Gestión de Proyectos por ordenador

(1)

Prof. Julio Terrados - Gestión de Proyectos por ordenador – Nov. 2002

Universidad de Almería

Plan MITRA

Gestión de Proyectos

por ordenador

Julio Terrados Cepeda

Área de Proyectos de Ingeniería

Coordinador de Planificación Estratégica

Universidad de Jaén

Gestión de Proyectos

por ordenador

Objetivos del tema:

•Describir la evolución de las herramientas de Gestión de

Proyectos por Ordenador y su importancia actual en la

Planificación y Control de Proyectos.

•Analizar las principales características que se le deben exigir

a un software de Gestión de Proyectos para un uso eficaz y

productivo.

•Conocer las distintas aplicaciones que tenemos a disposición

en la actualidad.

•Estudiar, de forma práctica, el funcionamiento de una de las

aplicaciones comerciales más extendida para la Gestión de

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Gestión de Proyectos

por ordenador

•Introducción a los Sistemas de Gestión de

Proyectos por Ordenador

•Análisis de paquetes informáticos comerciales

•Gestión Proyectos con MsProject

•Introducción a MsProject

•Creación de un Proyecto

•Planificación de actividades

•Asignación de recursos y costes

•Control y seguimiento del Proyecto

•Documentación y presentación de informes

Introducción

• En los últimos años han ido apareciendo numerosos programas

informáticos tanto para la programación como para el control de

Proyectos. Estos programas que en principio eran independientes se

han ido integrando en paquetes que gestionan globalmente el proyecto

con opciones de

programación

,

gestión de recursos

y

control de

costes.

• En principio era necesario disponer de grandes ordenadores o

“mainframes” pero posteriormente se han ido creando

aplicaciones

para PC

que incluso han superado las posibilidades y el rendimiento

de los grandes programas anteriores.

• La utilización de un software de Gestión de Proyectos está permitiendo

a muchas organizaciones

la

planificación, optimización y

seguimiento de sus proyectos

, además de prestar ayuda valiosa a la

hora de la

asignación de recursos, evaluación de costes

y,

finalmente, aunque no de menor importancia, servir como soporte

gráfico de

presentación de diagramas

, típicamente de Gantt y de

Red (PERT, PDM).

(3)

An

á

lisis de paquetes inform

á

ticos comerciales

• Características de un Gestor de Proyectos

• Paquetes informáticos comerciales

Caracter

í

sticas de un Gestor de Proyectos

• A un software de gestión de proyectos se le debe exigir, entre otras

propiedades, que permita

controlar de una manera eficiente

el

desarrollo de un proyecto, que posea

flexibilidad y fiabilidad

, y una

determinada

elegancia en la presentación final

de los datos del

proyecto.

• Desde el punto de vista estrictamente técnico de la gestión y control de

proyectos, las

características

más importantes que se deben de exigir

a un programa de este tipo son las que a continuación se indican:

» Gestión de Calendarios

» Restricciones de planificación

» Duración y relaciones entre tareas

» Gestión de Recursos y Costes

» Gráficos Gant y PERT (Red)

» Generación e impresión de informes

» Opciones de importación / exportación

» Control del Proyecto

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Caracter

í

sticas de un Gestor de Proyectos

• Gestión de Calendarios

• Calendario Global

• Calendario de Recursos

• Calendario de actividades

• Restricciones de planificación

• No empezar antes de

• No empezar después de

• No terminar antes de

• No terminar después de

• Fijar fechas de actividades

• Planificación ASAP / ALAP

• Duración y relaciones entre tareas

• Duración mínima de tareas

• Interdependencias FF FS SF SS

• Cálculo de holguras

• Estimación pesimista/optimista/probable

Caracter

í

sticas de un Gestor de Proyectos

• Gestión de Recursos y Costes

• Recursos Globales

• Asignación de recursos a tiempo parcial

• Comparte recursos

• Recursos materiales

• Incluye costes (Fijos/Variables/Horas extras)

• Incluye gráficos de costes

• Gráficos Gant y PERT (Red)

• Incluye PERT

• Incluye diagrama GANTT

• Diagrama jerárquico

• Se pueden crear vistas

• Generación e impresión de informes

• Incluye informes estándar

• Se pueden definir nuevos informes

• Se pueden personalizar vistas

• Se pueden personalizar tablas

(5)

Caracter

í

sticas de un Gestor de Proyectos

• Opciones de importación / exportación

• Incluye PREVIEW

• Importa: TXT, CSV, XLS, WK1, WK3, DBF

• Exporta: TXT, CSV, XLS, WK1, WK3, DBF

• Enlaces dinámicos

• Control del Proyecto

• Compara programado /actual

• Evolución de Tareas y Costes

• Evolución del porcentaje

• Cargo de costes (Al principio - Al final – Prorrateados)

• Cálculo automático

Caracter

í

sticas de un Gestor de Proyectos

• Otras

• Inventario de recursos materiales • Cashflow

• Filtros • Macros

• Búsqueda de información • Compensación de recursos • Capacidad para trabajar en red • Maneja subproyectos • Incorpora otras aplicaciones • Diccionario

• Ayuda on-line • Ayuda indexada • Tutorial • Asistente

• Incorpora proyectos definidos • Facilidad de uso

• Facilidad de aprendizaje • Documentación

(6)

Paquetes informáticos comerciales

• Entre los paquetes comerciales más extendidos

destacamos:

• MsProject

de Microsoft

• CA-SuperProject

de Computer Associates

• Primavera Project Planner

de Primavera Systems

• Project Scheduler de Scitor

• Time Line de Symantec

• Artemis de Lucas Management Systems

• Open Plan Professional

• Quicknet

• PERTmaster

• Project Manager Workbench

Paquetes informáticos comerciales

ANALISIS COMPARATIVO DEL SOFTWARE EN DIRECCIÓN DE

PROYECTOS: APLICACIÓN PRÁCTICA

.

Manuel de Cós Castillo, Isabel

Ortiz Marcos

(A) En los suministros los costes de los equipos comprados según cinco pagos puntuales. (B) Utilizar actividades

tipo “hammock” cuya duración la dicta el comienzo y fin de otras actividades. (C) Rrecursos laborales y recursos materiales únicamente función de los días trabajados. (D) Asignando recursos materiales a distintas actividades

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G

estión

de Proyectos con

M

s

P

roject

2000

• Introducción a MsProject

• Creación de un Proyecto

• Planificación de actividades

• Asignación de recursos y costes

• Control y seguimiento del Proyecto

• Documentación y presentación de informes

Ventana del programa

• Barra de título

: Muestra el

nombre del proyecto en uso.

• Barra de menús

: Muestra los

principales menús

• Barra de herramientas

:

Presenta los iconos de las

operaciones más usuales.

• Barra de entradas

: Permite

introducir y editar los datos de

las tareas.

• Hoja de trabajo

: es la zona

donde se muestra el

proyecto.

• Barra de vistas

: permite

elegir entre distintas vistas

predeterminadas.

• Barra de estado

: Muestra

como se encuentran las

distintas teclas.

(8)

Barra de vistas

Vistas de tareas

• Calendario

: Calendario mensual mostrando las tareas y sus

duraciones.

• Diagrama de Gantt

: Lista de las tareas e información

relacionada, y un diagrama con las barras de las tareas en su

ubicación temporal.

• Diagrama de Red

: Muestra todas las tareas y sus

dependencias.

• Uso de tareas

: Lista de tareas y recursos para cada tarea.

• Gantt de seguimiento

: Permite comparar la línea base con la

programación actual

Vistas de recursos

• Gráfico de recursos

: Muestra la información de un recurso a

lo largo del tiempo

• Hoja de recursos

• Uso de Recursos

Más vistas

• Existen otras vistas predeterminadas a las que se acceden

pulsando en Mas vistas.

Cambio de vistas

Project nos proporciona

tres categorías de vistas

cada una de las

cuales muestra información del proyecto de forma distinta:

• Vista de hoja (tabla):

Es muy útil cuando tenemos que

introducir mucha información de tareas y recursos de una vez

ya que la presenta en un formato de filas y columnas.

• Vista gráfica y de diagrama

: Esta vista nos viene muy bien

cuando tenemos que presentar una información visual sin

tantos detalles.

• Vista de formulario

: Debemos utilizar esta vista cuando

queramos examinar detalladamente la información de una

tarea o recurso determinado.

Todas estas vistas se pueden mostrar en un formato individual (una

única hoja, diagrama, gráfico o formulario) o combinado (como es el

caso del Diagrama Gantt, que combina la tabla de entrada, que es una

hoja, y el diagrama de Gantt).

Tablas y vistas

• Podemos cambiar la tabla que aparece en el diagrama en el

menú Ver y opción Tabla.

(9)

Diagrama de

Gantt

Diagrama de Red

(10)

Uso de tareas

Hoja de recursos

(11)

CREACIÓN DE UN PROYECTO

• Información sobre el proyecto

• Selección y definición de un calendario

• Propiedades del Proyecto

Información sobre el proyecto

En el menú

Proyecto

seleccionamos la opción de

Información del proyecto

, y podemos controlar:

– Fechas de comienzo y fin Fecha en la que

iniciamos la programación.

– Programación hacia delante. Si elegimos la

opción de programar a partir de la Fecha de

comienzo, la programación va desde ésta

hacia el final del proyecto calculando las

fechas tempranas.

– Programación hacia atrás. Si elegimos la

opción de programar a partir de la Fecha de

fin, la programación va desde ésta hacia el

inicio del proyecto calculando las fechas

tardías.

– Fecha actual y de estado. La fecha actual es

la fecha del día de hoy, en general no es

conveniente cambiarla. MsProyect realiza los

cálculos a partir de esa fecha a no ser que le

marquemos otra en la fecha de estado.

(12)

Selección y definición de un calendario

• Calendarios

básicos

. Los

calendarios básicos

del programa son

Estándar (lunes a

viernes de 8 a 17

horas), 24 horas (de

lunes a domingo, todo

el día) y turno de

noche de la noche del

lunes a la mañana del

sábado, de 23 a 8

horas)

• Definición de un

calendario nuevo

• Impresión del

Calendario

Propiedades del Proyecto

La hoja de

propiedades se

encuentra en el

menú

archivo,

opción

propiedades.

• Ficha de

Resumen

• General,

Estadísticas,

Contenido

• Modificación de

las Propiedades

•

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PLANIFICACIÓN DE ACTIVIDADES

• Tipos de tareas

• Declaración de tareas

• Presentación y edición de tareas

• Organización de las tareas

Tipos de tareas

• Resúmenes

. Tareas compuestas a su vez por otras tareas

• Subtareas

. Partes de una tarea resumen

• Tareas recurrentes

. Actividades que se desarrollan a

intervalos regulares

• Hitos.

Tareas sin duración, que marcan puntos importantes del

proyecto

(14)

Declaración de tareas

• Listado de tareas

: Las tareas las vamos introduciendo en la columna Nombre

de Tarea de la tabla de entrada de la vista Diagrama de Gantt. Cada una de las

tareas está identificada por un número que se va escribiendo automáticamente

a medida que vamos introduciendo las tareas.

• Duraciones:

Las duraciones las vamos escribiendo en la columna duración.

Estas duraciones las podemos especificar en periodo laborable

(horas, h; minutos,

m; o meses, ms)

o en tiempo transcurrido

(dt, que incluye períodos laborables y no

laborables basados en un día de 24 horas y en una semana de 7 días)

• Cuadro de información

. Pulsando dos veces sobre el nombre de la tarea nos

aparece el cuadro de información. Tiene cinco apartados: General,

Predecesoras, Recursos, Avanzado y Notas.

Presentación y e

dición

de tareas

• Presentación de las tareas. Una vez declaradas,

podemos modificar el texto, copiar lo escrito en otra

celda o ajustar el tamaño de la celda.

• Desplazamiento o Copia

de las tareas. Pulsando

sobre el número de identificación y seleccionando

cortar o copiar. Vamos a la fila donde la queremos

copiar y seleccionamos pegar.

• Inserción o eliminación. Para insertar se utiliza el

menu Insertar y Nueva tarea. Para borrar se utiliza el

menú Edición – Eliminar tarea o la tecla de borrado.

(15)

Organización de las tareas

• Declaración de subtareas

. Para hacer que una tarea sea

subtarea, se selecciona y se le aplica la sangría (->). Esto hace

que la tarea inmediatamente anterior pase a resumen. Se

puede deshacer una sangría con la flecha contraria (<-). Para

mostrar y ocultar subtareas de una tarea resumen,

seleccionamos la tarea resumen en cuestión y pulsamos los

botones Mostrar Subtareas (+) y Ocultar Tareas (-)

respectivamente.

• Declaración de hitos

. Si damos duración cero a una tarea se

declara un hito.

• Tareas recurrentes

. El menú insertar – tarea repetitiva,

podemos insertar tareas que se repitan periódicamente según

un cierto patrón.

PROGRAMACIÓN DE TAREAS

• Declaración de vínculos

.

La forma más sencilla de marcar un

vínculo es con el botón de vinculación Se seleccionan las tareas que se

quieren vincular y se pulsa el botón de vinculación (cadena). Se puede

también utilizar el menú Edición – vincular tareas

o Control-F2. Se

pueden seleccionar tareas que no sean contiguas pulsando la tecla

Control, al seleccionar la segunda.

• Modificación de las relaciones

.

Podemos declarar relaciones o

modificarlas usando la tabla de entrada de tareas, en la columna

Predecesoras. En ella se escribe el número de la tarea que precede a la

que estamos editando. Si queremos marcar un tipo de relación distinto

del FC (Final a comienzo) deberemos decírselo poniendo a continuación

del número la abreviatura correspondiente (FC, CC, FF o CF).

•También podemos modificar una relación

utilizando el cuadro de dialogo de

dependencias, que aparece al hacer doble

clic sobre la línea que representa una

relación en el Diagrama.

(16)

Delimitaciones y restricciones

• Delimitaciones y

restricciones

: Utilizando el

cuadro de dialogo de

información de tarea, en la

pestaña avanzado, podemos

definir delimitaciones de la

tarea como:

–

Tipo flexible

: Lo antes

posible, Lo mas tarde

posible, No terminar antes

del, No comenzar antes del

–

Tipo Inflexible

: Debe

terminar el, Debe comenzar,

No terminar después de, No

comenzar después del.

• Project avisa que una tarea

está delimitada añadiendo un

icono al campo Indicadores

de la tarea.

Asignación de recursos y costes

• Asignación de recursos al Proyecto

• Asignación de recursos a las tareas

• Costes y presupuesto

(17)

Asignación de recursos al Proyecto

• Pulsando el botón

asignar recursos

(que presenta dos

cabezas de perfil) aparece el cuadro de diálogo asignar

recursos. En él podemos definir cuales son los recursos

disponibles para el proyecto y las cantidades de cada

uno que disponemos.

Asignación de recursos al Proyecto

•Podemos usar

también la

Hoja de

Recursos

, a

través de la barra

de menú Ver –

Hoja de Recursos,

o con la barra de

vistas.

•En la hoja de

Recursos tenemos

información

detallada de cada

recurso y podemos

incorporar sus

costes horarios.

(18)

Asignación de recursos al Proyecto

•Otra forma de

gestionar los

recursos es

utilizar el

cuadro

de diálogo

Información del

recurso

, que se

obtiene pulsando

dos veces sobre

un recurso.

Asignación de recursos a las tareas

• Con el cuadro de asignar recursos abierto, seleccionamos una

tarea en el diagrama de gant y un recurso del cuadro, y

pulsamos asignar

• También lo podemos hacer con el

cuadro de información de

(19)

Costes y presupuesto

• Introducción de costes

fijos

• En la tabla de costes

podemos incorporar los

costes fijos de cada tarea

y la definir la forma en la

que se incurren

• Costes por actividad

• Project nos desglosa los

costes de cada actividad

• Presupuesto total del

Proyecto

• Project realiza la

agregación para obtener

el presupuesto del

Proyecto

Seguimiento y Control del Proyecto

• Línea base del Proyecto

• Actualización de datos de las tareas

• Informes de control

(20)

Seguimiento y Control del Proyecto

• Línea base

: es la

planificación de referencia

para el seguimiento y

control del proyectos. Se

graba en el menú

Herramientas – seguimiento

– guardar línea base.

También se puede grabar al

guardar el pro yecto.

• Se puede guardar la línea

base del proyecto completo

o de un grupo de tareas.

Seguimiento y Control del Proyecto

Actualización de los datos

de las tareas

• Se puede utilizar la tabla de

seguimiento de tareas de la

hoja de tareas

, para

actualizar los datos del

desarrollo de las tareas.

• También podemos

seleccionar la tarea que

queremos actualizar y utilizar

la opción

Herramientas –

seguimiento – actualizar

tarea

.

• Otra opción práctica es

utilizar la

barra de

herramientas de

seguimiento

.

(21)

Informes de control

• El Diagrama

Gantt de

seguimiento

muestra el

prograso del

proyecto y la

comparación

con la línea

base.

• La

tabla de

costes

nos

muestra el

estado de los

costes por

actividad

Documentación y presentación de informes

• Configuración de diagramas

– Diagrama de Gantt

– Diagrama de Red

• Informes predefinidos

(22)

Documentación y presentación de informes

Diseño del Gráfico de

Gantt

•Posicionándonos con

el ratón en un área

vacia del gráfico de

Gantt, podemos

acceder mediante el

botón derecho a una

menú para cambiar el

formato del gráfico

Documentación y presentación de informes

Diseño del

Gráfico de Red

•Posicionándonos

con el ratón en

un área vacía del

gráfico de Red,

podemos acceder

mediante el botón

derecho a una

menú para

cambiar el

formato del

gráfico

(23)

Documentación y presentación de informes

Informes

predefinidos

Project dispone de una

serie de informes

predefinidos

(Generales,

actividades, costes,

asignaciones, carga de

trabajo) que podemos

utilizar en nuestro

proyecto

Documentación y presentación de informes

Informes personalizados

Podemos usar la ventana de personalizar para crear nuestros

propios informes

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Plan MITRA

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por ordenador

Julio Terrados Cepeda

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