Instructivo Farmacia. Área Servicios Versión 10.4

Instructivo Farmacia

Área Servicios

Versión 10.

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2 Contenidos Página

Módulo Entrega de Alimentos Sub Modulo Recepcionar Articulos...…... 5

Sub Modulo Despacho de Medicmentos...…... 9

Sub Modulo Movimiento de Articulos... 12

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INTRODUCCION

RAYEN es una aplicación web que contiene diversos subsistemas creados para la gestión clínica y administrativa. Resulta una herramienta amigable, lo que favorece al usuario poder trabajar de manera sencilla en las funcionalidades que le competen según el área en la que se desempeña dentro del establecimiento.

Hoy en día para llevar una buena gestión administrativa en cada establecimiento, es necesario contar con una herramienta amigable, que permita controlar de forma dinámica las agendas de cada profesional. RAYEN nos permite tener dicho control, poniendo a disposición distintas funcionalidades que ayudan al usuario a diseñar de manera fácil agendas para cada funcionario y administrarlas a través de cambios de vistas, copiar/pegar, bloqueos y eliminación.

El presente documento, tiene como principal objetivo conocer la funcionalidad del módulo Farmacia y sus subsistemas Recepción de artículos, Despacho de medicamentos, Movimientos de artículos y finalmente Informes, de igual forma identificar y definir cada uno de los campos necesarios.

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Acceso a RAYEN

Una vez instalada la aplicación, para acceder debe seguir los siguientes pasos:

1. Hacer dos clics sobre el ícono del programa.

2. Ingrese Ubicación, señalado por el Administrador de Sistema.

3. Ingrese Usuario, este corresponde al Rut sin puntos ni guion, tal como se muestra en la imagen.

4. Ingrese su Clave, la primera vez debe ingresar una genérica, la cual será entregada por el Administrador de Sistema y luego deberá cambiarla por una personal, la cual debe contar con mínimo 6

caracteres alfanuméricos, es decir, letras y/o números. 5. Presione Entrar para acceder.

Modulo Farmacia.

El módulo farmacia está compuesto por cuatro sub-módulos; Recepción de artículos, registrar el ingreso de una nueva partida de medicamentos llegada al centro de salud, Despacho de medicamentos, que permite llevar un registro de usuarios que retiran recetas, ingresando datos del personales de este (Rut), Movimientos de artículos, el cual nos sirve para retirar artículos de nuestra bodega y ser extraídos hacía una unidad interna

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Sub modulo Recepcionar Artículos

Registrar recepción

Barra de Herramientas

Guardar: se utiliza para almacenar los alimentos ingresados a la bodega de alimentos.

Imprimir: se habilita al momento de seleccionar una recepción ya guardada, la cual permite imprimir hoja con el detalle de alimentos recepcionados.

Informe de Recepciones: este botón permite visualizar en detalle de una recepción guardada, mostrando la cantidad ingresada, bodega, fecha de vencimiento, entre otros.

Limpiar: permite borrar toda la información ingresada mediante segmentos de búsqueda. Cerrar: este botón se utiliza para cerrar el sub-módulo Recepcionar Alimentos.

Fecha: permite ver el día actual en que se está ingresando una recepción.

Correlativo: numero generado por sistema para llevar la identificación de movimientos generados.

Tipo origen: definir la entidad de donde son recibidos los alimentos, se debe seleccionar una de las siguientes opciones descritas:

Institución: Es la entidad de donde provienen los Artículos. Ejemplo: Bodega Cenabas, laboratorios, etc. Usuario: Es el tipo de paciente que devuelve artículos que se les han entregado.

Otro: Se debe ingresar el Rut del Origen. Este caso podría ocurrir cuando el proveedor es una persona natural que no pertenece al percapita del centro de salud.

Bodega: se selecciona la bodega la cual se recepcionarán los alimentos.

Responsable: muestra nombre de la persona quien se encuentra trabajando en el sistema.

Tipo documento: selecciona si la recepción llego mediante una factura, orden despacho, entre otras. Motivo: razón por la cual se está realizando la recepción.

Artículo: búsqueda de articulo mediante código de este o en caso contrario las primeras letras del producto a ingresar.

Stock: cantidad total de artículos que hay actualmente en bodega.

Aplica a urgencia: este check permite cargar los artículos recepcionados y se vean tanto en nodo Cesfam y Urgencia

Insumo: esta acción hará que el sistema nos entregue estos tipos de Artículos.

Todos los artículos: Si el Artículo no aparece quiere decir que este no se había ingresado. Al Marcar este check, el sistema ofrecerá ingresar los artículos que no se encuentren en el centro

7 Agregar: sirve para incorporar otro alimento a una recepcion

Modificar: se utilizar para cambiar algun dato erroneo que se registro al momento de ingresar un alimento Eliminar: permite borrar un elemento ingresado a una recepcion

Buscar recepción:

Buscar: este boton sirve para que mediante filtros (rangos de fechas, bodega, tipo documentos, etc…) se puede

tener acceso recepciones ya guardadas anteriormente y ver por ejemplo el nombre del articulo, su cantidad que se recepciono.

Nueva: permite ingresar una nueva Recepción.

Modificar: con este botón mostrara la recepción realizada y su detalle. Dentro de las opciones que el sistema entrega es posible agregar nuevos artículos a la recepción y/o modificar alguno que se encuentre ya guardado. Vista previa: permite visualizar en detalle una recepción realizada.

Sub-modulo Despacho de Medicamentos

Buscar Receta:

Descripción de campos:

Rut usuario: identificador universal de personas

Tipo receta: modelo de recetas que se puede crear, ejemplo: crónica, morbilidad, maternal, etc…

Estado receta: muestra resultados con ciertas definiciones dependiendo el estado en el que se encuentra al momento de la búsqueda

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Estados de la receta

 Ninguna: Es el predeterminado y es utilizado para búsquedas de Recetas con cualquier estado  Por Despachar: Son recetas que se encuentran emitidas, pero no se les ha realizado despacho alguno.  Despachada: Recetas a las cuales se les ha despachado la totalidad de lo recetado.

 Pendiente: Recetas a las cuales se les han realizado despachos, pero no en su totalidad. El caso más

recurrente para una receta pendiente son las de Dispensación Prolongada (Crónica, Maternal, Controlada, etc…),

a las cuales ya se han realizado despachos, pero aún tienen entregas pendientes.  Caducada: Son aquellas Recetas, en las que ya ha expirado su fecha de vigencia.

 Cerrada: Son las recetas que por distintos motivos (error en la prescripción, frecuencia, posología o tipo de receta, entre los más utilizados), son cerradas o anuladas desde el Box de atención o desde la unidad de Farmacia.

Se puede realizar la búsqueda de una receta mediante un rango de fecha estipulado por el usuario y posteriormente apretando el botón buscar.

Buscar: permite la búsqueda de una receta por filtro mencionados anteriormente.

Limpiar: permite borrar toda la información ingresada mediante segmentos de búsqueda. Copiar: copia una receta ya creada por profesional.

Realizar Despacho

Posteriormente de haber seleccionado la receta que se desea realizar el despacho, hacer doble click sobre la receta, esta acción nos enviara a la pantalla de entrega donde podrá visualizar todos los datos previamente ingresados como prescripciones, posología, cantidades por despachar con sus cantidades parciales o totales dependiendo del tipo de receta que se visualiza.

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Identificacion de receta

Datos de identificacion personales de paciente asi como rut, nombre, sexo, ficha del paciente, prevision y telefono

Ademas podemos encontrar detalle de la receta: tipo de receta, su vigencia, proximo despacho, entre otros Tipo de recetas:

Tipo Estándar: Corresponde a recetas entregadas de forma inmediata y que no tiene periodicidad, en este caso podernos destarar Recetas de Morbilidad, Maternal, Odontológica, entre las más importantes.

Tipo Parcializada: Corresponden a Recetas que mantiene una vigencia en el tiempo o periodicidad, en este caso podemos destacar Recetas de tipo Crónico, Contralada, Paternidad Responsable, entre las más importantes. En el caso de una Receta Parcializada, cabe destacar los siguientes puntos sobres esta:

a) Vigencia: Depende directamente del “Tipo de Receta”.

b) Periodicidad: Determinara cada cuanto tiempo se realizaran despachos al paciente durante la duración de la receta.

c) Próximo Despacho: Fecha que se calculara automáticamente, esta fecha determina cuando el paciente debe retirar la próxima entrega parcializada.

Detalle de Recetas

Primero se debe seleccionar la “Bodega” de la cual saldrán los artículos que se despacharán. Luego se deben escribir mínimo 4 caracteres (letras) del artículo a despachar. Luego debemos seleccionar el artículo a despachar haciendo clic sobre él.

Posologia:

Los tipos de intervalo son los siguientes:

a) Minuto: El cual se representa con una “n”, es decir si se ingresa una “n” después de un número en la sección

“Cada” o “Por”, aparecerá automáticamente la palabra “minuto(s)”.

b) Hora: La que se representa con una “h”, es decir si se ingresa una “h” después de un numero en la sección

“Cada” o “Por”, aparecerá automáticamente la palabra “Hora(s)”.

c) Día: El que se representa con una “d”, es decir si se ingresa una “d” después de un numero en la sección

“Cada” o “Por”, aparecerá automáticamente la palabra “Día(s)”.

d) Vez: Es utilizada este tipo de intervalo para ciertos tipos de artículos como pomos, cremas, óvulos, tubos u

otros tipos de producto que por su aplicación no pueda ser representado en una posología convencional.

Los intervalos poder ser combinables entre sí, pero la condición para utilizarlas es la siguiente: Para hacer efectivo el cálculo de la posología ingresada es necesario que el intervalo ingresado en el casillero “Por” debe ser mayor o igual al intervalo ingresado en el casillero “Cada”. Además la combinación determinara la cantidad

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Agregar: una vez ingresada de manera correcta la prescripción, posología y diagnósticos asociados, deberá proceder a agregar a la lista.

Modificar: se habilita cuando receta es generada mediante box, permite cambiar la dosis del farmaco Eliminar: sirve para borrar una prescripcion ingresada erroneamente.

Barra de Herramientas

Guardar entrega: boton en el cual se puede grabar el despacho de receta que se ha registrado. Cerrar receta: nos permite eliminar una receta detallando el motivo del cierre

Limpiar: permite borrar toda la información ingresada mediante segmentos de búsqueda. Cert. Fonasa: muestra la previsión actualizada del paciente.

Sub-módulo Movimiento de

Artículos

Registrar movimiento:

En este punto podemos destacar que el registro de movimientos tiene la finalidad plasmar en el sistema todos los movimientos posibles de la bodega de farmacia.

Barra de Herramientas

Guardar: boton en el cual se puede grabar el movimiento realizado.

Imprimir: se habilita al momento de seleccionar una recepción ya guardada, la cual permite imprimir hoja con el detalle de alimentos recepcionados.

Limpiar: permite borrar toda la información ingresada mediante segmentos de búsqueda. Cerrar: este botón se utiliza para cerrar el sub-módulo movimiento de Alimentos.

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Al momento de entrar a sub-modulo movimiento de artículos, el sistema quedará posicionado automáticamente en la pestaña: “Registrar Movimiento”

Fecha: permite ver el día actual en que se está ingresando una recepción.

Tipo movimiento: distribución de los posibles movimientos que se pueden realizar.

a) Despacho a Unidad Interna: Son despachos de artículos que se realizan a unidades internas del Centro de

Salud, y estas serán descontadas del saldo Institucional. Como por ejemplo: Curaciones.

b) Devolución de Artículos Prestados: Es un despacho, pero que se realiza por motivo de una devolución de un

préstamo a otra institución.

c) Préstamo de Artículos: Son despachos que se realizan a otras Instituciones por motivo de un Préstamo de

artículos.

d) Registrar Mermas: Es el descuento del saldo de artículos que no deben estar en el saldo ya sea por fallas o

por otro tipo de motivo.

e) Traspaso por Almacenamiento: Es el movimiento de saldos de una a otra Bodega del Centro de Salud.

f) Traspaso por donación: Es el movimiento de saldos por concepto de donación a otro establecimiento o centro

Motivo: razón por la cual se está realizando el movimiento

Correlativo: numero generado por sistema para llevar la identificación de movimientos generados.

Origen movimiento

 Responsable: nombre de persona quien realiza el movimiento  Bodega: se selecciona la bodega la cual saldrán los

Destino movimiento

 Responsable: nombre de persona quien recibe dicho movimiento  Bodega: se selecciona la bodega la cual recibe los medicamentos.

Cuando se haya completado todo lo explicado anteriormente, s e deberá seleccionar el o los fármacos que serán movidos. Para eso puede digitar el nombre del medicamento (o cuatro letras mínimo). De esta forma el sistema le entregará el listado de medicamentos a seleccionar o aparecerá en forma automática

Esta búsqueda anexa como información adicional el Stock real del artículo al momento del Movimiento. Es en esta etapa deberá registrar la cantidad de artículos a mover.

17 Stock: cantidad total de artículos que hay actualmente en bodega.

Cantidad a mover: número de artículos que se moverán hacia otra bodega

Agregar: agrega el fármaco a la lista que será movida

Modificar: se aplica en el caso que se haya realizado un registro erróneo. Eliminar: quita el artículo sumado que se encuentra en el listado.

Buscar movimiento

Barra de Herramientas

Guardar: boton en el cual se puede grabar el movimiento realizado.

Imprimir: se habilita al momento de seleccionar un movimiento ya guardado, el cual permite imprimir hoja detalle de alimentos movidos.

Limpiar: permite borrar toda la información ingresada mediante segmentos de búsqueda. Cerrar: este botón se utiliza para cerrar el sub-módulo movimiento de artículos.

Escogemos los filtros de búsqueda necesarios que pueden ser:

 Tipo de Movimiento (*)  Bodega Origen

 Destinatario

 Funcionario Movimiento  Código (El código del producto)

Ya escogido los posibles filtros de búsqueda se procede a apretar botón buscar. Buscar: realizar exploraciones hacia los movimientos generados mediante filtros.

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Sub-módulo Informes

Entrega información relacionada con los movimientos de artículos e insumos dentro de nuestra bodega de farmacia. La utilización de estos informes entrega herramientas que felicitan el manejo de la información optimizando la gestión de los centros.

Barra de Herramientas

Imprimir: marcar informe que se requiera sacar y dar un click a botón

Exportar Excel: permite extraer los distintos informes que genera sistema y visualizarlos en formato Excel Limpiar: permite borrar toda la información ingresada mediante segmentos de búsqueda.

Cerrar: este botón se utiliza para cerrar el sub-módulo movimiento de Alimentos.

Es importante señalar que dependiendo del Tipo de Informe escogido, serán activados más abajo, los filtros para obtener el informe.

Debe Seleccionar el check (opción de botón) según el tipo de informe que es requerido.

Si necesita buscar movimientos de artículos, seleccionamos el tipo de movimiento y luego marcamos la bodega origen y destino, de la cual requiera la información.

Posteriormente apretamos el botón “imprimir” y mostrara lo siguiente:

Si necesita saber el stock actual de todos los artículos de una bodega determinada.