GESTIÓN PATRIMONIAL INTEGRAL

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G

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A

L

Gestión

económica

Gestión

documental

Catastro,

Registro de la

Propiedad

(GeoMedia y vía web)

Cartografía y

trabajo de campo

(GeoMedia y vía web)

Flujos de

trabajo

(SAP)

Es un sistema para gestionar los bienes inmuebles, desde un punto de vista patrimonial,

económico - contable y/o técnico y de gestión, garantizando su total integración.

• Aproximadamente 4.437 hectáreas

• Gran variedad de edificaciones (propias de labores de explotación y viviendas)

• Emplazados sobre diez municipios de Asturias (cuencas del Nalón y Caudal)

• La integración o aportación de los activos físicos de las distintas empresas mineras ubicadas

en las cuencas del Nalón y el Caudal entre los años 1967 y 1969.

• Posteriormente adquisición de fincas para explotaciones a cielos abiertos.

• Integración de los terrenos de Minas de Figaredo en el año 1998.

Desde la creación de HUNOSA hasta la actualidad este conjunto de propiedades sufrió diversas

mermas y ampliaciones que fueron modificando el patrimonio de la empresa.

Analizar los títulos de propiedad de los inmuebles (tanto de adquisición como de enajenación, agrupaciones, segregaciones y cualquier título modificativo del derecho de propiedad), así como su calificación jurídica (escritura pública, contrato privado, cláusula residual en escrituras de aportación -inventario GALTIER). Para ello fue necesario revisar los archivos existentes en el Departamento de Patrimonio, oficinas de Oviedo, Ujo y Sotón. Suponiendo una revisión de unos 50.000 documentos. • ALTAS • BAJAS • EXPROPIACIONES • VIVIENDAS • PROINDIVISO • ARRENDAMIENTOS

• Analizar las bases de datos existentes.

• Unificar y actualizar los datos, estudiando las relaciones entre las fincas origen y las resultantes: propiedades en origen y en la actualidad, agrupaciones, ventas, cesiones, permutas, expropiaciones, divisiones horizontales, proindiviso, etc.

Analizar y revisar los planos que representan las propiedades y las distintas afecciones que hay sobre ellas, corrigiendo lo procedente. Codificando individualmente cada área representada.

Un 90% de dichas propiedades en formato digital Microstation.

El resto, escaneado, digitalización y georreferenciación de los planos en papel de los terrenos.

• DISP

• BACO

• AGRU

• VEPA

De las bases de datos resultantes en una primera fase y de la creación del parcelario en Microtation representado gráficamente dichos datos ,se elabora un GIS en soporte Geomedia. Representando

Localización geográfica de los diferentes perjuicios mineros de las dos cuencas: Caudal y Nalón. Utilización de la cartografía 1:5000 del Principado de Asturias.

Históricamente, las instalaciones de HUNOSA, tienen origen, prácticamente en su totalidad, en los activos aportados por las empresas mineras en su integración en la empresa. Así fueron aportados: lavaderos, almacenes, economatos, etc. Aparte de cláusula residual en escrituras de aportación .

• Escaneado. Escaneado de los tomos como copia de seguridad. Extracción de fichas independientes para edificios y maquinaria.

• Localización y digitalización. Localización según planos aportados y digitalización en Geomedia utilizando la cartografía 1:5000 del Principado de Asturias.

• Creación de base de datos

alfanumérica. Elaboración de una base

de datos con hipervínculos para poder acceder a ella desde el GIS.

• Creación de datos maestros en el módulo de Gestión de bienes inmuebles: unidades económicas, terrenos, edificios y unidades de alquiler.

• Contratos de alquiler y contratos generales (compra, venta y expropiación).

• Escaneado y codificación individualizada de cada uno de los diferentes documentos y expedientes relacionados con la fase anterior, pasando a un formato pdf toda la documentación referida tanto títulos de propiedad como a ventas, expropiaciones, etc.

• Codificación y clasificación de cada pdf dependiendo del tipo de documento (escritura, contrato de venta, acta de ocupación, alegación, certificación,

Visualización en SAP

de la gestión de

Datos del proyecto Minas de Figaredo distintos a los del proyecto GPI en lo relativo a:

• Forma de representación, tanto en estructura como en forma, (codificación, agrupaciones, bajas…. etc.).

• Parte gráfica a la hora de representar los terrenos y las afecciones.

1. Homogeneizar y estandarizar la información y los datos del anterior proyecto de Minas de Figaredo para integrarlo dentro de GPI.

2. Resolver el problema del solapamiento entre terrenos.

• Hay terrenos que se solapan tanto en parte como por completo con propiedades anteriormente auditadas en GPI.

• Resultando un total de 425 solapamientos repartidos en unas 50 fincas de GPI y 29 de Minas de Figaredo.

• Tratamiento a seguir: mantener el contorno de la finca según el mejor título, corrigiendo gráficamente y alfanuméricamente esa incidencia. Detectando posibles casos de doble inmatriculación.

Objetivo de carga de elementos patrimoniales en SAP: • Integrar los módulos Gestión bienes inmuebles y FI

• Identificar los elementos patrimoniales con los activos fijos. El elemento de partida común a ambas estructuras será el

Centro de Coste.

Método propuesto:

de activo fijo

(puede haber 7 por cada centro de coste)

Relacionar los terrenos SAP existentes en cada parcela de las anteriores:

por centro de coste y clase de activo

Código clase Clase de inmovilizado terreno

101 Solares sin edificar 102 Fincas rusticas

103 Plantaciones forestales y montes 104 Terrenos afectos a instal. y servicios 105 Terrenos con instalaciones

107 Terrenos afectos a edificios sociales 201 Terrenos dedicados a escombreras

Comprobación y corrección de casos en los que las titularidades no coincidían con el perímetro

Para favorecer una mayor rapidez y fiabilidad en las consultas relacionadas con el catastro se

decide cargar:

• El parcelario de catastro en Geomedia. Carga en Geomedia de los parcelarios de catastro

de los municipios donde HUNOSA tiene propiedades, tanto a nivel de rústica como de

urbana.

• Planimetría y titularidades catastrales. Representación en Geomedia de aquellas

parcelas catastrales cuya titularidad es de HUNOSA.

Dos módulos a integrar:

- Gestión de bienes inmuebles (RE): Gestión patrimonial - Contabilidad de Activos Fijos (FI-AA): Gestión económica Definir las estructuras arquitectónicas en bienes inmuebles.

Definir la relación entre los objetos patrimoniales y los activos fijos. Gestión documental IXOS.

Identificar las distintas operaciones gestionadas por el Dpto. Patrimonio. Definir los status de usuario (compatibles e incompatibles).

Definir las distintas fases de cada operación. Definir los responsables de cada fase.

Entidades que representan el Patrimonio de la empresa. Entidades de apoyo o complementarias.

Gestión documental.

GeoMedia

Datos maestros: estructuras arquitectónicas y relación entre módulos

Conjunto de tareas ejecutadas de forma secuencial por distintos miembros de la organización que permite el intercambio de información y documentos entre los participantes de forma automatizada según unas normas o procedimientos previamente definidos.

Para los usuarios:

• Tan pronto como una tarea aparezca se le enviará al inbox SAP y al correo electrónico.

• La información, explicaciones e instrucciones se envían todas juntas en un mismo documento. • El sistema Workflow lleva al usuario directamente a la transacción.

• Permite escalar trabajos automáticamente y determina los responsables utilizando lista de distribución.

Para la empresa:

• Mejora del control de procesos a través de la normalización de los métodos de trabajo. • Aumenta la productividad.

Alta de terreno Baja de terrenos Venta de terrenos Segregación de terrenos Expropiación de terrenos Agrupación de terrenos Reparcelación de terrenos Alta de edificio Baja de edificio

Flujos de trabajo en función de los objetos de Bienes Inmuebles

Alta de unidad de alquiler de vivienda Baja de unidad de alquiler de edificio Venta de unidad de alquiler de edificio Constitución de alquiler por arrendamiento

Evento desencadenante:

Creación de un terreno que tenga el status de sistema CREA ‘Creado’ y los status de usuario DISP

‘Disponible’ y SEGR ‘Segregado’

pero que no tenga el status AGRU

‘Agrupado’.

Este workflow se lanza cuando se divide un terreno en dos,

manteniéndose el original y creándose uno nuevo.

• Gran variedad de documentación (escrituras, contratos, actas, etc.)

• Consultas al catastro (recibos IBI) y al registro de la propiedad (notas simples…)

• Documentación repartida en diferentes archivos (Oviedo, Ujo y Sotón)

• Planimetría en diferentes formatos y calidad de información (papel, digital)

• Falta de relación entre las diversas bases de datos

• Lentitud en la resolución de expedientes.

• Gestión documental integrada.

• Integración y acceso on -line a distintas fuentes de información.

• Centralización de toda la información. • Estandarización de los diferentes formatos. • Facilidad en la integración y exportación de la

información a herramientas ofimáticas

• Integración de la información gráfica en formato GIS

• Base de datos maestra e interrelacionada

• Consistencia , confianza y fiabilidad de la información • Actualización de la información on-line.

• Trazabilidad desde el origen hasta la actualidad. • Ahorro de tiempo y mejora de la productividad • Normalización de los métodos de trabajo.