El segundo criterio de selección en la facturación “parcial” se basa en el número o en la fecha de los albaranes a facturar. Son dos datos que se excluyen entre sí: puede solicitarse que el proceso de facturación opere sobre todos los albaranes comprendidos entre dos fechas de albarán o sobre todos los comprendidos entre dos números de albarán. Por defecto, los dos campos aparecerán ya rellenos con el primero y último número de albarán, entre todos los ya registrados, o con la primera y última fecha de albarán, por lo que, si no se indica otra cosa, el proceso de facturación actuará sobre todos los albaranes registrados, sea cual sea su número o fecha. (Recordemos que los albaranes ya facturados nunca son tenidos en cuenta.)
Realizada la selección de clientes y albaranes, una pulsación sobre el botón OK iniciará el proceso de facturación. Pero antes será preciso elegir el modo de facturación a utilizar. Básicamente, existen 4 formas de facturar albaranes:
A/ Una factura por albarán. Es el ajuste por
defecto. La aplicación buscará automáticamente, entre los albaranes seleccionados por el usuario, los que aún no hayan sido facturados, y producirá una factura* para cada
uno de ellos. Estas facturas quedarán registradas en el Archivo de Facturas a Clientes, donde podrán ser consultadas y modificadas por el usuario desde su ventana correspondiente.
B/ Agrupación de albaranes. Este sistema de facturación agrupa, por Clientes, todas las
líneas de artículos contenidas en sus albaranes, generando en lo posible (ver nota superior) una* sola factura detallada por cada Cliente. Las líneas de artículos que incluye la factura única son la suma de todas las líneas de todos los albaranes dirigidos al Cliente.
Por ello, si un mismo artículo aparece en varios albaranes dirigidos al mismo Cliente, la factura resultante de una “Agrupación de albaranes” podrá contener varias líneas referidas al mismo artículo.
Para facilitar al usuario la elección de la fecha de facturación, este cuadro de diálogo muestra también en su esquina superior derecha el número y fecha de la última factura anotada en la
empresa. En cada proceso de facturación automática, todas las facturas producidas se registrarán con la misma fecha, la que el usuario haya establecido en el cuadro de diálogo.
Una vez introducida la fecha de facturación (o aceptada por defecto la fecha actual), habrá que seleccionar los albaranes a facturar. El primer principio a destacar es que la aplicación, de forma automática, ignorará cualquier albarán ya facturado (así, un mismo albarán no podrá producir facturas duplicadas).
Dicho esto, la facturación podrá ser completa o parcial. La facturación
“completa” operará sobre todos los albaranes ya registrados que se encuentren pendientes de facturación, sin ninguna restricción, salvo la que
pueda derivarse de la casilla opcional de selección de clientes por clave. Si se marca y rellena esta casilla, cualquier tipo de facturación —completa o parcial— sólo tendrá en cuenta los albaranes de aquellos clientes en cuya Ficha se haya registrado la clave indicada (Ficha de Cliente, subventana Datos de facturación).
La facturación “parcial”, en cambio, se basa en un criterio de selección primario: el código de los clientes, solicitando un código “inicial” y un código “final”. La facturación sólo afectará a los albaranes de los clientes cuyos códigos se encuentren comprendidos entre el código inicial y el código final, ambos inclusive. Por defecto, los dos campos aparecen ya rellenos con los códigos del primero y último de los
clientes registrados en la empresa, por lo que, si el usuario no indica otra cosa, el proceso de facturación actuará sobre todos los clientes.
Para la rápida localiza- ción de los códigos de clien- tes, el cuadro de diálogo dis- pone de un botón consultivo “Clientes”, que actúa cuando el cursor se encuentra situa- do en cualquiera de las dos
casillas de recogida de códigos. El botón se activa con un clic del ratón o con la secuencia de pulsaciones típica de la consulta de códigos (?-TAB), haciendo aparecer el listado completo de clientes de la empresa. Un doble clic o clic + Retorno sobre cualquiera de las líneas cerrará la subventana y rellenará de modo automático la casilla de recogida de códigos. Si, como es fre- cuente, el usuario quisiera que la facturación a efectuar se basase en un único cliente, deberá rellenar las casillas de código inicial y final con el mismo código de cliente.
XXXII-2
UTILIDADES DE GESTIÓN. FACTURAR ALBARANES.
UTILIDADES DE GESTIÓN. FACTURAR ALBARANES.
XXXII-3
(*) Conviene matizar el término “una” factura. Tal como se explicó en la sección de este Manual dedicada al registro de Albaranes a Clientes, un único albarán podrá producir varias facturas si en las líneas de artículos del albarán existen distintas claves de agrupamiento, o si el importe del albarán excede el “Máximo factura:” asignado en la subventana de “Datos de pago” de la ficha del Cliente al que va dirigido el albarán.
Por ejemplo, en la ilustración que presentamos bajo estas líneas, el artículo “MT-2057” aparece como 1ª y como 7ª línea, porque cada una de ellas corresponde a un albarán diferente. Una vez generadas las facturas por agrupación de albaranes, y visualizadas en su propia ventana, un clic sobre cualquiera de sus líneas hará aparecer en la esquina superior derecha de la cabecera el nº del albarán en el que originalmente se introdujo la línea (en la ilustración referida, este albarán es el 1021).
C/ Facturar “por albaranes”. La facturación “por albaranes” es muy común en las
empresas cuyos intervalos de facturación son muy largos (una vez al mes, por ejemplo) y en el transcurso de los mismos cada Cliente suele producir un número muy elevado de albaranes. En estas circunstancias es más procedente generar una factura única* por cada Cliente, no detallada. Las líneas de estas facturas únicas no son líneas de “artículos” sino que cada línea representa a un albarán (con indicación de fecha, número e importe: por ejemplo, “Albarán nº 3.415 del 17 de Abril de 1999”). Los albaranes incluidos en este tipo de factura, con el detalle de artículos, suelen adjuntarse con la misma, grapados.
XXXII-4
UTILIDADES DE GESTIÓN. FACTURAR ALBARANES.
D/ Facturar “por agrupación de artículos”. Esta modalidad de facturación produce
facturas muy similares a las que se generan con el método Agrupación de albaranes: se “suman” todas las líneas de artículos incluidas en todos los albaranes dirigidos a un mismo cliente, pero con una particularidad: si un mismo artículo aparece en varios albaranes, las unidades de dicho artículo serán primero totalizadas para incluirse luego en la factura como una línea única (y no como varias líneas referidas al mismo artículo).
Compárese esta ilustración —correspondiente a una factura generada con el método Agrupación de artículos— con la primera ilustración de la página anterior, correspondiente a una factura generada con el método Agrupación de albaranes. En ésta última, el artículo de código “MT-2057” aparece en 2 líneas (relacionadas con distintos albaranes), mientras que en la factura resultante de la Agrupación de artículos, el mismo art;iculo, la “Fotocopiadora FITA Modelo 2057”, aparece en una sola línea, pero la columna Cantidad refleja la suma de las unidades de este artículo anotadas en las líneas de los albaranes originales.