El proceso que describimos a continuación consta de 3 pasos básicos: 1. Carga de costos
2. Edición del plan para ajustarse a los objetivos financieros 3. Generación de un informe del flujo mensual de caja
1- CARGA DE COSTOS:
Trabajaremos con la metodología de asignar un costo fijo total a cada tarea, que el programa prorrateará uniformemente en la duración definida.
1A- CONFIGURACION DE INTERFAZ – 1- Desplegable Ver ►Uso de Tareas (tildar)
En gral., la vista “Uso de Tareas” muestra a la izquierda la tabla “Costo” y a la derecha, la distribución en el tiempo de los mismos. La escala temporal, aquella que hayamos definido para el Gantt. En el caso que no esté configurado de esa forma, procederemos de la siguiente manera:
3- Cursor en tabla derecha ►Click derecho ►Tildar Costo y destildar cualquier otra opción
Esta acción configura el sector derecho de la vista.
4- Desplegable Formato ►Escala temporal ►Configurar 2 niveles (años y meses), contador 1, formato (etiqueta, alineación) de año y de mes.
1 B- INGRESAR COSTOS
Columna Costo fijo ►ingresar los costos de cada subtarea.
NO ingresar costos de tareas resumen , NO ingresar ni editar datos en columna Costo total
En la columna Costo total podemos observar los correspondientes a las tareas resumen y al global de la obra
2- EDICION DEL PLAN PARA AJUSTAR EL FLUJO DE FONDOS
Si los montos mensuales resultantes no responden a la previsión económica, deberemos editar las duraciones e interconexiones de tareas hasta alcanzar nuestro objetivo.
Se sugiere usar una vista mixta para controlar el impacto en los montos de nuestro trabajo de edición.
Desplegable Ver ►Tabla entrada
Sugerimos mostrar las columnas Duración, Comienzo, Fin, Predecesoras e insertar otra columna de Sucesoras, para tener varias alternativas de edición y ver simultáneamente fechas y montos.
3- GENERACION DEL INFORME
Describiremos 2 procedimientos diferentes
A- INFORME DE FLUJO DE CAJA (ESTANDAR DE PROJECT)
Este procedimiento sólo permite obtener un archivo PDF (versiones anteriores a 2014), por lo que primero configuraremos la impresora y el tamaño de hoja para que quepa todo el informe en una sola página, luego generaremos el informe y recién entonces extraeremos el archivo:
Paso 1: Configurar hoja
Desplegable Archivo ► Imprimir
► Configurar página ► Orientación horizontal, Tamaño A0 (sugerido)
Paso 2: Visualizar el informe
Desplegable Informe ►Click en Informes
►Click en Costos
►Click en Flujo de caja
Y editar que datos mostrar en columnas y filas (períodos de tiempo, costos acumulados, previstos, reales, etc.)…
… Detalles de formato …
Cerramos la ventana “Informe general” y abrimos el informe Flujo de caja:
►Configurar página ►Tamaño papel A0 (sugerido) ►Vista preliminar
Paso 3: Extracción de archivo PDF
►Imprimir ►Aceptar ►Indicar ruta de guardado
Hemos generado un archivo PDF que mediante programas complementarios como el ABBYY puede
transformarse a Excel para su gestión. La planilla resultante tiene sus celdas en formato texto y no contiene los subtotales de tareas de resumen, lo que se corrige mediante las herramientas de formato habituales de Excel.
B- COPIAR LA VISTA “USO DE TAREAS” PROJECT A UNA HOJA EXCEL
Este procedimiento consiste en copiar y pegar en 2 pasos secuenciales y ordenados los valores de las 2 tablas que componen la presentación Uso de Tareas a una hoja Excel; no se trasladan encabezados de columnas ni fórmulas y debe a posteriori darse formato a la planilla .
1- Nos posicionamos en la vista “Uso de Tareas” tal como se indicó en “CONFIGURACION DE INTERFAZ” al principio de este instructivo.
2- Pintar las columnas de tabla izquierda (“Nombre de Tareas” y “Costo Total” sugeridas)
►Click derecho ►”Copiar celdas”
Obtenemos los datos de la primer tabla
2- Pintar las columnas de meses en el Project
Pegar a continuación en la planilla Excel
Ya tenemos todos los datos. Revisar la correlación de filas
3- Edición final para presentación del Excel: Agregar los encabezados de columnas, tipografías, bordes de celdas, alineación, ajustar textos, etc.
Nota :
Ambos procedimientos extraen sólo datos; si se deseare incorporar fórmulas (ej.: sumas de filas o columnas) para editarlos, cuidar de no duplicar los montos de las tareas resumen con los de sus correspondientes subtareas.
