MANUAL DE CONTROL
INTERNO
CONTENIDO
ANTECEDENTES ... 1
PRÓLOGO ... 2
CONTROL DE LA GESTIÓN ... 3
CONTROL DE LA GESTIÓN -COMPONENTES ... 3
¿QUÉ ES UN INDICADOR? ... 4
BENEFICIOS DERIVADOS DE LOS INDICADORES DE GESTIÓN ... 4
INDICADORES: ¿PARA QUÉ SE UTILIZAN? ... 5
ATRIBUTOS DE LOS INDICADORES Y TIPOS DE INDICADORES ... 5
TIPOS DE INDICADORES ... 5
Categorías de los indicadores ... 6
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Que, la Corporación Fondo de Jubilación Patronal Especial de Petrocomercial FCPC, CORFOJUB, fue creado a partir del 1ero. de julio de 1994 de acuerdo a la contrato colectivo y a la Resolución de Gerencia de Petrocomercial N.- 960022, del 07 de agosto de 1996, regulada por el Título XXIX DEL Libro Primero del Código Civil, como una organización de derecho privado, con finalidad social y sin fines de lucro”.
Que, mediante oficio N. SG-20005-013 del 03 de enero del 2005, en respuesta al oficio N.- 232-CORFOJUB-2004, la Secretaria General según lo dispuesto en el artículo 2, Sección IV, del Capítulo III, del Subtitulo II, del Título XV de la codificación de resoluciones de la superintendencia de Bancos y Seguros y de la Junta Monetaria acepta y reserva la denominación de CORPORACION FONDO DE JUBILACION PATRONAL ESPECIAL DE PETROCOMERCIAL-FCPC.
Que, mediante Oficio No.SB-DS-2016-00090 de 18 de febrero de 2016, la Superintendencia de Bancos, informa a la Junta de Política y Regulación Monetaria y Financiera que la Corporación Fondo de Jubilación Patronal Especial de Petrocomercial FCPC-CORFOJUB ha recibido aportes estatales, por lo que en virtud de los dispuesto en el artículo 220 reformado de la Ley de Seguridad Social, y en el artículo 1 de la resolución N0.053-2015F de 05 de marzo de 2015 el Banco del Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social BIESS asume la administración del Fondo.
Que, Que en la actualidad, la Resolución 280-2016-F expedida por la Junta de Política y Regulación Monetaria y Financiera de 07 de septiembre de 2016 y vigente hasta el momento, regula la constitución, registro, organización, funcionamiento y liquidación de los Fondos Complementarios Previsionales Cerrados, por lo que la “CORFOJUB-FCPC” se encuentra normado por esta Resolución.
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PRÓLOGO
En una entidad el control interno radica que cada uno de sus componentes deben aplicar a cada categoría esencial del mismo convirtiéndose en un proceso integrado y dinámico permanentemente, como paso previo cada entidad debe establecer los objetivos, políticas y estrategias relacionadas entre sí con el fin de garantizar el desarrollo organizacional y el cumplimiento de las metas.
Siendo el mismo un documento de guía para el diseño de indicadores estratégicos. En el mismo, se realiza una serie de recomendaciones metodológicas que muestran de manera simplificada, esquematizada y homogénea los conceptos metodológicos básicos para la construcción de los indicadores estratégicos dentro de la entidad; así como los pasos a seguir en el proceso son recomendaciones para apoyar y facilitar la elección y construcción de los mismos.
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El control de gestión evalúa el grado de cumplimiento de los objetivos previstos. Esto implica que sus miembros identifiquen con claridad, lo que sus clientes, ya sean internos o externos, esperan de ellos como por ejemplo: Oportunidad, calidad, cumplimiento, etc
Pone de manifiesto la necesidad de medir y cuantificar, además de ser la clave para optimizar la toma de decisiones y conocer las necesidades de los colaboradores, a partir de los resultados que han obtenido y la productividad la misma que cuantifica su rendimiento.
CONTROL DE LA GESTIÓN -COMPONENTES
1.- Evaluación de resultados: Con base en las orientaciones de los planes de desarrollo o planes globales, en la percepción de las demandas del entorno y en el direccionamiento estratégico, la gerencia institucional se plantea unos objetivos expresados en resultados por lograr.
2.- Control de procesos: La institución debe atender las demandas o, mejor, satisfacer las expectativas de sus clientes (usuarios, beneficiarios). Estas demandas se atienden mediante la entrega de productos, que pueden ser bienes o servicios. Los productos son el resultado de procesos determinados.
3.- Control de proyectos: Los procesos son el resultado de la institucionalización de los proyectos. La fase de operación de los proyectos se materializa en la realización de procesos de carácter repetitivo, durante un horizonte amplio, de varios o muchos años. Para que los proyectos puedan funcionar con continuidad y de manera sostenible requieren contar con una capacidad operativa
4.- Evaluación ex-post: Tiene como objetivo principal comprobar a posteriori en el proyecto ejecutado:
•El cumplimiento de las metas,
•Que el proyecto haya iniciado la fase de operación de acuerdo con lo previsto, y
•Que reúna las condiciones propicias para garantizar su sostenibilidad. Esta evaluación arroja información para aprender de la experiencia hacia proyectos futuros y para introducir los ajustes que permitan consolidar los procesos destinados a entregar productos para la satisfacción de los clientes.
•Aquí se produce la verificación del impacto de los programas a los que pertenecen los proyectos 5.- Evaluación estratégica global: Generalmente la entidad forma parte de un sistema más amplio, y tiene la responsabilidad por programas pertenecientes a planes de mayor alcance, en cuyo caso es necesario verificar el nivel de contribución a las metas de los sistemas superiores que la comprenden.
Esta herramienta enfatiza en el mejoramiento permanente de la organización, más allá del cumplimiento de las previsiones.
El control de gestión es un proceso mediante el cual, la organización se asegura de la obtención de recursos, y del empleo eficaz, y eficiente de tales recursos en el cumplimiento de los objetivos organizacionales.
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¿QUÉ ES UN INDICADOR?
Los indicadores son una herramienta de evaluación y apoyo a la decisión, permitiendo medir una situación, debe ser cuantificable y objetivo de manera que permita realizar un seguimiento o medición de las diferentes variables y la comparación de indicadores.
Se emplean en todos los ámbitos de la sociedad podemos encontrar: - Indicadores Financieros
- Indicadores Energéticos - Indicadores ambientales - Indicadores Poblacionales
Detectan y prevén desviaciones en el logro de los objetivo, ya que con el análisis de los indicadores conlleva a generar ALERTAS SOBRE LA ACCIÓN, no perder la dirección, bajo el supuesto de que la organización está perfectamente alineada con el plan.
BENEFICIOS DERIVADOS DE LOS INDICADORES DE GESTIÓN
Entre los diversos beneficios que puede proporcionar a una organización la implementación de un sistema de indicadores de gestión, se tienen:
· Satisfacción de los partícipes: La identificación de las prioridades para el Fondo marca la pauta del rendimiento. En la medida en que la satisfacción de los partícipes sea una prioridad para el Fondo, así lo comunicará a su personal y enlazará las estrategias con los indicadores de gestión, de manera que el personal se dirija en dicho sentido y sean logrados los resultados deseados.
· Monitoreo del proceso: El mejoramiento continuo sólo es posible si se hace un seguimiento exhaustivo a cada eslabón de la cadena que conforma el proceso. Las mediciones son las herramientas básicas no sólo para detectar las oportunidades de mejora, sino además para implementar las acciones.
· Benchmarking: Si una organización pretende mejorar sus procesos, una buena alternativa es traspasar sus fronteras y conocer el entorno para aprender e implementar lo aprendido. Una forma de lograrlo es a través del benchmarking para evaluar productos, procesos y actividades y compararlos con los de otro Fondo. Esta práctica es más fácil si se cuenta con la implementación de los indicadores como referencia.
“Que indica o sirve para indicar” “Mostrar o significar algo, con indicios
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de que lo está realizando bien.
INDICADORES: ¿PARA QUÉ SE UTILIZAN?
Si no se mide lo que se hace, no se puede controlar y si no se puede controlar, no se puede dirigir y si no se puede dirigir no se puede mejorar. La medición del desempeño puede ser definida generalmente, como una serie de acciones orientadas a medir, evaluar, ajustar y regular las actividades del Fondo.
ATRIBUTOS DE LOS INDICADORES Y TIPOS DE INDICADORES
Cada medidor o indicador debe satisfacer los siguientes criterios o atributos:
• Medible: El medidor o indicador debe ser medible. Esto significa que la característica descrita debe ser cuantificable en términos ya sea del grado o frecuencia de la cantidad.
• Entendible: El medidor o indicador debe ser reconocido fácilmente por todos aquellos que lo usan.
• Controlable: El indicador debe ser controlable dentro de la estructura de la organización
TIPOS DE INDICADORES
Es importante destacar que los tipos de indicadores permiten medir diversos aspectos para de esta forma determinar cómo se encuentra la organización y restructurar los procesos lo que permitirá reducir incertidumbres, promover el trabajo en grupo, determinar las debilidades y fortalezas para encauzar las estrategias con la finalidad de lograr los objetivos en un plazo prudencial.
También se pueden clasificar los indicadores en indicadores de eficacia o de eficiencia. El indicador de eficacia mide el logro de los resultados propuestos. Indica si se hicieron las cosas que se debían hacer, los aspectos correctos del proceso. Los indicadores de eficacia se enfocan en el qué se debe hacer, por tal motivo, en el establecimiento de un indicador de eficacia es fundamental conocer y definir operacionalmente los requerimientos del cliente del proceso para comparar lo que entrega el proceso contra lo que él espera. De lo contrario, se puede estar
Mejorar la gestión: Economía, eficacia, eficiencia, calidad Mejorar los mecanismos de control y rendición de cuentas Mejorar el proceso de decisión presupuestaria: Orientado la asignación de recursos al desempeño
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logrando una gran eficiencia en aspectos no relevantes para el cliente. Los indicadores de eficiencia miden el nivel de ejecución del proceso, se concentran en el Cómo se hicieron las cosas y miden el rendimiento de los recursos utilizados por un proceso. Tienen que ver con la productividad.
Categorías de los indicadores
Se debe saber discernir entre indicadores de cumplimiento, de evaluación, de eficiencia, de eficacia e indicadores de gestión.
• Indicadores de cumplimiento: con base en que el cumplimiento tiene que ver con la conclusión de una tarea. Los indicadores de cumplimiento están relacionados con las razones que indican el grado de consecución de tareas y/o trabajos.
• Indicadores de evaluación: la evaluación tiene que ver con el rendimiento que se obtiene de una tarea, trabajo o proceso. Los indicadores de evaluación están relacionados con las razones y/o los métodos que ayudan a identificar nuestras fortalezas, debilidades y oportunidades de mejora.
• Indicadores de eficiencia: teniendo en cuenta que eficiencia tiene que ver con la actitud y la capacidad para llevar a cabo un trabajo o una tarea con el mínimo de recursos. Los indicadores de eficiencia están relacionados con las razones que indican los recursos invertidos en la consecución de tareas y/o trabajos.
• Indicadores de eficacia: eficaz tiene que ver con hacer efectivo un intento o propósito. Los indicadores de eficacia están relacionados con las razones que indican capacidad o acierto en la consecución de tareas y/o trabajos.
CONSTRUCCIÓN DE INDICADORES
1) Establecer las definiciones estratégicas como referente para la medición 2) Establecer las áreas de desempeño relevantes a medir
3) Formular el indicador para medir el producto u objetivo y describir la fórmula de cálculo. 4) Validar los indicadores aplicando criterios técnicos
5) Recopilar los datos
6) Establecer las metas o el valor deseado del indicador y la periodicidad de la medición 7) Señalar la fuente de los datos
8) Establecer supuestos
9) Evaluar: establecer referentes comparativos y establecer juicios 10) Comunicar e Informar el desempeño logrado
En el proceso del levantamiento de los indicadores, tomamos los siguientes:
De acuerdo al Plan Operativo Anual, de acuerdo a la identificación de los indicadores de productos que son los que más se van a utilizar, se define la ruta que indica: “como esto que hacemos hoy, le apunta al logro, mañana, de un objetivo misional”
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nos permiten obtener unos datos planificados de acuerdo a la gestión del Fondo, es decir los Resultados, cambios que permitirán impactar los objetivos misionales.
El uso de los mapas de indicadores dentro del Plan de Desarrollo Institucional, sintetizan la relación entre los elementos del Plan, a través de los indicadores de Resultado y de Producto, el mapa de proceso es una faceta de la organización muy importante el mismo nos permite percatarnos de tareas o pasos que a menudo pasan desapercibidos en el día a día y que sin embargo afectas positiva o negativamente al resultado final, tal como se indica en el cuadro siguiente:
INDICADOR FÓRMULA
• Incrementar el compromiso, motivación y formación del personal de CORFOJUB.
Motivación del
personal (satisfacción año 2017/ satisfacción año 2016) -1 • Mejorar el desarrollo tecnológico y la
presencia virtual de CORFOJUB
desarrollo tecnológico
(tiempo de respuesta 2017 / tiempo de respuesta 2016) - 1 • Tener eficiencia y eficacia en procesos y
talento humano. Hacer las cosas bien y a la primera vez contando con personal que posee competencias adecuadas.
eficiencia operacional
(Ahorros generados por iniciativas 2017/ ahorros generados por iniciativas
2016) - 1 • Incrementar el número de partícipes
mediante campañas de alta entrega de valor, beneficios y seguimiento
Número de partícipes
(número de partícipes 2017 / número de partícipes 2016)
• Retener y fidelizar a los partícipes
actuales. participes activos (partícipes activos 2017 / partícipes activos 2016)
• Contar con un sistema de información, comunicación y marketing oportuno que permita tomar decisiones acertadas en cualquier momento mejorando el contacto con los partícipes y el
posicionamiento de CORFOJUB
Mejoramiento de percepción de imagen institucional
en partícipes
(posicionamiento de marca y acciones del fondo 2017 / posicionamiento de marca y acciones del
fondo 2017)
• Optimizar los tiempos en la entrega de
productos tiempos de entrega
(tiempo de entrega 2017 / tiempo de entrega 2016) - 1
· Cumplir a cabalidad las políticas y reglamentos de control a las cuales está sujeto el fondo.
Cumplimiento de normativas
(Cumplimientos de normativa y entrega de informes a tiempo de acuerdo a solicitudes año 2017 / pedidos
de cambios o solcitud de informes de acuerdo a normativa y organismos
de control año 2017) • Obtener indicadores financieros óptimos
que reflejen la adecuada gestión administrativa financiera del Fondo garantizando la rentabilidad.
Rentabilidad Rentabilidad / activos
• Mejorar la propuesta de responsabilidad social de CORFOJUB con mayor impacto y alcance.
Incremento de acciones de responsabilidad
social
(actividades de responsabilidad social 2017 / actividades de responsabilidad social
