MANUAL GENERAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA COORDINACIÓN GENERAL

(1)

M

ANUAL

G

ENERAL

DE

P

ROCEDIMIENTOS DE LA

C

OORDINACIÓN

G

ENERAL

DE

A

DMINISTRACIÓN

T

OMO

1 P

ARTE

2 (Subdirección

de

Almacenes

Procedimientos 1 a 27 y Anexos

Generales)

I

NSTITUTO DE

S

EGURIDAD Y

S

ERVICIOS

S

OCIALES DE LOS

T

RABAJADORES DEL

E

STADO

(2)

Elaboró:

Coordinación General de Administración

Autorización:

Manual expedido y autorizado por Acuerdo de la Dirección

General del Instituto

Fecha de expedición:

21 de marzo de 2007

Fecha de publicación en el D.O.F.:

18 de abril de 2007

Fecha de entrada en vigor:

19 de abril de 2007

Modificaciones:

La Coordinación General de Administración a través de la Subdirección de

Personal, remitió para su dictaminación y registro la actualización del Manual al

rubro citado. La propuesta versa sobre la modificación al formato e instructivo de

llenado del ”Informe Mensual de Actividades”; que forma parte de los

procedimientos II.52 Selección de Personal de Nuevo Ingreso” y el II.53

“Trabajadores de Base que solicitan cambio de Puesto y/o Ramo, contenidos en

el Tomo 5

Fecha de autorización:

14 de agosto de 2007

Fecha de entrada en vigor:

14 de agosto de 2007

Modificaciones:

La Coordinación General de Administración a través de la Subdirección de Obras

y Contratación, remitió para su dictaminación y registro la actualización del tomo

VI del instrumento al rubro citado. La propuesta versa sobre la modificación a las

políticas de operación 1 y 2, así como el contenido del apartado de “Desarrollo

de Actividades” correspondiente al procedimiento 34. “Registro, Elaboración,

Codificación y Trámite de Estimaciones para Pago”

Fecha de autorización:

26 de noviembre de 2007

(3)

PROCEDIMIENTOS

PROCEDIMIENTOS 1 a 27 Y ANEXOS GENERALES

1 a 27 Y ANEXOS GENERALES

DE LA

(4)

Carpeta de Procedimientos

Contenido

Políticas Generales………...4

1. Recepción de Insumos para la Salud, Bienes de Inversión, Varios y Mantenimiento……….. 7

2. Recepción de Biológicos de Importación……….……… 18

3. Recepción de Bienes de Importación……….……... 25

4. Registro de Entradas de Insumos para la Salud, Bienes, Varios e Inversión……… 34

5. Clasificación y Guarda de Bienes de Consumo e Inversión………..……….. 43

6. Surtimiento de Bienes de Medicamentos y Material de Curación………... 50

7. Surtimiento de Bienes de Inversión, Varios y Mantenimiento………..……… 58

8. Registro de Salidas de Bienes de Inversión y Varios………..……... 65

9. Transportación de Bienes……….……….. 72

10. Aseguramiento de Bienes en Tránsito……….………. 81

11. Entrega de Bienes a la Unidad Solicitante……….……….. 89

12. Para cuando se presenten irregularidades en la Entrega – Recepción de Bienes en los Centros de Trabajo………..……… 96

13. Devolución y Canje de Bienes al Proveedor………... 109

(5)

15. Correcciones a los Registros Posteriores a la Presentación del Cierre Mensual

Contable………. 128

16. Revisión y Trámite de Aclaración de Diferencias de Inventario………... 136

17. Conciliación de los Movimientos de Entradas y Salidas Mensuales de los Almacenes contra Registros Contables……… 144

18. Validación del Proceso de Revalorización de los Inventarios……….. 152

19. Análisis, Diseño y Desarrollo de Sistemas……….. 165

20. Análisis para la Detección de Áreas de Oportunidad………. 172

21. Liberación de Sistemas a Producción……….. 178

22. Explotación de la Información……… 184

23. Administración de Bases de Datos……….……….. 190

24. Atención a Solicitud de Servicios……….………. 196

25. Instalación de Redes………... 204

26. Registro de Salidas de Insumos para la Salud……….……….. 211

27. Evaluar la Administración y Control del Riesgo Denominado: “Diferencias entre el Saldo del Kardex en los Almacenes y el Resultado de la Toma Física de Inventarios”………..………. 219

(6)

(7)

Políticas Generales

1. El presente Manual será de observancia y aplicación obligatoria para las Unidades Administrativas de la Subdirección de Almacenes, debiendo observar las Disposiciones Legales y Normativas aplicables.

2. Es responsabilidad de la Subdirección de Almacenes, informar a petición de las Áreas adquirientes, las existencias de los bienes, así como la capacidad de almacenamiento disponible en cada Almacén Regional, a efecto de que se observen estas condiciones en la Adquisición de los Bienes, para una adecuada Planeación de las entregas y cantidades.

3. Las Áreas Almacenarias se sujetarán a las condiciones y requisitos establecidos en los contratos derivados de los procesos de Adquisición.

4. Se programarán las áreas físicas destinadas a la estiba de los bienes a recibir, considerando siempre el plano del almacén, así como las características específicas de cada producto.

5. Para el caso de medicamentos, materiales de curación, reactivos y radiológicos, los proveedores deberán entregar estos bienes con las condiciones establecidas en los contratos que celebren con el Instituto.

6. Se cuidará que los empaques colectivos de los bienes que entreguen los proveedores estén en condiciones óptimas, tales que preserven la calidad de almacenaje y vida útil, asimismo se verificará que los envases primarios y secundarios y los propios bienes estén identificados.

7. Los bienes se recibirán previa aprobación del Departamento de Control de Calidad de la Subdirección de Recursos Materiales y Servicios del Instituto.

8. Cuando se detecten deficiencias en la calidad de los productos suministrados imputables al proveedor, se informará al Departamento de Control de Calidad de la Subdirección de Recursos Materiales y Servicios para que determine lo conducente.

9. Los Almacenes Regionales contarán con áreas específicas y de acceso restringido para el almacenamiento de los Bienes de Consumo y de Inversión.

10. Corresponderá a los titulares de las áreas almacenarias solicitar a las Áreas Administrativas Correspondientes la Implementación y Mantenimiento de Sistemas de Seguridad e Higiene que salvaguarden la seguridad del personal, de los bienes bajo custodia, del equipo, herramientas de trabajo e instalaciones.

11. Las Áreas Almacenarias abastecerán las claves y cantidades concertadas y/o autorizadas por la Subdirección General Médica; la ampliación o disminución del suministro de las claves sólo se atenderá a petición expresa y formal de la mencionada área central médica.

12. Corresponderá a la Subdirección de Almacenes abastecer en forma oportuna, las claves y piezas autorizadas por la Subdirección General Médica conforme a las existencias disponibles.

(8)

15. La Subdirección de Almacenes dispondrá las medidas necesarias para salvaguardar los bienes durante su transportación desde los Almacenes Regionales.

16. La Subdirección de Almacenes, deberá establecer los procedimientos controles, registros y estadísticas necesarios para el seguimiento, evaluación y control del proceso de almacenaje y distribución.

17. La Subdirección de Almacenes informará en forma periódica a la Subdirección General Médica, de acuerdo con los criterios que esta última defina, las existencias, coberturas, nivel de surtimiento, claves no surtidas total o parcialmente, claves próximas a caducar y aquellas con lento y/o nulo movimiento, para que determine las políticas de su desplazamiento y/o destino final.

18. Una vez que los bienes de consumo y de inversión así como los insumos para la salud, sean recibidos en los centros de trabajo y/o delegaciones estatales de acuerdo a la guía de distribución que la Subdirección General Médica emita, será responsabilidad de estos, vigilar su desplazamiento y fecha de caducidad.

(9)

1. Recepción de Insumos para la Salud, Bienes de Inversión, Varios y Mantenimiento

Código Versión

(10)

Código Versión

A. Objetivo

Controlar la recepción documental y física de los Bienes de Consumo e Inversión, a fin de asegurar que cumplan con la calidad y cantidad pactadas en los contratos celebrados con los proveedores, para su distribución a los Centros de Trabajo.

B. Políticas de Operación

1. La Subdirección de Abasto de Insumos Médicos y la Subdirección de Recursos Materiales y Servicios, proporcionarán a la Subdirección de Almacenes copia de los contratos o modificaciones que hayan celebrado, para estar en condiciones de preparar y prever el espacio físico y disposición del equipo y herramientas de trabajo para recibir los bienes de consumo e inversión procedentes de los proveedores. 2. Es responsabilidad de las áreas adquirientes registrar los contratos formalizados en el Sistema de

Información para Registro y Control de Contratos celebrados.

3. Es responsabilidad de las Jefaturas de Servicios de Coordinación de Almacenes Regionales y de Almacén Regional Centro, supervisar la recepción de bienes provenientes de proveedores contratados por las áreas adquirientes

4. La Jefatura de Servicios de Sistemas de Información será la responsable de dotar y administrar el Sistema de Información para Registro y Control de los Insumos para la Salud, Bienes de Inversión, Varios y Mantenimiento recepcionados en los almacenes.

5. El Departamento de Control de Calidad de la Subdirección de Recursos Materiales y Servicios, con base en su normatividad, participará en la recepción de los bienes a través de la inspección por atributos, debiendo verificar la calidad de los mismos, previo a asignar sellos de aprobación y firma. Asimismo rechazará los bienes que no cumplan con las especificaciones que se hayan pactado en el contrato con el proveedor.

6. El Departamento de Almacenaje y Distribución o los Departamentos de Almacenaje y Distribución Regionales, autorizarán la recepción, previa revisión y verificación de la calidad de los bienes relacionados en la remisión que realice y apruebe el Área de Control de Calidad. Asimismo rechazarán los bienes que no cumplan con las especificaciones de calidad y con las condiciones de entrega que se hayan contratado con el proveedor.

7. Los Departamentos de Almacenaje y Distribución o los Departamentos de Almacenaje y Distribución Regionales, serán responsables de la recepción física de los bienes.

8. Los Departamentos de Almacenaje y Distribución o los Departamentos de Almacenaje y Distribución Regionales, atenderán los problemas que se deriven de la entrega-recepción de bienes, verificando las causas y realizarán el seguimiento para darle solución.

(11)

1. Recepción de Insumos para la Salud, Bienes de Inversión, Varios y Mantenimiento Código Versión C. Desarrollo de Actividades Responsable Actividad

Subdirección de Almacenes Proveedor

Inicia el Procedimiento

1. Recibe de las áreas adquirientes copia formalizada de los Contratos o Modificaciones adjudicados a los proveedores del Instituto y turna a las Jefaturas de Servicios de Almacén Regional Centro o a la Jefatura de Servicios de Coordinación de Almacenes Regionales, según corresponda.

2. Entrega a la Jefatura de Servicios de Almacén Regional Centro, a través de la Subjefatura de Departamento de Recepción Documental o al Departamento de Almacenaje y Distribución Regional, a través de la Oficina de Recepción Documental, por conducto de su representante legal o persona autorizada mediante Carta Poder membretada, el Formato para la Entrega de Insumos para la Salud, Bienes de Inversión, Varios y Mantenimiento (Anexo SA/MP/01) dentro del horario comprendido de 9.00 a 13.00 horas.

1

2

(12)

Código Versión

Responsable

Actividad

Jefatura de Servicios de Almacén Regional Centro, a través de la Subjefatura de Departamento de

Recepción Documental o Departamento de Almacenaje y Distribución Regional, a través de la

Oficina de Recepción Documental

Proveedor

3. Recibe el Formato para la Entrega de Insumos para la Salud, Bienes de Inversión, Varios y Mantenimiento. (Anexo SA/MP/01) y/o coteja con los datos registrados en el sistema informático.

¿Coinciden los datos?

3.1 No. Rechaza al proveedor y se le entrega constancia de rechazo. Pasa a la actividad 2.

(13)

Código Versión

Responsable

Actividad Departamento de Control de Calidad o Departamento de Almacenaje _{y Distribución Regional, a través de la Subjefatura de Departamento} de Control de Calidad

5. Recibe Remisión (Anexo SA/MP/01) en original y 15 copias, así como la documentación requerida en el proceso de contratación y en el ámbito de su competencia, revisa la documentación.

¿Están correctos los datos y completa la documentación?

5.1 No. Rechaza y devuelve al proveedor la documentación presentada, señalando el o los motivos del rechazo y archiva una copia de la remisión. Pasa a la actividad 4.

5.2 Si. Selecciona, solicita muestras y efectúa la inspección por atributos. Determina procedencia.

¿Inspección positiva?

5.2.1 No. Sella de rechazado en la Remisión (Anexo SA/MP/01) en original y copias, asienta la fecha nombre y firma del inspector, indicando el motivo del rechazo. Pasa a la actividad 2.

(14)

1. Recepción de Insumos para la Salud, Bienes de Inversión, Varios y Mantenimiento Código Versión Responsable Actividad Proveedor Departamento de Almacenaje y Distribución o Departamento de Almacenaje y Distribución Regional, a través de la Subjefatura de Departamento de Almacenes.

6. Recibe original y 15 copias con el sello de aprobación con fecha, nombre y firma de la persona responsable de la inspección por atributos y se presenta en el Departamento de Almacenaje y Distribución o en el Departamento de Almacenaje y Distribución Regional, a través de la Subjefatura de Departamento de Almacenes, para la entrega física de los bienes.

7. Recibe original y 15 copias de la Remisión con los sellos de la oficina de recepción documental sin fecha y la aprobación del área de control de calidad, dentro del horario comprendido de 9:00 a 13:00 horas

8. Solicita los insumos al proveedor para recibirlos conforme a las especificaciones de la remisión aprobada (clave, descripción, lote, fecha de fabricación, fecha de caducidad y cantidad) y se indica al proveedor la manera de estibar los bienes y la ubicación en la que realizará la descarga.

¿Existen diferencias entre la descripción específica de la remisión y los bienes presentados por el proveedor?

(15)

1. Recepción de Insumos para la Salud, Bienes de Inversión, Varios y Mantenimiento Código Versión Responsable Actividad Departamento de Almacenaje y Distribución o Departamento de Almacenaje y Distribución Regional, a través de la Subjefatura de Departamento de Almacenes.

Jefatura de Servicios de Almacén Regional Centro, a través de la Subjefatura de Departamento de

Recepción Documental o Departamento de Almacenaje y Distribución Regional, a través de la

8.2 No: Ingresa los insumos al almacén acomodándolos conforme a la sección y caducidad correspondiente, estampa el sello de recibido y firma la remisión y envía.

9. Procede a registrar el ingreso en el sistema informático y envía la documentación a la Jefatura de Servicios de Almacén Regional Centro, a través de la Subjefatura de Departamento de Recepción Documental o al Departamento de Almacenaje de Distribución Regional, a través de la Oficina de Recepción Documental.

(16)

Código Versión

Responsable

Actividad Jefatura de Servicios de Almacén Regional Centro, a través de la _{Subjefatura de Departamento de Recepción Documental o} Departamento de Almacenaje y Distribución Regional, a través de la

11. Distribuye el resto de copias de las Remisiones (Anexo SA/MP/01) a las siguientes áreas:

1. Subdirección General Médica o de la Coordinación General de Administración, según corresponda. 2. Subdirección de Abasto de Insumos

Médicos de la Subdirección General Médica o a la Subdirección de Recursos Materiales y Servicios de la Coordinación General de Administración, según corresponda. 3. Jefatura de Servicios de Control y

Evaluación o a la Jefatura de Servicios de Coordinación de Almacenes Regionales, según corresponda.

4. Jefatura de Departamento de Almacenaje y Distribución correspondiente.

5. Archivo de la oficina de recepción documental.

6. Departamento de Control de Calidad.

12. Entrega al proveedor por sí o a través de su representante legal o persona autorizada mediante Carta Poder membretada, original de Remisión con número de alta otorgado por el sistema informático, con sello fechador y firma del responsable del área de Recepción Documental.

E

11

(17)

1. Recepción de Insumos para la Salud, Bienes de Inversión, Varios y Mantenimiento Código Versión Responsable Actividad Proveedor

13. Recibe de la Jefatura de Servicios de Almacén Regional Centro, a través de la Subjefatura de Departamento de Recepción Documental o del Departamento de Almacenaje y Distribución, a través de la Oficina de Recepción Documental, la remisión original con número de alta otorgado por el sistema informático, con sello, fecha y firma del responsable de la misma.

Termina el Procedimiento

F

(18)

Código Versión

D. Registros

Nombre del Registro Almacenamiento Ordenado por Tiempo de

retención Protección Disposición

E. Referencias 1. Manual de Procedimientos de la Subdirección de Almacenes

F. Términos y Definiciones

G. Anexos

1. Anexo: Remisión del Contrato SA/MP/01; formato para la entrega de insumos para la salud, bienes de inversión, varios y mantenimiento

H. Resumen de Cambios

Página Punto o Sección

(19)

Código Versión

I. Autorizaciones

(Nombre y Firma) (Nombre y Firma) (Nombre y Firma)

(20)

2. Recepción de Biológicos de Importación Código Versión

(21)

A. Objetivo

Establecer los lineamientos, políticas de operación y actividades que deberán realizarse para la Recepción de Biológicos de Importación conforme a la normatividad expedida por la Comisión Federal para la Prevención de Riesgos Sanitarios de la Secretaría de Salud.

1. El proveedor notificará a la Comisión para la Prevención de Riesgos Sanitarios de la Secretaría de Salud, el arribo para resguardo de biológicos de importación al Departamento de Almacenaje y Distribución de Alta Especialidad, a efecto de que asista y se levante Acta Administrativa de Apertura y Retiro de Sellos de Protección para la toma de muestras para su análisis en el Laboratorio Nacional de Salud, previo análisis de protocolo de las cajas.

2. El Departamento de Almacenaje y Distribución de Alta Especialidad preparará y programará el espacio físico y disposición del equipo y herramientas de trabajo para recibir los biológicos de importación en condiciones de temperatura que se requieran para su conservación.

3. El Departamento de Almacenaje y Distribución de Alta Especialidad operará los sistemas de almacenamiento conforme a la normatividad vigente referente al manejo y almacenamiento de biológicos de importación.

4. La Jefatura de Servicios de Sistemas de Información será la responsable de dotar y administrar el Sistema de Información para Registro y Control de los Biológicos de Importación Recepcionados. 5. El Departamento de Almacenaje y Distribución de Alta Especialidad recibirá para resguardo, en toda

ocasión, el biológico de importación hasta que el proveedor obtenga del Laboratorio Nacional de Salud el Oficio de Liberación del Biológico.

6. El proveedor podrá hacer entrega formal al Instituto del Biológico de Importación una vez que entregue al Departamento de Almacenaje y Distribución de Alta Especialidad el Oficio de Liberación expedido por el Laboratorio Nacional de Salud.

(22)

C. Desarrollo de Actividades

Responsable Actividad _{Departamento de Adquisición de}

Equipo Médico e Importaciones

Departamento de Almacenaje y Distribución de Alta Especialidad,

Químico Responsable. Inicia el Procedimiento

1. Entrega al Departamento de Almacenaje y Distribución de Alta Especialidad, oficio de aviso de la llegada del biológico, con número de contrato, número de guía de embarque, número de vuelo, día y hora de arribo al aeropuerto y posterior llegada al Almacén Regional Centro, a través de la agencia aduanal. 2. Recibe del Departamento de Adquisición de Equipo Médico e Importaciones Oficio original del aviso de la llegada del biológico, con número de contrato, número de guía de embarque, número de vuelo, día y hora de arribo y prepara espacios en la cámara o cámaras de refrigeración donde se almacenarán los biológicos.

3. Recibe de la agencia aduanal los biológicos en caja cerrada con la documentación siguiente:

• Original y copia de recibo de entrega.

• Copia de la factura.

• Copia del pedimento de importación.

(23)

2. Recepción de Biológicos de Importación Código Versión Responsable Actividad Departamento de Almacenaje y Distribución de Alta Especialidad, Químico Responsable. Jefatura de Servicios de Medicina Primaria y Preventiva de la Subdirección de Regulación de Atención a la Salud Comisión Federal para la Prevención de Riesgos Sanitarios. (Secretaría de Salud)

5. Deposita los bienes en las cámaras de refrigeración y/o congelación en calidad de cuarentena, hasta el levantamiento del acta de apertura que realiza la Comisión Federal para la Prevención de Riesgos Sanitarios dependiente de la Secretaría de Salud y posteriormente regresa al agente aduanal copia del recibo de entrega, firmado de conformidad, conservando original del recibo de entrega, copia de la factura, y copia del pedimento de importación.

6. Informa a la Jefatura de Servicios de Medicina Primaria y Preventiva de la Subdirección de Regulación de Atención a la Salud, notificando la llegada de biológicos junto con copia del Recibo de Entrega, copia de la Factura, y copia del pedimento de importación, para su conocimiento.

7. Recibe notificación de llegada de los biológicos pendientes de liberar para su inspección ocular.

(24)

Responsable

Actividad _Proveedor _{Distribución de Alta Especialidad,}Departamento de Almacenaje y Químico Responsable.

9. Da seguimiento al resultado del análisis de las muestras enviadas al Laboratorio Nacional de Salud.

10. Una vez que las muestras han sido liberadas, la Comisión Federal para la Prevención de Riesgos Sanitarios hace entrega del Oficio de notificación de biológicos al proveedor.

¿La notificación libera el producto?

10.1 Sí: Comunica al proveedor la liberación del biológico y turna copia al Departamento de Almacenaje y Distribución de Alta Especialidad. Pasa a la actividad 12.

10.2 No: Comunica al proveedor que no fue liberado el biológico y turna copia al Departamento de Almacenaje y Distribución de Alta Especialidad, para la devolución física del producto.

11. Devuelve físicamente el producto al proveedor, en caso de no ser liberado el biológico. Concluye procedimiento en esta actividad.

12. Hace entrega del Oficio de Liberación del Biológico y procede a realizar la entrega formal debidamente documentada.

(25)

D. Registros

Nombre del

Registro Almacenamiento Ordenado por

Tiempo de

G. Anexos

(26)

(27)

3. Recepción de Bienes de Importación Código Versión

(28)

A. Objetivo

Establecer los lineamientos, políticas de operación y la secuencia de actividades que deberán realizarse para preparar y programar la Recepción física y documental de Bienes de Inversión, Varios y Mantenimiento de Importación, conforme a las condiciones establecidas en el contrato y atendiendo la normatividad vigente en la materia.

1. Será responsabilidad del Departamento de Adquisición de Equipo Médico e Importaciones dependiente de la Jefatura de Servicios de Adquisición de Instrumental y Equipo Médico de la Subdirección de Abasto de Insumos Médicos, dar aviso previo a la Jefatura de Servicios de Almacén Regional Centro, referente al arribo de los bienes de importación adquiridos por el Instituto.

2. Será responsabilidad de la Jefatura de Servicios de Adquisición de Instrumental y Equipo Médico de la Subdirección de Abasto de Insumos Médicos, convocar a la apertura de bienes de importación al proveedor, a la Jefatura de Servicios de Desarrollo de la Infraestructura para la Salud, la Aseguradora contratada por el Instituto, los Departamentos de Bienes Muebles, Adquisición de Equipo Médico e Importaciones y Almacenaje y Distribución de Bienes de Inversión, Varios y Mantenimiento.

3. Será responsabilidad de la Jefatura de Servicios del Almacén Regional Centro, verificar que en la revisión y apertura de las cajas o empaques participen el proveedor, la Jefatura de Servicios de Desarrollo de la Infraestructura de la Subdirección de Infraestructura, la Aseguradora contratada por el Instituto, los Departamentos de Control de Bienes Muebles, el de Adquisición de Equipo Médico e Importaciones y el de Almacenaje y Distribución de Bienes de Inversión, Varios y Mantenimiento. 4. Será responsabilidad del Departamento de Almacenaje y Distribución de Bienes de Inversión, Varios

preparar y programar el espacio físico y la disposición del equipo y herramientas de trabajo necesarias para la recepción de los bienes adquiridos.

5. La Jefatura de Servicios de Sistemas de Información, será la responsable de dotar y administrar el Sistema de Información para Registro y Control de los Bienes de Inversión, Varios y Mantenimiento Recepcionados.

6. El Departamento de Almacenaje y Distribución de Bienes de Inversión y Varios, verificará en coordinación con el proveedor, la Compañía Aseguradora contratada por el Instituto, el Departamento de Adquisición de Equipo Médico e Importaciones y la Subdirección de Infraestructura de la Subdirección General Médica; que el pedimento de importación coincida con las cajas o empaques que físicamente se encuentre bajo resguardo en las Áreas Almacenarias, asimismo inspeccionará que las cajas o empaques no presenten violaciones en su sello o sellos originales.

7. Será responsabilidad del Departamento de Adquisición de Equipo Médico e Importaciones concertar con el proveedor y con la Compañía Aseguradora contratada por el Instituto, la revisión de los bienes de inversión, varios y mantenimiento de importación bajo resguardo, en un plazo no mayor a cinco días hábiles posteriores a la recepción de los bienes en el almacén.

(29)

9. El Departamento de Almacenaje y Distribución de Bienes de Inversión y Varios, deberá levantar el Acta Administrativa asentando detalladamente los bienes recibidos, las condiciones y la cantidad de recepción, en su caso, faltantes de cajas o empaques y/o violación de sellos.

(30)

Responsable Actividad Departamento de Almacenaje y

Distribución de Bienes de Inversión y Varios

Departamento de Adquisición de Equipo Médico e Importaciones Inicia el Procedimiento

1. Recibe las Guías de Distribución de los Bienes por parte del Departamento de Adquisición de Equipo Médico e Importaciones y de la agencia aduanal, los bienes con la siguiente documentación:

1. Guía con número de contrato. 2. Pedimento de importación. 3. Guía de transportación. 4. Carta de origen del proveedor

2. Resguarda los bienes y da aviso al Departamento de Adquisición de Equipo Médico e Importaciones e inspecciona las cajas o empaques de los bienes.

3. Recibe aviso y convoca a las siguientes áreas para acto de apertura de los bienes bajo resguardo:

• Subdirección de la Infraestructura • Compañía Aseguradora

(31)

Responsable Actividad _{Departamento de Adquisición de}

Equipo Médico e Importaciones

Departamento de Almacenaje y Distribución de Bienes de

Inversión y Varios

4. Entrega copia del Contrato al Departamento de Almacenaje y Distribución de Bienes de Inversión y Varios.

5. Recibe copia del Contrato, verifica en coordinación con la Subdirección de Infraestructura, Compañía Aseguradora contratada por el Instituto, el proveedor, Departamento de Control de Bienes Muebles, que las cajas o empaques cumplan con las especificaciones del contrato en referencia.

6. Elabora Acta Administrativa Circunstanciada de apertura de los bienes, donde se asentarán las observaciones o incidencias detectadas.

7. Recibe del proveedor la Remisión y Carta de Garantía, para asegurar que los bienes del Instituto están en condiciones de uso, o de lo contrario realizar el canje físico de los bienes.

(32)

3. Recepción de Bienes de Importación Código Versión Responsable Actividad Departamento de Almacenaje y Distribución de Bienes de Inversión y Varios Departamento de Adquisición de Equipo Médico e Importaciones Proveedor

¿Bienes faltantes, o con daños de origen o en tránsito?

8.1 No: Se firma y sella la Remisión del Contrato y se entrega copia del Acta de Apertura al proveedor. Pasa a la actividad 10.

8.2 Si: Notifica al Departamento de Adquisición de Equipo Médico e Importaciones, para que indique al proveedor que dé cumplimiento a la Póliza de Garantía.

9. Solicita al proveedor la reposición de los bienes y/o faltantes. Una vez que el proveedor procesa su reposición. Pasa a la actividad 2.

(33)

Responsable Actividad

Inversión y Varios

11. Recibe la documentación y asigna el folio de ingreso correspondiente en la remisión y en el sistema informático para que éste de forma automática actualice el kardex electrónico.

12. Distribuye el resto de copias de las remisiones (Anexo SA/MP/01) a las siguientes áreas:

1. Subdirección General Médica. 2. Subdirección de Abasto de

Insumos Médicos de la Subdirección General Médica. 3. Jefatura de Servicios de Control y

Evaluación o a la Jefatura de Servicios de Coordinación de Almacenes Regionales, según corresponda.

4. Jefatura de Departamento de Almacenaje y Distribución de Bienes de Inversión y Varios 5. Archivo de la Oficina de

Recepción Documental.

(34)

D. Registros

Nombre del

Tiempo de

G. Anexos

(35)

(36)

4. Registro de Entradas de Insumos para la Salud, Bienes Varios e Inversión Código Versión

(37)

A. Objetivo

Mantener actualizado el Registro de Bienes de Consumo e Inversión de los Almacenes Regionales, mediante la captura diaria en el sistema informático, a fin de disponer de la información que permita conocer las existencias disponibles, para su distribución a los Centros de Trabajo y para su control.

1. El Departamento de Almacenaje y Distribución o el Departamento de Almacenaje y Distribución Regional, según corresponda, registrará diariamente los movimientos de entrada en el kárdex electrónico, establecido por la Subdirección de Almacenes y verificará los inventarios de existencias. 2. El Departamento de Almacenaje y Distribución o el Departamento de Almacenaje y Distribución

Regional, según corresponda, elaborará en medio impreso y magnético el listado secuencial de bienes, que consta de reporte por remisión, reporte por proveedor, así como el reporte de existencias, previa verificación y validación del Área de Enlace Contable.

3. Las Áreas de Enlace Contable, verificarán y validarán la información contenida en los reportes de validación considerando los datos asentados en las remisiones de los bienes de consumo e inversión recibidos.

(38)

4. Registro de Entradas de Insumos para la Salud, Bienes Varios e Inversión Código Versión C. Desarrollo de Actividades Responsable Actividad Departamento de Almacenaje y Distribución o Departamento de Almacenaje y Distribución Regional, a través de la Subjefatura de Departamento de Almacenes Jefatura de Servicios de Almacén Regional Centro o Departamento de Almacenaje y

Distribución Regional, a través de la Subjefatura de Departamento de Almacenes. Departamento de Enlace Contable o Departamento de Almacenaje y Distribución Regional, a través de la Subjefatura de Departamento de Apoyo Administrativo y Enlace Contable. Inicia el Procedimiento

1. Emite listado de validación de entradas y turna al Departamento de Enlace Contable o Departamento de Almacenaje y Distribución Regional a través de la Subjefatura de Departamento de Apoyo Administrativo y Enlace Contable, para su revisión. Pasa a la actividad 3.

2. Envía oficio y copia de las remisiones (Anexo SA/MP/01) de bienes de insumos para la salud, bienes varios e inversión al Departamento de Enlace Contable o al Departamento de Almacenaje y Distribución Regional, a través de la Subjefatura de Departamento de Apoyo Administrativo y Enlace Contable.

3. Recibe oficio, listado y copia de la remisión (Anexo SA/MP/01), de bienes de insumos para la salud, bienes de inversión y varios verificando que contenga los siguientes datos:

• Clave del bien • Descripción del bien • Presentación • Tipo de entrada • Clave del proveedor • No. de contrato • Nombre del proveedor • Cantidad de piezas recibidas • Precio de compra

• Importe total de la entrada

(39)

Departamento de Enlace Contable o Departamento de Almacenaje y Distribución Regional, a través de la Subjefatura de Departamento de Apoyo

Administrativo y Enlace Contable.

Departamento de Almacenaje y Distribución o Departamento de Almacenaje y Distribución Regional, a través de la Subjefatura de Departamento

de Almacenes

4. Coteja listado de validación de entradas con base a las copias de las remisiones.

¿Es correcta la información?

4.1 No: Devuelve, al Departamento de Almacenaje y Distribución o al Departamento de Almacenaje y Distribución Regional a través de la Subjefatura del Departamento de Almacenes, listado de validación de entradas con las observaciones para su corrección. Pasa a la actividad 1.

4.2 Sí: Comunica al Departamento de Almacenaje y Distribución correspondiente o al Departamento de Almacenaje y Distribución Regional a través de la Subjefatura de Departamento de Almacenes, emita listado secuencial definitivo de entrada de bienes y reporte de entrada de bienes de inversión y medio magnético.

5. Recibe listado de validación de entradas revisado y emite listado secuencial definitivo y medio magnético de entrada de bienes, insumos médicos e inversión según corresponda, con corte al día 25 de cada mes y lo turna al Departamento de Enlace Contable o al Departamento de Almacenaje y Distribución Regional a través de la Subjefatura de Departamento Apoyo Administrativo y Enlace Contable.

(40)

Departamento de Enlace Contable o Departamento de Almacenaje y Distribución Regional, a través de la Subjefatura de Departamento de Apoyo

Administrativo y Enlace Contable.

Departamento de Enlace Contable.

6. Recibe listado secuencial definitivo de entrada de bienes, reporte de existencias e informe de entrada de bienes, insumos médicos e inversión según corresponda, en impreso y medio magnético; revisa la información contenida y elabora la “Cifra Control” con el listado secuencial de entrada de bienes con los siguientes datos:

• Nombre del almacén. • Folios.

• Importe a precio de compra. • Importe a precio unitario. • Partida presupuestal. Pasa a las actividades 7 y 8.

7. Elabora Oficio de la Subdirección de Almacenes, recaba rúbrica de la Jefatura de Servicios de Control y Evaluación y envía información a la Subdirección de Contaduría de la Subdirección General de Finanzas, adjunta listado secuencial definitivo de entrada de bienes, insumos médicos e inversión, “Cifra Control” y medio magnético, copia de las remisiones, envía copias de conocimiento a las siguientes áreas:

1. Coordinación General de Administración.

2. Subdirección General de Finanzas.

3. Órgano Interno de Control. 4. Jefatura de Servicios de Control y

Evaluación.

(41)

Departamento de Almacenaje y Distribución Regional, a través de

la Subjefatura de Departamento de Apoyo Administrativo y Enlace

Contable.

Departamento de Apoyo Administrativo y Enlace Contable.

8. Elabora Oficio para enviar información con el listado secuencial de entrada de bienes e insumos médicos, “Cifra Control”, copia de las remisiones y medio magnético al Departamento de Apoyo Administrativo y Enlace Contable.

9. Recibe documentación y elabora Oficio de la Subdirección de Almacenes, recaba rúbrica de la Jefatura de Servicios de Coordinación de Almacenes Regionales y envía información a la Subdirección de Contaduría de la Subdirección General de Finanzas, adjunta listado secuencial definitivo de entrada de insumos médicos, “Cifra Control” y medio magnético, copia de las remisiones y envía copias de conocimiento a las áreas siguientes:

1. Coordinación General de Administración.

2. Subdirección General de Finanzas.

3. Órgano Interno de Control. 4. Jefatura de Servicios de

Coordinación de Almacenes Regionales.

5. Departamento de Apoyo Administrativo y Enlace Contable.

C

8

(42)

Responsable Actividad Subdirección de Contaduría de la

Subdirección General de Finanzas.

Departamento de Enlace Contable o Departamento de Apoyo Administrativo y Enlace Contable.

10. Recibe y revisa oficios acompañados del listado secuencial definitivo de entrada de bienes, insumos médicos e inversión según corresponda, “Cifra Control”, copia de las remisiones y medio magnético.

¿Es correcta la información?

10.1 Sí: Revisa la documentación y la registra en el Mayor Auxiliar Contable. Concluye procedimiento en esta actividad.

10.2 No: Solicita al Departamento de Enlace Contable o Departamento de Apoyo Administrativo y Enlace Contable aclare información.

(43)

D. Registros

Nombre del

Tiempo de

G. Anexos

(44)

(45)

5. Clasificación y Guarda de Bienes de Consumo e Inversión Código Versión

(46)

A. Objetivo

Establecer los lineamientos y la secuencia de actividades que se deberán realizar, para el manejo, almacenamiento y conservación de los bienes de consumo e inversión para la salud recibidos en las Áreas Almacenarías dependientes de la Subdirección de Almacenes, de acuerdo con las normas establecidas, asegurando la protección de los mismos, su fácil y segura identificación, su rápida localización y suministro, aprovechando el espacio almacenario.

1. El Departamento de Almacenaje y Distribución correspondiente, supervisará que la clasificación y custodia de los bienes de consumo e inversión se realice conforme a la normatividad vigente.

2. El Departamento de Almacenaje y Distribución correspondiente programará las áreas físicas destinadas a la guarda de los bienes de consumo e inversión a recibir, con base en las características específicas de los productos.

3. La clasificación de los bienes de consumo e inversión se efectuará de acuerdo a los siguientes grupos de suministro:

a. Medicamentos con las secciones de sólidos, líquidos, lácteos, ampolletas, sueros y restringidos. b. Material de curación y reactivos con las secciones de material radiográfico, sondas, tubos,

catéteres, vendas, suturas, reactivos, material odontológico y material de curación.

c. Alta especialidad con las secciones de psicotrópicos, sólidos, líquidos y ampolletas restringidas, biológicos, red fría y material de curación.

d. Bienes varios con las secciones de equipo médico y administrativo, instrumental médico, mobiliario médico y administrativo, papelería y artículos de oficina, formas impresas, ropa contractual y hospitalaria, loza, artículos de limpieza y aseo, y mantenimiento

4. Se acomodarán y estibarán los artículos que se reciban apegándose a las normas básicas de almacenaje, considerando primeras entradas y primeras en vencer, primeras salidas, de acuerdo a la sección y número de clave a excepción de los que requieran estiba por su volumen o refrigeración. 5. El Departamento de Almacenaje y Distribución a través del Jefe de Sección deberá guardar en áreas

restringidas los narcóticos, psicotrópicos y anabólicos, de acuerdo a la sección y número de clave, conforme al control de Bienes de Inversión y a los lineamientos emitidos por la Secretaría de Salud. 6. La Subdirección de Almacenes instruirá que se efectúe un inventario físico anual y la rotación periódica

de existencias de bienes.

(47)

8. La Subdirección de Almacenes, semanalmente enviará a la Subdirección General Médica informe de existencias en almacén, como apoyo a la planeación de las adquisiciones.

9. La Subdirección de Almacenes, mensualmente enviará a la Subdirección General Médica informe de artículos próximos a vencer (insumos cuya caducidad se encuentra dentro del rango de 120 días), con lento y nulo movimiento para que determinen su desplazamiento que evite su caducidad.

(48)

Responsable Actividad Departamento de Almacenaje y _{Distribución, a través del}

Responsable de la Sección de Almacenamiento

Departamento de Almacenaje y Distribución Correspondiente

1. Lleva a cabo la guarda y custodia de los bienes, identificando por sección y clave, con base en el plano de localización y sus características.

2. Acomoda en espacios, entarimados y/o racks los bienes considerando la fecha de fabricación o caducidad, aplicando el método de “Primeras entradas y primeras en vencer, primeras en salir”.

3. Verifica periódicamente las caducidades por clave considerando: fecha de caducidad, fecha de fabricación y cantidad, así como el estado físico de los bienes.

4. Informa de las caducidades o deterioro detectado en los bienes al Departamento de Almacenaje y Distribución correspondiente

5. Recibe la información y elabora Registro de Caducidades (Anexo SA/MP/02) considerando: clave, descripción, cantidad, proveedor, número de lote, fecha de caducidad y fecha de fabricación.

6. Remite el Registro de Caducidades (Anexo SA/MP/02) a la Jefatura de Servicios que le corresponde.

(49)

5. Clasificación y Guarda de Bienes de Consumo e Inversión Código Versión Responsable Actividad Jefatura de Servicios de Coordinación de Almacenes Regionales/Jefatura de Servicios del Almacén Regional Centro. Subdirección de Almacenes Subdirección General Médica

7. Recibe, analiza y consolida la información del Registro de Caducidades (Anexo SA/MP/02) de los almacenes de su competencia.

8. Concentra y remite el informe a la Subdirección de Almacenes para su revisión.

9. Recibe y remite el informe consolidado a la Subdirección General Médica.

(50)

D. Registros

Nombre del

Tiempo de

G. Anexos

(51)

(52)

6.Surtimiento de Bienes de Medicamentos y Material de Curación Código Versión

(53)

A. Objetivo

Establecer los lineamientos, políticas de operación y la secuencia de actividades que deberán realizar los Departamentos de Almacenaje y Distribución para la dotación de medicamentos y material de curación de acuerdo a lo autorizado a los diversos Centros de Trabajo del Instituto.

1. Corresponderá a la Subdirección de Almacenes recibir, resguardar y distribuir los insumos para la salud conforme a lo programado y autorizado por la Subdirección General Médica, a través de los Almacenes Regionales del Instituto.

2. Las Jefaturas de Servicios del Almacén Regional Centro y de Coordinación de Almacenes Regionales serán las encargadas de verificar que los Departamentos de Almacenaje y Distribución realicen los surtimientos ordinarios, complementarios, extraordinarios y por Guía de Distribución conforme a la normatividad vigente.

3. La Jefatura de Servicios de Control y Evaluación suministrará conforme a lo solicitado los vehículos o medios de transporte para la realización de los surtimientos.

4. La Jefatura de Servicios de Sistemas de Información será la responsable de dotar y administrar el Sistema de Información para Registro y Control de Medicamentos y material de Curación.

(54)

Responsable Actividad Jefatura de Servicios

de Sistemas de Información. Departamento de Almacenaje y Distribución Correspondiente Departamento de Almacenaje y Distribución o Departamento de Almacenaje y Distribución Regional, a través del Jefe de Sección del Almacén

1. Recibe de la Subdirección de Infraestructura dependiente de la Subdirección General Médica la información correspondiente de los consumos autorizados, extraordinarios y guías de distribución para cada uno de los Centros de Trabajo, y carga en el sistema informático

2. Envía al Departamento de Almacenaje y Distribución correspondiente, la información documentada y/o a través del sistema informático, conforme al Calendario de Surtimientos autorizado. 3. Recibe la información documentada de los consumos autorizados y/o a través del sistema informático y genera preorden de Despacho (Anexo SA/MP/03), registrando el folio en el sistema con base en la libreta de control y turna al área de surtimiento por almacén y sección correspondiente.

4. Recibe la preorden de Despacho, y la turna al personal para el surtimiento, se registra manualmente en la Preorden las cantidades surtidas.

(55)

Responsable

Actividad Departamento de _{Almacenaje y} Distribución Correspondiente Departamento de Almacenaje y Distribución o Departamento de Almacenaje y Distribución Regional a través de la Subjefatura de Departamento de Apoyo Administrativo y Enlace Contable Departamento de Soporte Técnico y Documental o el Departamento de Almacenaje y

Distribución Regional a través de la Subjefatura de Departamento de Apoyo

Administrativo y Enlace Contable

6. Recibe la preorden de Despacho calificada y captura las cantidades surtidas, consolida la información de la cubicación del surtimiento, y genera el Reporte de Embarques (Anexo SA/MP/04)

7. Conserva Preorden de Despacho y remite el Reporte de Embarques al área de embarques del almacén correspondiente.

8. Envía la Solicitud de Transporte al Departamento de Soporte Técnico y Documental o al Departamento de Almacenaje y Distribución Regional, a través de la Subjefatura de Departamento de Apoyo Administrativo y Enlace Contable según corresponda.

9. Proporciona el servicio de transportación terrestre o servicio de paquetería aérea, según las necesidades.

(56)

Departamento de Almacenaje y Distribución o Departamento de Almacenaje y Distribución Regional a través del Jefe de Sección de Embarques

Representante Comisionado del Centro de Trabajo o Chofer Comisionado, según sea el caso

10. Entrega a pie de camión al responsable del Centro de Trabajo o chofer comisionado, los bienes surtidos.

¿Coinciden las cantidades físicas contra las del reporte de embarque?

10.1 No: Devuelve al Área de Cómputo del almacén correspondiente para realizar la corrección señalada junto con el personal comisionado por el Centro de Trabajo de destino o chofer comisionado según sea el caso. Pasa a la actividad 8.

10.2. Si: Remite reporte de embarque revisado y firmado al Área de Cómputo correspondiente para la emisión de la Orden de Despacho (Anexo SA/MP/05) definitiva por Centro de Trabajo y el Reporte de Claves Negadas. (Anexo SA/MP/06)

(57)

Responsable

Actividad _{de Almacenaje y}Departamento Distribución Correspondiente Representante Comisionado del Centro de Trabajo Operador ISSSTE o Transportista Subrogado Departamento de Almacenaje y Distribución o Departamento de Almacenaje y Distribución Regional, a través de la Subjefatura de Departamento de Almacenaje

12. Recibe Reporte de Embarque firmado por el representante del Centro de Trabajo, emite Orden de Despacho en original y copia, relación de claves no surtidas total y parcialmente, archiva Reporte de Embarques y entrega al representante comisionado del Centro de Trabajo original de orden de despacho, listado de claves no surtidas total o parcialmente y formato de control de tráfico vehicular o en su caso al chofer comisionado entrega original y copia de dicho documentos para recabar firma, sello y nombre del responsable del Centro de Trabajo de destino.

13. Recibe Orden de Despacho en original y copia, anota nombre, puesto, número de empleado, firma y fecha. 14. Viaja al Centro de Trabajo correspondiente y entrega los bienes y la documentación soporte, recabando las firmas, sellos y nombre en la orden de despacho del responsable autorizado de la recepción en la unidad destino, y regresa la documentación debidamente requisitada al almacén correspondiente. 15. Recibe, archiva Orden de Despacho y Control de Tráfico de vehículos en el archivo del Departamento.

(58)

D. Registros

Nombre del

Tiempo de

G. Anexos

1. Anexo: Preorden de Despacho SA/MP/03 2. Anexo: Reporte de Embarques SA/MP/04 3. Anexo: Orden de Despacho SA/MP/05 4. Anexo: Reporte de Claves Negadas SA/MP/06

(59)

(60)

7. Surtimiento de Bienes de Inversión, Varios y Mantenimiento Código Versión

(61)

A. Objetivo

Realizar las acciones y actividades operativas y administrativas para el surtimiento de Bienes de Inversión, Varios y Mantenimiento, adquiridos por el Instituto, en apego a las Guías de Distribución elaboradas por las áreas adquirientes.

1. La Subdirección de Almacenes proporcionará a la Subdirección de Recursos Materiales y Servicios los documentos o soportes que amparen la distribución de los bienes de inversión, para su control documental, asignación y registro de números de inventario.

2. La Jefatura de Servicios del Almacén Regional Centro autorizará y supervisará conforme a los cuadros de distribución, el suministro se realice el mismo día en que se elaboren la Transferencia de Bienes Inventariables, CP-02 y/o ABAST emitido por el sistema informático, previa validación del Departamento de Almacenaje y Distribución de Bienes de Inversión y Varios.

3. La Jefatura de Servicios de Sistemas de Información será la responsable de dotar y administrar el Sistema de Información para Registro y Control de los Bienes de Inversión, Mantenimiento y Varios. 4. El Departamento de Almacenaje y Distribución de Bienes de Inversión y Varios realizará el surtimiento

observando los aspectos siguientes:

a. Verificará que la Transferencia de Bienes Inventariables esté debidamente requisitada y se apegue a los cuadros de distribución que amparen el surtimiento de los bienes de inversión a cada Centro de Trabajo solicitante.

b. Los bienes de inversión que se surtan a los Centros de Trabajo deberán contener números de inventario.

c. Validará las Órdenes de Despacho de los Bienes de acuerdo a los Cuadros de Distribución y Catálogo Institucional.

(62)

Jefatura de Servicios de Almacén Regional Centro

1. Recibe de la Jefatura de Servicios de Almacén Regional Centro la guía de distribución de bienes, Requisita la CP-02 o ABAST.

2. Asigna folio progresivo de control, Transferencia de Bienes Inventariables (Anexo SA/MP/07) conforme a la Guía de Distribución, la firma y turna al Jefe de Servicios del Almacén Regional Centro, para su firma y autorización.

3. Recibe la CP-02 o ABAST, Transferencia de Bienes Inventariables (Anexo SA/MP/07), valida, firma y devuelve al Departamento de Almacenaje y Distribución de Bienes de Inversión y Varios.

4. Recibe la CP-02 o ABAST, Transferencia de Bienes Inventariables (Anexo SA/MP/07) y registra el número de control documental número de hojas, sección fecha de salida, el lugar de destino, número de contrato, número de inventario, cúbica la carga, lotifica los bienes por destino (ruta) y elabora la Ruta (s) de embarques

(63)

Responsable Actividad _{Departamento de Soporte Técnico}

y Documental

Inversión y Varios

6. Recibe solicitud de transporte y rutas de embarque, la CP-02 o ABAST, Transferencia de Bienes Inventariables (Anexo SA/MP/07).

7. Designa y envía unidad de transporte al Departamento de Almacenaje y Distribución de Bienes de Inversión y Varios, para recibir los bienes a transportar.

8. Embarca los bienes en el transporte asignado, de acuerdo al CTV y entrega la CP-02 o ABAST, al operador para recabar sellos y firma de recepción de los bienes en el destino final y entrega.

9. Recibe y firma de conformidad por la totalidad de los bienes consignados en la CP-02 o ABAST, para ser trasladados y entregados a la unidad receptora.

10. Verifica la carga y coloca los sellos de seguridad al transporte asignado.

11. Entrega al Operador, Orden de Salida para su destino final con la consigna de recabar y devolver con nombre y firma, y sello de la unidad receptora el original de la CP-02 o ABAST.

(64)

Responsable

Actividad Departamento de Almacenaje y Distribución de Bienes de Inversión y Varios

13. Entrega copias de la CP-02 o ABAST (Anexo SA/MP/07), al Departamento de Control de Bienes Muebles, Jefatura de Servicios de Control y Evaluación, y Jefatura de Servicios de Almacén Regional Centro.

B

(65)

D. Registros

Nombre del

Tiempo de

G. Anexos 1. Anexo: Transferencia de Bienes Inventariables (ABAST) SA/MP/07

(66)

(67)

8. Registro de Salidas de Bienes de Inversión y Varios Código Versión

(68)

A. Objetivo

Mantener actualizado el registro de salida de bienes de inversión y varios, del Almacén Regional Centro y de los Almacenes Regionales, mediante la captura diaria para asegurar que la información del sistema informático, corresponda con la documentación que ampara los movimientos de salidas de bienes, con el fin de contar con información que permita conocer las existencias disponibles, para su distribución a los Centros de Trabajo y su control.

1. El Departamento de Almacenaje y Distribución de Bienes de Inversión y Varios, proporcionará semanalmente al Departamento de Enlace Contable, un listado de validación de los movimientos de salidas en el kardex electrónico establecido por la Subdirección de Almacenes para su revisión.

2. El Departamento de Almacenaje y Distribución de Bienes de Inversión y Varios, elaborará en medio impreso y magnético el listado secuencial de salidas de bienes de inversión y varios, así como el Reporte de Existencias.

3. El Departamento de Almacenaje y Distribución de Bienes de Inversión y Varios, enviará mensualmente con fecha de corte al 25 de cada mes la información contable al Departamento de Enlace Contable para su revisión, análisis, integración y envío a la Subdirección de Contaduría de la Subdirección General de Finanzas, para que lleven a cabo los registros contables, dentro del calendario establecido por ésta. 4. La Jefatura de Servicios de Almacén Regional Centro supervisará el envío de la información contable a

(69)

Departamento de Enlace Contable.

1. Elabora y emite semanalmente el Listado de Validación de Salidas de Bienes de Inversión y Varios con base en el documento soporte de salida CP-02 Transferencia de Bienes Inventariables (Anexo/ A/MP/07) y envía por oficio para su revisión al Departamento de Enlace Contable.

2. Recibe Listado de Validación de Salida de Bienes de Inversión y Varios, coteja con base a las copias del Soporte de Salida CP-02 Transferencia de Bienes Inventariables (Anexo/ A/MP/07) para revisar que los listados contenga los datos siguientes:

• Clave del artículo. • Fecha de salida. • Número de partida.

• Número de clave del artículo. ¿Está correcta la información?

2.1 No. Devuelve por oficio al Departamento de Almacenaje y Distribución de Bienes de Inversión y Varios, Listado Secuencial de Salidas con sus respectivas observaciones para su corrección. Pasa a la actividad 1.