Encuesta sobre el Exito del Equipo
Instrucciones: Favor revisar las siguientes frases e indique el grado al cuál de cada una de estas frases se aplica a su equipo inter-funcional, usando la siguiente escala:
Favor encerrar en un círculo sólo un número. 1. Fijamos fechas y límites de tiempo claros para nuestro trabajo. 1 2 3 4 5 2. La gerencia le brinda a nuestro equipo una dirección clara
respecto a sus expectativas hacia el equipo. 1 2 3 4 5 3. Los miembros del equipo cumplen con sus compromisos. 1 2 3 4 5 4. Hemos establecido relaciones efectivas con grupos de apoyo
y otras personas quienes son críticas para nuestro éxito. 1 2 3 4 5 5. Los gerentes de departamentos funcionales apoyan el
trabajo de nuestro equipo. 1 2 3 4 5 6. Existe un alto nivel de confianza entre los miembros del equipo. 1 2 3 4 5 7. Tenemos un conjunto claro de objetivos de desempeño y un
plan detallado para alcanzar nuestros objetivos. 1 2 3 4 5 8. Hemos recibido suficiente entrenamiento sobre cómo ser
un equipo efectivo. 1 2 3 4 5 9. La comunicación entre los miembros del equipo es abierta
y honesta. 1 2 3 4 5 10. La tarea de nuestro equipo involucra y motiva a los miembros
de nuestro equipo. 1 2 3 4 5 11. Tenemos autoridad para fijar objetivos específicos para el
equipo dentro del contexto de la dirección provista por
la gerencia. 1 2 3 4 5 12. Los desacuerdos entre los miembros del equipo son
discutidos abiertamente y resueltos efectivamente. 1 2 3 4 5
2
13. Nestro equipo incluye a toda las personas adecuadas 1 2 3 4 5 14. Tenemos acceso fácil a toda la información que necesitamos
para completar nuestra tarea. 1 2 3 4 5 15. Las decisiones claves que requieren el compromiso de los
miembros del equipo son tomadas por consenso. 1 2 3 4 5 16. Nuestro equipo es lo suficientemente pequeño para
ser efectivo. 1 2 3 4 5 17. Tenemos todas las herramientas y equipo necesario para
completar nuestra tarea. 1 2 3 4 5 18. Los miembros usan consistentemente habilidades activas
para escuchar cuando se comunican entre sí. 1 2 3 4 5 19. Las reuniones de nuestro equipo son bien dirigidas y
son efectivas. 1 2 3 4 5 20. El sistema de recompensas de la organización apoya la
importancia del desempeño del equipo en lugar del
desempeño individual. 1 2 3 4 5 21. Los miembros están abiertos a nuevas ideas. 1 2 3 4 5 22. Usamos métodos fuera de reuniones para comunicarnos
entre nosostros mismos. 1 2 3 4 5 23. El sistema de reconocimiento del desempeño de la
organización incluye nuestro desempeño en
equipos interfuncionales. 1 2 3 4 5 24. Los miembros de este equipo trabajan duro por el éxito
del equipo. 1 2 3 4 5 25. Las relaciones con nuestros clientes son excelentes. 1 2 3 4 5 26. El equipo gerencial funge como un modelo de
desempeño de equipo efectivo. 1 2 3 4 5
Total Desacuerdo Desacuerdo Neutral Acuerdo Total Acuerdo
27. Somos efectivos para provocar y usar las ideas, la
información y las opiniones de todos los miembros del equipo. 1 2 3 4 5 28. Todos están claros acerca de sus roles en este equipo. 1 2 3 4 5
29. Una vez fijados nuestros objetivos, tenemos la autoridad,
razonable, para hacer lo que se necesite para alcanzarlos. 1 2 3 4 5
30. Nuestro jefe de equipo hace lo que es necesario para facilitar la realización de nuestra tarea y la creación
del equipo como una unidad. 1 2 3 4 5
Comentarios
A. Fortalezas: ¿Qué fortalezas ha visto que tiene este equipo? Qué es lo quehacebien?
B.Debilidades: ¿Qué aspectos del equipo se deben mejorar?
Total Desacuerdo Desacuerdo Neutral Acuerdo Total Acuerdo
4
Encuesta sobre el Exito del Equipo: Puntaje Individual
Instrucciones: Favor trasladar sus respuestas a la columna apropiada y totalice cada columna.
Estructura del Equipo Soporte Organizacional Procesos Internos
1._______ 2._______ 3._______
4._______ 5._______ 6._______
7._______ 8._______ 9._______
10._______ 11._______ 12._______
13._______ 14._______ 15._______
16._______ 17._______ 18._______
19._______ 20._______ 21._______
22._______ 23._______ 24._______
25._______ 26._______ 27._______
28._______ 29._______ 30._______
Total _______ _______ _______
Encuesta sobre el Exito del Equipo: Puntaje del Equipo
Instrucciones: Una persona debe recopilar todas las hojas de Puntajes individuales y transferir las
respuestas a este formulario. Luego deben calcularse la media para cada pregunta y categoría.
Estructura del Equipo Total Media
1._______ _____ _____ _____ _____ _____ _____ _______ _______ 4._______ _____ _____ _____ _____ _____ _____ _______ _______ 7._______ _____ _____ _____ _____ _____ _____ _______ _______ 10._______ _____ _____ _____ _____ _____ _____ _______ _______ 13._______ _____ _____ _____ _____ _____ _____ _______ _______ 16._______ _____ _____ _____ _____ _____ _____ _______ _______ 19._______ _____ _____ _____ _____ _____ _____ _______ _______ 22._______ _____ _____ _____ _____ _____ _____ _______ _______ 25._______ _____ _____ _____ _____ _____ _____ _______ _______ 28._______ _____ _____ _____ _____ _____ _____ _______ _______
Apoyo Organizacional Total Media
2._______ _____ _____ _____ _____ _____ _____ _______ _______ 5._______ _____ _____ _____ _____ _____ _____ _______ _______ 8._______ _____ _____ _____ _____ _____ _____ _______ _______ 11._______ _____ _____ _____ _____ _____ _____ _______ _______ 14._______ _____ _____ _____ _____ _____ _____ _______ _______ 17._______ _____ _____ _____ _____ _____ _____ _______ _______ 20._______ _____ _____ _____ _____ _____ _____ _______ _______ 23._______ _____ _____ _____ _____ _____ _____ _______ _______
26._______ _____ ____ _____ _____ ____ _____
______ _______
29._______ _____ ____ _____ _____ ____ _____
______ _______
6
Procesos Internos
Total
Media
3._______ _____ _____ _____ _____ _____ _____
_______ _______
6._______ _____ _____ _____ _____ _____ _____ _______ _______
9._______ _____ _____ _____ _____ _____ _____ _______ _______
12._______ _____ _____ _____ _____ _____ _____ _______ _______
15._______ _____ _____ _____ _____ _____ _____ _______ _______
18._______ _____ _____ _____ _____ _____ _____ _______ _______
21._______ _____ _____ _____ _____ _____ _____ _______ _______
24._______ _____ _____ _____ _____ _____ _____ _______ _______
27._______ _____ _____ _____ _____ _____ _____ _______ _______
30._______ _____ _____ _____ _____ _____ _____ _______ _______
Encuesta sobre el Exito del Equipo: Resultados del Equipo
Frases
Media
Estructura del Equipo
1.
Fijamos fechas y límites de tiempo claros para nuestro trabajo. ______4.
Hemos establecido relaciones efectivas con grupos de apoyo y otras personasquienes son críticas para nuestro éxito. ______
7.
Tenemos un conjunto claro de objetivos de desempeño y un plan detalladopara alcanzar nuestros objetivos. ______
10.
La tarea de nuestro equipo involucra y motiva a los miembros de nuestro equipo. ______13.
Nestro equipo incluye a toda las personas adecuadas. ______16.
Nuestro equipo es lo suficientemente pequeño para ser efectivo. ______19.
Las reuniones de nuestro equipo son bien dirigidas y son efectivas. ______22.
Usamos métodos fuera de reuniones para comunicarnos entre nosostros mismos. ______25.
Las relaciones con nuestros clientes son excelentes. ______28.
Todos están claros acerca de sus roles en este equipo. ______Soporte Organizacional
2. La gerencia le brinda a nuestro equipo una dirección clara respecto a sus
expectativas hacia el equipo. ______
5. Los gerentes de departamentos funcionales apoyan el trabajo de nuestro equipo. ______
8. Hemos recibido suficiente entrenamiento sobre cómo ser un equipo efectivo. ______ 11. Tenemos autoridad para fijar objetivos específicos para el equipo dentro del
contexto de la dirección provista por la gerencia. ______ 14. Tenemos acceso fácil a toda la información que necesitamos para completar
nuestra tarea. ______
17. Tenemos todas las herramientas y equipo necesario para completar nuestra tarea. ______ 20. El sistema de recompensas de la organización apoya la importancia del
desempeño del equipo en lugar del desempeño individual. ______ 23. El sistema de reconocimiento del desempeño de la organización incluye nuestro
desempeño en equipos interfuncionales. ______
26. El equipo gerencial funge como un modelo de desempeño de equipo efectivo. ______ 29. Una vez fijados nuestros objetivos, tenemos la autoridad, razonable, para hacer lo
8
Proceso Interno
3. Los miembros del equipo cumplen con sus compromisos. ______ 6. Existe un alto nivel de confianza entre los miembros del equipo. ______ 9. La comunicación entre los miembros del equipo es abierta y honesta. ______ 12. Los desacuerdos entre los miembros del equipo son discutidos abiertamente
y resueltos efectivamente. ______
15. Las decisiones claves que requieren el compromiso de los miembros del
equipo son tomadas por consenso. ______
18. Los miembros usan consistentemente habilidades activas para escuchar
cuando se comunican entre sí. ______
21. Los miembros están abiertos a nuevas ideas. ______ 24. Los miembros de este equipo trabajan duro por el éxito del equipo. ______ 27. Somos efectivos para provocar y usar las ideas, la información y las opiniones
de todos los miembros del equipo. ______
28. Todos están claros acerca de sus roles en este equipo. ______ 29. Una vez fijados nuestros objetivos, tenemos la autoridad, razonable, para
hacer lo que se necesite para alcanzarlos. ______
30. Nuestro jefe de equipo hace lo que es necesario para facilitar la realización
Encuesta sobre el Exito del Equipo: Interpretación de los Resultados
General
Si el puntaje de su equipo es mayor que una media de 4.0 para cualquier ítem, ese ítem deberá ser considerado una fortaleza. Busque los clusters de fortalezas. ¿Caen dentro de una categoría? ¿Existe algún vínculo entre las fortalezas (p.e., habilidades para escuchar y la comunicación abierta)? ¿Cuál es la fuente de las fortalezas? ¿Qué puede hacerse para basarse en las fortalezas?
Si el puntaje de su equipo es menor que una media de 3.0 para cualquier ítem, ese ítem deberá ser considerado como necesitado de mejorar. De nuevo, busque los clusters. ¿Están relacionados entre sí algunos de los ítems débiles (p.e., evaluación del desempeño y recompensas)? ¿Pertenecen a alguna categoría en particular la mayoría de sus puntajes bajos (p.e., procesos internos)?
Si usted tiene puntajes en el rango de 3.0 y 4.0, puede desear resaltar estas áreas para mayor estudio, especialmente si los puntajes están en la mitad inferior del rango. Usted puede desear ver la hoja de Puntaje del Equipo para ver si existe una gama amplia en los puntajes individuales. El equipo debe comentar estos ítems para determinar si existe una interpretación común de cada uno. La discusión deberá centrarse en (1) implicaciones del ítem para su equipo, (2) decidir si el ítem es una fortaleza o una debilidad, y (3) determinar cómo fortalecer el ítem en el futuro. Específico
Estructura del Equipo
Si su equipo obtuvo un puntaje alto en esta categoría, está éste bien organizado y es eficiente. Los miembros del equipo invierten tiempo en definir metas, métodos y procedimientos. Ellos probablemente se centran en crear relaciones externas efectivas con los involucrados claves quienes tienen un impacto sobre el éxito del equipo. Los equipos que planean bien tienden a funcionar bien. Sería útil identificar las cosas específicas que el equipo hace con éxito para asegurar que sean continuadas.
Si su equipo obtiene un puntaje bajo en esta área, observe la mecánica de su equipo. Formule las siguientes preguntas:
1. ¿Tiene el equipo metas claras y planes de acción?
2. ¿Están todos claros de su rol y de lo que se espera de cada miembro del equipo? 3. ¿Es el equipo demasiado grande para ser efectivo?
4. ¿Ha tomado tiempo el equipo para identificar a los afectados claves (gerentes funcionales, clientes, proveedores, grupos de apoyo), evaluar la calidad de su relación con ellos, y crear un plan para trabajar más efectivamente con ellos? 5. ¿Tiene usted la gente correcta en el equipo?
10 Soporte Organizacional
Si su equipo obtuvo un puntaje alto en esta área, probablemente tenga un sólido respado gerencial y un conjunto de sistemas y procedimientos que estimulan el trabajo en equipo. Existe un serio compromiso por brindar tanto dirección de alto nivel como por conceder autoridad al equipo. El equipo de alta gerencia actúa tanto como un equipo que estimula el trabajo en equipo arriba y abajo la organización. La gestión del desempeño, la compensación, la recompensa, la información, la capacitación, el desarrollo de carrera, y otros sistemas están alineados con la meta de crear y sustentar una organización basada en equipos. Aunque sus puntajes son altos, aun es importante examinar cada área para determinar lo que están haciendo bien y lo que puede ser mejorado.
Si su equipo obtuvo un puntaje bajo en esta área, sería útil llevar a cabo una auditoría de sus sistemas y procedimientos actuales para determinar si éstos tienen el objetivo de apoyar la excelencia individual o del equipo. Dé un buen vistazo al tipo de personas que son valoradas y recompensadas por la organización. ¿Actúan de forma aislada o participan en equipos? Por ejemplo, ¿incluye su evaluación del desempeño una evaluación acerca de los comportamientos como participante del equipo por parte del empleado? ¿Se centra su programa de recompensa o incentivo en resultados y recompensas en base al equipo?
Procesos Internos
Si su equipo obtuvo un puntaje alto en esta área, significa que las relaciones interpersonales entre los miembros del equipo y sus habilidades de proceso son efectivas. Los miembros del equipo emplean buenas habilidades de escuchar, la comunicación es abierta y honesta, los conflictos son resueltos enfrentando los problemas de una manera colaboradora, las decisiones son tomadas por consenso, y los miembros del equipo disfrutan de ser parte del equipo. A pesar de los buenos puntajes, es útil observar más de cerca por qué al equipo le va bien en esta área y qué puede hacerse para sustentar o mejorar su desempeño.
Si el equipo obtuvo un puntaje bajo en esta área, trate de identificar los componentes específicos que son débiles (p.e., consenso, escuchar). Luego, observe las causas y consecuencias de la o las debilidades e idee un plan de acción. Un primer paso útil es la recopilación de datos por medio de entrevistas, encuestas, grupos focales y la observación. El análisis de los datos puede llevar a intervenciones tales como talleres para construcción de habilidades, el desarrollo de normas nuevas y sesiones para la construcción del equipo.
Herramienta de Selección del Jefe del Equipo y de los Miembros del Equipo
Nombre: _____________________________________________________________ Departamento Funcional: _______________________________________________
Instrucciones: Complete por favor una copia del formulario para cada persona a ser considerada como candidato a un equipo inter-funcional. Al evaluar una persona, por favor considere su experiencia en todos los tipos de equipos, no sólo en los inter-funcionales.
Si la persona no está siendo considerada como jefe potencial del equipo, usted puede omitir el literal B, Comportamiento del Equipo—Líderes.
Revise la siguiente lista de comportamientos del equipo y, para cada comportamiento, indique el grado al cual la persona muestra el comportamiento colocando una marca o anotando comentarios adicionales en el cuadro respectivo.
A. Comportamientos— Miembros del Equipo 1. Trabaja fuera de áreas definidas de trabajo o función para ayudar al equipo a alcanzar su meta.
2. Estimula y apoya la participación de otros miembros del equipo en discusiones y decisiones.
3. Escucha atentamente, usando parafraseao y otras técnicas; considera todos los puntos de vista. 4. Busca activamente y comunica las necesidades del cliente al equipo. 5. Es abierto a nuevas ideas, diferentes puntos de vista y retroalimentación provenientes de otros miembros del equipo. 6. Plantea preguntas y preocupaciones acerca de las metas, métodos y otros temas del equipo. 7. Se retracta cuando sus puntos de vista han sido adecuadamente considerados y permite que el equipo avance.
12 8. Brinda retroalimentación
específica, descriptiva y útil a los compañeros del equipo.
9. Apoya y trabaja activamente por poner en marcha todas las decisiones del equipo, aun aquellas con las que está en desacuerdo. 10. Tiene autoridad, dentro de las metas, presupuestos y otros lineamientos del equipo.
11. Trabaja efectivamente con poca o ninguna dirección. 12. Trabaja efectivamente en situaciones que carecen de claridad y presión y se siente cómodo con una cantidad razonable de ambiguedad.
13. Asume un riesgo razonable en busca de las metas del equipo. 14. Comparte información y experiencia con los miembros del equipo.
15. Completa todas las tareas de trabajo a tiempo.
16. Equilibra el tiempo y las prioridades del trabajo.
17. Aporta y ayuda a otros miembros del equipo.
B. Comportamiento del Equipo—Líderes
1. Comprende la estrategia corporativa y su relación con las metas del equipo.
2. Concede autoridad a otros para tomar acción y alcanzar las metas del equipo.
Bajo Grado Grado Moderado Alto Grado A. Comportamientos—
Miembros del Equipo (cont.)
Bajo Grado Grado Moderado Alto Grado B. Comportamiento del
Equipo—Líderes (cont.)
3. Se comunica con e influye a involucrados clave fuera del equipo. 4. Es flexible: cambia y se adapta a medida que las condiciones y las necesidades del equipo evolucionan.
5. Involucra a los miembros del equipo para alcanzar el consenso sobre decisiones claves del equipo. 6. Usa efectiva y eficientemente todos los recursos del equipo. 7. Inteactúa efectivamente con las personas de diferentes funciones, áreas y culturas.
8. Ayuda a los miembros del equipo a solucionar las diferencias efectivamente.
C. Experiencia Previa del Equipo 1. Dirigió efectivamente un equipo inter-funcional u otro equipo similar.
2. Participó efectivamente como miembro de un equipo inter-funcional u otro equipo similar. 3. Capacitó o fue mentor efectivamente de un equipo inter-funcional u otro equipo similar. D. Experiencia Funcional Actual 1. Muestra conocimiento de punta en su disciplina.
2. Muestra enfoques creativos y/o innovadores para solucionar problemas en su disciplina.
14
E. Ejemplo de una Experiencia Positiva del Equipo u otra Experiencia de Equipo Similar
Por favor describa brevemente el rol de la persona en contribuir a un equipo inter-funcional
exitoso u otra experiencia similar.
Encuesta sobre Conflicto en Equipos Inter-Funcional
Instrucciones: El objetivo de esta encuesta es evaluar sus habilidades en la solución de diferencias con otros
miembros de un equipo inter-funcional. Por favor responda la encuesta honestamente.
Por favor lea cada frase cuidadosamente y luego marque con un círculo el número que usted considera que
indica más exactamente el grado al cual usted despliega este comportamiento, de acuerdo a la siguiente
escala:
Frases
Yo hago/soy lo siguiente:
1. Escucho cuidadosa y atentamente a todos los miembros
del equipo. 1 2 3 4
2. Me esfuerzo por alcanzar los objetivos del equipo en lugar
de centrarme en los intereses propios de mi departamento. 1 2 3 4 3. Desarrollo relaciones de cooperación con miembros del
equipo provenientes de otros departamentos. 1 2 3 4 4. Estimulo la cooperación entre la gente en mi departamento
y la gente de otros departamentos. 1 2 3 4 5. Prefiero trabajar en equipo que en forma individual. 1 2 3 4 6. Coordino actividades relacionadas con miembros del equipo
provenientes de otros departamentos. 1 2 3 4 7. Trabajo en pro de la "mejor" solución para el equipo en
lugar de sólo la que satisface las necesidades de mi departamento. 1 2 3 4 8. Trato a los miembros del equipo provenientes de otros
departamentos como colaboradores en lugar de como
competidores. 1 2 3 4
9. Apoyo las decisiones del equipo tomadas por consenso, aun
si ellas difieren de mi propio punto de vista. 1 2 3 4
Total Desacuerdo Algo en Desacuerdo Algo de Acuerdo Total Acuerdo
16 10. Cuento con la confianza de parte de la mayoría de miembros
del equipo provenientes de otros departamentos. 1 2 3 4
11. Honesto y directo en mis tratos con miembros del equipo provenientes de otros departamentos. 1 2 3 4
12. Me esfuerzo por comprender los puntos de vista de miembros provenientes de otros departamentos. 1 2 3 4
13. Muestro un alto grado de integridad al trata con miembros del equipo provenientes de otros departamentos. 1 2 3 4
14. Mantengo informado a los miembros del equipo provenientes de otros departamentos sobre los temas que los afectan a ellos. 1 2 3 4
15. No hablo negativamente acerca de los miembros del equipo provenientes de otros departamentos cuando ellos no están presentes. 1 2 3 4
16. Dispuesto a reconocer mis errores y/o los de mi departamento. 1 2 3 4
17. Hago preguntas para asegurar que todos los datos están claros. 1 2 3 4
18. Me esfuerzo por lograr la comprensión mutua de todos los problemas y preocupaciones entre los miembros del equipo. 1 2 3 4
19. No interrumpo a los demás cuando ellos están hablando. 1 2 3 4
20. Trato las diferencias abierta y directamente. 1 2 3 4
21. Discuto las diferencias sin causar problemas. 1 2 3 4
22. Negocio efectivamente las diferencias con otros miembros del equipo. 1 2 3 4
23. No gasto execiva cantidad de tiempo defendiendo mi propio punto de vista o el de mi departamento. 1 2 3 4
Total Desacuerdo Algo en Desacuerdo Algo de Acuerdo Total Acuerdo
24. No tengo dificultad para trabajar en el equipo cuando otros
miembros no están de acuerdo conmigo. 1 2 3 4 25. Efectivo para idear soluciones para resolver diferencias. 1 2 3 4 26. Reconozco las contribuciones de otros miembros del equipo. 1 2 3 4 27. Sensible a cómo las decisiones afectarán a los otros miembros
del equipo. 1 2 3 4
28. Ataco el problema, no la persona, cuando hay desacuerdo
los miembros del equipo. 1 2 3 4 29. Tiendo a escoger el momento y el lugar apropiados para
discutir las diferencias con otros miembros del equipo. 1 2 3 4 30. Cumplo mis compromisos o se lo dejo saber a los compañeros
del equipo cuando no puedo cumplirlos. 1 2 3 4
PUNTAJE TOTAL: _________
Entre las fortalezas están:
Se necesitan mejoras en las siguientes áreas:
Total Desacuerdo Algo en Desacuerdo Algo de Acuerdo Total Acuerdo
18
Encuesta sobre Conflicto en Equipos Inter-Funcional: Interpretación de los Resultados
90—120: Excelente
Usted parece poseer excelentes habilidades para solucionar conflictos, y suorientación hacia la solución de las diferencias con sus compañeros de equipo es positiva. Se supone que usted posee habilidades bien desarrolladas para escuchar, solucionar problemas y trabajar por lograr el consenso. Su rol en el equipo debería ser servir como mentor, capacitador y modelo para la buena solución de conflictos. 60—89: Satisfactorio Sus habilidades parecen ser suficientes para ser un miembro efectivo de un equipo
interfuncional la mayoría del tiempo. Sin embargo, usted puede estar quedándose corto en las áreas claves de solución de conflictos y/o puede estar fallando en usar sus habilidades consistentemente. Si su puntaje cae hasta el menor extremo del rango, considere alguna capacitación para creación de habilidades o alguna retroalimentación constructiva de parte de sus colegas.
30—59: Necesita mejorar Usted parece carecer de algunas de las habilidades básicas para manejo de
conflictos y la orientación positiva requerida para ser efectivo en situaciones de conflicto en un equipo. Revise la encuesta e identifique los ítems en los cuales obtuvo menor puntaje. Preste atención a las respuestas a las preguntas abiertas, "Se necesitan mejoras . . ." Pida a sus compañeros de equipo que le brinden
retroalimentación e ideas sobre cómo mejorar. Desarrolle un plan de acción personal que incluya lectura auto-dirigida, programas de capacitación o talleres, y un mentor.
Encuesta y Herramientas de Evaluación: Encuesta del Trabajo en Equipo Interfuncional Resumen
Un equipo interfuncional exitoso es el resultado de varios factores; en raras ocasiones es un solo elemento lo que lleva al éxito o al fracaso. En la búsqueda de un solo elemento, investigadores, consultores y ejecutivos se han enfocado en cosas tales como liderazgo, facultación (empowerment), visión y recompensas. Cada uno de éstos es extremadamente importante para un equipo en particular en una organización específica. Sin embargo, las organizaciones y los equipos difieren y la búsqueda de un elemento individual y que supere a otros es probable que resulte en frustración.
La investigación y la práctica indican que la creación de equipos interfuncionales efectivos y exitosos es resultado de una variedad de factores interrelacionados. Algunos de estos factores son externos —son generados por personas fuera del equipo, tales como altos gerentes, grupos de apoyo, gerentes de departamentos funcionales, clientes y proveedores. Algunos de los factores son internos —son el resultado de acciones tomadas (o no tomadas) por los miembros del equipo. Para cada equipo, existe un conjunto específico de factores que definen sus oportunidades de éxito.
Objetivo
Esta encuesta está basada en la opinión de que el trabajo de equipos interfuncionales exitosos es el resultado de cierto número de factores. El objetivo de la encuesta es ayudarle al equipo y a sus patrocinadores a evaluar éxito actual e identificar áreas que necesitan mejorar. Es mejor usarla con un equipo que ha estado trabajando por un período de tiempo, de manera que existe alguna experiencia sobre la cual basar la evaluación. La encuesta puede ser usada para:
1. Auto-evaluación: Los resultados de la encuesta pueden darle a un equipo una indicación de sus fortalezas y debilidades.
2. Creación del equipo: La encuesta es mayormente usada como herramienta para recopilar datos para una intervención en la creación del equipo. Los resultados brindan al equipo una agenda de problemas a ser tratados. 3. Evaluación de las necesidades de capacitación: La encuesta puede ser usada por capacitadores para
identificar áreas en las cuales el equipo necesita crear habilidades. Instrucciones
1. Decida cuál versión de la encuesta es apropiada para su equipo. Haga una copia de la encuesta para cada miembro del equipo. (Usted puede también desear encuestar a patrocinadores e involucrados claves del equipo. Si lo hace, al resumir los resultados, mantenga las respuestas de los no miembros del equipo por aparte.)
2. Distribuya copias de la encuesta con una explicación del objetivo de la encuesta, la anonimato de las respuestas y cuándo quienes la responden verán los resultados.
3. Recopile las encuestas completadas y resuma los resultados. Prepare las distribuciones de frecuencias y las medias para cada factor tanto para la "evaluación" como la "importancia".
4. En una reunión del grupo, distribuya los resultados. Pida aclaraciones de los datos.
5. Facilite una discusión que lleve a la identificación de las fortalezas y áreas que mejorar del equipo. Una fortaleza está definida como un factor que es calificado altamente tanto en importancia como en evaluación. Un área de mejora es un factor que es calificado alto en importancia pero bajo en evaluación.
6. Facilite el desarrollo de un plan de acción para el equipo. El plan deberá tratar las áreas de mejora por medio de identificar los problemas, analizando las causas, relacionando posibles soluciones, recomendando acciones específicas y preparando programas para la puesta en marcha de las acciones.
20
Encuesta del Trabajo en Equipo Interfuncional Factores de Exito
Esta encuesta incluye una lista de factores que contribuyen al éxito de equipos inter-funcionales. Por favor revise la lista y haga dos cosas: indique el grado al cual usted cree que cada factor es importante para el éxito de su equipo inter-funcional y evalúe su equipo en relación a cada factor.
1. Efectividad del Liderazgo El líder posee habilidades de alto nivel técnico y de gestión de equipos.
2. Facultación (Empowerment) La autoridad del equipo para actuar es clara y consistente con la responsabilidad del equipo.
3. Metas Compartidas
El equipo ha desarrollado una visión, misión y un conjunto de metas claras, y esto es compartido por todos los miembros del equipo. 4. Reconocimiento
Los miembros individuales reciben reconocimiento apropiado por sus contribuciones a los esfuerzos del equipo.
5. Claridad del Rol
Los miembros están claros respecto a lo que se espera de ellos y de los miembros de su equipo.
6. Gestión de las Fronteras El equipo hace un buen trabajo en el desarrollo de relaciones con otros equipos, clientes e involucrados claves.
No Importante Algo Importante Importante Muy Importante Crítico
Importancia Evaluación
Comentarios
No Importante Algo Importante Importante Muy Importante Crítico
1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 Factor
7. Evaluación del Desempeño La evaluación del desempeño de cada miembro del equipo incluye su desempeño en el equipo interfuncional.
8. Entrenamiento del Equipo Los líderes y miembros del equipo han sido capacitados en habilidades de efectividad. 9. Tamaño del Equipo
El equipo es lo suficientemente pequeño como para asegurar la comunicación y toma de decisiones efectivas o se utilizan subgrupos o equipos medulares para facilitar la efectividad del trabajo en equipo. 10. Apoyo Gerencial
La gerencia apoya activamente el trabajo del equipo por medio de modelar el comportamiento del equipo, recompensar a los equipos y a los participantes del equipo, y brindar los recursos necesarios. 11. Excelencia Interpersonal Existe un alto nivel de confianza, dando como resultado una comunicación abierta, una resolución exitosa de conflictos, escuchar activamente, las decisiones en consenso, buena gestión de las reuniones, y una apreciación de las diferencias culturales y de estilo.
12. Foco en el Cliente
El énfasis principal del equipo está en la satisfacción de las necesidades del cliente.
No Importante Algo Importante Importante Muy Importante Crítico
Importancia Evaluación
Comentarios
No Importante Algo Importante Importante Muy Importante Crítico
1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 Factor
En general, nuestro equipo interfuncional es exitoso.
22
Encuesta del Trabajo en Equipo Interfuncional Factores de Exito
Esta encuesta incluye una lista de factores que contribuyen al éxito de equipos inter-funcionales. Por favor revise la lista y haga dos cosas: indique el grado al cual usted cree que cada factor es importante para el éxito de su equipo inter-funcional y evalúe su equipo en relación a cada factor.
1. Efectividad del Liderazgo El líder posee habilidades de alto nivel técnico y de gestión de equipos.
2. Facultación (Empowerment) La autoridad del equipo para actuar es clara y consistente con la responsabilidad del equipo.
3. Metas Compartidas
El equipo ha desarrollado una visión, misión y un conjunto de metas claras, y esto es compartido por todos los miembros del equipo. 4. Toma de Decisiones
Los miembros del equipo tienen la oportunidad de participar en las decisiones claves del equipo.
5. Reconocimiento
Los miembros individuales reciben reconocimiento apropiado por sus contribuciones a los esfuerzos del equipo.
6. Claridad del Rol
Los miembros están claros respecto a lo que se espera de ellos y de los miembros de su equipo.
No Importante Algo Importante Importante Muy Importante Crítico
Importancia Evaluación
Comentarios
No Importante Algo Importante Importante Muy Importante Crítico
1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 Factor
No Importante Algo Importante Importante Muy Importante Crítico
Importancia Evaluación
Comentarios
No Importante Algo Importante Importante Muy Importante Crítico
1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 Factor
7. Gestión de las Fronteras El equipo hace un buen trabajo en el desarrollo de relaciones con otros equipos, clientes e involucrados claves.
8. Evaluación del Desempeño La evaluación del desempeño de cada miembro del equipo incluye su desempeño en el equipo interfuncional.
9. Capacitación del Equipo Los líderes y miembros del equipo han sido capacitados en habilidades de efectividad.
10. Reuniones del Equipo
Las reuniones del equipo son bien planificadas y bien dirigidas. 11. Tecnologías de Comunicación
El equipo hace un uso efectivo de métodos no de reuniones (p.e., LANs) para comunicar información.
12. Tamaño del Equipo
El equipo es lo suficientemente pequeño como para asegurar la comunicación y toma de decisiones efectivas o se utilizan subgrupos o equipos medulares para facilitar la efectividad del trabajo en equipo. 13. Apoyo Gerencial
La gerencia apoya activamente el trabajo del equipo por medio de modelar el comportamiento del equipo, recompensar a los equipos y a los participantes del equipo, y brindar los recursos necesarios. 14. Ubicación
Todos los miembros claves del equipo trabaja en el mismo sitio.
1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5
24
No Importante Algo Importante Importante Muy Importante Crítico
Importancia Evaluación
Comentarios
No Importante Algo Importante Importante Muy Importante Crítico
1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 Factor 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 15. Clientes y Proveedores
En la medida que es apropiado, los clientes y/o proveedores son incluidos en las decisiones del equipo.
16. Inter-Capacitación
Los miembros del equipo reciben capacitación técnica en disciplinas y funciones de otros equipos.
17. Apertura
Los miembros del equipo se sienten libres para expresar sus ideas sobre temas claves. 18. Resolución de Conflictos
Las diferencias de opinión son resueltas abierta y constructivamente.
19. Diferencias Culturales/de Estilo
El equipo aprecia y utiliza las diferencias culturales y de estilo representadas en el equipo. 20. Foco en el Cliente
En énfasis principal del equipo está en la satisfacción de las necesidades del cliente.
En general, nuestro equipo interfuncional es exitoso.
Encuesta del Trabajo en Equipo Interfuncional: Interpretación de Resultados
1. Fortalezas: Una fortaleza es un factor que es calificado con un alto puntaje tanto en importancia como en evaluación. En otras palabras, es importante para el éxito del equipo si éste tiene un alto grado de éxito o le va bien. Alto es definido como un puntaje medio de 4.0 o mayor tanto en importancia como en evaluación. Para propósitos de esta discusión, usted puede desear reducir la norma de evaluación a 3.5.
2. Areas de Mejora: Un área de mejora es cualquier factor para el cual el puntaje medio en importancia fue al menos 4.0 pero el puntaje medio en evaluación fue inferior a 3.0. Una oportunidad para mejora se presenta a sí misma cuando un factor es importante para el éxito del equipo pero el equipo no tiene un alto grado de éxito o no le va bien. Usted puede también desear observar los factores para los cuales la importancia obtiene un puntaje al menos de 1.0 o mayor que el puntaje en evaluación. Por ejemplo, si los puntajes para facultación (empowerment) son 4.5 para importancia y 3.2 para evaluación, esto puede señalar un problema del equipo.
