UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA EQUINOCCIAL
FACULTAD DE EDUCACIÓN A DISTANCIA
CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORIA
T E M A
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CONTABLES Y
ADMINISTRATIVOS DE LA EMPRESA SERVICIOS
INTEGRALES DE GLP.”.
TITULO A OBTENER: LICENCIADA EN CONTABILIDAD Y AUDITORIA- CONTADOR PUBLICO
AUTORA:
PAOLA VALENCIA ROJAS
DIRECTOR DE TESIS: ING. JONNY MOREANO S.
AGRADECIMIENTO
Deseo expresar mi agradecimiento en primer lugar a Dios por haberme permitido llegar al final de esta meta, a la vez quiero agradecer a todas las personas que directa o indirectamente han participado en la culminación de este proyecto; a la Universidad Tecnológica Equinoccial, porque a través de sus maestros ha sabido transmitirme los conocimientos necesarios para mi carrera, en especial a mi Tutor el Ing. Jonny Moreano por guiarme y apoyarme para culminar con éxito mis estudios superiores.
DEDICATORIA
Dedico este trabajo a mi querida hija Josselyn, quien ha sido el motor que ha impulsado muchos cambios en mi vida como éste, el culminar una meta más.
A mi madre quien con su amor y ejemplo transmitió su fuerza y constancia para alcanzar mis objetivos; finalmente a mi gran amigo Jimmy Donoso quien con su ejemplo ha sabido inspirarme a mi superación personal y profesional.
A U T O R I A
Yo, Patricia Paola Valencia Rojas, expreso y declaro que el presente trabajo de investigación, titulado “DESARROLLO DE UN MANUAL DE PROCEDIMEINTOS CONTABLES Y ADMINISTRATIVOS PARA LA EMPRESA SERVICIOS INTEGRALES DE GLP CIA. LTDA”, previo para obtener el título de Licenciada en Contabilidad y Auditoría, es de mi original y auténtica creación, por lo tanto los derechos de autoría le corresponden a la Universidad Tecnológica Equinoccial.
ÍNDICE
CAPITULO I ………..….……….…...…..……1
Introducción ………..……….…………1
1.1 Antecedentes 1.1.1 Antecedentes Históricos……….……….2
1.1.2 Antecedentes Legales……….……….3
1.1.3 Importancia práctica del estudio….……….3
1.1.4 Situación actual del tema de investigación………..4
1.2 Alcance del trabajo……….…4
1.3 Objeto del estudio………...4
1.4 Objetivo general del estudio………...5
1.5 Objetivos específicos del estudio………….………...5
1.6 Justificación del problema……….……….…...5
1.6.1 Impacto Social……….………..………...5
1.6.2 Impacto Práctico………..……….………....6
1.6.3 Impacto Metodológico……….……….…..….6
1.6.4 Impacto Ambiental……….………...6
1.6.5 Factibilidad de la propuesta……….………….6
1.7 Idea a Defender……….……….…..6
1.7.1 Planteamiento de la idea a defender………..6
1.8 Aspectos Metodológicos……….….7
1.8.1 Métodos de la investigación………….………...……….7
1.8.1.1Métodos Generales………...……..7
1.8.1.2Técnicas de Investigación……….…..…...8
1.8.2 Población/Muestra………8
CAPITULO II………..…………..9
2.1 Marco Teórico………..……….………...9
2.1.1 Definición del Manual……….……….…….9
2.2 Marco Conceptual……….………..….…9
2.3 Marco Legal……….………....…..13
2.3.1 Bases legales que rigen a la Empresa……….…………....…...13
2.3.2 Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados………..……15
2.3.3 Las Normas Internacionales de Contabilidad…………..………...16
NIC 1………17
NIC 2….……….……..17
NIC 7………..…..18
NIC 8………....19
NIC 10…...………....20
NIC 12………...21
NIC 16………...22
NIC 18………...24
NIC 19..……….……….…………...26
NIC 23…..……….……….……...28
NIC 36..……….……….……...28
NIC 38…..……….……….……...31
2.3.4 Ley de Régimen Tributario………….………..…..……..32
Retenciones en la Fuente 1% ……….………....………..32
Retenciones en la Fuente 2%...32
Retenciones en la Fuente 8%...32
Retenciones en la Fuente 10%...32
Retención de IVA 100%...32
Retención de IVA 70%...33
Retención de IVA 30%...33
2.3.5 Análisis del Control Interno……….……….………...33
CAPITULO III DIAGNOSTICO EMPRESARIAL……….….….….….….34
3.1 Diagnostico de la Situación Actual……….…….…….……….34
3.1.1 Políticas y estrategias de la compañía………..…….………....35
3.1.2 Evaluación de los procesos existentes………..…..…….…..35
3.1.3 Deficiencias existentes en los procesos……….…....…36
3.1.4 Análisis FODA………….……….….…...37
3.1.5 Organigrama Estructural……….…..38
CAPITULO IV 4. TABULACION E INTERPRETACION DE LA ENCUESTA REALIZADA AL PERSONAL DE LA EMPRESA 4.1 Encuesta……….………...39
4.2 Tabulación de la encuesta……….………41
4.3 Entrevista a la Gerencia General………..………....….51
CAPITULO V MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 5.1 Manuales………..53
5.1.1 Manual de procedimientos Contables….………..53
5.1.2 Manual de procedimientos Administrativos………...53
5.2 Procesos y Control………...54
5.2.1 Definición de nuevos procesos para la Compañía…..…………..……..54
5.2.1 Control Interno para la Compañía….……….……….………...55
5.3 Evaluación……….……….….……..55
5.3.1 Evaluación del nuevo diseño de procesos………...………...56
5.3.1 Evaluación del nuevo diseño de control Interno…….…….………..…56
5.3.2 Evaluación del manual de procedimientos……….….….….….56
5.4 Manual de Procedimientos Contables y Administrativos de GLP………….56
5.4.2 Procedimientos Contables………...70
CAPITULO VI 6.1 Conclusiones y Recomendaciones………...103
6.1.1 Conclusiones………..….………....…...103
6.1.2 Recomendaciones……….……...………104
BIBLIOGRAFIA GENERAL……….…….…….………...…...105
ANEXOS………..…..….…….………….…106
Anexo 1: Copia del Acta de Constitución Anexo 2: Factura de Venta
1
CAPITULO I
INTRODUCCIÓN
1.1 Antecedentes
En Ecuador, la mediana empresa constituye una de las fuerzas económicas del país en los diferentes sectores. Éstas, al igual que las grandes empresas, se ven afectadas por la economía mundial, lo cual las obliga a regular sus procesos mediante sistemas de calidad para permanecer vigentes en los mercados nacionales e internacionales. Por ello, las empresas medianas, deben formalizar su administración ya que los cambios que se están generando con la globalización, exigen mayor crecimiento y competitividad de estas.
Sin embargo, en la actualidad la mayoría de ellas y en especial la empresa en estudio, presenta problemas en su administración, ya que no tienen documentados los procedimientos para la realización de las actividades diarias, por lo que se ha generado descontrol en las mismas, provocando retrasos en la entrega de información, duplicidad de funciones lo que ocasiona pérdida de tiempo, mala calidad en el servicio al cliente, así como perjuicio en la imagen y rentabilidad de la empresa; por tal motivo la presente investigación tiene como objetivo, desarrollar un manual de procedimientos contables y administrativos para la empresa de SERVICIOS INTEGRALES DE GLP , con el fin de formalizar los procedimientos de la Compañía, documentando las acciones que se llevan a cabo en cada uno de los departamentos.
2 Para mantener SERVICIOS INTEGRALES DE GLP, en un mercado que aparentemente puede ser a largo plazo, se debe preparar, para que ésta pueda ser autónoma y que toda la organización se encuentre prevenida a los futuros cambios que se puedan dar.
En varias ocasiones los costos de la organización de la empresa SERVICIOS INTEGRALES DE GLP finalmente se ven compensados en el balance, cuando los tiempos se disminuyen, los procesos se simplifican, la organización tiene una capacidad de reacción a todo nivel mas rápida, la información es más ágil y llega en menor tiempo al que la debe emplear.
Servicios Integrales de GLP, funciona desde el año 2008, con su casa matriz en la ciudad de Quito y una sucursal en la ciudad de Latacunga. Es distribuidor autorizado de ENI (Empresa Nacional Italiana).
En la casa matriz se ubican la Gerencia General, Contabilidad, Secretaria, Centro de Acopio Uno y en Latacunga el Centro de Acopio Dos.
1.1.1 Antecedentes Históricos
Es importante que las organizaciones independientemente de su tamaño, formalicen su actividad administrativa y contable, sobre todo, la pequeña empresa, ya que el cambio organizacional es inminente también en ellas y no pueden permanecer estáticas, sino estar alertas a las fuerzas internas y externas que hacen que estas prevalezcan o mueran. Robbins y Coulter (2000)1, hacen referencia a la formalización como el grado en el que las actividades están estandarizadas dentro de la organización y la medida en que el comportamiento de los empleados tiene como guía una serie de reglas y procedimientos. La formalización implica definir teóricamente y por escrito las actividades que los empleados tienen que hacer, cuando deben hacerlo y cómo llevarlo a cabo.
Servicios Integrales de GLP2, es una empresa con tres años en el mercado. El área de Contabilidad trabaja con el sistema contable LATINIUM, paquete multiusuario que
1
Administración. México. Editorial Prentice Hall 2000, 6ª edición, capitulo 1
2
3 integra módulos de ventas, facturación, caja, cobranzas, nómina, clientes proveedores inventarios y contabilidad general, el mismo que es manejado por todos los empleados administrativos en sus respectivos módulos.
1.1.2 Antecedentes Legales
Servicios Integrales de GLP, es una compañía de responsabilidad limitada, que se encuentra bajo el control y vigilancia de la Superintendencia de Compañías, del Servicio de Rentas Internas, del Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social y del Ministerio de Relaciones Laborales.
Por el tipo de negocio está sujeta a disposiciones de tipo comercial y de seguridad a cargo de la Agencia de Regulación y Control Hidrocarburifero y el Ministerio del Medio Ambiente.
1.1.3 Importancia práctica del estudio
A nivel nacional e internacional los procedimientos vienen a transformarse en rutinas que con el paso del tiempo van modificando el desempeño mismo de las tareas cotidianas como consecuencia de la división del trabajo, hace necesario el uso de una herramienta que establezca los lineamientos en el desarrollo de cada actividad dentro de una estructura organizacional. Así pues los manuales administrativos representan una alternativa para este problema, ya que son de gran utilidad en la reducción de errores, en la observancia de las políticas del organismo, facilitando la inducción y la capacitación a los nuevos empleados en sus puestos de trabajo.
En este sentido las organizaciones con visión futurista, están en la búsqueda constante de mejorar cada día los procedimientos que ayudan a la completa realización de funciones a cabalidad y dentro de estas herramientas se cuenta con uno de los más utilizados como son los manuales.
4 contables. Consiste en la organización lógica y ordenada de todos los procedimientos identificados, bajo el esquema de una especie de libro actualizable3.
La finalidad de los manuales, es que permiten plasmar la información clara, sencilla y concreta. A través de esta herramienta se orienta y facilita el acceso de información a los miembros de la organización, mediante cursos de acción cumpliendo estrictamente los pasos para alcanzar las metas y objetivos obteniendo buenos resultados para la misma4
1.1.4 Situación Actual del tema de investigación
Esta empresa actualmente presenta un problema relacionado con la falta de un instructivo que contenga información de los procesos contables y administrativos, así como políticas administrativas para el manejo del personal.
1.2 Alcance del Trabajo
Con la creación de un Manual de Procedimientos, se busca mejorar la secuencia lógica de las actividades contables y administrativas, estandarizando la productividad y eficiencia de los procedimientos en la compañía, facilitando con esto la interacción entre los diferentes departamentos.
La recopilación de la información para la elaboración del presente Manual de Procedimientos Contables y Administrativos, se la realizará exclusivamente en la matriz, y los resultados serán proyectados hacia la sucursal en Latacunga.
1.3 Objetivo del estudio
Desarrollar un Manual de Procedimientos Contables y Administrativos para la empresa de Servicios Integrales de GLP, con el fin de formalizar los procedimientos de las diferentes áreas de la compañía, documentando las acciones que se llevarán a cabo en cada uno de ellos, optimizando de esta forma los recursos para mejorar los resultados.
3
Es.wikipedia.org/wiki/Manual_de_procedimientos
4
5 1.4 Objetivo General del estudio
Diseñar un Manual de Procedimientos Contables y Administrativos de la empresa SERVICIOS INTEGRALES DE GLP CIA. LTDA para aplicar una secuencia lógica de las actividades de los procedimientos, a fin de contribuir con el logro de objetivos de la misma, mejorando la eficiencia y productividad.
1.5 Objetivos Específicos del Estudio
Mejorar la situación organizativa en la empresa SERVICIOS INTEGRALES DE GLP.
Evaluar los procesos contables y administrativos existentes en la compañía. Conocer la misión y visión de la empresa.
Preparar el diseño del manual de procedimientos contables y administrativos de la empresa SERVICIOS INTEGRALES DE GLP.
Realizar su aplicación y ajustes necesarios.
1.6 Justificación del Problema
1.6.1 Impacto Social
6 1.6.2 Impacto Práctico
Lo interesante del siguiente manual de procedimientos contables y administrativos, es que busca que contribuya a mejorar la eficacia y eficiencia en salvaguardar la operatividad de la empresa, así como optimizar la productividad de la misma. Además, le permitirá contar con una herramienta importante para obtener información rápida y oportuna.
1.6.3 Impacto Metodológico
A través de los procesos de observación y análisis, se logrará resolver el problema planteado al inicio del proyecto, adaptando los conocimientos teórico-práctico más razonable a los objetivos propuestos.
1.6.4 Impacto Ambiental
La creación de este manual no afectará el medio ambiente, al contrario, optimizará recursos disminuyendo el consumo de la papelería y energía eléctrica con la simplificación de procesos.
1.6.5 Factibilidad de la Propuesta
En relación al desarrollo de un Manual de Procedimientos Contables y Administrativos, la propuesta es viable, la empresa funciona en la ciudad de Quito en la Urbanización Marisol, calle 10 Lote 68-173, con una sucursal en Latacunga, tiene 3 años de funcionamiento.
1.7 Idea a defender
1.7.1 Planteamiento de la idea a defender
7 empresa, los distintos puestos o unidades administrativas que intervienen en los procedimientos especificando su responsabilidad y participación, facilitando la toma de decisiones a todo nivel, así como la correlación de procesos administrativos entre los diferentes departamentos.
1.8 Aspectos Metodológicos
La investigación es de tipo Descriptivo-Explicativo-Correlacional, basadas en la observación y análisis de los procedimientos de los empleados de la compañía y su interrelación departamental.
1.8.1 Métodos de Investigación
El diseño de esta investigación es de campo, en donde se pudo aplicar Métodos Generales y Técnicas de Investigación, recopilando directamente la información detallada en los departamentos contable y administrativo de la Empresa Servicios Integrales de GLP.
1.8.1.1Métodos Generales
• Observación Directa: Se pudo evidenciar y visualizar de cerca la problemática que acarrea a la empresa la carencia de un manual de procedimientos contables y administrativos.
• Deductivo: Es aquel que parte de datos generales para llegar a una conclusión de tipo particular, en este caso, enfocado el problema en los procesos, se programará la orientación hacia la elaboración del manual.
• Análisis: Consiste en la separación de las partes de un todo para estudiarlas en forma individual, por separado, así como las relaciones que las une, por lo que se analizará el organigrama de la Compañía así como las funciones por departamentos.
8 1.8.1.2Técnicas de Investigación
• Observación: Se observó paso a paso el desempeño del personal involucrado en los procesos, para que describieran las actividades que llevan a cabo en la realización de su cargo, indicando el alcance de sus tareas y el problema que se presenta para cumplir a cabalidad con su trabajo.
• Entrevistas y Encuestas: Una vez definido el tipo de manual a elaborar de acuerdo a la naturaleza y actividad de la empresa, se realizó entrevistas a la Gerente Propietaria y demás empleados de cada departamento, para determinar la operación de la organización, precisar la secuencia lógica de los pasos que componen los procedimientos a elaborar, definir la responsabilidad del personal en las diferentes áreas de la compañía.
• Revisión de documentos: Después de recopilar la información, se prosiguió a la revisión de todos los documentos internos pertinentes.
1.8.2 Población/Muestra
9
CAPITULO II
MARCO TEORICO, CONCEPTUAL Y LEGAL
2.1MARCO TEORICO
2.1.1 DEFINICIÓN DEL MANUAL.
Documento elaborado sistemáticamente en el cual se indican las actividades, a ser cumplidas por los miembros de un organismo y la forma en que las mismas deberán ser realizadas, ya sea conjunta ó separadamente. Con el propósito de ampliar y dar claridad a la definición, citamos algunos conceptos de diferentes autores.
Múnich G. Y Martínez G.(1979) Consideran que los manuales de procedimientos “permiten establecer la secuencia para efectuar las actividades rutinarias y específicas”.5
Duhat Kizatus Miguel A. Lo define como: “Un documento que contiene, en forma ordenada y sistemática, información y/o instrucciones sobre historia, organización, política y procedimientos de una empresa, que se consideran necesarios para la menor ejecución del trabajo”.6
Continolo G. Lo conceptualiza como: “ Una expresión formal de todas las informaciones e instrucciones necesarias para operar en un determinado sector; es una guía que permite encaminar en la dirección adecuada los esfuerzos del personal operativo”.7
2.2MARCO CONCEPTUAL
Acta: Relación escrita de los asuntos considerados en una reunión de socios, accionistas, directores u otras personas.
Activo: Conjunto integrado por los bienes, derechos y valores de propiedad de una empresa.
5
www.scribd.com/doc/54492635/Manual-de-Procedimientos-Tecnicos
6
http://www.monografias.com/trabajos16/procedimiento-administrativo/procedimiento-administrativo.shtml
7
10 Administración: Conjunto de funciones que tienen por finalidad el cumplimiento de los objetivos de la empresa.
Análisis: Distinción y separación de las partes de un todo hasta llegar a conocer sus principios o elementos.
Agente de Retención: Persona que debe retener, por mandato de ley, impuestos, aportes y otras contribuciones.
Ajuste: Significa regulación. Contablemente el ajuste asegura la exactitud de los saldos de las cuentas.
Amortización: Porcentaje mediante los cuales se calcula el importe de la amortización anual de los activos intangibles. Redimir una deuda.
Archivo: Sector de la empresa donde se guardaban libros, comprobantes o planillas, sistemáticamente ordenas para facilitar su búsqueda.
Arqueo de Caja: Recuento de las existencias en caja.
Asiento: Registro de transacciones en cuentas deudoras y en cuentas acreedoras.
Auditoría: Verificación, certificación, análisis de libros, cuentas, comprobantes y estados contables, mediante procedimientos sistemáticos de revisión y control.
Balance: Igualdad numérica entre el debe y el haber.
Balance de situación: Reflejo de la situación económica y financiera de la empresa, en una fecha determinada.
Beneficio: Ganancia o utilidad que se produce en una empresa.
Bienes: Son las cosas materiales e inmateriales, susceptibles de un valor.
Caja: Cuenta de activo corriente del grupo de los disponibles (efectivo).
11 Cartera: Existencia de valores mobiliarios o de documentos comerciales en poder de una empresa.
Ciclo contable: Secuencia de los procesos contables que se siguen para registrar las transacciones y que se repiten en cada periodo contable.
Compañía: Reunión de personas naturales que legalmente constituidas obtienen personería jurídica.
Comprobación: Verificación y control de libros, cuentas, comprobantes, procedimientos y estados contables.
Comprobantes: Formularios y documentos fuente. Origen de los registros contables.
Contabilidad: Ciencia que se dedica a la captación, representación y medida de los hechos contables en un periodo determinado, con el fin de obtener un estado general de cuentas. Es la ciencia, arte y técnica que registra en los libros adecuados las transacciones de una empresa, para conocer los resultados obtenidos al finalizar un ejercicio económico o período contable, a través de los estados financieros, tales como: Estado de Situación Financiera, Estados de Situación Económica, Estado de Resultados, Estado de Flujo de Efectivo, Estado de Situación Patrimonial.
Conciliación Bancaria: Verificación del movimientos de las cuentas representativas de los depósitos bancarios.
Cuenta: Agrupación de valores de la misma naturaleza. La cuenta tiene tres partes: debe, haber y saldo.
12 Descuento: Operación mediante la cual se adquiere un documento comercial según su valor actual. Descuento es la diferencia entre el valor nominal y el valor actual. Descuento es una bonificación que se acuerda por un pago anticipado.
Documento: Denominación genérica de los convenios, valores o papeles comerciales.
Ejercicio Económico: Período contable en el que se presentan los estados financieros.
Empresa: Es toda entidad compuesta por capital y trabajo que se dedica a actividades de producción, comercialización y venta de servicios.
Equipo: Conjunto de bienes muebles que se usa para cumplir el objeto de explotación de una empresa (Vehículos, Maquinaria, etc.)
Factura: Comprobante en el que se documenta la venta de mercaderías o servicios.
Flete: Precio que se paga por transportar mercaderías.
Gasto: Desembolso necesario para cumplir los objetivos de la empresa. Los gastos se clasifican en administrativos, venta y financieros.
Guía: Documentos que expiden las empresas de transporte en el que se detallan los efectos recibidos para su traslado al lugar de destino.
Globalización: Interconexión e integración de un todo.
Impuestos: Contribuciones que pagan todos los habitantes de la nación y que recauda el gobierno para hacer frente a los gastos que requiere el cumplimiento de las funciones a cargo del estado.
Investigación: Hacer diligencias para llegar a descubrir algo.
Manual: Libro en que se recoge y resume lo fundamental de la empresa.
13 Observación: Advertencia, objeción que se hace sobre alguna cosa.
Procedimiento: Método de ejecutar algunas cosas.
Productividad: Rendir fruto.
Proceso: Conjunto de las fases sucesivas de un fenómeno natural o de una operación artificial.
Recopilar: Juntar en compendio, recoger o unir diversas cosas.
Recursos: Bienes medios de subsistencia.
Resultado: Consecuencia de un hecho.
Registro: Formato donde se describen los pasos para llevar a cabo una actividad administrativa y facilitar la operatividad de la misma.
Reporte: Son documentos que sirven de soporte para sustentar la actividad que ha sido realizada.
2.3MARCO LEGAL
2.3.1 Bases legales que rigen la empresa
La legislación ecuatoriana estipula que las empresas de responsabilidad limitada están sujetas a la revisión y control de entidades como: la Superintendencia de Compañías, en todo lo concerniente a la presentación de balances e informes relativos al manejo económico.
14 correcta aplicación del código del Trabajo. Y finalmente al Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social para dar cumplimiento a lo estipulado en la Ley.
La contabilidad hasta diciembre del 2011, se lleva por partida doble y aplicando las normas establecidas por las Normas Ecuatorianas de Contabilidad NEC, las NEAS y en caso de ser necesario aplicando también principios recopilados en las NICS, NIIF´S las NAGAS y los PCGA.
A partir de enero del 2012, por disposiciones legales, la Empresa deberá registrar sus operaciones mediante la utilización de Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF´S).
Para el efecto la Superintendencia de Compañías mediante resolución No. SC.Q.ICI.CPAIFRS.11 de fecha 12 de Enero del 2011:
RESUELVE
Artículo Primero.- Para efectos del registro y preparación de estados financieros, la Superintendencia de Compañías califica como PYMES a las personas jurídicas que cumplan las siguientes condiciones:
a) Activos totales inferiores a cuatro millones de dólares;
b) Registren un valor Bruto de Ventas Anuales inferior a CINCO MILLONES DE DOLARES;Y,
c) Tengan menos de 200 trabajadores (Personal ocupado). Para este cálculo se tomará el promedio anual ponderado.
Se considerará como base los estados financieros del ejercicio económico anterior al período de transición.
15 Artículo Tercero.- Toda compañía sujeta al control de esta Superintendencia, que optare por la inscripción en el Registro de Mercado de Valores, aplicará NIIF completas, siendo su período de transición el año inmediato anterior al de su inscripción;
Artículo Cuarto.- Si una compañía regulada por la Ley de Compañías, actúa cmo constituyente u originador en un contrato fiduciario, a pesar de que pueda estar calificado como PYME, deberá aplicar NIIF completas;
Artículo Quinto.- Sustituir el numeral 3 del artículo primero de la Resolución No. 08.G.DSC.010 del 20 de Noviembre de 2008, publicada en el Registro Oficial No. 498 del 31 de diciembre de 2008, por el siguiente:
“…Aplicarán la Norma Internacional de Información Financiera para pequeñas y medianas entidades (NIIF para las PYMES), para el registro, preparación y presentación de estados financieros, a partir del 1 de enero de 2012, todas aquellas compañías que cumplan las condicionantes señaladas en el artículo primero de la presente Resolución.
Se establece el año 2011 como período de transición; para tal efecto este grupo de compañías deberán elaborar y presentar sus estados financieros comparativos con observancia a la Norma Internacional de Información Financiera para pequeñas y medianas entidades (NIIF para las PYMES), a partir del año 2011”.
2.3.2 Principios de Contabilidad generalmente aceptados
Son guías generales que uniforman criterios para el registro de operaciones económicas financieras, están divididos en tres grupos:
• PRINCIPIOS BASICOS son aquellos que se consideran fundamentales por cuanto orientan la acción de la profesión contable.
• PRINCIPIOS ESENCIALES Tienen relación con la contabilidad financiera en general y proporcionan las bases para la formulación de otros principios.
16 Principios Básicos
Ente Contable.- La empresa propiamente Equidad.- Igualdad para todos los sectores
Medición de recursos.- Valor económico de los bienes Periodo de tiempo.- Períodos específicos, ciclo contable. Empresa en marcha.- El funcionamiento de la empresa. Juicio o criterio.- Utilización del criterio del contador.
Uniformidad.- Aplicación de principios iguales entre diferentes períodos.
Principios Esenciales
Determinación de los resultados.- Identificar, medir y relacionar ingresos, costos y gastos.
Realización.- El ingreso es reconocido cuando los activos se venden o se prestan servicios
Causación.- Los ingresos y gastos deben ser reconocidos cuando se generan u ocurren, sin importar el momento de cobro o pago.
Unidad de Medida.- En ecuador es el Dólar.
Conservativismo.- Aplicación del juicio o criterio más conservador
Consistencia.- Seguir los procedimientos para la cuantificación de los hechos económicos que permanezcan en el tiempo.
2.3.3 NORMAS INTERNACIONALES DE CONTABILIDAD (NIC)
17 A continuación detallo un pequeño análisis de cada una de las NIC que harían efecto en la empresa sujeta a estudio:
NIC 1: Presentación de los Estados Financieros
Información que debe revelarse en los Estados Financieros
El objetivo de esta Norma consiste en establecer las bases para la presentación de los Estados Financieros con propósitos de información general, a fin de asegurar que los mismos sean comparables, tanto con los estados financieros de la misma entidad de ejercicios anteriores, como con los de otras entidades diferentes. Para alcanzar dicho objetivo, la Norma establece, en primer lugar, requisitos generales para la presentación de los estados financieros y, a continuación, ofrece directrices para determinar su estructura, a la vez que fija los requisitos mínimos sobre su contenido. Tanto el reconocimiento como la valoración y la información a revelar sobre determinadas transacciones y otros eventos, se abordan en otra normas e interpretaciones..
Alcance
Esta Norma se aplicará a todo tipo de estados financieros con propósitos de información general, que sean elaborados y presentados conforme a las Normas Internacionales de Información Financiera.
NIC 2: Existencias
El objetivo de esta Norma es prescribir el tratamiento contable de las existencias dentro del sistema de valoración del costo histórico. Un tema fundamental en la contabilidad de las existencias es la cantidad de costos que debe reconocerse como un activo, y ser diferido hasta que los correspondientes ingresos ordinarios correlacionados sean reconocidos. Esta Norma suministra una guía práctica para la determinación de ese costo, así como para el posterior reconocimiento como un gasto del ejercicio, incluyendo también cualquier deterioro que reduzca el importe en libros al valor neto realizable. También suministra directrices sobre las fórmulas de costo que se utilizan para atribuir costos a las existencias.
Alcance
18 a) la obra en curso, proveniente de contratos de construcción, incluyendo los contratos de servicio directamente relacionados (véase la NIC11);
b) los instrumentos financieros y
c) los activos biológicos relacionados con la actividad agrícola y productos agrícolas en el punto de cosecha o recolección (véase la NIC 41).
Esta Norma no será de aplicación para la valoración de las existencias mantenidas por: a) Productores de productos agrícolas y forestales, agrícolas tras la cosecha o
recolección, así como minerales y productos minerales, siempre que sean medidos por su valor neto realizable.
b) Intermediarios que comercien con materias primas cotizadas, siempre que valores sus existencias al valor razonable menos los costes de venta.
Valor neto realizable es el precio estimado de venta de un activo en el curso normal de la explotación menos los costos estimados para terminar su producción y los necesarios para llevar a cabo la venta.
NIC 7: Estado de Flujo de Efectivo
La información acerca de los flujos de efectivo es útil porque suministra a los usuarios de los estados financieros las bases para evaluar la capacidad que tiene la empresa para generar efectivo y equivalentes al efectivo, así como sus necesidades de liquidez. Para tomar decisiones económicas, los usuarios deben evaluar la capacidad que la empresa tiene para generar efectivo y equivalentes al efectivo, así como las fechas en que se producen y el grado de certidumbre relativa de su aparición.
19
Alcance
Las empresas deben confeccionar un estado de flujos de efectivo, de acuerdo con los requisitos establecidos en esta Norma, y deben presentarlo como parte integrante de sus Estados Financieros, para cada ejercicio en que sea obligatoria la presentación de éstos.
Esta Norma sustituye a la antigua NIC 7, Estado de cambios en la Posición Financiera, aprobada en Julio de 1977.
Los usuarios de los estados financieros están interesados en saber cómo la empresa genera y utiliza el efectivo y los equivalentes al efectivo. Esta necesidad es independiente de la naturaleza de las actividades de la empresa, incluso cuando el efectivo pueda ser considerado como el producto de la empresa en cuestión, como puede ser el caso de las entidades financieras. Básicamente, las empresas necesitan efectivo por las mismas razones, por muy diferentes que sean las actividades que constituyen su principal fuente de ingresos ordinarios. En efecto, todas ellas necesitan efectivo para llevar a cabo sus operaciones, pagar sus obligaciones y suministrar rendimientos a sus inversores. De acuerdo con lo anterior, esta Norma exige a todas las empresas que presenten un estado de flujos de efectivo.
NIC 8: Políticas contables, cambios en las estimaciones contables y errores
20 Los requisitos de información a revelar relativos a las políticas contables, excepto los referentes a cambios en las políticas contables, han sido establecidos en la NIC 1 Presentación de Estados Financieros.
Alcance
Esta Norma debe aplicarse al informar en la cuenta de resultados, sobre las ganancias o pérdidas de las actividades ordinarias y extraordinarias, asi como al contabilizar los cambios en las estimaciones contables, los errores fundamentales y los cambios en las políticas contables.
El efecto impositivo de la corrección de los errores de ejercicios anteriores, así como de los ajustes retroactivos efectuados al realizar los cambios en las políticas contables, se contabilizará de acuerdo con la NIC 12 Impuesto sobre las ganancias, y se revelará la información requerida por esta Norma.
NIC 10: Hechos posteriores a la fecha del Balance
El objetivo de esta norma es prescribir:
a) Cuándo debe una empresa proceder ajustar sus estados financieros por hechos posteriores a la fecha del balance; y
b) Las revelaciones que la entidad debe efectuar con respecto a la fecha en que los estados financieros han sido formulados o autorizados para su divulgación, así como respecto a los hechos posteriores a la fecha del balance.
La Norma exige también, a la entidad que no elabore sus estados financieros bajo la hipótesis de empresa en funcionamiento, si los hechos posteriores a la fecha del balance indican que tal hipótesis de continuidad no resulta apropiada.
Alcance
21
NIC 12: Impuesto sobre las ganancias
El objetivo de esta norma es prescribir el tratamiento contable del impuesto sobre las ganancias. El principal problema que se presenta al contabilizar el impuesto sobre las ganancias es cómo tratar las consecuencias actuales y futuras de:
a) La recuperación (liquidación) en el futuro del importe en libros de los activos (pasivos) que se han reconocido en el balance de la empresa;
b) Las transacciones y otros sucesos del ejercicio corriente que han sido objeto de reconocimiento en los estados financieros.
Tras el reconocimiento, por parte de la empresa, de cualquier activo o pasivo, está inherente la expectativa de que recuperará el primero o liquidará el segundo, por los importes en libros que figuran en las correspondientes rúbricas.
Cuando sea probable que la recuperación o liquidación de los valores contabilizados vaya a dar lugar a pagos fiscales futuros mayores (o menores) de los que se tendrían si tal recuperación o liquidación no tuviera consecuencias fiscales, la presente Norma exige que la empresa reconozca un pasivo (o activo) por el impuesto diferido, con algunas excepciones muy limitadas.
Esta Norma (NIC 12) exige que las empresas contabilicen las consecuencias fiscales de las transacciones y otros sucesos de la misma manera que contabilizan esas mismas transacciones o sucesos económicos. Así, los efectos fiscales de transacciones y otros sucesos que se reconocen en la cuenta de resultados se registran también en el mismo. Los efectos fiscales de las transacciones y otros sucesos que se reconocen directamente en el patrimonio neto, se llevan directamente a estas partidas del balance. De forma similar, el reconocimiento de activos o pasivos por impuestos diferidos, en una combinación de negocios, afecta a la cuantía del fondo de comercio positivo o negativo, derivado de la combinación.
22
Alcance
Esta Norma debe ser aplicada en la contabilización del impuesto sobre las ganancias.
Para los propósitos de esta Norma, el término impuesto sobre las ganancias incluye todos los impuestos, ya sean nacionales o extranjeros, que se relacionan con las ganancias sujetas a imposición. El impuesto sobre las ganancias incluye también otros tributos, como las retenciones sobre dividendos que se pagan por parte de una empresa dependiente, asociada o negocio conjunto, cuando proceden a distribuir ganancias a la empresa que presenta los estados financieros.
Esta Norma no aborda los métodos de contabilización de las subvenciones oficiales (véase la NIC 20, Contabilización de las Subvenciones Oficiales e Información a Revelar sobre Ayudas Públicas), ni de los créditos fiscales por inversiones. Sin embargo, la Norma se ocupa de la contabilización de las diferencias temporarias que pueden derivarse de tales subvenciones o deducciones fiscales.
NIC 16: Inmovilizado Material
El objetivo de esta Norma es establecer el tratamiento contable del inmovilizado material. Los principales problemas que presenta la contabilización del inmovilizado material son el momento de activación de las adquisiciones, la determinación del importe en libros y los cargos por amortización del mismo que deben ser llevados a resultados.
Esta Norma exige que un elemento correspondiente al inmovilizado material sea reconocido como un activo cuando satisfaga los criterios de definición y reconocimiento de activos contenidos en el Marco Conceptual Para la Preparación y Presentación de los Estados Financieros.
Alcance
Esta Norma debe ser aplicada en la contabilización de los elementos componentes del
inmovilizado material, salvo cuando otra Norma Internacional de Contabilidad exija o
permita otro tratamiento contable diferente.
23 a) activos biológicos relacionados con la actividad agrícola (véase la NIC 41); y b) inversiones en derechos mineros, exploración y extracción de minerales, petróleo, gas natural u otros recursos no renovables similares.
No obstante, la Norma es de aplicación a los elementos individuales del inmovilizado material, usados para desarrollar o mantener las actividades comprendidas en (a) o (b), pero separables de las mismas.
En algunos casos, las Normas Internacionales de Contabilidad permiten que la valoración inicial del importe en libros de los elementos del inmovilizado material se determine utilizando un método diferente del exigido en esta Norma. Este es el caso, por ejemplo, de la NIC 22, Combinaciones de Negocios, que obliga a valorar inicialmente el inmovilizado material procedente de la combinación por su valor razonable, aunque esta cantidad exceda al coste de tales activos. No obstante, incluso en esos casos, todos los demás aspectos del tratamiento contable de los citados activos, incluyendo su amortización, se guían por los requerimientos de la presente Norma.
La empresa aplicará la NIC 40, Inmuebles de Inversión, en lugar de esta Norma, a sus inmuebles de inversión.
La empresa aplicará, no obstante, esta Norma a las inmuebles que estén siendo construidos o desarrollados para su uso futuro como inmuebles de inversión. Una vez que haya completado la construcción o el desarrollo, la empresa aplicará la NIC 40. La susodicha NIC 40 también será de aplicación a los inmuebles de inversión preexistentes que estén siendo objeto de nuevos desarrollos con el fin de continuar en el futuro siendo utilizados como inmuebles de inversión.
24 la valoración de los elementos que componen el inmovilizado material, en los momentos posteriores a su adquisición y reconocimiento inicial.
NIC 18: Ingresos Ordinarios
Los ingresos son definidos, en el Marco Conceptual para la Preparación y Presentación de Estados Financieros, como incrementos en los beneficios económicos producidos a lo largo del ejercicio en forma de entradas o incrementos de valor de los activos, o bien como disminuciones de los pasivos, que dan como resultado aumentos del patrimonio neto y no están relacionados con las aportaciones de los propietarios de la empresa. El concepto de ingreso comprende tanto los ingresos ordinarios en sí, como las ganancias. Los ingresos ordinarios, propiamente dichos, surgen en el curso de las actividades ordinarias de la empresa y adoptan una gran variedad de nombres, tales como ventas, comisiones, intereses, dividendos y regalías. El objetivo de esta Norma es establecer el tratamiento contable de los ingresos ordinarios que surgen de ciertos tipos de transacciones y otros eventos.
La principal preocupación en la contabilización de ingresos ordinarios es determinar cuándo deben ser reconocidos.
El ingreso ordinario es reconocido cuando es probable que los beneficios económicos futuros fluyan a la empresa y estos beneficios puedan ser valorados con fiabilidad. Esta Norma identifica las circunstancias en las cuales se cumplen estos criterios para que los ingresos ordinarios sean reconocidos. También proporciona directrices prácticas para la aplicación de estos criterios.
Alcance
Esta Norma debe ser aplicada al contabilizar los ingresos ordinarios procedentes de las
siguientes transacciones y sucesos:
a) la venta de productos;
b) la prestación de servicios; y
c) el uso, por parte de terceros, de activos de la empresa que produzcan intereses, regalías y dividendos.
25 El término «productos» incluye tanto los producidos por la empresa para ser vendidos, como los adquiridos para su reventa, tales como las mercaderías de los comercios al por menor o los terrenos u otras propiedades que se tienen para revenderlas a terceros.
La prestación de servicios implica, normalmente, la ejecución, por parte de la empresa, de un conjunto de tareas acordadas en un contrato, con una duración determinada en el tiempo. Los servicios pueden prestarse en el transcurso de un único ejercicio o a lo largo de varios ejercicios. Algunos contratos para la prestación de servicios se relacionan directamente con contratos de construcción, por ejemplo aquéllos que realizan los arquitectos o la gerencia de los proyectos. Los ingresos ordinarios derivados de tales contratos no son abordados en esta Norma, sino que se contabilizan de acuerdo con los requisitos que, para los contratos de construcción, se especifican en la NIC 11, Contratos de Construcción.
El uso, por parte de terceros, de activos de la empresa, da lugar a ingresos ordinarios que adoptan la forma de:
a) intereses—cargos por el uso de efectivo, de otros medios equivalentes al efectivo o por el mantenimiento de deudas con la empresa;
b) regalías — cargos por el uso de activos a largo plazo de la empresa, tales como patentes, marcas, derechos de autor o aplicaciones informáticas; y
c) dividendos — distribuciones de ganancias a los poseedores de participaciones en la propiedad de las empresas, en proporción al porcentaje que tal participación suponga sobre el capital o sobre una clase particular del mismo.
Esta Norma no trata de los ingresos ordinarios procedentes de:
a) contratos de arrendamiento financiero (véase la NIC 17, Arrendamientos); b) dividendos provenientes de inversiones financieras contabilizadas según el método de la participación (véase la NIC 28, Contabilización de Inversiones en Empresas Asociadas);
26 d) cambios en el valor razonable de activos y pasivos financieros, o productos derivados de su venta (véase la NIC 39, Instrumentos Financieros: Reconocimiento y Valoración);
e) cambios en el valor de otros activos corrientes;
f) reconocimiento inicial y cambios en el valor razonable de los activos biológicos relacionados con la actividad agrícola (véase la NIC 41, Agricultura);
g) reconocimiento inicial de los productos agrícolas (véase la NIC 41, Agricultura), y
h) extracción de minerales en yacimientos.
NIC 19: Retribuciones a los empleados
El objetivo de esta Norma es prescribir el tratamiento contable y la revelación de información financiera respecto de las retribuciones a los empleados. En esta Norma se obliga a las empresas a reconocer:
a) un pasivo cuando el empleado ha prestado los servicios a cambio del derecho de recibir pagos en el futuro; y
b) un gasto cuando la empresa ha consumido el beneficio económico procedente del servicio prestado por el empleado a cambio de las retribuciones en cuestión.
Alcance
Esta Norma debe ser aplicada por los empleadores al contabilizar las retribuciones de
los empleados.
Esta Norma no trata de la información que deben suministrar los planes de retribuciones a los empleados (véase la NIC 26, Contabilización e Información Financiera sobre Planes de Prestaciones por Retiro).
Esta Norma se aplica a todas las retribuciones de los empleados, donde se incluyen las que proceden de:
27 b) exigencias legales o acuerdos tomados en determinados sectores industriales, en virtud de los cuales las empresas se ven obligadas a realizar aportaciones a planes nacionales, provinciales, sectoriales u otros de carácter multi empresarial; o
c) prácticas no formalizadas que dan lugar a obligaciones de pago implícitas para la empresa.
Las prácticas no formalizadas dan lugar a obligaciones de pago implícitas cuando la empresa no tiene más alternativa que hacer frente a los pagos derivados de las retribuciones comprometidas. Un ejemplo de la existencia de una obligación implícita es cuando un eventual cambio en las prácticas no formalizadas de la empresa puede causar un daño inaceptable en las relaciones que la misma mantiene con sus empleados.
Las retribuciones de los empleados comprenden las siguientes:
a) retribuciones a corto plazo para los empleados en activo, tales como sueldos, salarios y contribuciones a la Seguridad Social, permisos remunerados por enfermedad y por otros motivos, participación en ganancias e incentivos (si se pagan dentro de los doce meses siguientes tras el cierre del ejercicio) y retribuciones no monetarias (tales como asistencia médica, disfrute de casas, coches y la disposición bienes o servicios subvencionados o gratuitos);
b) prestaciones post-empleo, tales como pensiones, otras prestaciones por retiro, seguros de vida post-empleo y atención médica post-empleo;
c) otras prestaciones a largo plazo para los empleados, entre los que se incluyen los permisos remunerados después de largos periodos de servicio (permisos sabáticos), las prestaciones especiales después de un largo tiempo de servicio, las prestaciones por incapacidad y, si se pagan a un plazo de doce meses o más después del cierre del ejercicio, participación en ganancias, incentivos y otro tipo de compensación salarial diferida;
d) indemnizaciones por cese del contrato; y e) retribuciones en acciones.
28 Las retribuciones a los empleados comprenden tanto las proporcionadas a los trabajadores propiamente dichos, como a las personas que dependan de ellos, y pueden ser satisfechas mediante pagos (o suministrando bienes y servicios previamente comprometidos) realizados directamente a los empleados o a sus cónyuges, hijos u otras personas dependientes de aquéllos, o bien a terceras personas designadas previamente, tales como compañías de seguros.
Los empleados pueden prestar sus servicios en la empresa a tiempo completo o a tiempo parcial, de forma permanente, ocasional o temporal. Para los propósitos de esta Norma, el término «empleados» incluye también a los administradores y al personal ligado a la gerencia.
NIC 23: Costos por Intereses
El objetivo de esta Norma es prescribir el tratamiento contable de los costes por intereses. La Norma establece, como regla general, el reconocimiento inmediato de los costes por intereses como gastos. No obstante, el Pronunciamiento contempla, como tratamiento alternativo permitido, la capitalización de los costes por intereses que sean directamente imputables a la adquisición, construcción o producción de algunos activos que cumplan determinadas condiciones.
Alcance
Esta Norma debe ser aplicada en la contabilización de los costes por intereses.
Esta Norma deroga a la anterior NIC 23, Capitalización de Intereses, aprobada en 1983. Esta Norma no se ocupa del coste, efectivo o imputado, del patrimonio neto, entendiendo también como tal, el capital preferente no incluido como pasivo.
NIC 36: Deterioro del Valor de los activos
29 deteriorado, y la Norma exige que la empresa reconozca contablemente la correspondiente pérdida de valor por deterioro. En la Norma también se especifica cuándo la empresa debe proceder a revertir la pérdida de valor por deterioro, y se exige que suministre determinada información referente a los activos que hayan sufrido este tipo de deterioros de valor.
Alcance
Esta Norma se debe aplicar en la contabilización de los deterioros de valor de cualquier
clase de activos, salvo los siguientes:
a) existencias (véase la NIC 2, Existencias);
b) activos surgidos de los contratos de construcción (véase la NIC 11, Contratos de Construcción);
c) activos por impuestos diferidos (véase la NIC 12, Impuesto sobre las Ganancias);
d) activos procedentes de costes de retribuciones a empleados (véase la NIC 19, Retribuciones a los Empleados);
e) activos financieros que se encuentren incluidos en el alcance de la NIC 32, Instrumentos Financieros: Presentación e Información a Revelar;
f) propiedades de inversión que se valoren según su valor razonable (véase la NIC 40, Inmuebles de Inversión); y
g) activos biológicos relacionados con la actividad agrícola que se valoren según su valor razonable menos los costes estimados en el punto de venta (véase la NIC 41,
Agricultura).
Esta Norma no se aplica a las existencias, a los activos surgidos de los contratos de construcción, a los activos por impuestos diferidos ni a los activos que surgen de los costes de retribuciones a empleados porque, en otras Normas Internacionales de Contabilidad aplicables a tales activos, se han dado ya reglas específicas para reconocer y medir estos tipos de activos. Esta Norma se aplica a:
a) dependientes, definidas en la NIC 27, Estados Financieros Consolidados y Contabilización de Inversiones en Dependientes;
30 c) negocios conjuntos definidos en la NIC 31, Información Financiera de los Intereses en Negocios Conjuntos.
Para el deterioro de otros activos financieros, véase la NIC 39, Instrumentos Financieros: Reconocimiento y Valoración.
Esta Norma es aplicable a los activos que se contabilicen según su valor revalorizado (valor razonable) siguiendo otras Normas Internacionales de Contabilidad, como sucede con el tratamiento alternativo permitido por la NIC 16, Inmovilizado Material. No obstante, determinar si un activo previamente revalorizado puede haberse deteriorado, por causas inesperadas, depende de los criterios utilizados para determinar el valor razonable:
a) si el valor razonable del activo es su valor de mercado, la única diferencia entre el valor razonable del activo y su precio de venta neto, reside en los costes incrementales que se deriven directamente de la enajenación o abandono del activo:
i) si los costes de enajenación o abandono son insignificantes, el importe recuperable del activo revalorizado será un valor próximo a, o mayor que, su valor revalorizado (valor razonable); en tal caso, una vez que se hayan aplicado los criterios de la revalorización, es improbable que el activo revalorizado haya deteriorado su valor, y por tanto no es necesario estimar el importe recuperable; y
ii) si los costes de enajenación o abandono no son insignificantes, el precio de venta neto del activo revalorizado será necesariamente menor que su valor razonable, por ello se reconocerá el deterioro del valor del activo revalorizado en cuestión, siempre que su valor de uso sea menor que su valor revalorizado (valor razonable). En tal caso, una vez que se hayan aplicado los criterios de la revalorización, la empresa utilizará esta Norma para determinar si el activo ha sufrido o no deterioro de su valor; y
31
NIC 38: Activos Inmateriales
El objetivo de esta Norma es prescribir el tratamiento contable de los activos inmateriales que no estén contemplados específicamente en otra Norma Internacional de Contabilidad. Esta Norma exige que las empresas procedan a reconocer un activo inmaterial si, y sólo si, se cumplen ciertos criterios. La Norma también especifica cómo determinar el importe en libros de los activos inmateriales y exige que se revelen ciertas informaciones complementarias, en las notas a los estados financieros, que hagan referencia a estos elementos.
Alcance
Esta Norma debe ser aplicada por todas las empresas al proceder a contabilizar activos
inmateriales, excepto en los siguientes casos:
a) los activos inmateriales que estén tratados en otras Normas Internacionales de Contabilidad;
b) activos financieros, según se han definido en la NIC 32, Instrumentos Financieros: Presentación e Información a Revelar;
c) las concesiones sobre minas y yacimientos, así como los gastos de exploración, desarrollo y extracción de minerales, petróleo, gas natural y otros recursos naturales no
renovables; y
d) aquellos activos inmateriales que aparecen en las compañías de seguros, derivados de las pólizas de los asegurados.
En el caso de que otra Norma Internacional de Contabilidad se ocupe de una clase específica de activo inmaterial, la empresa aplicará esa Norma en lugar de la presente. Como ejemplos de lo anterior, esta Norma no es aplicable a:
a) los activos inmateriales mantenidos por la empresa para su venta en el curso ordinario de sus actividades (véase al respecto la NIC 2, Existencias, así como la NIC 11, Contratos de Construcción);
b) activos por impuestos diferidos (véase al respecto la NIC 12, Impuesto sobre las Ganancias);
32 d) activos que tengan relación con las remuneraciones a suministrar a los empleados, por sus prestaciones a largo plazo (véase la NIC 19, Retribuciones a los Empleados);
2.1.3 Ley de Régimen Tributario Interno
La Compañía Servicios Integrales de GLP ha sido calificada por el Servicio de Rentas Internas como contribuyente especial, por tanto no está sujeta a retenciones por la compra y venta de combustible.
De conformidad con el régimen tributario vigente las retenciones en la fuente que está obligada a realizar la empresa son:
Retenciones en la Fuente 1%
Por la compra de todo tipo de bienes muebles de naturaleza corporal, excepto combustible. Por seguros y reaseguros, por pago de luz y agua
Retenciones en la Fuente 2%
Por la que realicen a personas naturales por concepto de servicios en los que prevalezca la mano de obra.
Retenciones en la Fuente 10%
Por Honorarios Profesionales y dietas.
Retenciones en la Fuente 8%
Por arrendamiento bienes muebles.
Retenciones del IVA 100%
33 Retenciones del IVA 70%
En pagos por servicios de personas naturales donde prevalezca la mano de obra.
Retenciones del IVA 30%
Por adquisición de bienes de naturaleza corporal.
Casos especiales de la Retención del IVA:
No se realizarán retenciones a entidades del sector público;
No se retendrá las compañías de aviación, agencias de viajes en la venta de pasajes aéreos;
Tampoco se retendrá a contribuyentes especiales;
No se efectuará retención cuando se realice pagos con tarjetas de crédito; y, No se efectuará retenciones en facturas de reembolso de gastos.
2.3.4 Análisis del control interno
La mayoría de errores y falencias detectados en la empresa, se deben a la falta de una política clara y coherente en cuanto al manejo del control interno. Por ser mediana empresa, nunca se pensó formalmente en establecer un sistema de control interno, pero en la actualidad se hace imprescindible la conformación de dicha unidad, ya que han existido una serie de inconvenientes de orden administrativo que han ocasionado perdida de tiempo y dinero.
34
CAPITULO III
DIAGNOSTICO EMPRESARIAL
3.1 Diagnóstico de la situación actual
Servicios Integrales de GLP, funciona desde el año 2008 con el número de RUC 1792169941001; inscrita en la Superintendencia de Compañías el 17 de enero del 2008 con resolución número 08.Q.IJ.000264 con un capital de $800,oo OCHO CIENTOS DÓLARES AMERICANOS, y tres socios. Con su casa matriz en la ciudad de Quito en la calle Puruanta Lote 210 y Juan Prócel sector Mena del Hierro y una sucursal en la ciudad de Latacunga ubicada en la Panamericana sur Km 5 ½ y Tiobamba vía a Salcedo. Es distribuidor autorizado de ENI (Empresa Nacional Italiana).
En la casa matriz se ubican la Gerencia General, Contabilidad, Secretaría, Centro de Acopio Uno y en Latacunga el Centro de Acopio Dos.
Por iniciativa de la Gerencia, se han establecido algunos controles para vigilar ciertos procedimientos en cuanto a manejo de dinero, administración de personal y contabilidad general.
Servicios Integrales de GLP, ha mantenido un esquema homogéneo en el manejo de políticas contables y administrativas desde el año 2008, fecha en la que empezó a trabajar con el paquete contable que mantiene en la actualidad.
Como sucede en algunas empresas privadas, existen empleados que no cumplen con las funciones asignadas, perjudicando a la empresa por varias ocasiones, por tal motivo, se hace imprescindible la creación de un manual contable y administrativo.
35 Duhat Kizatus Miguel A. Lo define como: “ Un documento que contiene, en forma ordenada y sistemática, información y/o instrucciones sobre historia, organización, política y procedimientos de una empresa, que se consideran necesarios para la menor ejecución del trabajo”.8
Continolo G. Lo conceptualiza como: “ Una expresión formal de todas las informaciones e instrucciones necesarias para operar en un determinado sector; es una guía que permite encaminar en la dirección adecuada los esfuerzos del personal operativo”.9
3.1.1 Políticas y estrategias de la compañía
Cabe mencionar que cuando no existen procedimientos escritos, surge una situación de descontrol en las actividades y en las funciones, provocando duplicidad y/o sujetos cumpliendo actividades multi-funcionales, lo que ocasiona a la vez pérdida de tiempo, desgaste y errores en la comunicación.
Servicios Integrales de GLP ha intentado inculcar en los empleados ciertas políticas de procedimientos y manejos estandarizados, tarea que no ha sido fácil debido a la constante rotación de personal administrativo.
Por estos motivos, buscamos innovar con políticas dinámicas, contables y administrativas, que permitan mayor fluidez del trabajo y la información, optimizando tiempo y recursos para la empresa y creando una conciencia de trabajo en los empleados.
3.1.2 Evaluación de los procesos existentes
Por su parte, la Gerencia ha tratado de implementar una serie de instructivos acerca del manejo administrativo de la empresa, impartiendo instrucciones detalladas en
8
http://www.monografias.com/trabajos16/procedimiento-administrativo/procedimiento-administrativo.shtml
9
36 memorándums enviados a cada empleado, haciendo referencia en el asunto “funciones y responsabilidades” los mismos, que no han sido cumplidos en su totalidad.
3.1.3 Deficiencias existentes en los procesos
Como se manifestó anteriormente, la empresa nunca dispuso de ningún tipo de manual que sirviera como herramienta de apoyo para que los empleados desempeñen de forma eficiente sus responsabilidades y funciones, de ahí surge la necesidad de recopilar todas las instrucciones impartidas de forma verbal o escrita en un solo documento.
Las instrucciones internas se han realizado en memorándums personales o por actividades especificas pero no se ha realizado el seguimiento respectivo para comprobar su inmediata aplicación.
El manejo de personal dentro de cualquier tipo de empresa constituye un paradigma para quien lo ejerce, en muchas ocasiones genera resistencia por parte de los trabajadores que no conocen hasta donde llega su responsabilidad dentro del entorno empresarial y también por el contrario, a veces la Gerencia no conoce la verdadera carga de trabajo de sus empleados, por estos motivos, es necesario que el personal conozca y acepte cuales son las razones amparadas en la ley que los patronos tienen para manejar los destinos de la empresa, así como los alcances y limitaciones que tienen individual y colectivamente los integrantes de un área específica o un departamento en general.
37 3.1.4 Análisis FODA
Es importante observar técnicamente la situación empresarial de Servicios Integrales GLP, para lo cual se analizó lo siguiente:
ASPECTOS INTERNOS ASPECTOS EXTERNOS
FORTALEZAS OPORTUNIDADES
* Apoyo de la Administración para implantar el cambio rápidamente
* Decisión de implementar un Manual de
Procedimientos *Diseño de estrategias orientadas al cambio. *La administración se
encargará de posicionar competentemente a la empresa en el mercado *Mercado sin competencias.
*Crear una cultura de trabajo individual y en equipo para mejorar el ambiente laboral.
*Mercado que siempre tiene demanda.
*No tiene competencia.
*Aplicar perfil profesional de los futuros empleados
DEBILIDADES AMENAZAS
*La empresa no dispone de un Manual de
Procedimientos
*El mercado exige empresas con alternativas en sus servicios.
*Alta rotación de personal administrativo-operativo
*Cambios en la política del Ecuador, en cuanto al manejo de la distribución de los hidrocarburos como el gas.
38 3.1.5 Organigrama Estructural
39
C A P I T U L O IV
4.1 TABULACION E INTERPRETACION DE LA ENCUESTA REALIZADA AL PERSONAL DE LA EMPRESA
El siguiente cuestionario tiene como objetivo conocer su opinión sobre distintos
aspectos de ambiente laboral y funcional. Agradecemos el tiempo que dedica a esta
encuesta.
Instrucciones: Por favor complete este cuestionario llenando los recuadros
adecuados ó escribiendo su respuesta en el espacio que se proporciona, según sea el
caso.
1) Conoce las políticas de la Empresa?
SI NO
2) Conoce si existe algún manual de funciones del puesto que ejerce?
SI NO
3) Le motivaría el hecho de conocer todas las funciones a Usted asignadas?
SI NO
4) Cuando le solicitan ayuda sus compañeros de trabajo, los ayuda?
SI NO
5) Su jefe directo le otorga poder de tomar decisiones sobre su trabajo?
SI NO
6) ¿Cómo calificaría la relación que tiene su área con todas las demás de la
empresa?
Muy bien Bien Regular Mal Muy mal
40 7) ¿Cómo calificaría a su área en cuanto a la calidad de servicio que ofrece?
Muy bien Bien Regular Mal Muy mal
5 4 3 2 1
8) ¿Cuenta con todas las herramientas necesarias para elaborar su trabajo?
SI NO
9) ¿Conoce la existencia de un Manual de Procedimientos?
SI NO
10)¿Cree Usted que es importante que la Empresa tenga un Manual de
Procedimientos Administrativos y Contables?
41
TABULACION DE PREGUNTAS
1. ¿CONOCE LAS POLITICAS DE LA EMPRESA?
0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100%
Pregunta 1
NO
SI
INTERPRETACION:
42 2. ¿CONOCE SI EXISTE ALGUN MANUAL DE FUNCIONES DEL PUESTO
QUE EJERCE?
0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100%
Pregunta 2
NO
SI
INTERPRETACION:
43 3. ¿LE MOTIVARIA EL HECHO DE CONOCER TODAS LAS FUNCIONES
A USTED ASIGNADAS?
0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100%
Pregunta 3
NO
SI
INTERPRETACION:
44 4. ¿CUÁNDO LE SOLICITAN AYUDA SUS COMPAÑEROS DE TRABAJO,
LOS AYUDA?
0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100%
Pregunta 4
NO
SI
INTERPRETACIÓN:
El gráfico demuestra que los empleados prefieren trabajar en forma individual por
45 5. ¿SU JEFE DIRECTO LE OTORGA PODER DE TOMAR DECISIONES
SOBRE SU TRABAJO?
0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100%
Pregunta 5
NO
SI
INTERPRETACION:
