UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA ECOTEC. ISO 9001:2008

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TECNOLÓGICA ECOTEC. ISO 9001:2008

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Capitulo # 4 Revisión de documentos en WORD

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Capitulo # 4 Revisión de documentos en WORD

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La corrección de sus documentos siempre es un paso importante en cualquier situación, especialmente cuando este compartiendo documentos con los demás. Word ofrece varias herramientas útiles para ayudarnos a revisar nuestros errores. Es posible que ya cuente con la autocorrección de Word y que esta marque una palabra cuando la escribe mal.

También puede revisar el documento para ocultar los datos personales y quitarlos antes de enviar el documento. Por ultimo , puede utilizar los controles de cambios de Word analizando los cambios de varios autores en un único documento.

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Capitulo # 4 Revisión de documentos en WORD

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 Revisión de la Ortografía y la gramática.

 Autocorrección de Word.

 Datos Ocultos en Word.

 Seguimiento y revisión de documentos.

 Comparación de documentos.

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 Revisión de la Ortografía y la gramática.

Word permite usar la ortografía y el corrector gramatical de Word para ayudarle a corregir errores en su documento. De manera predeterminada se activa Word , subrayando los problemas que encuentra con una línea ondulada roja.

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 Revisión de la Ortografía y la gramática.

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 Revisión de la Ortografía y la gramática.

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 Revisión de la Ortografía y la gramática.

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 Autocorrección de Word.

La función de Autocorrección de Word corrige los errores ortográficos de forma automática a medida que usted escribe. La función esta activada de forma predeterminada al abrir por primera vez Word. La autocorrección realiza correcciones basadas en las sugerencias del correcto ortográfico. También tiene su propia lista de las palabras más comunes mal escritas, y usted puede agregar sus errores más comunes a la lista.

Además , puede utilizar la Autocorrección para introducir automáticamente los símbolos especiales , los nombres largo o frases que tienen que escribir con frecuencia.

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 Autocorrección de Word.

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 Autocorrección de Word.

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 Autocorrección de Word.

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Taller # 19 Revisión de la ortografía ,gramática, y Autocorrección de Word.

Taller # 18 Revisión de Ortografía y Autocorrección Parte I

A continuación pondremos a prueba lo aprendido sobre la función de revisión de ortografía y gramática. Para ello siga atentamente las siguientes instrucciones:

1. Abra un documento nuevo y escriba una presentación de su empresa (cuál es el giro, dónde se ubica, quienes trabajan en ella, etc).

2. Si detecta algún error, páselo por alto, puesto que la idea es que el documento contenga algunas faltas ortográficas y gramaticales.

3. Realice después la revisión ortográfica y gramatical de Word.

4. Lea nuevamente el texto. Examine si es que quedan errores que el programa no haya detectado y corríjalos.

5. Guarde el documento bajo el nombre “Ejercicio Presentación Empresa” y súbalo al atrium.

Parte II 1. Abra el siguiente documento Sin_Revision.doc.

2. Verifique las faltas ortográficas del documento, usando las herramientas de Word.

3. Crea como elemento de autotexto la expresión “Módulo de Aplicaciones Informáticas”.

4. Incluye “ocbre” y “mensage” en la autocorrección, de forma que el programa los sustituya automáticamente por “octubre” y “mensaje”.

5. Por medio de la herramienta “Sinónimos” busca un sinónimo adecuado para las palabras: “compañía”, “publicidad” y “gigante”. Sustituya cada palabra por su sinónimo.

6. Guarde el documento con su nombre con extensión .docx y súbalo al atrium.

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 Datos Ocultos en Word.

Usted puede utilizar Word para revisar la información sensible del documento. Por ejemplo, si usted planea compartir el documento con otros usuarios , si lo desea , puede eliminar cualquier información personal relativa al archivo , ocultar informes , también llamado metadatos , incluyendo elementos como comentarios , cambios realizados e información sobre el documento que usted creó. Con el Inspector de documento , puede controlar que tipo del contenido es inspeccionado y si todas las cuestiones deben abordarse.

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 Datos Ocultos en Word.

Comentarios, marcas de revisión de los cambios realizados, versiones y anotaciones con lápiz Este tipo de información puede permitir que otros usuarios vean los nombres de las personas que trabajaron en el documento, los comentarios de los revisores y los cambios efectuados en el mismo.

Propiedades del documento e información personal Las propiedades del documento, también denominadas metadatos (metadatos: datos que describen a otros datos. Por ejemplo, las palabras de un documento son datos; el recuento de palabras es un ejemplo de metadatos.), incluyen detalles sobre el documento como el autor, el tema y el título. Además, incluyen información que mantienen automáticamente los programas de Office, como el nombre de la persona que guardó por última vez el documento y la fecha de creación del mismo. Si usó características especiales, el documento también puede contener tipos adicionales de información de identificación personal (PII) (información de identificación personal (PII): cualquier información que se pueda utilizar para identificar a una persona, por ejemplo, su nombre, dirección, dirección de correo electrónico, número de documento de identidad, dirección IP o un identificador único asociado con PII en otro programa.), como encabezados de correo electrónico, información de envío para revisión, listas de distribución y nombres de plantillas.

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 Datos Ocultos en Word.

Encabezados, pies de página y marcas de agua Los documentos de Word pueden contener información en los encabezados y los pies de página. Además, puede que haya agregado una marca de agua al documento de Word.

Texto oculto Los documentos de Word pueden contener texto al que se le ha aplicado formato de texto oculto. Si no sabe si el documento contiene texto con formato de texto oculto, puede usar el Inspector de documento para buscarlo.

Propiedades del servidor de documentos Si el documento se guardó en una ubicación del servidor de administración de documentos, como un sitio del área de documentos o una biblioteca basada en Microsoft Windows SharePoint Services, puede que la presentación contenga propiedades adicionales o

información relacionada con esta ubicación del servidor.

Datos XML personalizados Los documentos pueden contener datos XML personalizados que no se ven en el propio documento. El Inspector de

documento puede buscar y quitar estos datos XML.

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 Datos Ocultos en Word.

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 Datos Ocultos en Word.

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 Datos Ocultos en Word.

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Taller # 20 Datos Ocultos en Word.

Taller # 20 Datos Ocultos en Word 1. Abra el siguiente documento Sin_Revision2.doc.

2. Verifique los metadatos del archivo.

3. Enviar el documento por correo electrónico a un compañero y verifique que él no puede obtener información personal de su documento.

4. Guarde el documento con su nombre con extensión .docx y súbalo al atrium.

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 Seguimiento y revisión de documentos.

Si usted comparte sus documentos con otros usuarios de Word, puede a su vez tener control sobre los cambios de Word y tener un seguimiento de quién hace los cambios en el texto. Por ejemplo, si su departamento está trabajando en un proyecto que implica el aporte de todos en el equipo , se puede pasar todo el documento y recoger los cambios de todos , revisar los cambios , la aceptación o el descarte de cada uno según sea necesario. El Control de cambios le permite seguir comentarios , inserciones ,eliminaciones , cambios de formato y mucho más.

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 Seguimiento y revisión de documentos.

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 Seguimiento y revisión de documentos.

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 Seguimiento y revisión de documentos.

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 Seguimiento y revisión de documentos.

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 Comparación de documentos.

Puede comparar dos documentos para ver qué cambios se realizaron en cada uno. Se puede Comparar un documento original con una versión actualizada mediante la creación de un tercer archivo que tiene todas las diferencias entre los dos documentos marcados. Los cambios están marcados de la misma manera que los cambios de un seguimiento son marcados en los documentos con múltiples autores , y se utiliza la misma revisión para comprobar cada cambio en el documento de comparación.

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 Comparación de documentos.

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 Comparación de documentos.

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