XVIII Gestión Comercial.
IMPRESIÓN DE UN ALBARÁN DE PROVEEDOR
El botón Imprimir de la Ventana de Albaranes de Proveedores se utiliza para imprimir el Albarán que se esté visualizando en cada momento. Al pulsarse el botón aparece un cuadro de diálogo con múltiples opciones para la impresión del documento (ver ilustra- ción). La opción por defecto es: Modelo comercial y con rayado, ordenado por posición en la lista, sin impresión de códigos de artículos y sin inclusión de impuestos. Si se aceptan estos ajustes por defecto, bastará con pulsar en OK o utilizar las teclas Intro o Retorno para previsua- lizar en pantalla el Albarán, según el for-
mato mostrado en la ilustración inferior. Se aconseja usar papel normalizado DIN A4.
El documento estándar de Albarán pre- senta en su esquina superior izquierda la dirección del Proveedor. A la derecha se muestran los datos de la Empresa, posicio- nados de tal modo que la hoja impresa pueda plegarse e introducirse en un sobre con ventanilla a la derecha. A la izquierda aparecen el Número y la Fecha del Alba- rán. Bajo la dirección del Proveedor se
imprimen su N.I.F. y Código. Sobre los encabezados de columna, el medio de Transporte, la Forma de cobro de la mercancía y las posibles Observaciones.
Impresión sin rayado
Varios de los modelos de impresión de Albaranes de Proveedores pueden obtenerse sin rayado (sólo con su contenido de texto), para que el usuario pueda utilizar hojas pre-impresas diseñadas enteramente a su medida, en formato “libre”, con el único requisito de que —previa medición— se respeten las áreas destina- das a la dirección del Prove- edor destinatario, nº, fecha... etc., lista de artículos y línea inferior de importes totales.
Albaranes sin valorar
En ocasiones puede ser interesante imprimir un Alba- rán en formato no valorado (para que se valore posterior- mente). Desde el cuadro de diálogo ya descrito pueden obtenerse estos informes sin valorar en sus dos modalida- des: con rayado y sin rayado. El Albarán ilustrado es un documento sin valorar, con rayado. Estos modelos tienen otras opciones, como incluir o no los códigos de artículo.
Códigos de artículos
En el cuadro de diálogo previo a la impresión de un Albarán de Proveedor, el usuario puede decidir si aparecerán o no los códigos de los artículos (el ajuste por defecto es no impri- mirlos, opción “Ninguno”). Si en la ficha del Archivo de Artículos se han registrado dos códigos diferentes (el que normalmente establece el Proveedor y el propio del usuario) se podrá optar entre imprimir uno u otro.
Inclusión de impuestos en un Albarán de Proveedor
No es una práctica habitual que los documentos de Albarán de Proveedor —incluso tratándose de Albaranes ya “valorados”— incluyan los impuestos (Impuesto de Valor añadido —o IGIC— y Recargo de Equivalencia) en la línea de totales. El cuadro de diálogo de impresión de un Albarán de Proveedor sí permite esta opción, que se activa cuando el usuario marca la casilla denominada Incluir impuestos con anterioridad a la impresión.
Ordenación de los artículos en un Albarán de Proveedor
Existen 4 formas de ordenar los artículos que van a incluirse en el Albarán de Proveedor. El tipo de ordenación se selecciona en el cuadro de diálogo previo a la impresión. El ajuste por defecto es por Posición en
lista (el orden original de anotación de los artículos en la Ventana de Albaranes de Proveedores), pero existen otras opciones: Por códigos, Por descripción y Por emplazamiento.
Impresión de etiquetas de envío
A veces puede resultar útil confeccionar etiquetas “autodireccionadas” para devolver mer- cancía defectuosa o equivocada al Proveedor que remite el Albarán, y adherirlas a los bultos cuando enviemos la mercancía. Para obtener etiquetas de este tipo marcaremos el botón circu- lar Etiquetas de envío en el cuadro de diálogo previo a la impresión de un Albarán, indicando el número de etique- tas precisas. Este número se interpreta como “número de bultos”, y figurará en cada etiqueta impre- sa como “1/4” (pri- mer bulto de cua- tro), “2/4” (segundo bulto de cuatro)...
Impresión en otros idiomas
Los epígrafes de los documentos comerciales en CONTAEXPRESS® II pueden imprimirse en una serie de idiomas, seleccionables en el cuadro de diálogo de impresión. De este modo, pueden obtenerse Albaranes de Proveedor cuyo contenido será 100% catalán, gallego... etc.
Impresión en otras divisas
Los importes (parciales y totales) de los documentos comerciales en CONTAEXPRESS® II pueden imprimirse en una serie de divisas diferentes (que previamente han de haberse definido en la Tabla de Divisas, Ventana Principal, Barra de Utilidades Generales). La elección de una divisa afecta únicamente a la impresión del documento comer- cial, no a su contenido, que siempre quedará registrado en la “Moneda en uso” también elegida en la Tabla de Divisas. La selección de divisa para un documento comercial se realiza en un menú desplegable que aparece en el cuadro de diálogo de impresión.
Las siglas de la divisa elegida se mostrarán en el recuadro inferior “Total Pedido”, del área de totales. Si se va a imprimir un documento comercial en otra moneda distinta de la elegida como “moneda en uso”, puede ser aconsejable desactivar primero la preferencia “Mostrar en Euros el importe total del documento” (Cuadro de Preferencias, Área de Gestión) y, al mismo tiempo, activar la preferencia “Mostrar cambio de divisa aplicado en documentos”.
Imprimir importes totales en Euros
La preferencia que acabamos de men- cionar, “Mostrar en Euros el importe total del documento”, que puede activarse en el área de Gestión Comercial del Cuadro de Preferencias de la aplicación, hace que —justo debajo del área de totales del Albarán de Proveedor, bajo el dato “Total Albarán”— aparezca la equivalencia en Euros del importe total del Albarán. En la misma línea, a la izquierda, se mostrará la equivalencia en Euros de la moneda en uso.
El “Modelo de Servicios”
Junto al modelo de Albarán de Proveedor denominado “Modelo comercial”, puede obtenerse otro formato impreso diferente llamado “Modelo de servicios”. Se trata de un formato mucho más adecuado para la solicitud o adquisición de servicios (profesionales, abogados, S.A.T. ...), en lugar de “mercaderías”. El diseño de estos documentos es más simple, con dos únicas columnas: Concepto e Importe neto. Este formato permite la inclusión de textos extensos que describan adecuadamente los servicios prestados por el Proveedor.
El “Modelo de Recibos”
Este modelo impreso coincide con el característico de los recibos bancarios. Su altura equivale a la de 1/3 de DIN A4 (permitiendo la impresión de 3 “recibos” por página). Por lo demás, los datos que presenta son idénticos a los que presenta el impreso convencional. No se recomienda el empleo de este modelo para documentos que contengan más de 14 líneas.
El “Modelo de Usuario”
El modelo de usuario de Albaranes de Proveedores permite elegir qué columnas han de aparecer en el impreso, entre 11 datos posibles, y, además, asignar un determinado número de caracteres a cada una de las columnas elegidas. Este impreso se basa necesariamente en caracteres tipográficos mono-espaciados, por lo que la calidad de presentación de los epígra- fes de columna y de su contenido en cada línea será siempre inferior a la de los impresos con- vencionales. En compensación, este modelo ofrece una gran flexibilidad al usuario final.
Si se asignan a una determinada columna menos caracteres que los que alguna línea con- tiene en la misma, el campo afectado se truncará al alcanzar el número de caracteres indicado, por lo que en ocasiones la obtención de un impreso de usuario satisfactorio será el resultado de un proceso de prueba y error. El número total de caracteres por línea no ha de exceder en ningún caso de 84. El botón Estándar (ver ilustración) rellena automáticamente las casillas de varias columnas seleccionadas con valores orientativos que el usuario podrá luego modificar.