CONTAEXPRESS II. Gestión Comercial. Versión 2 GUÍA DE REFERENCIA. Gestión Comercial

(1)

Versión 2

Gestión

Comercial

GUÍA DE REFERENCIA

TM

Sanguino Michel, 42 - Entr. D Tfno. : 927 231 185 • Fax: 927 236 486 10005 CÁCERES web: www.ccsoft.es e-mail: [email protected]

CONT

AEXPRESS

®

II

Gestión

Comercial

(2)

Módulo de GESTIÓN COMERCIAL

(Guía de Referencia)

CAPÍTULO XIV: VENTANA DE ARCHIVOS DE GESTIÓN COMERCIAL

Área de Gestión Comercial. Jerarquía de ventanas. . . . 1

Descripción general del módulo de Gestión Comercial . . . 2

La Ventana de Archivos de Gestión Comercial . . . 3

CAPÍTULO XV: ARCHIVOS DE GESTIÓN COMERCIAL. ALMACENES.

Gestión de Almacén . . . 1

El Archivo de ALMACENES . . . 1

Paleta de Botones de la Ventana de Almacenes . . . 2

El Archivo de FAMILIAS DE ARTÍCULOS . . . 3

Paleta de Botones de la Ventana de Familias de Artículos . . . 4

Consulta de artículos por familia . . . 4

Informe ABC de compras/ventas . . . 5

El Archivo de ARTÍCULOS . . . 6

Datos de la Ficha de un Artículo . . . 6

Paleta de controles de la Ventana de Artículos . . . 11

Exportación e importación de artículos . . . 11

Consulta de artículos . . . 11

Impresión de etiquetas de un artículo . . . 11

Consulta de familias de artículos . . . 13

Consulta de movimientos de un artículo . . . 13

Estadística de un artículo . . . 14

Gestión de PRODUCCIÓN . . . 15

¿Cómo se crea un artículo compuesto? . . . 15

Botones “Producción” y “Recuento” . . . 16

Botón “Fabricación” en la Ventana de Pedidos de Clientes . . . 16

Proveedores múltiples de los artículos . . . 17

Ofertas a clientes de los artículos . . . 18

El Archivo de MOVIMIENTOS DE ALMACÉN . . . 20

Paleta de Botones de la Ventana de Movimientos de Almacén . . . 20

Introducción de líneas en la Ventana de Movimientos de Almacén . . . 21

Encabezado de introducción de datos en Movimientos de Almacén . . . 22

Ventana de consulta de códigos de artículos . . . 22

Ventana de consulta de códigos de artículos por familias . . . 23

Ventana de búsqueda de movimientos de almacén . . . 24

Ventana de modificación de cabecera de un movimiento de almacén . . . . 24

Impresión de un movimiento de almacén . . . 24

I

ÍNDICE (Gestión Comercial)

Índice

(3)

CAPÍTULO XVII: ARCHIVOS DE GESTIÓN COMERCIAL.

COMPRAS. PEDIDOS A PROVEEDORES.

El Archivo de PEDIDOS A PROVEEDORES . . . 1

Introducción de líneas en la Ventana de Pedidos a Proveedores . . . 2

Descripción de campos de cabecera . . . 2

Paleta de Botones de la Ventana de Pedidos a Proveedores . . . 4

Búsqueda inteligente de Clientes y Proveedores durante la introducción de documentos comerciales . . . 5

Búsqueda inteligente de conceptos o artículos durante la introducción de documentos comerciales . . . 8

Búsqueda inteligente por “Descripción” del artículo . . . 9

Búsqueda inteligente por “Código” del artículo . . . 10

Encabezado de introducción de datos en los Pedidos . . . 12

Acceso a la ficha del Proveedor al que va dirigido el Pedido . . . 13

Área de visualización de artículos y zona informativa . . . 14

Ventana de consulta de códigos de Artículos (“Catálogo”) . . . 15

Ventana de consulta de códigos de proveedores . . . 16

Ventana de búsqueda de pedidos a proveedores . . . 16

Ventana de modificación de la cabecera de un pedido . . . 16

Eliminación de pedidos completos y líneas de un pedido . . . 17

Descripción ampliada de un artículo . . . 17

Impresión de etiquetas de un artículo . . . 17

Botón de pago de un pedido a proveedor . . . 17

Consulta y asignación de datos de Talla/Color . . . 18

Listado-resumen “dinámico” de Pedidos a Proveedores . . . 18

Cómo anotar la recepción de artículos en un Pedido a Proveedor . . . 19

Cómo duplicar un Pedido a Proveedor . . . 20

Cómo contabilizar un Pedido a Proveedor . . . 21

Cómo crear efectos a pagar desde un Pedido a Proveedor . . . 23

El botón “Multi-pedido” . . . 23

Impresión de un Pedido a Proveedor . . . 24

Impresión sin rayado . . . 25

Pedidos sin valorar . . . 25

Inclusión de impuestos en un Pedido a Proveedor . . . 26

Ordenación de los artículos en un Pedido a Proveedor . . . 26

Impresión de etiquetas de envío . . . 26

Impresión en otros idiomas . . . 26

Impresión en otras divisas . . . 27

Imprimir importes totales en Euros . . . 27

El “Modelo de Servicios” . . . 28

El “Modelo de Recibos” . . . 28

Estado del Pedido . . . 29

El “Modelo de Usuario” . . . 29

Área de visualización de artículos y zona informativa . . . 25

Ventana de traspasos entre almacenes . . . 26

Gestión de TALLAS y COLORES . . . 28

Asignación de tallas/colores desde la ficha del artículo . . . 28

Paleta de botones de la Ficha de Tallas/Colores . . . 29

Asignación de tallas/colores desde la Ventana de Movimientos . . . 29

Asignación de tallas/colores en los documentos comerciales . . . 30

Consulta y cambio de talla/color en los documentos comerciales . . . 31

Botón “multi-pedido” en la Ventana de Pedidos a Proveedores . . . 31

Informes de Gestión Comercial relacionados con Tallas/Colores . . . 31

CAPÍTULO XVI: ARCHIVOS DE GESTIÓN COMERCIAL.

COMPRAS. PROVEEDORES.

Gestión de Compras . . . 1

El Archivo de PROVEEDORES . . . 1

Datos básicos de la Ficha de un Proveedor . . . 1

Paleta de Botones de la Ventana de Proveedores . . . 5

Subventanas de datos complementarios . . . 6

Subventana de Datos de Facturación . . . 6

Subventana de Datos de Cobro . . . 7

Subventana de Direcciones . . . 7

Subventana de Observaciones . . . 7

El Catálogo de Artículos . . . 9

Consultar Pedidos de un Proveedor . . . 10

Consultar Albaranes de un Proveedor . . . 10

Consultar Efectos de un Proveedor . . . 10

Ventana de Actualización de Impuestos . . . 11

Ventana de consulta de Proveedores . . . 12

Ventana de consulta del Mayor del Proveedor . . . 12

Ventana de Alta de Cuenta del Proveedor . . . 13

Ventana de Cálculo del N.I.F. del Proveedor . . . 13

Búsqueda de Proveedores . . . 13

Eliminación de Proveedores . . . 13

Impresión de la ficha completa de un Proveedor . . . 14

Transferencia de Proveedores desde Contabilidad a Gestión . . . 14

Actualizar datos de dirección en la cuenta asociada . . . 15

(4)

CAPÍTULO XVIII: ARCHIVOS DE GESTIÓN COMERCIAL.

COMPRAS. ALBARANES DE PROVEEDORES.

El Archivo de ALBARANES DE PROVEEDORES . . . 1

¿Qué es un “Albarán de Proveedor”? . . . 2

Introducción de líneas en la Ventana de Albaranes de Proveedor . . . 3

Descripción de campos de cabecera . . . 3

Paleta de Botones de la Ventana de Albaranes de Proveedor . . . 5

Encabezado de introducción de datos en los Albaranes de Proveedor . . . 6

Acceso a la ficha del Proveedor que envía el Albarán . . . 7

Ventana de consulta de códigos de Artículos (“Catálogo”) . . . 9

Ventana de consulta de códigos de proveedores . . . 10

Ventana de búsqueda de albaranes de proveedores . . . 10

Ventana de modificación de la cabecera de un albarán . . . 10

Eliminación de albaranes completos y líneas de un albarán . . . 11

Descripción ampliada de un artículo . . . 11

Botón de pago de un albarán de proveedor . . . 11

Listado-resumen “dinámico” de Albaranes de Proveedor . . . 12

Movimiento de entrada en almacén desde un Albarán de Proveedor . . . 13

Cómo duplicar un Albarán de Proveedor . . . 14

Cómo contabilizar un Albarán de Proveedor . . . 21

Impresión de un Albarán de Proveedor . . . 17

Albaranes sin valorar . . . 18

Códigos de artículos . . . 18

Inclusión de impuestos en un Albarán de Proveedor . . . 19

Ordenación de artículos en un Albarán de Proveedor . . . 19

CAPÍTULO XIX: ARCHIVOS DE GESTIÓN COMERCIAL.

VENTAS. CLIENTES.

Gestión de Ventas . . . 1

El Archivo de CLIENTES . . . 1

Datos básicos de la Ficha de un Cliente . . . 2

Paleta de Botones de la Ventana de Clientes . . . 5

Subventanas de datos complementarios . . . 6

Subventana de Datos de Facturación . . . 6

Subventana de Datos de Pago . . . 7

Subventana de Direcciones . . . 8

Subventana de Observaciones . . . 8

Ofertas de artículos a los clientes . . . 9

Cómo ofertar a la vez varios artículos a un cliente . . . 10

Consultar pedidos de un Cliente . . . 12

Consultar albaranes de un cliente . . . 12

Consultar facturas de un cliente . . . 12

Consultar presupuestos de un cliente . . . 12

Consultar efectos de un cliente . . . 12

Ventana de Actualización de Impuestos . . . 13

Gestión de “recibos” periódicos . . . 14

Asignación de conceptos o servicios a incluir en los recibos . . . 14

Emisión de los albaranes/facturas correspondientes a los recibos . . . 14

Impresión de recibos periódicos . . . 15

Ventana de consulta de Vendedores asociados al cliente . . . 16

Ventana de consulta de Clientes . . . 16

Ventana de consulta del Mayor del Cliente . . . 16

Ventana de Alta de Cuentas del Cliente . . . 17

Ventana de Cálculo del N.I.F. del Cliente . . . 17

Búsqueda de Clientes . . . 17

Eliminación de Clientes . . . 17

Impresión de la ficha completa de un Cliente . . . 18

Transferencia de Clientes desde Contabilidad a Gestión . . . 18

Actualizar datos de dirección de la cuenta asociada . . . 19

(5)

CAPÍTULO XX: ARCHIVOS DE GESTIÓN COMERCIAL.

VENTAS. PEDIDOS DE CLIENTES.

El Archivo de PEDIDOS DE CLIENTES . . . 1

Introducción de líneas en la Ventana de Pedidos de Clientes . . . 2

Datos básicos de cabecera en los Pedidos de Clientes . . . 2

Paleta de Botones de la Ventana de Pedidos de Clientes . . . 4

Encabezado de introducción de datos en los Pedidos de Clientes . . . 5

Acceso a la Ficha del Cliente que realiza el Pedido . . . 6

Ventana de consulta de códigos de Artículos . . . 8

Ventana de consulta de códigos de Vendedores . . . 8

Ventana de consulta de códigos de Clientes . . . 9

Ventana de búsqueda de Pedidos de Clientes . . . 9

Ventana de modificación de la cabecera de un Pedido de Cliente . . . 9

Eliminación de Pedidos completos y de líneas de un Pedido . . . 10

Descripción ampliada de un artículo . . . 10

Hojear Pedidos del Cliente . . . 10

Listado-resumen “dinámico” de pedidos de clientes . . . 11

Cómo anotar la entrega de artículos desde un Pedido de Cliente . . . 12

Seguimiento de los Pedidos de Clientes . . . 13

Pedidos a Proveedores desde la Ventana de Pedidos de Clientes . . . 13

“Órdenes de fabricación” desde Pedidos de Clientes . . . 14

El botón “Multi-pedido” . . . 14

Cómo duplicar un Pedido de Cliente . . . 15

Impresión de un Pedido de Cliente . . . 16

Pedidos sin valorar . . . 17

Inclusión de impuestos en un Pedido de Cliente . . . 18

Ordenación de artículos en un Pedido de Cliente . . . 18

Estado del Pedido . . . 21

VI

ÍNDICE (Gestión Comercial)

CAPÍTULO XXI: ARCHIVOS DE GESTIÓN COMERCIAL.

VENTAS. ALBARANES A CLIENTES.

El Archivo de ALBARANES A CLIENTES . . . 1

¿Qué es un “Albarán a Cliente”? . . . 2

Generación automática de Albaranes a Clientes desde Pedidos de Clientes . . . 1

Introducción de líneas en la Ventana de Albaranes a Clientes . . . 3

Datos básicos de cabecera en los Albaranes a Clientes . . . 4

Paleta de Botones de la Ventana de Albaranes a Clientes . . . 5

Encabezado de introducción de datos en los Albaranes a Clientes . . . 6

Acceso a la Ficha del Cliente al que se dirige el Albarán . . . 8

“Hojear” albaranes del Cliente . . . 8

Ventana de búsqueda de Albaranes a Clientes . . . 11

Ventana de modificación de la cabecera de un Albarán a Cliente . . . 11

Eliminación de Albaranes completos y de líneas de un Albarán . . . 12

Listado-resumen “dinámico” de albaranes a clientes . . . 13

Cómo anotar la “baja” o salida de almacén desde un Albarán a Cliente . . . 14

La Ventana “Multi-albarán” . . . 16

¿Son imprescindibles los “Albaranes a Clientes” en CONTAEXPRESS® II? . . . 18

Cómo duplicar un albarán a cliente . . . 19

Gestión de números de serie . . . 20

Importación de albaranes a clientes . . . 20

Facturación de un albarán a cliente . . . 21

Creación e impresión de Efectos a Cobrar desde la Ventana de Albaranes . . . 22

Impresión de un Albarán a Cliente . . . 23

Albaranes sin valorar . . . 24

Inclusión de impuestos en un Albarán a Cliente . . . 25

Ordenación de artículos en un Albarán a Cliente . . . 25

VII

ÍNDICE (Gestión Comercial)

(6)

El “Modelo con Punto Verde” . . . 28

El “Modelo con Importes en Euros” . . . 29

CAPÍTULO XXII: ARCHIVOS DE GESTIÓN COMERCIAL.

VENTAS. FACTURAS A CLIENTES.

El Archivo de FACTURAS A CLIENTES . . . 1

¿Cómo se registran las facturas a clientes? . . . 2

Introducción de líneas en la Ventana de Facturas a Clientes . . . 3

Datos básicos de cabecera en las Facturas a Clientes . . . 4

Paleta de Botones de la Ventana de Facturas a Clientes . . . 5

Cómo registrar directamente una nueva Factura . . . 6

Encabezado de introducción de datos en las Facturas a Clientes . . . 7

Acceso a la Ficha del Cliente al que se dirige la Factura . . . 8

Ventana de búsqueda de Facturas a Clientes . . . 11

Ventana de modificación de la cabecera de una Factura a Cliente . . . 11

Consulta de vencimientos de una Factura a Cliente . . . 11

Eliminación de Facturas completas y de líneas de una Factura . . . 12

Cálculo de precios “impuestos incluidos” . . . 13

Listado-resumen “dinámico” de facturas a clientes . . . 14

Cómo acusar el cobro de una factura . . . 14

Gestión de números de serie . . . 15

Cómo duplicar una factura . . . 16

Cómo contabilizar una factura . . . 17

Cómo anotar una factura como “Cobrada” . . . 20

Creación e impresión de Efectos a Cobrar desde la Ventana de Facturas . . . 20

Impresión de albaranes asociados a la factura . . . 21

Impresión de una Factura . . . 22

Factura simplificada . . . 23

Modelo de Factura “Impuestos Incluidos” . . . 24

Ordenación de artículos en una Factura a Cliente . . . 24

VIII

ÍNDICE (Gestión Comercial)

Inclusión de I.R.P.F. en las facturas . . . 24

Inclusión de Observaciones y Domiciliación . . . 25

Facturas “mixtas”, con importes en Pesetas y en Euros . . . 25

El “Modelo con Punto Verde” . . . 28

CAPÍTULO XXIII: ARCHIVOS DE GESTIÓN COMERCIAL.

VENDEDORES.

El Archivo de VENDEDORES . . . 1

Datos básicos de la Ficha de un Vendedor . . . 1

Paleta de Botones de la Ventana de Vendedores . . . 2

Ventana de Consulta de Vendedores . . . 3

Búsqueda de Vendedores . . . 3

Eliminación de Vendedores . . . 4

Impresión de las fichas completas de los Vendedores . . . 4

Ventana de Cálculo del N.I.F. del Vendedor . . . 4

Informe de Comisiones a vendedores . . . 4

Informe de Movimientos por vendedores . . . 5

Listados genéricos de vendedores . . . 5

Botón de direccionamiento de vendedores . . . 5

Consultar Albaranes, Facturas, Presupuestos y Clientes asociados al Vendedor . . . 6

CAPÍTULO XXIII: ARCHIVOS DE GESTIÓN COMERCIAL.

EFECTOS.

Gestión de Efectos . . . 1

El Archivo de EFECTOS A COBRAR . . . 2

Cómo introducir una serie de Efectos a Cobrar . . . 2

Paleta de Botones de la Ventana de Efectos a Cobrar . . . 3

Adición y supresión de líneas de Efectos a Cobrar . . . 3

Introducción de líneas en la Ventana de Efectos a Cobrar . . . 3

Encabezado de introducción de datos . . . 4

Área de visualización de efectos y zona informativa . . . 5

Ventana de búsqueda de series de efectos a cobrar . . . 5

Cómo contabilizar automáticamente el cobro de un efecto a cobrar . . . 6

IX

ÍNDICE (Gestión Comercial)

(7)

Eliminación de series de efectos y de líneas de una serie . . . 6

Subventana de cláusulas de los Efectos a Cobrar . . . 7

Cómo reclamar el pago de un efecto . . . 7

Hojear efectos a cobrar del mismo cliente . . . 7

Cómo acusar recibo del pago de un efecto . . . 8

Impresión de Efectos a Cobrar . . . 8

Acceso a la ficha del Cliente al que se dirige la serie de efectos . . . 9

El Archivo de EFECTOS A PAGAR . . . 10

¿Qué utilidad tiene el Archivo de Efectos a Pagar? . . . 10

Paleta de Botones de la Ventana de Efectos a Pagar . . . 10

Introducción de líneas en la Ventana de Efectos a Pagar . . . 11

Encabezado de introducción de datos . . . 11

Registro del talón correspondiente a un efecto a pagar . . . 12

Cómo introducir una serie de Efectos a Pagar . . . 12

Área de visualización de efectos y zona informativa . . . 13

Ventana de búsqueda de series de Efectos a Pagar . . . 14

Ventana de consulta de Códigos de Proveedores . . . 14

Impresión del talón correspondiente a un Efecto a Pagar . . . 14

Cómo contabilizar automáticamente el pago de un efecto . . . 15

Eliminación de series de efectos y de líneas de una serie . . . 15

Carta para adjuntar el pago de un efecto . . . 16

Cómo modificar la cabecera de una serie de Efectos a Pagar . . . 17

Hojear otros efectos a pagar del mismo Proveedor . . . 17

Acceso a la Ficha del Proveedor que emite la serie de efectos . . . 17

Informes relacionados con la gestión de efectos a cobrar y a pagar . . . 17

CAPÍTULO XXV: ARCHIVOS DE GESTIÓN COMERCIAL.

PRESUPUESTOS.

Gestión de Presupuestos . . . 1

El Archivo de PRESUPUESTOS . . . 2

Introducción de líneas en la Ventana de Presupuestos . . . 3

Datos básicos de cabecera para Presupuestos . . . 3

Paleta de Botones de la Ventana de Presupuestos . . . 5

Encabezado de introducción de datos en los Presupuestos . . . 5

Acceso a la Ficha del Cliente al que se dirige el Presupuesto . . . 7

“Hojear” otros presupuestos del mismo Cliente . . . 7

Ventana de búsqueda de Presupuestos . . . 10

Ventana de modificación de la cabecera de un Presupuesto . . . 10

Eliminación de Presupuestos completos y de sus líneas . . . 11

Cómo duplicar un Presupuesto . . . 12

Listado-resumen “dinámico” de Presupuestos a Clientes . . . 13

Cómo introducir “líneas de comentario” en los presupuestos . . . 13

Cómo convertir un presupuesto en Pedido de Cliente o Albarán a Cliente . . 14

Cómo convertir un Presupuesto en Pedido a Proveedor . . . 16

Impresión de un Presupuesto . . . 17

Presupuestos sin valorar . . . 18

Ordenación de artículos en un Presupuesto a Cliente . . . 19

Presupuesto simplificado . . . 19

Modelo de Presupuesto “Impuestos incluidos” . . . 19

El “Documento de Servicios” . . . 20

El “Documento de Usuario” . . . 20

CAPÍTULO XXVI: INFORMES DE GESTIÓN COMERCIAL.

ALMACÉN.

La Ventana de Informes de Gestión Comercial . . . 1

Informes de ALMACÉN . . . 2 Almacenes . . . 3 Familias de artículos . . . 3 Listado de Artículos . . . 3 Estado de existencias . . . 5 Tarifas de precios . . . 6 Inventario de almacén . . . 6 Inventario general . . . 7

Inventario por emplazamientos . . . 8

Inventario por Tallas/Colores . . . 8

“Stock” bajo mínimos . . . 9

Existencias teóricas . . . 9

Previsiones de compras . . . 10

Diario de Almacén . . . 11

Movimientos por artículos . . . 12

Movimientos por tipos . . . 13

Movimientos por familias . . . 13

Movimientos por vendedores . . . 14

Seguimiento de artículos . . . 14

(8)

CAPÍTULO XXVIII: INFORMES DE GESTIÓN COMERCIAL.

VENTAS.

Informes de CLIENTES . . . 1

Relación simple de Clientes . . . 1

Relación de domicilios de Clientes . . . 2

Relación de fichas completas de Clientes . . . 2

Registros (Clientes) sin movimientos . . . 3

“ABC” de Clientes . . . 3

Relación estadística de Clientes . . . 3

Informes de PEDIDOS DE CLIENTES . . . 5

El informe “Pedidos comerciales” . . . 6

El informe “Listado de pedidos . . . 6

El informe “Relación detallada de pedidos de clientes” . . . 7

El informe “Pedidos de servicios” . . . 8

El informe “Pedidos de usuario” . . . 8

El informe “Pedidos de recibos” . . . 9

El informe “Estado de los pedidos” . . . 9

Informes de ALBARANES A CLIENTES . . . 10

El informe “Albaranes comerciales” . . . 11

El informe “Listado de Albaranes” . . . 12

El informe “Albaranes con importes en Euros” . . . 12

El informe “(Albaranes) Con Punto Verde” . . . 13

El informe “Relación detallada de Albaranes” . . . 13

El informe “Albaranes de servicios” . . . 14

El informe “Albaranes de usuario” . . . 14

El informe “Albaranes de recibos” . . . 15

Informes de FACTURAS . . . 16

El informe “Factura comercial completa” . . . 17

El informe “Factura comercial simplificada” . . . 17

El informe “Factura de servicios” . . . 18

El informe “Factura de usuario” . . . 19

El informe “Factura para recibos” . . . 19

El informe “Factura con Punto Verde” . . . 20

Informe de Facturas “Impuestos Incluidos” . . . 20

Informe de Facturas “mixtas”, con importes en Pesetas y Euros . . . 21

El informe “Listado de Facturas” . . . 21

La “Relación detallada de Facturas” . . . 22

Informes de PRESUPUESTOS . . . 23

El informe “Presupuestos” . . . 24

El informe “Relación simple” de Presupuestos . . . 25

El informe “Listado” de Presupuestos” . . . 25

La “Relación detallada” de Presupuestos . . . 26

La “Relación estadística” de Presupuestos . . . 27

Acumulado de movimientos . . . 15

Artículos pendientes de entrega . . . 15

Artículos pendientes de recibir . . . 16

Artículos pendientes de servir . . . 17

Artículos sin movimientos . . . 18

Rotación de artículos . . . 18

Comisiones a vendedores . . . 19

“Punto Verde” por artículos . . . 20

CAPÍTULO XXVII: INFORMES DE GESTIÓN COMERCIAL.

COMPRAS.

Informes de PROVEEDORES . . . 1

Relación simple de Proveedores . . . 1

Relación de domicilios de Proveedores . . . 2

Relación de fichas completas de Proveedores . . . 2

Registros (Proveedores) sin movimientos . . . 3

“ABC” de Proveedores . . . 3

Relación estadística de Proveedores . . . 3

Catálogo de artículos . . . 4

Etiquetas de Proveedores . . . 5

Informes de PEDIDOS A PROVEEDORES . . . 6

El informe “Pedidos comerciales” . . . 7

El informe “Listado de pedidos” . . . 7

Relación de detallada de pedidos . . . 8

El informe “Pedidos de servicios” . . . 9

El informe “Pedidos de usuario” . . . 9

El informe “Pedidos de recibos” . . . 10

El informe “Estado de los pedidos” . . . 10

Informes de ALBARANES DE PROVEEDORES . . . 11

El informe “Albaranes comerciales” . . . 12

El informe “Listado de albaranes” . . . 12

Relación de detallada de albaranes . . . 13

El informe “Albaranes de servicios” . . . 14

El informe “Albaranes de usuario” . . . 14

El informe “Albaranes de recibos” . . . 15

(9)

Informes de VENDEDORES . . . 28

“Relación simple” de Vendedores . . . 28

Relación de domicilios de Vendedores . . . 28

Relación de fichas completas de Vendedores . . . 29

Listado de clientes por vendedor . . . 29

CAPÍTULO XXIX: INFORMES DE GESTIÓN COMERCIAL.

PAGOS Y COBROS.

Informes sobre PAGOS . . . 1

El informe “Listado de pagos por fechas” . . . 2

El informe “Listado de pagos por proveedores” . . . 2

Informes sobre COBROS . . . 3

El informe “Efectos a cobrar” . . . 4

El informe “Listado de cobros por fechas” . . . 5

El informe “Listado de cobros por clientes” . . . 6

Remesas bancarias en soporte magnético . . . 7

Flujo de caja . . . 9

CAPÍTULO XXX: INFORMES DE GESTIÓN COMERCIAL.

CORRESPONDENCIA.

Informes de CORRESPONDENCIA . . . 1

Cómo crear un nuevo modelo de carta . . . 2

Impresión de cartas y modelos . . . 3

CAPÍTULO XXXI: INFORMES DE GESTIÓN COMERCIAL.

ESTADÍSTICA.

Informes de ESTADÍSTICA . . . 1

Estadística de movimientos . . . 1

Estadística de almacenes . . . 2

Ventas periódicas de artículos . . . 3

Ventas por familias . . . 4

Proveedores por artículos . . . 5

Artículos por proveedores . . . 6

Clientes por vendedores . . . 7

Ventas y costos por familias . . . 8

Clientes por artículos . . . 10

Artículos por clientes . . . 11

Vendedores por artículos . . . 13

Artículos por vendedores . . . 14

Resumen de Punto Verde . . . 15

Ventas de artículos por almacén . . . 16

XIV

ÍNDICE (Gestión Comercial)

CAPÍTULO XXXII: VENTANA DE UTILIDADES

DE GESTIÓN COMERCIAL

La Ventana de Utilidades de Gestión Comercial . . . 1

(1) Facturar Albaranes . . . 1

Una factura por albarán . . . 3

Agrupación de albaranes . . . 3

Facturación “por albaranes” . . . 4

Facturar “por agrupación de artículos” . . . 5

(2) Contabilizar Facturas . . . 5

Definición de “cuentas por defecto” . . . 6

Contabilización automática y colectiva de facturas a clientes . . . 8

Fecha de contabilización . . . 8

Cuentas a utilizar en el asiento contable . . . 9

Generación automática de asientos de cobro . . . 11

(3) Crear Efectos . . . 12 (4) Crear Recibos . . . 13 (5) Salida de almacén . . . 14 (6) Renumerar documentos . . . 16 (7) Eliminar documentos . . . 16 (8) Cierre/apertura de facturación . . . 17 (9) Actualizar existencias . . . 18 (10) Actualizar facturación . . . 19 (11) Actualizar Pedidos . . . 19 (12) Regularizar existencias . . . 20

Paleta de Botones de la Ventana de Regularización de Existencias . . . 21

(13) Eliminar artículos . . . 22

(14) Modificar precios de los artículos . . . 22

(15) Transferencia de datos entre empresas . . . 25

Posibilidad de importar, como facturas, ventas registradas en CTXPII-TPV . . . 28

El menú Varios de la Ventana de Utilidades de Gestión Comercial . . . 29

Anotar serie de facturas como cobradas . . . 29

Anotar serie de presupuestos como aceptados . . . 29

Duplicar serie de albaranes . . . 29

Duplicar serie de facturas . . . 29

Anotar en Agenda efectos pendientes de cobro/pago . . . 29

Leer remesas de efectos . . . 29

Actualizar los PVPs “IVA Incluido” . . . 30

Actualizar márgenes de tarifas de PVP . . . 30

Exportación de artículos de oferta . . . 30

Actualizar ofertas desde un archivo externo . . . 30

Exportación/Importación de tallas/colores . . . 30

Cuadro de amortización de préstamos . . . 31

XV

ÍNDICE (Gestión Comercial)

(10)

CAPÍTULO XXIII: CONSULTAS MÁS FRECUENTES

EN GESTIÓN COMERCIAL

Consultas más frecuentes en Gestión Comercial . . . 1

Adaptación de documentos a formularios pre-impresos . . . 1

Texto “cortado” en la impresión de documentos . . . 1

Utilización de artículos no codificados previamente en ningún Almacén . . . 2

Cantidades negativas en el dato “Existencias” de un Artículo . . . 2

Errores en acumulados de facturación a Clientes y pedidos a Proveedores . . . 2

Modificación manual del “Precio de Costo Medio” de un Artículo . . . 3

Cálculo erróneo de las “Existencias” de un Artículo . . . 3

Empleo de cantidades decimales en los procesos de facturación . . . 3

Utilización de lectores de códigos de barras . . . 4

Impresión de etiquetas de artículos en códigos de barras . . . 4

Transferencias de datos entre Contabilidad General y Gestión Comercial . . . 4

Cómo añadir comentarios extensos al final de un documento . . . 5

Introducción de artículos sin valoración o con valoración cero . . . 6

Contabilización automática de facturas . . . 6

Descuentos (comercial y pronto pago) en facturas de servicios . . . 7

Descomposición de un artículo en varios sub-artículos . . . 7

Contabilización automática de efectos a pagar y a cobrar . . . 8

Apéndice C: EXPORTACIÓN E IMPORTACIÓN DE

ARTÍCULOS, CLIENTES, PROVEEDORES,

PEDIDOS, ALBARANES Y FACTURAS

Exportación/Importación de artículos, clientes y proveedores . . . 1

Resumen 1: Formato de Exportación/Importación de ARTÍCULOS . . . 1

Resumen 2: Formato de Exportación/Importación de CLIENTES . . . 2

Resumen 3: Formato de Exportación/Importación de PROVEEDORES . . . 4

Resumen 4: Formato de Exportación/Importación de ALBARANES A CLIENTES* . . . 6

Resumen 5: Formato de Exportación/Importación de ALBARANES A CLIENTES . . . 7

Resumen 6: Formato de Exportación/Importación de ALBARANES + FACTURAS . . . . 8

Resumen 7: Formato de Exportación/Importación de PEDIDOS DE CLIENTES . . . 9

Resumen 6: Formato de Exportación/Importación de PEDIDOS A PROVEEDORES . . . 10

(11)

Módulo de

GESTIÓN

COMERCIAL

(Guía de Referencia)

XIV

Ventana de Archivos

de Gestión Comercial.

Generalidades.

(12)

DESCRIPCIÓN GENERAL DEL MÓDULO DE GESTIÓN COMERCIAL

El módulo de Gestión Comercial sólo se encuentra presente en

las dos modalidades del producto que llevan por nombre CONTAEXPRESS® II “F” (Gestión Comercial, sin Contabilidad General) y CONTAEXPRESS® II Plus (aplicación integrada de Contabilidad General + Gestión Comercial), no formando parte de CONTAEXPRESS® II “C” (que sólo dispone de Contabilidad General). Cuando en esta última versión el usuario hace clic, desde la Ventana Principal, sobre cualquiera de los tres botones del área de Gestión Comercial, aparece un mensaje como el que ilustramos.

CONTAEXPRESS® II “F” es el programa adecuado para

aquellos usuarios que, teniendo ya mecanizada su Contabilidad General por otra vía, o careciendo de esta necesidad, sí precisan una herramienta ágil y flexible para informatizar su “gestión comercial”: ficheros de Clientes/Proveedores, Almacenes, Artículos/Servicios, Tarifas, Existencias, Pedidos, Ventas, Albaranes, Facturas, Presupuestos, Correspondencia… etc.

CONTAEXPRESS® II Plus es el resultado de la interacción de 2 módulos: un módulo de Contabilidad —el mismo que ya contiene la aplicación CONTAEXPRESS® II, con su potente

gama de prestaciones—, y otro módulo de Gestión Comercial (el mismo del programa CONTAEXPRESS® II “F”), que no se limita a mecanizar las tareas convencionales de Facturación y Almacén, sino que va mucho más lejos, mecanizando también una completa Gestión de Clientes, Proveedores y Vendedores, Gestión de Pedidos, Compras y Ventas, Control de Existencias, Emisión de Presupuestos y Facturas Pro-Forma, Gestión de Catálogos de Productos y Etiquetas, Gestión de Números de Serie, Gestión de Producción, Control de Efectos y Vencimientos, Gestión de Correspondencia (“mailings” selectivos a clientes/proveedores) y Contabilización Automática de Facturas de Venta, con registro instantáneo de facturas, datos de I.V.A. o I.G.I.C., R.E. e I.R.P.F. y acumulación de operaciones con valor superior a un importe determinado.

CONTAEXPRESS® II Plus es una aplicación multi-empresa y multi-almacén sumamente completa y de sencillo manejo. Al haberse considerado el “almacén” —en un sentido amplio— no sólo como una colección de artículos o productos tangibles, sino igualmente como una colección de “servicios” o “unidades de trabajo” susceptibles de ser facturadas, se convierte en una herramienta imprescindible tanto para las PYMEs dedicadas a la ventana de mercaderías como para los profesionales (bufetes, estudios, asociaciones... etc.) que venden servicios.

El rasgo más destacado de CONTAEXPRESS® II Plus es la absoluta INTEGRACIÓN de

Gestión y Contabilidad, que no se efectúa —como ocurre en otros paquetes informáticos—

a través de rutinas externas de exportación/importación y programas de enlace sino que ambas funciones se hallan aquí unificadas, sin fisuras, de forma directa, intuitiva y plenamente

automatizada. La secuencia Almacén l (Presupuesto) l Albarán l Actualización de

Existencias l Factura l Efectos l Asiento Contable l Registro de Impuestos y Datos de

Facturación es completamente transparente para el usuario y ahorra un tiempo considerable.

XIV-2

DESCRIPCIÓN DEL MÓDULO DE GESTIÓN COMERCIAL

ÁREA DE GESTIÓN COMERCIAL. JERARQUÍA DE VENTANAS.

El área de Gestión Comercial se divide en tres secciones estructuradas en un orden lógico: (1) Archivos abre la Ventana de Archivos de Gestión Comercial, desde la que el usuario podrá acceder a seis áreas con diferentes archivos, para la introducción de datos: ALMACENES (Almacenes, Familias de Artículos, Artículos y Movimientos de Almacén), COMPRAS (Proveedores, Pedidos y Albaranes), VENTAS (Clientes, Pedidos, Albaranes y Facturas), VENDEDORES (Vendedores), EFECTOS (Efectos a Cobrar/Efectos a Pagar) y PRESUPUESTOS.

(2) Informes abre la Ventana de Informes de Gestión, desde la que pueden generarse automáticamente un elevado número de documentos impresos (informes de almacén, pedidos, albaranes, facturas, cobros, pagos, clientes, proveedores, presupuestos... etc.).

(3) Utilidades abre la Ventana de Utilidades de Gestión Comercial, una colección de herramientas generales para la manipulación y el mantenimiento de los archivos de gestión.

XIV-1

GESTIÓN COMERCIAL. JERARQUÍA DE VENTANAS.

Ventana de Archivos de Gestión Comercial (segundo nivel)

Ventana de Utilidades de Gestión Comercial (segundo nivel)

Ventana de Informes de Gestión Comercial (segundo nivel)

Ventana Principal. Área de Gestión Comercial. (primer nivel) Botón “oculto”. Al pulsarse, abre directamente la ventana de tercer nivel Ventana de Introducción de Albaranes a Clientes. Botón “oculto”. Al pulsarse, abre directamente la ventana de tercer nivel Facturar Albaranes a Clientes. Botón “oculto”. Al pulsarse, abre directamente la ventana de tercer nivel Informes de Almacén.

(13)

LA VENTANA DE ARCHIVOS DE GESTIÓN COMERCIAL

A la Ventana de Archivos de Gestión Comercial (ventana de segundo nivel) se accede desde el botón Archivos del Área de Gestión Comercial de la Ventana Principal. La Ventana de Archivos de Gestión Comercial se encuentra dividida en seis (6) secciones estrechamente vinculadas entre sí:

1/ La sección ALMACENES incluye 4 funciones representadas por otros tantos botones: (A) Almacenes. Esta función se destina a la creación, consulta y modificación de un número ilimitado de “almacenes” (o departamentos, centros, tarifas... etc.) para cada empresa. (B) Familias de artículos permite dar de alta, analizar y modificar un número también ilimitado de “familias” (agrupación opcional de artículos facturables; ej., Servicios, Muebles, Diseño, Mano de Obra... etc.), que servirán para organizar los artículos o conceptos facturables dentro de cada uno de los almacenes que se hayan definido.

(C) La función Artículos permite acceder al Archivo General de Artículos del almacén seleccionado. Desde la ventana resultante de usar este botón (ventana de tercer nivel) es posible dar de alta y modificar los distintos datos de cada artículo, sobre un extenso formato de ficha, muy claro y rico en información.

(D) El botón Movimientos de almacén abre el fichero de “movimientos de almacén”, integrado por movimientos directos de entrada o salida anotados manualmente por el propio usuario, y por movimientos indirectos procedentes de Albaranes de Proveedores —entradas— y de Albaranes a Clientes —salidas—, o derivados de un traspaso entre almacenes.

2/ La sección COMPRAS consta de 3 botones: (A) Proveedores gestiona un sofisticado fichero de Proveedores, a través de una ficha muy amplia con datos de direcciones, facturación, cobro, catálogo de artículos y observaciones. (B) Pedidos abre la Ventana de Introducción de Pedidos (Archivo de Pedidos, ventana de tercer nivel), conectada al fichero de Proveedores y al Catálogo del Proveedor seleccionado a través del Archivo de Artículos. Y, por

XIV-3

LA VENTANA DE ARCHIVOS DE GESTIÓN COMERCIAL

❶

❷

❹

❺

❸

❻

último, (C) Albaranes abre la Ventana de Introducción de Albaranes (Archivo de Albaranes de Proveedor), que registra los albaranes totales o parciales que acompañan a la mercancía que envía el Proveedor. Es un fichero asociado al de Pedidos a Proveedores.

3/ La sección VENDEDORES, con un único botón del mismo nombre, gestiona un posible archivo de Vendedores o Agentes, que luego podrán ser asignados opcionalmente a los albaranes de venta, para el cálculo detallado de comisiones en el momento de la facturación.

4/ La sección VENTAS es la de uso más frecuente, y se halla dividida en 4 sub-secciones: (A) Clientes se encarga de la gestión de un archivo de Clientes sobre fichas multi-ventana, muy completas, con datos de direcciones, facturación, cobro de facturas y observaciones.

(B) Pedidos se encarga del registro de Pedidos de Clientes. Estos Pedidos podrán luego producir los correspondientes Albaranes, y éstos las Facturas a Clientes, archivos asociados.

(C) El botón Albaranes abre la Ventana de Introducción de Albaranes (Archivo de Albaranes a Clientes, ventana de tercer nivel), que enlaza simultáneamente con los archivos de almacenes, clientes y artículos, para la confección automática de estos documentos.

(D) Facturas abre la Ventana de Facturas (Archivo de Facturas). Las facturas pueden introducirse directamente, sin pasar por el Pedido ni por el Albarán, pero también se generan automáticamente a partir de los albaranes, pudiéndose incluso contabilizar instantáneamente (si se dispone del módulo complementario de Contabilidad General), controlar vencimientos (con posible contabilización automática del cobro) y emitirse efectos desde la misma ventana.

5/ La sección EFECTOS gestiona dos archivos muy similares:

(A) Archivo de Efectos a cobrar. Estos efectos pueden generarse automáticamente desde sus facturas de origen, o bien introducirse de modo semi-automático, en la Ventana de Efectos a Cobrar, resultante de este botón, con sólo indicar el número de la factura de procedencia. Cada ventana representa una serie de efectos correspondientes a una única factura emitida. Esta ventana permite la contabilización automática del cobro de cada vencimiento, si se dispone de CONTAEXPRESS® II Plus, con módulo de Contabilidad General.

(B) Archivo de Efectos a pagar. El botón abre la Ventana de Introducción de Efectos a Pagar, sobre la que el usuario puede anotar manualmente los efectos que le giran sus proveedores, o bien generarlos directamente desde la Ventana de Introducción de Pedidos. Cada ventana representa una serie de efectos correspondientes a una única factura recibida.

6/ La sección PRESUPUESTOS cuenta con un único botón, del mismo nombre. El botón

Presupuestos abre la Ventana de Introducción de Presupuestos (Archivo de Presupuestos),

enlazada con los archivos de Almacenes, Artículos y Clientes, para su confección automática. Esta ventana se ocupa de la creación y mantenimiento de Presupuestos (o “Facturas Pro-Forma”, la denominación es libre), que, en caso de ser aceptados, podrán convertirse automáticamente en Pedidos a Proveedor, Pedidos de Clientes y Albaranes de Clientes.

La Ventana de ARCHIVOS de Gestión Comercial (ventana de segundo nivel) es la ventana básica de este módulo de la aplicación, ya que desde ella se abordan el 90% de las tareas cotidianas típicas de la gestión de una empresa. Las otras dos ventanas de segundo nivel de este módulo —Ventana de Informes de Gestión Comercial y Ventana de Utilidades de Gestión Comercial— son de empleo ocasional, encargándose la primera de generar informes automáticos basados en los datos introducidos en los archivos mencionados, y dedicándose la segunda a funciones de mantenimiento o procesamiento colectivo de documentos.

(14)

XV

Ventana de Archivos

de Gestión Comercial.

ALMACENES.

GESTIÓN DE ALMACÉN

La sección ALMACENES de la Ventana de Archivos de Gestión Comercial (2º nivel) agrupa todas las operaciones relacionadas con el control de almacenes y existencias, la gestión de artículos y el registro de los movimientos de entrada/salida de mercancías.

CONTAEXPRESS® II trata el término “almacén” en un sentido muy amplio, que puede equipararse tanto a almacenes propiamente dichos como a distintos centros o áreas de actividad dentro de una misma empresa. En muchos casos, por carecer la empresa de un almacén real, este concepto aludirá simplemente a una colección o “tarifa” de artículos o conceptos susceptibles de ser facturados.

Esta sección consta de 4 apartados. El orden lógico de operación que el usuario debe seguir puede describirse así:

1º) Dar de alta al menos un almacén (botón ALMACENES). 2º) Crear al menos una familia o categoría de productos o servicios que sean facturables (botón FAMILIAS DE ARTÍCULOS).

NOTA: Cuando creamos un nuevo archivo de empresa, vacío, la aplicación automáticamente genera un Almacén Nº 1 y una Familia

01, con los nombres genéricos “ALMACÉN” y “FAMILIA”, que el usuario luego podrá cambiar.

3º) Seleccionar un almacén por defecto (menú desplegable Almacén actual ,

en muchas ventanas de tercer nivel).

4º) Crear artículos o conceptos facturables (botón ARTÍCULOS).

5º) Generar movimientos de almacén, bien sea directamente (botón MOVTOS.

ALMACÉN) o indirecta y automáticamente, desde Pedidos, Albaranes y Traspasos.

ARCHIVO DE ALMACENES

La Ventana de Almacenes, a la que se accede desde el botón

Alma-cenes de la Ventana de Archivos de

Gestión Comercial (de la sección “ALMACENES”), abre el llamado Archivo de Almacenes, presentando un listado con todos los almacenes creados hasta el momento (no hay límites en cuanto a su número), per-mitiendo nuevas altas y

modificacio-nes. Los datos básicos de un almacén se reducen a dos: el Número de almacén (dato necesa-riamente numérico) y la Descripción del almacén (hasta 30 caracteres). El listado de almacenes puede visualizarse clasificado por cualquiera de estos dos conceptos, bastando para ello un clic sobre los encabezados de columna Nº Almacén y Descripción.

XV-1

GESTIÓN DE ALMACÉN. ARCHIVO DE ALMACENES.

(15)

Al elegirse un nuevo almacén desde este menú desplegable, en cualquier ventana (Albaranes,

Facturas, Pedidos... etc.) se reconstruye la ventana-lista de artículos, quedando éstos almacenados en memoria para su consulta instantánea. En general, el acceso consultivo a los almacenes y a los artículos o servicios contenidos en los mismos se encuentra en CONTAEXPRESS® II bastante simplificado, sea cual sea la operación concreta de la aplicación que vaya a realizar el usuario.

Para poder eliminar un almacén (botón ), es necesario que éste no se encuentre seleccionado como “almacén actual” y que no contenga ningún artículo. En caso contrario, la operación de borrado no podrá llevarse a cabo, y aparecerán en pantalla mensajes de alerta:

ARCHIVO DE FAMILIAS DE ARTÍCULOS

La Ventana de Familias de Artículos, a la que se accede desde el botón

Familias Artículos de la

Ven-tana de Archivos de Gestión Comercial (sección “ALMACE-NES”), abre el archivo de “fami-lias” de artículos, presentando un listado con todas las familias que se hayan creado hasta el momento, permitiendo nuevas altas y modificaciones. Los datos de una familia se reducen a dos: el Código de familia (dato alfanumérico de hasta 10

caracteres) y la Descripción de la familia (hasta 30 caracteres). El listado de familias puede ordenarse por cualquiera de estos dos datos con un clic sobre sus encabezados de columna.

MUY IMPORTANTE: NO será posible dar de alta ningún artículo o concepto facturable, ni tampoco confeccionar documentos de gestión (albaranes, facturas... etc.) sin antes haber creado (y seleccionado como “almacén actual”) al menos UN almacén. Si el usuario no trabaja con almacenes, en su sentido estricto, bastará con que dé de alta uno ficticio, al que podrá denominar, por ejemplo, “Almacén General” o “Listado General”. De todas formas, ya hemos indicado que, al crearse una nueva empresa, el programa produce automáticamente un Almacén (llamado “ALMACÉN”) y una Familia (llamada “FAMILIA”), nombres que el usuario podrá luego modificar a su conveniencia.

La Paleta de Controles de esta ventana incluye los botones característicos de otras venta-nas de tercer nivel de CONTAEXPRESS® II (primero, último, anterior, siguiente... etc.).

Uno de los botones específicos de esta ventana es el botón Artículos, que se emplea para consultar el listado de los artículos que contiene el almacén seleccio-nado en cada momento.

Para cada artículo se mues-tran: código, descripción, emplazamiento, nº de almacén, existencias y precio de venta 1. El lista-do puede ordenarse por códigos, descripciones, emplazamientos,

existen-cias y precio de venta, con un simple clic sobre el encabezado de columna correspondiente. También se pueden realizar búsquedas

libres basadas en cualquiera de estos criterios.

Otro botón característico de esta ventana (y de otras muchas ventanas de tercer nivel del módulo de Gestión Comercial) es el botón-menú desplegable de Selección del almacén actual, que es el “almacén por defecto” en el que se basarán documentos tales como Albara-nes, Facturas, Registro de movimientos... etc., hasta la selección de otro

nuevo almacén. Es también un botón “informativo”, ya que siempre mues-tra cuál es el almacén seleccionado como “almacén actual” en cada momen-to, junto a su descripción.

Eliminar almacén seleccionado (no funciona si se trata del “almacén

actual” o si el almacén ya contiene artículos) Imprimir listado de almacenes Selección del almacén actual

(almacén por defecto)

Duplicar el almacén seleccionado Buscar un almacén en la lista Modificar el Número o Descripción

del almacén seleccionado Buscar en la lista el Primer almacén Buscar en la lista el Almacén anterior

Anular la introducción/modificación de

datos, o una búsqueda

Buscar en la lista el Almacén siguiente

Consultar lista de artículos del

almacén que se encuentre seleccionado

Validar la introducción/modificación

de datos, o una búsqueda Flecha de Regreso a la

ventana anterior

Buscar en la lista el Último almacén Dar de alta un Nuevo almacén

PALETA DE BOTONES DE LA VENTANA DE ALMACENES

(16)

La Paleta de Controles de esta ventana incluye los botones característicos de otras venta-nas de tercer nivel de CONTAEXPRESS® II, (primero, último, anterior, siguiente... etc.), que acabamos de describir al ocuparnos de la Ventana de Almacenes.

Uno de los botones específicos de esta venta-na es el botón Artículos, que se emplea para con-sultar el listado de los artículos que contiene la familia seleccionada en ese momento. Para cada artículo se muestran:

código, descripción, emplazamiento, nº de almacén, existencias y precios de venta 1. La lista puede ordenarse por códigos, descripciones, emplazamientos, existencias y precios de venta, con un simple clic sobre el encabezado de columna correspondiente. También se pueden rea-lizar búsquedas libres basadas en cualquiera de estos criterios.

Otro botón de esta ventana de tercer nivel (ya analizado en la Ventana de Almacenes) es el botón de Selección del almacén actual, que sirve para elegir el “almacén por defecto” en el que se basarán documentos tales como Albaranes, Facturas, Registro de movimientos... etc., hasta la selección de otro nuevo almacén. Los listados de artículos

pedi-dos desde esta ventana sólo muestran los correspondientes a la familia seleccionada del almacén actual.

Eliminar la familia seleccionada (no funciona si la familia elegida ya

contiene artículos) _{Imprimir listado de familias} Selección del almacén actual

(almacén por defecto)

Duplicar la familia seleccionada Buscar una familia en la lista Modificar el Código o Descripción

de la familia seleccionada Buscar en la lista la Primera familia Buscar en la lista la Familia anterior Botón utilizado para Exportar familias Botón utilizado para Importar familias

Anular la introducción/modificación

de datos, o una búsqueda

Buscar en la lista la Familia siguiente

Consultar lista de artículos de la

familia y almacén seleccionados Informe periódico ABC de Familias: porcentaje de ventas por cada familia Informe Compras/Ventas por Familia

Validar la introducción/modificación

de datos, o una búsqueda Flecha de Regreso a la

ventana anterior

Buscar en la lista la Última familia Dar de alta una Nueva familia

PALETA DE BOTONES DE LA VENTANA DE FAMILIAS

DE ARTÍCULOS

El botón ABC de la Ventana de Familias permite obtener un informe periódico, que muestra los totales de ventas de artículos/servicios pertenecien-tes a cada familia que se hayan

producido durante el período indi-cado, así como los porcentajes relativos de cada familia sobre el total de las ventas efectuadas.

El botón Estadística de la Ventana de Familias produce tam-bién automáticamente un informe periódico similar al que acabamos de describir, aunque con bastantes peculiaridades.

Sobre un mismo listado se muestran tanto las Compras a Proveedores como las Ventas a Clientes efectuadas durante el período indicado, para cada una de las familias de artículos, siempre referidas exclusivamente al almacén actual (el almacén seleccionado). Se muestran los porcentajes relativos de cada una de las familias, tanto sobre las Compras como sobre las Ventas. En otra columna aparece el Beneficio producido por cada familia, entendido como el producto del resultado de la resta “precio de venta medio-precio de costo medio” multiplicado por el número de unidades de cada artículo que han salido del almacén actual. También se indican los porcentajes relativos de este Beneficio. La última columna, denominada % Neto, refleja, para cada una de las familias, el rendimiento económico por cada 100 Ptas. compradas de cada una de las familias del almacén actual. (En el cuadro de diálogo previo a la obtención del informe, el usuario elige entre aplicar el Precio de Costo “fijo” o el Precio de Costo Medio.)

(17)

Para poder eliminar una familia (mediante el botón ), es necesario que ésta no corresponda aún a ningún artículo

registrado en el Archivo de Artículos. En caso contrario, la operación de borrado no podrá realizarse, y aparecerá en pantalla el mensaje de alerta que ilustramos sobre estas líneas.

ARCHIVO DE ARTÍCULOS

A la Ventana de Artículos se accede desde el botón Artículos de la Ventana de Archivos de Gestión Comercial (sección “ALMACENES”). Esta ventana presenta la ficha de un solo regis-tro (artículo) del Archivo de Artículos, permitiendo la modificación de los datos que muestra, y también el alta de nuevos artículos. Los artículos que se visualizan en la ventana —y cual-quier artículo nuevo que pueda crearse— se hallan asociados al almacén seleccionado como almacén “actual”, cuyo código aparece en el botón de selección de almacenes.

La Ventana de Artículos recoge (individualmente para cada artículo) un amplísimo abanico de datos, de dos tipos: (A) Datos de introducción directa, que el usuario debe

rellenar (ej., código, unidad de medida, descripción, familia, proveedor princi-pal, precio de costo... etc.). (B) Datos auto-calculados, que la propia aplica-ción genera automáticamente desde los movimientos de almacén (entradas, salidas, existencias..., unidades pendientes de entrega, pendientes de recibir... etc.).

MUY IMPORTANTE: La inclusión del dato Familia en un artículo es imprescindible. Si no se desea emplear ningún tipo de agrupamiento, una alternativa puede ser crear una familia ficticia (con un asterisco como código, por ejemplo), a la que se asignarían todos los artículos. NO será posible dar de alta ningún artículo sin haber creado primero al menos una FAMILIA o categoría de agrupamiento.

A continuación describimos cada uno de los datos que el usuario debe introducir sobre la ficha de un artículo, así como los datos opcionales y los de relleno automático:

Código del artículo. Dato alfanumérico de hasta 14 caracteres. Este código ha de ser

único (no duplicado) para cada uno de los artículos registrados en un almacén.

Unidad (Ud.). Dato alfanumérico. Recoge la abreviatura de la “unidad de medida”

carac-terística del Artículo que se esté registrando (Ud., Caja, M2., M. ... etc.).

Descripción del artículo. Dato alfanumérico,

libre. Directamente pueden introducirse 90 caracteres. Si se requiere una descripción más amplia, basta con hacer clic sobre el pequeño botón de “descripción ampliada”, abriéndose entonces una ventana con barra de desplazamiento vertical sobre la que pueden introducirse hasta 1.024 caracteres.

Código que el Proveedor usa para el artículo. Campo opcional. Puede rellenarse

cuando el código establecido por el Proveedor por defecto para un artículo determinado difie-ra del código asignado por el usuario en CONTAEXPRESS® II padifie-ra ese mismo artículo.

Emplazamiento. Campo opcional. Refleja la ubicación física (ej., nave H, estante C,

repi-sa X) que se va a dar al Artículo dentro del almacén, para una rápida localización.

Familia. Campo de relleno obligatorio. Recoge el código de la “familia” o categoría de

agrupamiento en la que se encuadra el Artículo (puede tratarse de una familia ficticia, general, para todos los artículos; en todo caso, hay que rellenarlo). Al rellenarse el código

y tabular aparece la descripción de la familia. Cuando el cursor se encuentra situado en este campo, se activa automáticamente el botón con-sultivo Familias, que abre la ventana-lista con las familias disponibles; un doble clic sobre cual-quiera de ellas hará que su código aparezca ya relleno en la ficha del artículo. Una alternativa es escribir ?-TAB desde ese mismo campo.

Clave del Proveedor. Éste es un campo “libre”, de asignación opcional por parte del

usuario. No tiene una utilidad definida, quedando ésta a criterio del propio usuario.

Clave del Artículo. También se trata de un campo “libre”, de asignación opcional.

Tam-poco tiene una utilidad definida, que el usuario deberá establecer.

Contenido del envase. Campo de relleno opcional. Puede cumplimentarse cuando el

Artículo que se está registrando es un artículo compuesto de otros artículos (“sub-artículos”) unitarios. Por ejemplo, si estuviéramos registrando como artículo una caja de 10 diskettes, podríamos reflejar en este campo el número “10” (10 diskettes unitarios, contenido de la caja). Pero el usuario puede libremente dar otros usos a este campo que, además, ha sido definido como alfanumérico y puede contener hasta 25 caracteres.

Precio de costo. Recoge el precio de costo habitual (precio de compra al proveedor) del

Artículo que estemos registrando. Es absolutamente conveniente rellenar este campo, en el que se basan numerosos informes de almacén e informes de estadística de beneficios, y en el que, además, se basa el cálculo automático de los márgenes, PVPs y PVPs-IVA Incluido.

(18)

NOTA IMPORTANTE: Si el usuario así lo desea, en el área de Gestión del Cuadro de Preferencias del programa puede activarse la actualización automática de este Precio de Costo “fijo”, de modo que éste se modifique automáticamente en cada operación, tomando como referencia a) el último precio de compra aplicado; o b) el precio medio de costo. La opción marcada por defecto es No actualizar, como se

observa en la ilustración adjunta.

Precio de costo medio. Campo de relleno automático. El programa lo calcula y lo

mantiene permanentemente actualizado a través de los distintos Pedidos a Proveedor, Albaranes de Proveedor y Movimientos de Almacén que se producen en la empresa.

Último precio de costo. También es un campo de relleno automático, que el programa

calcula a través de los Pedidos y Albaranes de Proveedor, y de los Movimientos de Almacén.

Tarifas P.V.P. (3 campos) La ficha de un artículo admite hasta 3 precios de venta, que

aparecen en los documentos comerciales como PVP-1, PVP-2 y PVP-3, respectivamente. Cuál de estos tres precios va a sugerirse en albaranes, facturas, presupuestos... etc. vendrá determinado por el campo “Tarifa de PVP”, que se encuentra en la ficha de cada Cliente (subventana de “Datos de facturación”).

Los precios de venta pueden introducirse manualmente, o bien pueden calcularse automáticamente a partir del Precio de Costo (aplicando un porcentaje o margen) que actúa sobre el precio de costo. Es más, puede

usarse el método inverso, y procederse al cálculo de los márgenes comerciales “reales” (sobre los PVPs) del artículo, para cada uno de los 6 posibles Precios de

Venta al Público del mismo (PVP-1, PVP-2 y PVP-3, PVP-1 IVA Incluido, PVP-2 IVA Incluido y PVP-3 IVA Incluido). Cuando el usuario esté dando de alta por vez primera, o modificando un artículo ya registrado, podrá elegir entre escribir directamente el porcentaje deseado de margen comercial (con el consiguiente cálculo automático de los PVPs a aplicar), o bien introducir un importe exacto de PVP (normal o ya con IVA), con el consiguiente cálculo automático del tipo alternativo de PVP y del Margen Comercial resultante de aplicar al artículo dicho precio de venta. Existe un enlace dinámico entre las 9 casillas (Margen, PVP y PVP+IVA), los Impuestos (% de IVA/IGIC y R.E.) y el propio Precio de Costo, sin el cual estos automatismos no serían posibles. La modificación de uno cualquiera de estos datos implicará el recálculo automático de los demás datos asociados. El recálculo se produce al salir del campo (con TAB): al salir del Margen, se calculan PVP y PVP+IVA; al salir del PVP se calculan el Margen y el PVP+IVA; se puede rellenar directamente el PVP+IVA del artículo, y al salirse de este campo quedarán automáticamente recalculados el Margen y el PVP.

NOTA: El menú especial VARIOS de la Ventana de Utilidades de Gestión

Comercial permite a los usuarios de versiones de CONTAEXPRESS® II anteriores a la 2.0 actualizar y autorrellenar los mencionados porcentajes de margen comercial en las Fichas de Artículos. Otra opción del mismo menú les servirá para actualizar los precios “IVA Incluido”.

La fórmula empleada para el cálculo del margen comercial en la Ficha del Artículo es la siguiente: % de Margen Comercial = 100 - (Precio de Costo/Precio de Venta x 100).

Precio de venta medio. Campo de relleno automático. El programa lo calcula y lo

mantiene permanentemente actualizado a través de las Facturas y Albaranes.

Último precio de venta. También es un campo de relleno automático, que el programa

calcula y actualiza con los datos registrados en Facturas y Albaranes.

Precio del envase/embalaje. Este campo sólo se activa y permite la recepción de datos

si previamente se ha marcado en el Cuadro de Preferencias (área de Gestión) la opción Desglosar “Punto Verde” en el precio de los artículos. Recoge un “importe fijo” para los envases o embalajes que acompañan al artículo. Este importe fijo por unidad (no afectado por descuentos comerciales) es un desglose del PVP, y se muestra automáticamente en Albaranes y Facturas de Clientes, quedando también desglosado

a nivel de línea y de totales finales. Todo ello de acuerdo con la denominada Normativa del “Punto Verde”, que busca una financiación solidaria para la recuperación y reciclado de envases y embalajes.

I.V.A. o IGIC. Indica el porcentaje de IVA (o I.G.I.C.) por defecto que se aplica al Artículo. R.E. Indica el porcentaje de Recargo de Equivalencia por defecto que se aplica al artículo.

(En el área de Gestión del Cuadro de Preferencias de la aplicación el usuario puede determinar si los datos de I.V.A./I.G.I.C. y R.E. de los artículos, a sugerir durante la confección de albaranes/pedidos/facturas, deben tomarse de la Ficha del Artículo o bien de la Ficha del Cliente o Proveedor al que va dirigido el documento comercial. Los datos de descuento comercial pueden igualmente tomarse desde la Ficha del Cliente o desde la Ficha del Artículo, según la modalidad que se elija en el Cuadro de Preferencias. Como se explica más adelante, estos datos también pueden introducirse de modo automático, colectivamente, desde la Ventana de Utilidades de Gestión Comercial, opción Modificar precios.)

Observaciones. Es un campo “libre”, de relleno opcional. Directamente admite hasta 60

caracteres. Si se precisa una extensión mayor, puede recurrirse al botón de descripción ampliada , que da cabida a un máximo de 1.024 caracteres. (Los botones de descripción ampliada operan siempre con posterioridad a la introducción de datos del artículo, abriendo una ventana en modo de entrada directa de texto.)

Entradas. Dato numérico de relleno automático. El programa lo

mantiene permanentemente actualizado. Refleja las entradas en almacén del Artículo, tanto las entradas directas o manuales (realizadas desde el Archivo de Movimientos de Almacén) como las entradas indirectas o automáticas (derivadas de los albaranes, pedidos, traspasos o regularizaciones).

Salidas. Dato numérico de relleno automático. El programa lo mantiene siempre

permanentemente actualizado. Refleja las salidas de almacén del Artículo, tanto las salidas directas o manuales (realizadas desde el Archivo de Movimientos de Almacén) como las indirectas o automáticas (derivadas de los albaranes, pedidos, traspasos o regularizaciones).