Unidad 7. Costos de mantenimiento.
7.1. Importancia del control de costos.
El costo del mantenimiento tiene muchos componentes, incluyendo el mantenimiento directo, la producción perdida, la degradación del equipo, los respaldos y los costos de un mantenimiento excesivo. El control de los costos de mantenimiento es una función filosófica del mantenimiento, el patrón de operación, el tipo de sistema y los procedimientos y las normas adoptadas por la organización. Es un componente importante en el ciclo de vida de los equipos.
El control de costos de mantenimiento optimiza todos los costos de mantenimiento, logrando al mismo tiempo los objetivos que se ha fijado la organización, como disponibilidad, “porcentaje de calidad” y otras medidas de eficiencia y eficacia. La reducción y el control de costos se utiliza como ventaja competitiva en el suministro de productos y servicios.
En las empresas organizadas, en donde existen buenos sistemas de información sobre las variables que miden el desarrollo de la operación, se visualizan fácilmente los costos de mantenimiento y manifiestan un alto grado de interés por el costo mismo y la rapidez de su crecimiento.
La falta de interés en el control de los costos de mantenimiento en muchas de las empresas del medio, es fruto solo de su ignorancia.
En otras, sin embargo se conocen las sumas invertidas en el Mantenimiento. Pero no se conoce en que rubros:
¿correctivo?, ¿sistemático?, ¿mano de obra?, ¿en repuestos?, y tampoco las posibilidades de su reducción.
Algunas Gerencias tienen la sensación desafortunada y algunas veces acertada de que grandes cantidades de dinero se desperdician en Mantenimiento; en algunos casos un gran porcentaje de los costos de mantenimiento pueden reducirse sustancialmente.
El manejo adecuado de los costos de Mantenimiento puede ayudar a vislumbrar para muchas empresas la barrera entre la competitividad y la ruina, como ha sido el caso de empresas que han perpetuado anacrónicos equipos y las que han innovado tecnológicamente sin estar preparadas para el reto de asimilar los nuevos conocimientos y procesos.
La infraestructura básica que permite adelantar tareas para controlar costos necesita de algunos elementos que faciliten el tomar acciones concretas.
Un elemento fundamental es el sistema de información que permite conocer los costos a tiempo, con exactitud y veracidad; además de ello, la información debe ser oportuna, es decir, es necesario diseñar el flujo de datos para que, tan rápidamente como sea posible, ellos sean procesados y también rápidamente sean analizados para tomar acciones correctivas.
Otro elemento es la comunicación y el ambiente propicio que genera una organización adecuada y comprometida, se requieren controles precisos, personal calificado, capacitación, objetivos claros, y gerentes competentes con capacidad para administrar una de las más difíciles operaciones de producción: El Mantenimiento.
Cualquier persona dentro de la organización debe estar muy consciente de la responsabilidad de velar por los costos, permaneciendo informado de su estado y de su contribución para controlar el sistema de ordenes de trabajo – documento fundamental en el sistema de control de costos -, pues debe diligenciarse con la mayor exactitud posible porque la sumatoria de sus datos permite conseguir la información necesaria en el sistema
7.2. Principios básicos del control de costos. Ejemplos.
El área de mantenimiento es tratada, desde el punto de vista de costos, como un ente de servicio con criterio de costo cero. Es decir, mantenimiento debe “cobrar” sus servicios a los usuarios de forma que al final de un período dado, el valor “cobrado” tienda a ser igual al costo total de mantenimiento incurrido en ese período.
O de otro lado, la diferencia entre lo facturado y lo invertido es “pérdida” para mantenimiento, que puede ser conocido para mejorar la productividad.
El conjunto de costos directos e indirectos en que incurre Mantenimiento durante un período por la prestación de sus servicios debe recuperarse a través de las órdenes de trabajo en el mismo período. O sea la totalidad de costos presupuestados al inicio del período debe distribuirse en las OT que se ejecuten en el período (está referido al monto total).
Mantenimiento es un área de servicio con criterio de costos cero. Este punto se debe ampliar bajo el principio de que todo se distribuya entre los “clientes”. Pero eso es aumentar el valor del servicio prestado y dicho aumento realmente significa improductividad, ineficiencia o desperdicio que en la empresa se puede trasladar al cliente, pero que necesita conocerse para disminuirse como elementos de mejoramiento.
Los resultados que se obtienen al final del período después de comparar los presupuestos y los valores reales de los costos no coinciden generalmente y esto es un signo de la necesidad de mejorar los procedimientos presupuestarios o un mejor desempeño y utilización de los recursos con un adecuado esquema de programación y planeación de mantenimiento.
El mantenimiento no debe generar utilidad económica para sí mismo. El valor que se carga a las ordenes de trabajo tiene como fin distribuir el costo del área de mantenimiento a las diferentes áreas usuarias del servicio. Los modelos de costos de mantenimiento son herramientas para la administración de los mismos que se han diseñado para asistir a los directores de mantenimiento en el proceso de toma de decisiones.
Para el “caso Empresa” el mantenimiento es una herramienta de gestión sin incidencias contables.
• La fuente primaria de costos es la orden de trabajo: Toda intervención de mantenimiento emplea recursos internos y externos y debe estar respaldado por una orden de trabajo (OT) y así todo recurso planeado, programado y empleado dentro de una OT debe referirse con su cantidad consumida; la OT facilita la aprobación de la actividad porque posibilita la estimación y en la posterior ejecución permite que se asocien sus insumos o elementos utilizados lo que permite involucrar un costo al “liquidar” estos recursos con tarifas establecidas.
Todo presupuesto de un contratista debe indicar claramente los montos de mano de obra directa, materiales, herramientas y de AIU (porcentaje de utilidad y costos administrativos). De la misma forma, toda factura resultante de un servicio prestado debe estar igualmente estructurada. La aplicación de esta medida permitirá la comparación elemento a elemento con el costo interno y midiendo la competitividad de la organización de mantenimiento.
• Tarifas estándar: El costeo del mantenimiento se basa en tarifas horarias estándar para los diferentes elementos de costo (mano de obra, herramientas y costos indirectos),excepto los materiales, los cuales se cargan al costo que se mantiene en el sistema de materiales; en cada caso se hará una detallada discusión de como logran dichas tarifas, que en la medida que se reflejen la globalidad y totalidad de su cobertura, expresarán de manera real la inversión en que incurra la empresa para realizar esa labor.
• Costos diferidos: Los costos de mantenimiento se aplican en el período en que se causan y se pueden diferir en el tiempo de acuerdo a políticas empresariales, de tipo contable o administrativo, no obstante desde el punto de vista de gestión de mantenimiento se debe analizar los costos en el momento en que realmente se “cargaron” a un equipo.
El objetivo de diferir es netamente contable con el propósito de no afectar los costos de operación en un período de tiempo determinado. Cuando se practica un mantenimiento cuyo costo es demasiado elevado como para aplicarlo en un solo período, lo general en algunas empresas es diferir durante varios períodos a fin de suavizar su impacto en el precio de la operación.
En un modelo de costos esto no se aplica por que el objetivo no es dispersar los “picos” en los costos de mantenimiento, sino el de dotar a la empresa de criterios de costos plenamente identificados en su periodo de ocurrencia.
En el caso de una parada mayor o reparación total que logra un valor que aumente el valor del activo o el bien capital, la empresa puede cambiar la orientación fiscal – valor invertido -, pero eso no cambia el costo que haya causado en un período definido porque los recursos realmente se consumieron en esa fecha y desde el punto de vista de la gestión de mantenimiento es mejor conocer ese “pico” para proyectar mejores compras, cuadrillas, herramientas y equipos auxiliares que se traducen en menor consumo de recursos y ofrecer un costo menor a la empresa como un mejor empleo de insumos.
• Definición de criterios de análisis: Se deben agrupar y analizar los costos que se “cargan” a los equipos, con la asociación de todo equipo a un centro de costos, sistema, áreas, parte intervenida, causa de intervención, origen del trabajo, tipo de labor y así el modelo permite el obtener información con el grado de detalle que se desee, esto facilita diferentes mecanismos de análisis y diferentes distribuciones de un mismo valor global.
3. Tipos de Costos Involucrados en el Mantenimiento
El Mantenimiento involucra diferentes costos: directos, indirectos y generales.
Costos directos:
Están relacionados con el rendimiento de la empresa y son menores si la conservación de los equipos es mejor; influyen la cantidad de tiempo que se emplea el equipo y la atención que requiere. Estos costos son fijados por la cantidad de revisiones, inspecciones y en general las actividades y controles que se realizan a los equipos, comprendiendo:
• Costos de mano de obra directa y contratada.
• Costos de materiales y repuestos directos y contratados.
• Costos de la utilización de herramientas y equipos directamente y con contratación.
• Costos de contratos para la realización de intervenciones.
Costos indirectos:
Son aquellos que no pueden atribuirse de una manera directa a una operación o trabajo específico. En Mantenimiento, es el costo que no puede relacionarse a un trabajo específico. Por lo general, suelen ser: la supervisión, almacén, instalaciones, servicio de taller, accesorios diversos, administración, servicios públicos, etc.
Costos generales:
Son los costos en que incurre la empresa para sostener las áreas de apoyo o de funciones no propiamente productivas y que a su vez dan soporte a las áreas que desempeñan labores que se relacionan directamente con el negocio.
Para que los gastos generales de mantenimiento tengan utilidad como instrumento de análisis, se deben clasificar con cuidado, a efecto de separar el costo fijo del variable, que en algunos casos se asignan como directos o indirectos.
Generalmente, los costos asignados a las áreas de mantenimiento por influencias indirectas de áreas de apoyo no son considerados pues sobre estos -según unos modelos de análisis -, la administración de mantenimiento no tiene ninguna acción, sin embargo a la hora de prestar el servicio, no habría infraestructura de administración del dinero, seguridad, etc.
Es cierto que los costos que asumen las áreas de mantenimiento por concepto de costos de administración se denominan costos asignados y son fijados por niveles de autoridad que van más allá de las áreas de mantenimiento. Y también que generalmente estos costos no se consideran, debido a que ellos no son controlables por la organización de mantenimiento, pues son manejados por sistemas externos de información y su determinación es dispendiosa.
Este punto es discutible porque si bien es cierto que generalmente no se tiene en mantenimiento dominio sobre estos aspectos, también es verdad que mantenimiento “consume” de esos recursos para poder ejercer su función. Una manera de visualizar esto es la abstracción de que mantenimiento es una empresa, por lo tanto sino tuviese ese apoyo, lo tiene que asumir y adquirir para poder funcionar.
Vale la pena reconocer la dificultad para “prorratear” o calcular la contribución global de mantenimiento en ese empleo de recursos. Existe la siguiente posibilidad: determinar cuánto de ese costo global corresponde a mantenimiento y en ese punto lo mejor es hacer una distribución proporcional, por ejemplo:
Ø Por persona: Es razonable pues, así se tiene como un factor de “posesión” del recurso un valor que exige la administración, relacionado con el número de personas de mantenimiento respecto al total. Eso permite posteriormente que se pueda asociar al trabajo así:
Ø Por actividad: Es bastante apropiado, por que se implica sobre un consumo global, la idea es hacer una relación directa del costo de la realización de la OT y distribuir los costos generales con base en un valor de los costos totales.
Control de costos
Comprende:
El costo directo de mantenimiento, que es el costo de la mano de obra, las refracciones, los materiales, el equipo y las herramientas.
Costo de paro de las operaciones debido a la falla
Costos de calidad debido a que un producto está fuera de las especificaciones como resultados de defectos en la máquina.
Costo de redundancia debido a equipos de respaldo
Costo de deterioro de equipo por la falta de mantenimiento adecuado.
Costo de mantenimiento excesivo.
Casi toda la información sobre los costos está disponible en la orden de trabajo. Se debe entregar mensualmente un resumen de los costos de mantenimiento por orden de trabajo. Este se utiliza para controlar los costos de mantenimiento y determinar los costos de los productos manufacturados.
Los informes de costos indicaran los programas de reducción de costos que más se necesitan. La reducción de costos deberá ser un esfuerzo permanente en cualquier programa de mantenimiento acertado. Las áreas en donde pueden lanzarse programas de reducción de costos son los siguientes:
Considerar el uso de materiales alternos para mantenimiento
Modificar los procedimientos de inspección
Revisar los procedimientos de mantenimiento, haciendo ajustes particularmente en el tamaño de las cuadrillas y los métodos.
Rediseñar los procedimientos de manejo de materiales y la distribución del taller.
Reducción de costos
Puede obtenerse aplicando técnicas de ingeniería de métodos. Estas técnicas estudian la forma en que el trabajo se está llevando a cabo con el fin de desarrollar una mejor forma de realizar el mantenimiento. La ingeniería de métodos tiene pasos bien definidos para examinar el trabajo e mantenimiento a fin de simplificar y eliminar pasos innecesarios. Esta reducción y simplificación del trabajo da como resultado ahorros en costos. En los esfuerzos dirigidos a la reducción de costos, se debe considerar lo siguiente:
Materiales y refracciones alternos
Método alterno para inspección y reparación general Equipos y herramientas alternos.
Procedimientos alternos para la planeación y la programación.
Estándares de tiempo alternos para los trabajos.
Indicadores relacionados a los costos de mantenimiento
Costo de mantenimiento en relación con el calor agregado de producción.
El costo directo de mantenimiento comprende el costo de la fuerza laboral, el costo de los materiales (refracciones, lubricantes, etc) y el costo del trabajo subcontratado y sobrecargas. El valor agregado de producción es el costo de producción menos el costo de los materiales.
Costo de mantenimiento por unidad de producción
Componente de fuerza laboral en el costo de mantenimiento
Costo de mantenimiento subcontratado
Proporción de costo de mano de obra con respecto al costo de material de mantenimiento
Costo de hora de mantenimiento
Costo de supervisión como porcentaje del costo total de mantenimiento
Avance en los efectos de reducción de costos
Costo de mantenimiento preventivo (MP) relacionado con el mantenimiento correctivo
Tasa de rotación de inventario por año
Costo de refacciones y materiales con respecto al costo de mantenimiento
Proporción del valor de las existencias con respecto al valor del equipo de producción
