye c to .
4. Cre a r EDT: Es e l p ro c e so ne c e sa rio p a ra sub d ivid ir lo s p rinc ip a le s p ro d uc to s e ntre g a b le s d e l p ro ye c to y e l tra b a jo d e l p ro ye c to e n c o mp o ne nte s má s p e q ue ño s y má s fá c ile s d e g e stio na r.
5. De finic ió n d e la s Ac tivid a d e s: Es e l p ro c e so ne c e sa rio p a ra id e ntific a r la s a c tivid a d e s e sp e c ífic a s q ue d e b e n re a liza rse p a ra p ro d uc ir lo s d ive rso s p ro d uc to s e ntre g a b le s d e l p ro ye c to .
6. Esta b le c imie nto d e la Se c ue nc ia d e la s Ac tivid a d e s: Es e l p ro c e so ne c e sa rio p a ra id e ntific a r y d o c ume nta r la s d e p e nd e nc ia s e ntre la s a c tivid a d e s d e l c ro no g ra ma .
7. Estima c ió n d e Re c urso s d e la s Ac tivid a d e s: Es e l p ro c e so ne c e sa rio p a ra e stima r lo s tip o s y la s c a ntid a d e s d e re c urso s ne c e sa rio s p a ra re a liza r c a d a a c tivid a d d e l c ro no g ra ma .
8. Estima c ió n d e la Dura c ió n d e la s Ac tivid a d e s: Es e l p ro c e so ne c e sa rio p a ra e stima r la c a ntid a d d e p e río d o s la b o ra le s q ue se re q ue rirá n p a ra c o mp le ta r c a d a a c tivid a d d e l c ro no g ra ma .
d e lo s re c urso s y la s re stric c io ne s d e l c ro no g ra ma p a ra c re a r e l c ro no g ra ma d e l p ro ye c to .
10. Estima c ió n d e C o ste s: Es e l p ro c e so ne c e sa rio p a ra d e sa rro lla r una a p ro xima c ió n d e lo s c o ste s d e lo s re c urso s ne c e sa rio s p a ra c o mp le ta r la s a c tivid a d e s d e l p ro ye c to .
11. Pre p a ra c ió n d e l Pre sup ue sto d e Co ste s: Es e l p ro c e so ne c e sa rio p a ra suma r lo s c o ste s e stima d o s d e a c tivid a d e s ind ivid ua le s o p a q ue te s d e tra b a jo a fin d e e sta b le c e r una líne a b a se d e c o ste .
12. Pla nific a c ió n d e C a lid a d : Es e l p ro c e so ne c e sa rio p a ra id e ntific a r q ué e stá nd a re s d e c a lid a d so n re le va nte s p a ra e l p ro ye c to , y d e te rmina r c ó mo sa tisfa c e rlo s.
13. Pla nific a c ió n d e lo s Re c urso s Huma no s: Es e l p ro c e so ne c e sa rio p a ra id e ntific a r y d o c ume nta r lo s ro le s d e ntro d e l p ro ye c to , la s re sp o nsa b ilid a d e s y la s re la c io ne s d e c o munic a c ió n, a sí c o mo p a ra c re a r e l p la n d e g e stió n d e p e rso na l.
14. Pla nific a c ió n d e la s Co munic a c io ne s: Es e l p ro c e so ne c e sa rio p a ra d e te rmina r la s ne c e sid a d e s c o n re sp e c to a la info rma c ió n y la s c o munic a c io ne s d e lo s inte re sa d o s e n e l p ro ye c to .
15. Pla nific a c ió n d e la G e stió n d e Rie sg o s: Es e l p ro c e so ne c e sa rio p a ra d e c id ir c ó mo a b o rd a r, p la nific a r y e je c uta r la s a c tivid a d e s d e g e stió n d e rie sg o s p a ra un p ro ye c to .
16. Id e ntific a c ió n d e Rie sg o s: Es e l p ro c e so ne c e sa rio p a ra d e te rmina r q ué rie sg o s p o d ría n a fe c ta r a l p ro ye c to y d o c ume nta r sus c a ra c te rístic a s.
17. Aná lisis Cua lita tivo d e Rie sg o s: Es e l p ro c e so ne c e sa rio p a ra p rio riza r lo s rie sg o s p a ra re a liza r o tro a ná lisis o a c c io ne s p o ste rio re s, e va lua nd o y c o mb ina nd o la p ro b a b ilid a d d e o c urre nc ia y e l imp a c to .
18. Aná lisis Cua ntita tivo d e Rie sg o s: Es e l p ro c e so ne c e sa rio p a ra a na liza r numé ric a me nte e l e fe c to d e lo s rie sg o s id e ntific a d o s e n lo s o b je tivo s g e ne ra le s d e l p ro ye c to .
19. Pla nific a c ió n d e la Re sp ue sta a lo s Rie sg o s: Es e l p ro c e so ne c e sa rio p a ra d e sa rro lla r o p c io ne s y a c c io ne s p a ra me jo ra r la s o p o rtunid a d e s y re d uc ir la s a me na za s a lo s o b je tivo s d e l p ro ye c to .
20. Pla nific a r la s Co mp ra s y Ad q uisic io ne s: Es e l p ro c e so ne c e sa rio p a ra d e te rmina r q ué c o mp ra r o a d q uirir, y c uá nd o y c ó mo ha c e rlo .
2.4.3 – G rupo de Pro c e so s de Eje c uc ió n
El g rup o d e p ro c e so s d e e je c uc ió n se c o mp o ne d e lo s p ro c e so s q ue so n utiliza d o s p a ra c o mp le ta r e l tra b a jo d e finid o e n e l p la n d e g e stió n d e l p ro ye c to c o n e l fin q ue se c ump la n lo s re q uisito s d e l p ro ye c to . Este g rup o d e p ro c e so s d e te rmina c ua le s so n lo s p ro c e so s ne c e sa rio s p a ra e l p ro ye c to e sp e c ific o d e l g rup o : c o o rd ina r p e rso na s y re c urso s, a sí c o mo inte g ra r y re a liza r la s a c tivid a d e s d e l p ro ye c to sig uie nd o lo s p la ne s d e la g e stió n d e l p ro ye c to o fa se d e l mismo .
Co mo se ha me nc io na d o c o n a nte rio rid a d , la s va ria c io ne s e n la e je c uc ió n ha c e n q ue se a ne c e sa ria c ie rta re p la nific a c ió n. Esta s va ria c io ne s p ue d e n ve rse p re se nta d a s e n e sta e ta p a e n la s d ura c io ne s d e la s a c tivid a d e s, la p ro d uc tivid a d y la d isp o nib ilid a d d e re c urso s, y lo s rie sg o s no a ntic ip a d o s. Pue d e q ue e sta s va ria c io ne s a fe c te n e l p la n d e g e stió n d e l p ro ye c to , p e ro sin e mb a rg o e s e se nc ia l e l ha c e r la re p la nific a c ió n y ha c e r lo s a juste s ne c e sa rio s p a ra se g uir c ump lie nd o c o n e l o b je tivo y a lc a nc e d e l p ro ye c to . La ma yo r p a rte d e l p re sup ue sto se invie rte e lo s p ro c e so s d e l g rup o d e p ro c e so s d e e je c uc ió n.
El G rup o d e Pro c e so s d e Eje c uc ió n inc luye lo s sig uie nte s p ro c e so s d e d ire c c ió n d e p ro c e so s:
1. Dirig ir y G e stio na r la Eje c uc ió n d e l Pro ye c to : Es e l p ro c e so ne c e sa rio p a ra d irig ir la s d ive rsa s inte rfa c e s té c nic a s y d e la o rg a niza c ió n q ue e xiste n e n e l p ro ye c to a fin d e e je c uta r e l tra b a jo d e finid o e n e l p la n d e g e stió n d e l p ro ye c to . Se re c o g e info rma c ió n so b re e l e sta d o d e lo s p ro d uc to s e ntre g a b le s y so b re q ué tra b a jo se ha re a liza d o .
2. Re a liza r Ase g ura mie nto d e la Ca lid a d : Es e l p ro c e so ne c e sa rio p a ra re a liza r la s a c tivid a d e s p la nific a d a s y siste má tic a s d e c a lid a d a fin d e g a ra ntiza r q ue e l p ro ye c to utilic e to d o s lo s p ro c e so s ne c e sa rio s p a ra sa tisfa c e r lo s re q uisito s. 3. Ad q uirir e l Eq uip o d e l Pro ye c to : Es e l p ro c e so ne c e sa rio p a ra o b te ne r lo s
re c urso s huma no s ne c e sa rio s p a ra c o mp le ta r e l p ro ye c to .
4. De sa rro lla r e l Eq uip o d e l Pro ye c to : Es e l p ro c e so ne c e sa rio p a ra me jo ra r la s c o mp e te nc ia s y la inte ra c c ió n d e lo s mie mb ro s d e l e q uip o a fin d e lo g ra r un me jo r re nd imie nto d e l p ro ye c to .
5. Distrib uc ió n d e la Info rma c ió n: Es e l p ro c e so ne c e sa rio p a ra p o ne r la info rma c ió n ne c e sa ria a d isp o sic ió n d e lo s inte re sa d o s e n e l p ro ye c to c ua nd o c o rre sp o nd a .
7. Se le c c ió n d e Ve nd e d o re s: Es e l p ro c e so ne c e sa rio p a ra a na liza r o fe rta s, se le c c io na nd o e ntre lo s p o sib le s ve nd e d o re s y ne g o c ia nd o un c o ntra to p o r e sc rito c o n e l ve nd e d o r.
2.4.4 – G rupo de Pro c e so s de Se g uim ie nto y Co ntro l
El g rup o d e p ro c e so s d e se g uimie nto y c o ntro l se c o mp re nd e d e a q ue llo s p ro c e so s re a liza d o s p a ra o b se rva r la e je c uc ió n d e l p ro ye c to d e fo rma q ue se p ue d a n id e ntific a r lo s p ro b a b le s p ro b le ma s d e ma ne ra o p o rtuna y a d o p ta r la s a c c io ne s c o rre c tiva s, c ua nd o se a ne c e sa rio p a ra c o ntro la r la e je c uc ió n d e l p ro ye c to . Se tie ne la ve nta ja q ue se e stá ha c ie nd o una o b se rva c ió n c o nsta nte d e l re nd imie nto d e l p ro ye c to y se mid e p a ra id e ntific a r la s va ria c io ne s re sp e c to d e l p la n d e g e stió n d e l p ro ye c to . Este g rup o ta mb ié n inc luye c o ntro la r lo s c a mb io s y re c o me nd a r a c c io ne s p re ve ntiva s c o mo a ntic ip a c ió n d e p o sib le s p ro b le ma s:
El se g uimie nto d e la s a c tivid a d e s e n c urso d e l p ro ye c to , c o mp a rá nd o la s c o n e l p la n d e g e stió n d e l p ro ye c to y la líne a b a se d e re nd imie nto d e l p ro ye c to .
Influir so b re lo s fa c to re s q ue p o d ría n e lud ir e l c o ntro l inte g ra d o d e c a mb io s d e ta l fo rma q ue so la me nte se imp le me nte n lo s c a mb io s a p ro b a d o s.
Este se g uimie nto c o ntinuo p ro p o rc io na a l e q uip o d e l p ro ye c to una id e a a c e rc a d e l e sta d o y c o mp o rta mie nto d e l p ro ye c to y re sa lta c ua lq uie r á re a q ue ne c e site d e c ua lq uie r a te nc ió n a d ic io na l, sup e rvisa nd o to d o e l e sfue rzo d e l p ro ye c to . Este g rup o d e p ro c e so s d e se g uimie nto y c o ntro l ta mb ié n p ro p o rc io na re tro a lime nta c ió n e ntre la s fa se s d e l p ro ye c to , a fin d e imp le me nta r a c c io ne s c o rre c tiva s o p re ve ntiva s p a ra ha c e r q ue e l p ro ye c to c ump la c o n e l p la n d e g e stió n d e l p ro ye c to . C ua nd o ha y va ria c io ne s q ue p o ne n e n p e lig ro lo s o b je tivo s d e l p ro ye c to , se re visa n lo s p ro c e so s d e d ire c c ió n d e p ro ye c to s c o rre sp o nd ie nte s. Aq uí p ue d e n surg ir a c tua liza c io ne s re c o me nd a d a s p a ra e l p la n d e g e stió n d e l p ro ye c to .
El g rup o d e p ro c e so s d e se g uimie nto y c o ntro l inc luye lo s sig uie nte s p ro c e so s d e d ire c c ió n d e p ro ye c to s:
a va nc e y p re visio ne s. Lo s info rme s d e re nd imie nto p ro p o rc io na n info rma c ió n so b re e l re nd imie nto d e l p ro ye c to re sp e c to a l a lc a nc e , c ro no g ra ma , c o ste , re c urso s, c a lid a d y tie mp o .
2. Co ntro l Inte g ra d o d e C a mb io s: Es e l p ro c e so ne c e sa rio p a ra c o ntro la r lo s fa c to re s q ue p ro d uc e n c a mb io s, a fin d e a se g ura rse q ue e so s c a mb io s se a n b e ne fic io so s, p a ra d e te rmina r si se ha p ro d uc id o un c a mb io y g e stio na r lo s c a mb io s a p ro b a d o s, inc luye nd o c ua nd o se p ro d uc e n. Este p ro c e so se re a liza a lo la rg o d e to d o e l p ro ye c to , d e sd e su inic io ha sta su c ie rre .
3. Ve rific a c ió n d e l a lc a nc e : Es e l p ro c e so ne c e sa rio p a ra fo rma liza r la a c e p ta c ió n d e lo s p ro d uc to s e ntre g a b le s te rmina d o s d e l p ro ye c to .
4. Co ntro l d e l Alc a nc e : Es e l p ro c e so ne c e sa rio p a ra c o ntro la r lo s c a mb io s e n e l a lc a nc e d e l p ro ye c to .
5. Co ntro l d e l C ro no g ra ma : Es e l p ro c e so ne c e sa rio p a ra c o ntro la r lo s c a mb io s e n e l c ro no g ra ma d e l p ro ye c to .
6. Co ntro l d e C o ste s: Es e l p ro c e so d e e je rc e r influe nc ia so b re lo s fa c to re s q ue c re a n va ria c io ne s y c o ntro la r lo s c a mb io s e n e l p re sup ue sto d e l p ro ye c to . 7. Re a liza r Co ntro l d e C a lid a d : Es e l p ro c e so ne c e sa rio p a ra sup e rvisa r lo s
re sulta d o s e sp e c ífic o s d e l p ro ye c to , p a ra d e te rmina r s c ump le n c o n lo s e stá nd a re s d e c a lid a d re le va nte s e id e ntific a r mo d o s d e e limina r la s c a usa s d e un re nd imie nto insa tisfa c to rio .
8. Ge stio na r e l Eq uip o d e l Pro ye c to : Es e l p ro c e so ne c e sa rio s p a ra ha c e r un se g uimie nto d e l d e se mp e ño d e lo s mie mb ro s d e l e q uip o , p ro p o rc io na r re tro a lime nta c ió n, re so lve r p ro b le ma s y c o o rd ina r c a mb io s p a ra me jo ra r e l re nd imie nto d e l p ro ye c to .
9. Info rma r e l Re nd imie nto : Es e l p ro c e so ne c e sa rio p a ra re c o g e r y d istrib uir info rma c ió n so b re e l re nd imie nto . Esto inc luye info rme s d e situa c ió n, me d ic ió n d e l a va nc e y p re visio ne s.
10. Ge stio na r a lo s Inte re sa d o s: Es e l p ro c e so ne c e sa rio p a ra g e stio na r la s c o munic a c io ne s a fin d e sa tisfa c e r lo s re q uisito s d e lo s inte re sa d o s e n e l p ro ye c to y re so lve r p ro b le ma s c o n e llo s.
11. Se g uimie nto y Co ntro l d e Rie sg o s: Es e l p ro c e so ne c e sa rio p a ra re a liza r e l se g uimie nto d e lo s rie sg o s id e ntific a d o s, sup e rvisa r lo s rie sg o s re sid ua le s, id e ntific a r nue vo s rie sg o s, e je c uta r p la ne s d e re sp ue sta a lo s rie sg o s y e va lua r su e fe c tivid a d d ura nte to d o e l c ic lo d e vid a d e l p ro ye c to .
c o rre sp o nd a , g e stio na r la re la c ió n c o ntra c tua l c o n e l c o mp ra d o r e xte rno d e l p ro ye c to .
2.4.5 – G rupo de Pro c e so s de Cie rre
El Grup o d e Pro c e so s d e c ie rre inc luye lo s p ro c e so s utiliza d o s p a ra fina liza r fo rma lme nte to d a s la s a c tivid a d e s d e un p ro ye c to o d e una fa se d e un p ro ye c to , e ntre g a r e l p ro d uc to te rmina d o a te rc e ro s o c e rra r un p ro ye c to c a nc e la d o . Una ve z c o mp le ta d o , ve rific a q ue lo s p ro c e so s d e finid o s se c o mp le ta n d e ntro d e to d o s lo s Grup o s d e Pro c e so s p a ra c e rra r e l p ro ye c to o una fa se d e l p ro ye c to , se g ún c o rre sp o nd a , y e sta b le c e fo rma lme nte q ue se ha fina liza d o un p ro ye c to o fa se d e l p ro ye c to .
El G rup o d e Pro c e so s d e Cie rre inc luye lo s sig uie nte s p ro c e so s d e d ire c c ió n d e p ro ye c to s:
1. Ce rra r Pro ye c to : Es e l p ro c e so ne c e sa rio p a ra fina liza r to d a s la s a c tivid a d e s d e to d o s lo s g rup o s d e p ro c e so s a fin d e c e rra r fo rma lme nte e l p ro ye c to o una fa se d e l p ro ye c to .
C
APITULO 3 – ADMINISTRAC IÓ N DE LO S REC URSO S
HUMANO S DEL PRO YECTO
3.1 – Intro duc c ió n
De ntro d e c ua lq uie r e mp re sa , uno d e lo s re c urso s má s imp o rta nte s e s e l p e rso na l. El p e rso na l p ue d e se r c o nsid e ra d o c o mo la c la ve d e l é xito , no so lo d e una e mp re sa q ue b rind e se rvic io s sino q ue ta mb ié n d e una q ue d e sa rro lle p ro d uc to s. Es imp o rta nte q ue e l p e rso na l e sté c a p a c ita d o y te ng a la s ha b ilid a d e s p a ra p o d e r fung ir su la b o r d e ma ne ra e fic ie nte . Así mismo , la s p e rso na s so n e l únic o re c urso q ue tie ne la c a p a c id a d d e d e te c ta r p ro b le ma s y re a liza r lo s a juste s ne c e sa rio s p a ra a d ministra r e xito sa me nte e l p ro ye c to . Es p o r e sto q ue e s muy imp o rta nte la a d ministra c ió n d e lo s re c urso s huma no s, d e sd e e l p ro c e so d e se le c c ió n, ha sta e l p ro c e so d e a d ministra c ió n.
Se g ún Ob e rle nd e r (2000), e l Instituto d e Ad ministra c ió n d e Pro ye c to s (The Pro je c t Ma na g e me nt Institute ) d e fine la a d ministra c ió n d e re c urso s huma no s c o mo e l “ a rte y c ie nc ia d e d irig ir y c o o rd ina r re c urso s huma no s d ura nte la vid a d e l p ro ye c to , utiliza nd o c o no c imie nto s a d ministra tivo s y d e c o mp o rta mie nto p a ra o b te ne r lo s o b je tivo s p re d e te rmina d o s d e l p ro ye c to d e l a lc a nc e , c o sto , tie mp o , c a lid a d , y sa tisfa c c ió n d e lo s p a rtic ip a nte s”.
Pa ra un p ro ye c to e xito so , se re q uie re q ue lo s e q uip o s d e tra b a jo (q ue so n fo rma d o s p o r lo me no s d e d o s p e rso na s, q ue a l tra b a ja r junto s, lo g ra n má s q ue si tra b a ja ra n p o r su c ue nta ) tra b a je n b a jo un mismo fin q ue b e ne fic ie e l p ro ye c to ; e s d e c ir, q ue c a d a e q uip o d e tra b a jo se a una unid a d inte g ra l d e la o rg a niza c ió n. Se ne c e sita q ue ha ya una b ue na o rg a niza c ió n p o r p a rte d e la a d ministra c ió n y una b ue na c o munic a c ió n c o n e l p e rso na l. Un b ue n a d ministra d o r d e p ro ye c to s d e b e se r c a p a z d e p la nific a r, d e le g a r y c o munic a r. En lo q ue se re fie re a p ro ve e r e l p e rso na l p a ra e l p ro ye c to , su ro l p rinc ip a l c o nsiste d e lo sig uie nte :
1. De finir c la ra me nte lo s tra b a jo s a d e sa rro lla r, a sí c o mo tra b a ja r c o n lo s a d ministra d o re s d e lo s d e p a rta me nto s a d e c ua d o s p a ra se le c c io na r a l p e rso na l.
2. Pro p o rc io na r una o rie nta c ió n e fe c tiva (o b je tivo s y me ta s d e l p ro ye c to ) a lo s mie mb ro s d e l e q uip o a l inic io d e l p ro ye c to .
4. So lic ita r a c a d a mie mb ro su a p o rta c ió n p a ra d e finir c la ra me nte y a c o rd a r e n c ua nto a l a lc a nc e , p re sup ue sto y c a le nd a riza c ió n.
La c la ve d e l tra b a jo e n e q uip o e stá e n p re sió n, re sp o nsa b ilid a d , ho ne stid a d a ma b ilid a d , re sp e to y c o munic a c ió n. Pa rte d e l é xito e stá e n q ue c a d a e q uip o d e tra b a jo y c a d a uno d e sus inte g ra nte s re a lme nte e ntie nd a n q ué e s lo q ue se re q uie re d e e llo s, y c uá nd o e s q ue lo d e b e n re a liza r. Esta e fic ie nc ia y c o la b o ra c ió n e n la c o munic a c ió n d e p e nd e muc ho d e l tra to q ue se le d e a l p e rso na l y d e la ha b ilid a d d e l a d ministra d o r p a ra c o munic a rse , p ue s d e b e ha b e r un se ntimie nto d e c o la b o ra c ió n e ntre to d o s lo s inte g ra nte s d e l e q uip o y sus sup e rviso re s.
3.2 – De sg lo se Estruc tura do de la O rg a niza c ió n (DEO )
Pa ra p o d e r a d ministra r c ua lq uie r p ro ye c to g ra nd e e s imp o rta nte a d ministra r y c o ntro la r c a d a una d e s sus p a rte s. Es p o r e sto q ue e s imp o rta nte q ue to d o p ro ye c to te ng a b ie n d e sa rro lla d o una De sg lo se Estruc tura d o d e l Tra b a jo (DET) q ue d ivid a e l tra b a jo e n e sta s p e q ue ña s p a rte s q ue p ue d a n se r a d ministra d a s. El DET d e fine e l tra b a jo a re a liza rse , id e ntific a la ne c e sid a d d e e xp e rie nc ia , a siste e n la se le c c ió n d e l e q uip o d e tra b a jo , y e sta b le c e una b a se p a ra la c a le nd a riza c ió n y c o ntro l d e l p ro ye c to , y d a d o q ue e s imp o rta nte o rg a niza r e l p ro ye c to c o n re sp e c to a la s a c tivid a d e s a re a liza r, un DET e s una b ue na b a se p a ra la o rg a niza c ió n, no so lo d e la s a c tivid a d e s, sino q ue ta mb ié n d e to d o s lo s re c urso s q ue c a d a a c tivid a d ne c e site .
o rg a niza c ió n p o r me d io d e c e ntro s d e d e c isió n e n va rio s ho rizo nte s d e tie mp o , c o rre sp o nd ie nte s a nive le s e stra té g ic o s, tá c tic o s y o p e ra c io na l.
Fig ura 3- 12. Proc eso de Pla ne ac ión d e Proye c tos
El DET d e mue stra e l p ro ye c to g rá fic a me nte , d e mo stra nd o la s d ivisio ne s d e tra b a jo e n un siste ma multi-nive le s. C a d a nive l e s d ivid id o e n nive le s infe rio re s, lo s c ua le s se sig ue n sub d ivid ie nd o ha sta lle g a r a su unid a d má s p e q ue ña . Esta unid a d p e q ue ña e s c o no c id a c o mo “ p a q ue te d e tra b a jo ” , e l c ua l e stá d e finid o d e ta lla d a me nte d e ma ne ra q ue p ue d a se r me d id o , p re sup ue sta d o , c a le nd a riza d o y c o ntro la d o .
El DET e s la b a se p a ra e l siste ma d e a d ministra c ió n d e l p ro ye c to . C ó d ig o s numé ric o s p ue d e n se r utiliza d o s p a ra re la c io na r la DET c o n la Estruc tura d e De sg lo se d e la Org a niza c ió n (DEO ) y e l De sg lo se Estruc tura d o d e Re c urso s (DER). El DEO sirve p a ra a d ministra r lo s re c urso s huma no s d e l p ro ye c to , y e l DER re la c io na lo s re c urso s utiliza d o s.
En la ind ustria d e la c o nstruc c ió n, a l mo me nto d e a d ministra r lo s p ro ye c to s y sus re sp e c tivo s re c urso s, p a ra a d ministra r a l p e rso na l, se utiliza e l DEO , a unq ue e ste se a e l re c urso má s utiliza d o .
Co n un DEO se p ue d e me jo ra r la a sig na c ió n d e l p e rso na l d e ntro d e un p ro ye c to , p ue s é sta ind ic a q ué a c tivid a d e s se d e b e n re a liza r, c uá nd o se d e b e n re a liza r y q uié n la s d e b e re a liza r. Ya q ue e l DEO c o o rd ina la s a c tivid a d e s y p e rso na l p a ra c a d a p a q ue te d e tra b a jo . se e vita n c o nfusio ne s e ntre lo s e q uip o s y d e ntro d e lo s mismo s e q uip o s d e q ué a c tivid a d e s re a liza n, a ún y c ua nd o e sté n tra b a ja nd o e n la misma a c tivid a d . Así mismo , e l DEO sirve p a ra re la c io na r lo s d ife re nte s e q uip o s d e
tra b a jo q ue d e b e n c o la b o ra r e ntre e llo s, y q uié n e s e l e nc a rg a d o d e c a d a uno d e e llo s p a ra re so lve r c ua lq uie r d ud a y/ o c o nflic to .
Fig ura 3- 2. Rela c ió n e ntre e l DET y e l DEO.
A p e sa r q ue e l nive l d e d e ta lle d e d e sc rip c ió n d e lo s p a q ue te s d e tra b a jo s e s sub je tiva a q uié n lo re a lic e , la info rma c ió n re le va nte c o n re sp e c to a l p e rso na l sie mp re d e b e ir inc luid a , p o r lo q ue un DEO sie mp re b rind a rá la info rma c ió n p e rtine nte ne c e sa ria c o n lo re sp e c to a lo s re c urso s huma no s, y e s p o r e sto q ue e s muy imp o rta nte p a ra la a d ministra c ió n d e lo s re c urso s huma no s d e ntro d e un p ro ye c to .
3.3 – Pro c e so s de G e stió n de lo s Re c urso s Huma no s d e l Pro ye c to
[image:32.612.110.508.121.437.2]Lo s p ro c e so s d e G e stió n d e Re c urso s Huma no s inc luye n ta re a s c o mo :
1. Pla nific a c ió n d e lo s Re c urso s Huma no s: id e ntific a r y d o c ume nta r lo s ro le s e l p ro ye c to , re sp o nsa b ilid a d e s y re la c io ne s
2. Ad q uirir e l Eq uip o : o b te ne r lo s re c urso s huma no s ne c e sa rio s p a ra c o nc luir e l p ro ye c to .
3. De sa rro lla r e l Eq uip o : me jo ra r la s c o mp e te nc ia s y la inte ra c c ió n d e lo s mie mb ro s d e l e q uip o p a ra lo g ra r un me jo r re nd imie nto d e l p ro ye c to .
4. Ge stio na r e l Eq uip o : ha c e r un se g uimie nto d e l re nd imie nto d e lo s mie mb ro s d e l e q uip o , p ro p o rc io na r re tro a lime nta c ió n, re so lve r p o lé mic a s y c o o rd ina r c a mb io s a fin d e me jo ra r e l re nd imie nto d e l p ro ye c to .
Esto s p ro c e so s inte ra c túa n e ntre sí y ta mb ié n c o n lo s p ro c e so s d e la s d e má s á re a s d e c o no c imie nto . C a d a p ro c e so p ue d e invo luc ra r a una p e rso na o a un e q uip o d e tra b a jo , d e p e nd ie nd o d e la s ne c e sid a d e s d e l p ro ye c to .
3.3.1 – Pla nific ac ió n de lo s Re c urso s Hum ano s
La p la nific a c ió n d e lo s Re c urso s Huma no s d e te rmina lo s ro le s ne c e sa rio s p a ra e l p ro ye c to , la s re sp o nsa b ilid a d e s y la s re la c io ne s d e info rme , y c re a e l p la n d e g e stió n d e p e rso na l. El p la n d e g e stió n p ue d e inc luir c ó mo y c uá nd o se va a a d q uirir e l p e rso na l, lo s c rite rio s p a ra e ximirlo s, la id e ntific a c ió n d e l p e rfil, lo s p la ne s re la tivo s a re c o mp e nsa s y re c o no c imie nto s, c o nsid e ra c io ne s so b re e l c ump limie nto , p o lé mic a s d e se g urid a d y e l imp a c to d e l p la n d e g e stió n d e l p e rso na l so b re la o rg a niza c ió n.
Lo s c o nc e p to s q ue a b a rc a n la p la nific a c ió n d e lo s Re c urso s Huma no s so n lo s sig uie nte s:
1. Fa c to re s Amb ie nta le s d e la Emp re sa : Se d e fine n lo s ro le s y la s re sp o nsa b ilid a d e s d e a c ue rd o a la s d istinta s ma ne ra s e n q ue p a rtic ip a rá n la s o rg a niza c io ne s e xiste nte s, y c ó mo la s d isc ip lina s té c nic a s y la s inte ra c c io ne s a c tua le s d e l p e rso na l. Alg uno s fa c to re s a mb ie nta le s invo luc ra d o s so n lo s sig uie nte s:
O rg a niza tivo s
Té c nic o s
Inte rp e rso na le s
Lo g ístic o s
Ad e má s d e e sto s fa c to re s, ta mb ié n ha y c ie rta s re stric c io ne s q ue limita n la s o p c io ne s d e l e q uip o d e l p ro ye c to , ta le s c o mo :
Estruc tura d e la o rg a niza c ió n
C o nve nio s c o le c tivo s d e tra b a jo
C o nd ic io ne s e c o nó mic a s
2. Ac tivo s d e lo s p ro c e so s d e la O rg a niza c ió n: Co nfo rme va ma d ura nd o una o rg a niza c ió n, su me to d o lo g ía d e d ire c c ió n d e p ro ye c to s ta mb ié n.
3. Pla n d e G e stió n d e l Pro ye c to : Este p la n d e g e stió n inc luye lo s re q uisito s d e re c urso s d e la s a c tivid a d e s y la s d e sc rip c io ne s d e la s a c tivid a d e s d e d ire c c ió n d e p ro ye c to s. Aq uí e s d o nd e se e sta b le c e n, e n b a se a la s ta re a s a re a liza r, lo s re c urso s huma no s ne c e sa rio s p a ra e l p ro ye c to .
Re q uisito s d e Re c urso s d e la s Ac tivid a d e s: ta mb ié n e s c o no c id o
c o mo e l p ro c e so d e p la nific a c ió n d e re c urso s huma no s.
4. Ro le s y Re sp o nsa b ilid a d e s: Pa ra d e te rmina r lo s ro le s y la s re sp o nsa b ilid a d e s p a ra e l p ro ye c to , e s imp o rta nte a b o rd a r lo s sig uie nte s p unto s:
Ro l: d e no mina c ió n q ue d e sc rib e la p a rte d e un p ro ye c to d e la
c ua l una p e rso na e s re sp o nsa b le .
Auto rida d: Es e l d e re c ho a a p lic a r lo s re c urso s d e l p ro ye c to ,
to ma r d e c isio ne s y firma r a p ro b a c io ne s.
Re sp o nsa b ilida d: El tra b a jo q ue se e sp e ra q ue re a lic e un
mie mb ro d e l p ro ye c to p a ra c o mp le ta r la s a c tivid a d e s d e l p ro ye c to .
C o mp e te nc ia: Es la ha b ilid a d y la c a p a c id a d ne c e sa ria s p a ra
c o mp le ta r la s a c tivid a d e s d e l p ro ye c to .
5. Org a nig ra ma d e l Pro ye c to : re p re se nta c ió n g rá fic a d e lo s mie mb ro s d e l e q uip o d e l p ro ye c to y sus re la c io ne s c o n e l info rme .
6. Pa n d e G e stió n Pe rso na l: De sc rib e c uá nd o y c ó mo se c ump lirá n lo s re q uisito s d e re c urso s huma no s. Lo s c o nc e p to s q ue d e b e n te ne rse e n c ue nta so n:
Ad q uisic ió n d e l p e rso na l
Ho ra rio s: d e sc rib ir lo s p la zo s ne c e sa rio s p a r lo s mie mb ro s d e l
e q uip o d e l p ro ye c to , a sí c o mo c uá nd o d e b e n inic ia rse la s a c tivid a d e s d e a d q uisic ió n, ta le s c o mo e l re c luta mie nto . Es ne c e sa rio id e ntific a r la c a ntid a d d e ho ra s q ue se re q uie re d e l p e rso na l p o r c a d a se ma na o me s d e l tra nsc urso d e l p ro ye c to .
C rite rio s d e lib e ra c ió n: C ua nd o lo s mie mb ro s d e l e q uip o so n
Ne c e sida d e s de fo rma c ió n: Si se e sp e ra q ue e l p e rso na l te ng a c ie rta s ha b ilid a d e s ne c e sa ria s, se p ue d e d ise ña r un p la n d e c a p a c ita c ió n
Re c o no c imie nto y re c o mp e nsa s: Esta s d e b e n b a sa rse e n la s
a c tivid a d e s y e n e l re nd imie nto a c a rg o d e una p e rso na .
C ump limie nto : Se p ue d e inc luir un p la n p a ra c ump lir c o n la s
re g ula c io ne s g ub e rna me nta le s a p lic a b le s, lo s c o ntra to s c o n lo s sind ic a to s y la s d e má s p o lític a s d e re c urso s huma no s e sta b le c id a s
Se g urida d : Se p ue d e inc luir e n e l p la n p o lític a s y p ro c e d imie nto s
q ue p ro te g e n a lo s mie mb ro s d e l e q uip o d e lo s p e lig ro s re la c io na d o s c o n la se g urid a d .
Entre la s he rra mie nta s y té c nic a s ne c e sa ria s p a ra lle va r a c a b o la p la nific a c ió n d e lo s re c urso s huma no s, se e nc ue ntra n:
1. Org a nig ra ma s y De sc rip c io ne s d e lo s c a rg o s: Ha y muc ho s fo rma to s e xiste nte s e n lo s c ua le s se d o c ume nta n lo s ro le s y la re sp o nsa b ilid a d d e lo s mie mb ro s d e l e q uip o . El o b je tivo e s a se g ura r q ue c a d a p a q ue te d e tra b a jo te ng a un p ro p ie ta rio no a mb ig uo y q ue to d o s lo s mie mb ro s d e l e q uip o c o mp re nd a n c la ra me nte c ua le s so n sus ro le s y re sp o nsa b ilid a d e s.
Fig ura 3- 3. Form a tos de De finic ión de Role s y Re sponsa bilid a d e s
Dia g ra ma s d e tip o je rá rq uic o : Se p ue d e utiliza r la e struc tura d e un
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