Informe Final del Sistema de Información y Comunicación para la Facultad de Psicología

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Informe Final del Sistema de Información y Comunicación

para la Facultad de Psicología

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Av. Manuel Olguín 335 – 345 Of.1208 Monterrico Chico, Santiago de Surco, Lima Teléfono 357-2268 / 357-2255

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Contenido

Resumen Ejecutivo ... 3

Objetivo General ... 4

Objetivos Específicos ... 4

Indicadores de Éxito:... 4

Alcance del Proyecto ... 5

Portal Web: ... 5

Características principales ... 5

Intranet ... 6

Características principales ... 6

Equipo del Proyecto ... 8

Stakeholders ... 8

Enfoque Técnico y Metodología de Trabajo ... 8

Desarrollo del Proyecto ... 9

Requerimientos ... 9

Análisis y Diseño ... 9

Construcción del Software ...10

Implementación del Software ...11

Pruebas del Software ...11

Capacitación del Software ...11

Conclusiones ...11

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Resumen Ejecutivo

Se ha implementado en la facultad de Psicología de la Universidad Nacional Hermilio Valdizán, dos sistemas de comunicación (intranet y portal web) con la finalidad de mejorar los canales de comunicación que actualmente existe entre los stakeholders (profesores, administrativos y alumnos) de la facultad de Psicología. Así mismo, a través de estos sistemas se busca centralizar la información y digitalizarla con la finalidad de contar con un medio más ordenado en relación al que existe en la actualidad.

Para realizar dichos sistemas ha sido necesario en un principio realizar un diagnóstico para evaluar el estado actual del sistema de comunicación en la facultad. Posterior a ello se realizaron los sistemas de información y comunicación en conjunto con la facultad para contar con las validaciones correspondientes del área usuaria. Finalmente, se procedió a realizar el despliegue del sistema así como la capacitación a los stakeholders que serán parte del sistema de información y comunicación.

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Objetivo General

Implementar un portal web y un intranet que permita mejorar el sistema de comunicación que existe entre los alumnos, profesores y área administrativa de la facultad de sicología de la Universidad Nacional Hermilio Valdizán.

Objetivos Específicos

0E1: Realizar un diagnóstico respecto al actual sistema de comunicación que existe en la facultad de sicología y la interrelación existente entre los principales stakeholders.

OE2: Desarrollo del sistema de comunicación informáticos que se encuentren acorde a los requerimientos de mejora de comunicación por parte de la facultad y a los estándares de acreditación de SINEACE

OE3: Brindarle la posibilidad a los stakeholders para que puedan utilizar los sistemas de comunicación aprovechando al máximo las funcionalidades de los mismos.

Indicadores de Éxito:

Para OE1:

IE1: Informe del diagnóstico y evaluación del estado actual del sistema de información y comunicación.

IE2: Informe del diagnóstico y evaluación del estado actual de la arquitectura tecnológica IE3: Flujograma de los canales de comunicación diseñados

IE4: Informes donde se describen los stakeholders y usuarios con sus respectivas funciones

Para OE2:

IE5: Informe de articulación del sistema de información y comunicación con los estándares de acreditación SINEACE

IE6: Informe de análisis y diseño del sistema de información y Comunicación IE7: Informe de evaluación del desarrollo web y servicios necesarios

IE8: Informe de la evaluación de la implementación, de los reportes y la información académica Para OE3:

IE9: Plan de capacitación del uso del sistema de información y comunicación

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www.enchufate.pe IE10: Manual de análisis y diseño

IE11: Manual de definición de programas IE12: Manual de operación del sistema IE13: Manual del usuario

IE14: Manual de entidad relación base de datos IE15: Manual de reportes

IE16: Manual de instalación en servidor y máquinas de clientes IE17: Manual del diccionario de datos y diagrama de secuencias

Alcance del Proyecto

El Sistema de Información y Comunicación con el objetivo de asegurar los mecanismos de información y comunicación de la Carrera de Psicología hacia los interesados se procedió a la implementación de 2 subsistemas:

 Portal Web: Sistema encargado de gestionar contenidos de difusión y mantener informados a alumnos, docentes, personal administrativo y público en general con algún interés en consultar información de la Facultad.

 Intranet: Sistema encargado de brindar canales de comunicación activos entre alumnos, docentes y administrativos. Además, de gestionar información académica como las notas y encuestas académicas de la Facultad.

A continuación se detallarán las funcionalidades de cada sistema:

Portal Web:

Características principales

ÍTEM ID HISTORIA BKLGI-001

Como usuario debo autenticarme en el sistema web ingresando mi usuario y contraseña, así como poder recuperar mi contraseña, para poder ingresar a la gestión del portal web.

BKLGI-002

Como administrador debo ver la página principal para conocer sus diferentes acciones y ver, en el menú, la gestión del portal Web para su edición y posibles cambios a futuro.

BKLGI-003 Como administrador puedo gestionar anuncios publicitarios para la informar a los usuarios por el Portal Web.

BKLGI-004 Como administrador puedo cambiar la información de la presentación de la facultad dentro del portal web para actualizar ante mejoras en la presentación.

BKLGI-005 Como administrador puedo gestionar la acreditación y licenciamiento para su visualización en el portal web

BKLGI-006 Como administrador puedo gestionar los convenios macro y específicos para

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tener una actualización ante las mejoras con los convenios.

BKLGI-007 Como administrador puedo gestionar el directorio para la visualización para tener actualizaciones y cambios sobre el directorio de la facultad.

BKLGI-008 Como administrador puedo gestionar la malla curricular en el cual es visualizado en el portal web para los cambios posibles.

BKLGI-009 Como administrador puedo gestionar la reseña histórica del portal web para la edición de la historia De la facultad

BKLGI-010 Como administrador puedo gestionar la misión, visión y valores para su edición en el portal web

BKLGI-011 Como administración puedo gestionar las áreas psicológicas para su edición y visualización con el Portal Web.

BKLGI-012 Como administrador puedo gestionar las áreas psicológicas para su edición y posibles nuevas áreas dentro de la facultad.

BKLGI-013 Como administrador puedo gestionar las comisiones para que se muestre en el portal web.

BKLGI-014 Como administrador puedo gestionar el menú del portal Web para realizar posibles cambios.

BKLGI-015 Como administrador puedo gestionar los enlaces que están en el portal web para acortar el enrutamiento de las necesidades del usuario.

Intranet

Características principales ÍTEM ID HISTORIA BKLGI-001

Como usuario debo autenticarme en el sistema web ingresando mi usuario y contraseña, así como poder recuperar mi contraseña, para poder ingresar al intranet.

BKLGI-002

Como administrador debo ver la página principal para conocer sus diferentes acciones y ver, en el menú, la gestión del portal Web para su edición y posibles cambios a futuro.

BKLGI-003 Como administrador debo gestionar el Portal web de la facultad para mostrar las últimas novedades de la facultad

BKLGI-004 Como administrador puedo registrar los egresados para tener un canal de comunicación con los exalumnos de la facultad de Psicología.

BKLGI-005 Como administrador debo gestionar los contenidos informativos para los usuarios registrados.

BKLGI-006 Como administrador puedo gestionar anuncios por grupos para mantener informados a todos los usuarios.

BKLGI-007 Como administrador debo comunicarme con otros usuarios a través de un chat para tener una canal de comunicación en tiempo real.

BKLGI-008 Como administrador puedo realizar foros dirigidos a roles específicos, con la participación de otros roles, para comentar y debatir temas específicos.

BKLGI-009 Como administrador puedo registrar las investigaciones realizadas para que los usuarios visualicen la información de forma más factible que requieran BKLGI-010 Como administrador debo registrar los proyectos sociales para que los

usuarios visualicen la información más eficaz.

BKLGI-011 Como administrador debo gestionar los trámites asociados a la facultad para tener una mejor gestión de datos

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BKLGI-012 Como administrador debo gestionar las encuestas para tener un control y obtener resultados estadísticos para tomar decisiones.

BKLGI-013 Como administrador puedo visualizar los reportes que realiza el sistema para tener un control sobre las funcionalidades que se desarrollan en la plataforma BKLGI-014

Como administrador puedo permitir la creación, eliminación y edición de eventos organizados por la facultad para gestionar los eventos de manera eficaz.

BKLGI-015

Como administrador puedo permitir la creación, eliminación y edición de noticias organizadas por la facultad para gestionar las mismas de manera eficaz.

BKLGI-016 Como docente debo ver la página principal para conocer las diferentes acciones.

BKLGI-017 Como docente puedo gestionar las notas de sus aulas ante los avances del periodo académico para que los alumnos visualicen sus notas en tiempo real.

BKLGI-018

Como docente puedo tener comunicación con otros usuarios a través de un chat para la comunicación entre docentes, alumnos y la administración en tiempo real.

BKLGI-019 Como docente puedo realizar y visualizar foros dirigidas a roles específicos con la participación de otros roles.

BKLGI-020

Como docente puedo visualizar las investigaciones a nivel de facultad(específico) junto a la revista publicada para tener la información en tiempo real.

BKLGI-021 Como docente puedo visualizar los proyectos sociales publicados para tener la información en tiempo real.

BKLGI-022 Como Alumno debo ver la página principal para poder conocer las diferentes acciones.

BKLGI-023 Como alumno puedo tener comunicación con otros usuarios a través de un chat para realizar conversaciones en tiempo real.

BKLGI-024 Como alumno puedo realizar foros dirigidas a roles específicos con la participación de otros roles.

BKLGI-025 Como alumnos puedo consultar las investigaciones registradas, acompañadas en filtros, para obtener la información más eficaz.

BKLGI-026 Como alumno puedo consultar los proyectos sociales registrados, acompañadas en filtros, para obtener la información más eficaz.

BKLGI-027 Como alumno puedo consultar el historial de notas para visualizar en tiempo real

BKLGI-028 Como alumno puedo registrarme a eventos de la facultad para ser la inscripción de manera eficaz.

BKLGI-029 Como alumno puedo visualizar los trámites realizados de la facultad en tiempo real para ver la información de manera eficaz.

BKLGI-030

Como alumno o docente debo responder las encuestas realizadas por el administrador para que el administrador pueda obtener resultados con la información obtenida.

BKLGI-031

Como administrador puedo gestionar el grupo de consultoría (chat) para la tesis en alumno y docente; para asignar al alumno al docente que le corresponde.

BKLGI-032 Como docente puedo tener una comunicación directa con los alumnos asignados para la consultoría de la tesis para tener un canal en tiempo real.

BKLGI-033 Como alumno debo tener una comunicación directa con el docente asignado

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www.enchufate.pe para la ayuda de tesis en el tiempo real.

Equipo del Proyecto

Stakeholders

ROL GENERAL STAKEHOLDERS

SPONSOR PROCALIDAD

EQUIPO DE PROYECTO

JEFE DE PROYECTO

Ygnacio Felipe Parado Huallanca

OTROS MIEMBROS DEL EQUIPO DE PROYECTO

 Marco Bruggmann

 Jaylli Aurelio Arteaga

 Jorge L., Lynch S.

 Arturo S., Gamarra M.

 Miguel Florida

USUARIOS/CLIENTE

 Lilia Campos Cornejo

 Gabriel Coletti Escobar

 Edith Beraún Quiñones

Enfoque Técnico y Metodología de Trabajo

El Sistema de Información y Comunicación, se desarrolló con el lenguaje de programación C# y se usó el Framework .NET 4.5, bajo el patrón de diseño MVC5 que permite el uso de una sintaxis elegante y expresiva para crear código de forma sencilla y permitiendo multitud de funcionalidades. Asimismo, se estará trabajando con el manejador de base de datos Microsoft SQL Server 2008 R2 o superior.

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La interfaz del Sistema de Información y Comunicación se realizó bajo la técnica denominada Reponsive Design, esta permitió aplicar un patrón de diseño gráfico que facilite la lectura en cualquier dispositivo cliente (pc, tablets y smartphones de diferentes tamaños de pantallas y resoluciones). Debido a que consiste consiste en el desarrollo de los sistemas web plenamente dinámicas que ajusten el contenido, la visualización y la experiencia de usuario a las características diferenciadas y cambiantes de los múltiples dispositivos actuales.

El marco de trabajo usado para la gestión fue la ISO/IEC 29110, norma internacional que garantiza que los procesos de gestión de proyectos e implementación de software se llevan a cabo con eficiencia y la más alta calidad.

El marco de trabajo para el desarrollo ágil fue SCRUM, lo cual implica una interacción constante con los Stakeholders involucrados y la presentación periódica de avances por parte del equipo del proyecto asignado. De esta manera, se minimizan los riesgos del proyecto por la constante participación del usuario cliente para la validación de los Sprints presentados.

Asimismo, el Sistema de Información y Comunicación se realizó en base a los lineamientos de los estándares de acreditación para la Facultad de Psicología según SINEACE.

Desarrollo del Proyecto

Para la gestión del Proyecto se usó la ISO/IEC 29110 y se optó por una metodología ágil como SCRUM, debido a que el tiempo del proyecto era menor a 90 días y se podían programar reuniones seguidas con el cliente.

Asimismo, para el desarrollo e implementación del Sistema de Información y comunicación se realizaron una serie de actividades clasificadas por fases, las cuales se detallarán a continuación:

Requerimientos

Inicialmente, se programó una reunión con el usuario cliente (Facultad de Psicología), la cual tuvo como objetivo validar el alcance establecido en los términos de Referencia. Asimismo, se procedió a la captura de requerimientos base. Además, se procedió al levantamiento de información acerca de los canales de comunicación internos, si se usaba algún sistema de información y como venían trabajando en general. Luego de ello, se procedió a la siguiente fase de Análisis y Diseño.

Análisis y Diseño

En esta etapa, se realizó un análisis de la información obtenida y se elaboró un informe del diagnóstico y evaluación del estado actual del sistema de información y comunicación. En este informe, se llegó a la conclusión que no existía un sistema que permita optimizar los canales de comunicación, publicación de artículos de investigación, asesoría de tesis, foros de discusión, entre otros. Si bien es cierto que contaban con algunos sistemas, estos tenían otros fines institucionales. Además, el siguiente paso fue coordinar con el área tecnológica para evaluar su arquitectura actual para los sistemas implementados, en ello no encontramos ninguna

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incompatibilidad ni problema para los software a desarrollar. Posterior a ello, se aterrizó el alcance del sistema definiendo los canales de comunicación internos en un flujograma y a la vez se describieron las funcionalidades por cada stakeholders. Durante esta etapa, el trabajo fue crítico debido a que se tomó como referencia los estándares de acreditación del SINEACE para la articulación del Sistema, entonces se vieron muchas oportunidades de mejoras para algunas funciones del sistema y se procedió a abarcar detenidamente en cada una de ellas.

Finalmente, luego de realizar mejoras en coordinación con el cliente se pudieron establecer los requerimientos finales y se definió una línea base del proyecto.

Por otro lado, si bien es cierto que se tenía un alcance definido no fue suficiente para proceder al desarrollo. Debido a que se optó por una arquitectura orientada a servicios para permitir la trazabilidad con los sistemas de la Institución actuales y futuros, fue necesario analizar que funcionalidades iban a tener interoperabilidad con otros sistemas. Finalmente, se procedió a la creación del diagrama de entidad-relación de la base de datos y prototipos de interfaz del proyecto.

Construcción del Software

En esta fase, se desarrolló completamente el software y los documentos necesarios que componen el sistema. Las actividades realizadas para un correcto desarrollo fueron las siguientes:

 Planificación del Sprint 1: Se procedió a elegir algunas funcionalidades del Product Backlog para el Sprint y se asignaron responsables de cada Backlog(Funcionalidad).

Asimismo, se definieron las actividades y tiempos para cada funcionalidad asignada.

 Desarrollo del Sprint Backlog 1: Durante este proceso los programadores realizaron la maquetación gráfica de las funcionalidades asignadas en el tiempo previsto, asimismo, se realizaron modificaciones pequeñas a algunas tablas creadas con el fin de cumplir con la funcionalidad exigida. Finalmente, se procedió al desarrollo de la lógica de negocio de cada funcionalidad e integrarla con el diseño realizado.

 Pruebas Unitarias e Integrales: Durante el desarrollo del Sprint 1, el equipo de QA procedió a validar las funcionalidades que se iban finalizando y en caso de encontrar alguna observación se informaba al Jefe de Proyecto sobre la incidencia para que puedan subsanarla lo más pronto posible. De esta manera, no se esperaba al final del proyecto para realizar correcciones. Todas las pruebas realizadas, se encuentran en el Informe de Pruebas.

 Hito Sprint 1: Al finalizar el Sprint 1 se generó una primera versión del sistema y se presentó ante el cliente para tener un feedback, los cambios solicitados se incluían en el siguiente Sprint.

 Planificación del Sprint 2: Una vez que se daba por finalizado el Sprint 1, se realizaba la planificación del Sprint 2. En este, se agregaron las funcionalidades restantes y los cambios solicitados. De igual manera, se asignaron responsables para cada funcionalidad y tiempos de desarrollo.

 Desarrollo del Sprint Backlog 2: En esta actividad, los programadores procedieron a desarrollar la lógica de negocio de las funcionalidades solicitadas y realizar la integración con el diseño realizado en el Sprint 1.

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 Pruebas Unitarias e Integrales: Al igual que en el Sprint 1, el equipo de QA estuvo monitoreando las funcionalidades finalizadas y emitiendo su informe con las incidencias encontradas para su inmediata subsanación.

 Hito Sprint 2: Al finalizar el Sprint 2 ya teníamos una versión preliminar del Portal Web e Intranet pero en conjunto con el área usuaria se validó el sistema y en el caso de algunas oportunidades de mejoras se agregaron al documento de Solicitud de Cambios y se procedió a su implementación. Por último, se generó una versión final del sistema lista para su despliegue.

Implementación del Software

La etapa de implementación es la instalación de los sistemas desarrollados en los servidores disponibles de la Institución. Por ello, se solicitó al área de Tecnología que nos brinde un espacio para el despliegue del sistema Web y en coordinación con ellos se procedió a publicar el sistema. Asimismo, se documentó el proceso de instalación del sistema.

Pruebas del Software

Las pruebas de Software se llevaron a cabo durante el desarrollo y al finalizar el proyecto se realizaron pruebas integrales de todas las funcionalidades en conjunto. Además, se realizaron pruebas con el sistema desplegado en el servidor brindado por TIC de la Institución, en ellas se midió si el tiempo de respuesta era óptimo, no habían incidencias ni algún problema de compatibilidad. Todo ello se puede visualizar a mayor detalle en el informe de Pruebas adjunto como entregable.

Capacitación del Software

Para la capacitación del Sotware al usuario cliente se procedió a realizar un Plan de capacitación en conjunto con la Facultad. Luego, se realizaron las capacitaciones a los usuarios de ambos sistemas (Portal Web e Intranet). Para la Capacitación se hizo uso intensivo de herramientas digitales, manuales de usuario y participación activa de los asistentes.

Además, se llevó un control de registro de docentes y una encuesta de satisfacción de la capacitación. Estos documentos se encuentran en los entregables de la actividad N° 8.

Conclusiones

El Sistema de Información y Comunicación desarrollado permitirá un flujo de información a todos los usuarios con estándares de calidad, además, optimizará las funciones y tareas de la Escuela. A continuación, se detallarán algunas conclusiones en base a las funcionalidades implementadas:

1. La implementación del sistema de comunicación e información permitirá que docentes, alumnos y personal administrativo puedan estar mejor comunicados en relación al actual sistema de comunicación.

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2. El sistema intranet permitirá que los profesores puedan tener un contacto más directo con los alumnos a través de los foros y chats incluidos en el sistema

3. El portal web permitirá que la facultad pueda emitir información relevante tanto a los stakeholders de la facultad, así como público en general.

4. Por medio del sistema de intranet la facultad podrá contar con reportes que se encuentren acordes con los estándares de acreditación solicitados por el SINEACE.

5. Por medio de la Intranet de la Facultad, la escuela podrá realizar encuestas con contenidos administrables, así podrá obtener medios de verificación electrónicos para interrogantes que se deseen resolver.

6. La escuela tendrá una herramienta tecnológica que permita la difusión de contenidos informativos, noticias, eventos e información general de la Escuela.

7. Debido a la información que se refleja en los sistemas de información y comunicación, las autoridades de la facultad podrán realizar acciones correctivas para ciertos cursos, profesores y alumnos con la finalidad de seguir con la mejora continua propuesta por la facultad.

Por todo lo mencionado anteriormente, el proyecto tiene un impacto positivo en la Escuela no solo a nivel operacional sino que al estar alineado a los estándares de acreditación del SINEACE permite a la escuela cumplir con varios medios de verificación y a la vez tener indicadores de cumplimientos para poder tomar medidas correctivas y evaluar los puntos a mejorar en la Escuela.