Comercial agrupados bajo la denominación común Cobros se basan en el Archivo de efec- tos a cobrar, cuyos registros se generan desde la Ventana de Introducción de Facturas a tra- vés del botón Crear efectos, o bien mediante su introducción directa en la propia Ventana de Efectos a Cobrar (Archivos de Gestión), descrita en otra
sección de este Manual, indicando siempre el número de la factura de procedencia.
Los informes sobre Cobros pueden obtenerse en cuatro formatos diferentes (representa- dos por otros tantos botones circulares), que se denominan “Efectos a cobrar”, “Listado por clientes”, “Listado por fechas” y “Remesas en soporte magnético”. Los informes pueden solici- tarse entre 2 clientes, entre 2 números de series de efectos, entre 2 números de factura de pro- cedencia y entre 2 fechas de vencimiento. Estas 4 restricciones de búsqueda son acumulativas (salvo la referente a los números de series de efectos y números de factura, que se excluyen entre sí) y, al abrirse el cuadro de diálogo previo a la impresión, ya se encuentran cumplimen- tadas por defecto, de tal modo que, si el usuario no indica otra cosa, se imprimirán todos los efectos a cobrar que se hayan registrado.
En cada uno de los informes, a su vez, pueden usarse 3 criterios secundarios de selección: (1) Cobrados. En el informe aparecerán únicamente los efectos a cobrar que figuren como “Cobrados”, tras marcarse la casilla de cobro en la línea que los representa en la Ventana de Efectos a Cobrar (ver ilustración).
(2) Pendientes de cobro. Es el informe inverso. En él sólo se imprimen los efectos a cobrar cuyo cobro aún no haya sido registrado.
(3) Todos. Es el ajuste por defecto. Se imprimirán todos los efectos (comprendidos entre los dos clientes, los 2 números de series de efectos o dos números de factura y las dos fechas de vencimientos que se hayan indicado), sea cual sea su situación de cobro.
Existe otro criterio complementario de selección en el cuadro de diálogo previo a la impre- sión de los informes de Efectos a cobrar. Se trata de la casilla “Sólo efectos bancarios”. Si se marca esta casilla, se imprimirán única y exclusivamente aquellos efec-
tos de cobro en cuya factura de procedencia se haya elegido la opción “Efectos” en el menú de cabecera Tipo de pago, que contiene las moda- lidades de pago más estandarizadas.
XXIX-3
INFORMES DE GESTIÓN COMERCIAL. COBROS.
La casilla “Sólo efectos bancarios” es fundamental para separar —en un proceso de impre- sión colectiva, por ejemplo— los “recibos” simples (justificantes de cobro) de los “efectos” bancarios (documentos en formato normalizado que normalmente han de llevarse a una enti- dad bancaria para su gestión o cobro anticipado a través de una línea de descuento).
La ventana previa a la impresión cuenta con un botón consultivo Clientes, activable con un clic del ratón o con la secuencia de pulsaciones ?-TAB. Este botón se emplea para localizar un código de Cliente y autorrellenar con un doble clic sobre su línea cualquiera de las casillas de selección de clientes que aparecen en el cuadro de diálogo.
Los informes de Efectos a cobrar se basan, como ya hemos dicho, en los docu- mentos registrados en el Archivo de Efectos a Cobrar a través de la ventana del mismo nombre o de las Ventanas de Albaranes a Clientes y Facturas a Clien-
tes, y la información que contienen está permanentemente actualizada.
EL INFORME “EFECTOS A COBRAR”
Con este formato de informe lo que se imprimen son formularios completos de
efectos a cobrar, en formato normalizado, idénticos a los que se obtienen desde la propia
Ventana de Introducción de Efectos a Cobrar o también desde el botón “Imprimir efectos” de la Ventana de Introducción de Facturas. La diferencia estriba en que desde dicha ventana sólo es posible imprimir una única serie de efectos en cada ocasión (entendemos por “serie” el grupo de hasta 6 efectos correspondiente a una misma factura), mientras que desde el informe “Efectos a cobrar” se consigue la impresión colectiva y automática de un número ilimitado de series (entre 2 clientes, entre 2 fechas de vencimiento, entre 2 números de serie o factura).
Al solicitarse este informe, aparece en primer lugar otro cuadro de diálogo en el que elegi- remos cuál de los 3 formatos de impresión disponibles va a utilizarse. Los impresos “con raya- do” y “sin rayado” corresponden, respectivamente, a efectos a imprimirse sobre hojas en blan- co (en cuyo caso habrán de imprimirse las rayas, casillas, epígrafes... etc.) o sobre un diseño ya pre-impreso por el usuario (la aplicación sólo imprimirá entonces los datos específicos de cada efecto: importes, vencimientos, cláusulas..., sin nin-
gún epígrafe o adorno). El formato “Letra de cam- bio” se elegirá cuando vaya a introducirse en la impresora este tipo de documento legal. Obviamen- te, la aplicación sólo imprimirá los “datos” de la letra, sin ningún rayado. La casilla “Un recibo por página” se encargará de que se imprima un solo efecto sobre cada hoja suelta introducida en la impresora (caben 3 efectos en una hoja DIN A4); es el ajuste idóneo para recibos sin rayado sobre papel pre-impreso.
XXIX-4
INFORMES DE COBROS. EFECTOS A COBRAR.
El informe Efectos a cobrar es de gran utilidad en las empresas que suelen generar un gran número de recibos y prefieren, en vez de imprimirlos de modo individual, inmediatamente después de su confección, proceder a una impresión posterior, en serie, de los mismos, nor- malmente en intervalos de tiempo fijos y con una selección previa de clientes (entre dos códi- gos) o de efectos (a partir de una determinada fecha de vencimiento o a partir de un determi- nado número de serie de efectos o de factura de origen).
EL INFORME “LISTADO DE COBROS POR FECHAS”
En este formato de informe cada línea representa a una línea de efecto a cobrar (perteneciente a su vez a una “serie” de efectos). Los datos que se ofrecen en cada uno de ellos son los siguientes: Fecha del efecto, Nº de la serie de efectos, Nº de vencimiento-efecto dentro de la serie, Código del Cliente, Nombre del Cliente, Concepto del efecto (normalmente, “Vencimiento X de n/factura nº Z”), Estado del efecto (“Pendiente” o “Pagado”) y, finalmente, Importe del efecto. Al final del informe se imprime un total general de todos los efectos y también un cómputo de los mismos.
Este listado es el procedimiento más corto para obtener una visión general del importe, distribución y estado de todos los efectos a cobrar registrados durante un determinado período de tiempo y/o dirigidos a un determinado cliente o grupo de clientes.
Los listados de efectos a cobrar por fechas activan a la vez dos casillas marcables en la zona inferior izquierda del cuadro de
diálogo de impresión. Ya hemos explicado la función de la primera de ellas, denominada “Sólo efectos bancarios”. La segunda, “Mostrar efectos seleccionados”, es de enorme utilidad: hace aparecer, antes de la impresión, una ventana-lista con todos los efectos solicitados.
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GESTIÓN. INFORMES DE PEDIDOS DE CLIENTES.
Esta ventana-lista permite la ordenación automática de los efectos por cualquier criterio (basta un clic sobre los correspondientes encabezados de columna) y, mucho más importante, la impresión selectiva de efectos seleccionados, no necesariamente adyacentes. Se soslaya así la limitación que tiene la Ventana de Informes de Cobros, donde, si bien es posible seleccionar efectos entre 2 clientes, 2 números de series de efectos, 2 números de factura o 2 fechas de vencimiento, no es posible elegir específicamente, para su impresión, efectos aislados.
Esta ventana-lista, como otras en la aplicación, incluye botones de selección automática de líneas y un botón de “búsqueda libre” de cualquier efecto a cobrar.
EL INFORME “LISTADO DE COBROS POR CLIENTES”
Este informe contiene básicamente los mismos datos del que acabamos de describir (“Lis- tado por fechas”), pero en este caso los efectos se agrupan no por fechas, sino por clientes. Para cada cliente se incluye un subtotal de todos los efectos a su nombre, imprimiéndose asi- mismo un total general al final del informe. Cada línea representa a una línea de efecto a cobrar, con los datos: Nº de la serie de efectos, Fecha de vencimiento, Nº de vencimiento den- tro de la serie, Concepto, Estado e Importe.
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INFORMES DE COBROS. POR FECHAS. POR CLIENTES.
REMESAS BANCARIAS EN SOPORTE MAGNÉTICO
La sección Cobros de la Ventana de Informes de Gestión Comercial permite la generación de remesas de
efectos a cobrar sobre soporte magnético (diskette), en los formatos estandarizados del CSB denominados “Cuaderno 19” y “Cuaderno 58”. Para iniciar el proceso, además de activar el botón “Remesas en soporte magnético”, normalmente marcaremos también la casilla “Sólo efectos bancarios”. Este proceso es muy simple, y se ejemplifica en las ilustraciones que acompañan a estas líneas.
El proceso de generación de la remesa se abre con un cuadro de diálogo que recoge datos del ordenante y/o presentador de la remesa. Algunos datos a cumplimentar en este cuadro de diálogo han de ser suministrados al usuario por la entidad bancaria.
La remesa ha de grabarse en dis- kette “PC-compatible” (si se hace desde un Mac, puede requerirse una pequeña conversión posterior).
Las remesas así producidas pueden leerse e impri- mirse (para su comprobación, por ejemplo) desde la opción Leer remesas de efectos... del menú VARIOS, que aparece cuando abrimos la Ventana de Utilidades de Gestión Comercial. En este caso, el documento podrá incluso modificarse antes de su impresión.
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COBROS. REMESAS EN SOPORTE MAGNÉTICO.
La opción denominada "Mostrar archivo", del cuadro de diálogo utilizado para la introducción de los "datos de cabecera" de las remesas de efectos a generar en soporte magnético (diskette), de acuerdo con la Normativa del CSB (Cuadernos 19 y 58), tiene un resultado similar al de la función Leer remesas de efectos..., pues permite visualizar previamente e incluso modificar el contenido, en registros individuales, del archivo a punto de crearse en el disco. De esta manera podrán solventarse pequeñas discrepancias e incompatibilidades entre el formato "oficial"
del CSB y las propias peculiaridades del sistema informático de gestión de remesas de cada entidad bancaria.
Basta hacer doble clic sobre cualquier línea para que automáticamente se abra la ventana de modificación de registros (ver ilustración). Cualquier cambio realizado sobre cualquier registro será tenido en cuenta en el fichero que se grabe en el disco duro o diskette.