Albaranes a Clientes.
INTRODUCCIÓN DE LÍNEAS EN LA VENTANA DE ALBARANES A CLIENTES
Los botones de la Paleta de la Ventana de Albaranes a Clientes —que describiremos más adelante— son prácticamente idénticos a los botones de la Ventana de Pedidos de Clientes. Cuando durante una sesión de trabajo se abre por vez primera esta ventana, normalmente se ejecuta en primer lugar la instrucción Nuevo albarán, salvo que el usuario haya aceptado el valor por defecto del Cuadro de Preferencias de la aplicación: Mostrar último documento al abrir ventanas, en cuyo caso se presentaría el último Albarán a Cliente introducido.
Como ya hemos señalado, la introducción de la primera línea presupone el relleno de la cabecera del Albarán. El tratamiento de los datos de cabecera es el siguiente:
(1) Número de albarán. Aparece ya relleno por defecto; es un número secuencial igual al
número del último albarán introducido incrementado en uno. El usuario sólo podrá modificarlo posteriormente, mediante el botón Modificar cabecera, pero no se le permitirá asignar un número de albarán ya existente.
(2) Fecha del albarán a cliente. Se rellena por defecto con la fecha contable actual. Esta
fecha sí puede ser alterada por el usuario en el mismo momento de registrar el Albarán.
(3) Código del Cliente. Campo de relleno obligatorio. Recoge el código del Cliente al que
se dirige el Albarán. Con el cursor situado en este campo, el código siempre puede ser consultado por el simple procedimiento de teclear ?-TAB o hacer clic sobre el botón Clientes, de la Paleta de Botones, que
se habrá activado en ese momento. Se abrirá entonces la lista de Clientes disponibles; un doble clic sobre cual- quier línea de esta ventana consultiva rellenará automáticamente este campo con el código del Cliente.
¡IMPORTANTE! La alternativa más rápida a la memorización o consulta de códigos es la búsqueda “inteligente” de Clientes/Proveedores, un rasgo exclusivo de CONTAEXPRESS® II para todos sus documentos comerciales multi-línea. En el caso de los Albaranes a Clientes, consiste en ignorar el campo Cód. Cliente, dejándolo en blanco y saltando directamente, con la tecla de tabulación, al campo Nombre, en el que bastará escribir tan sólo un fragmento del nombre del Cliente para que, automáticamente, aparezca relleno su código y, con él, todos sus datos auxiliares de cabecera. Consúltese “Búsqueda inteligente...” en las páginas XVII-5/7.
(4) Nombre del Cliente. Este dato se rellena automáticamente, tras introducir el código del
Cliente y pulsar la tecla de tabulación. Como acabamos de indicar, si se ha dejado el Código en blanco, al escribir aquí un fragmento del Nombre, se autorrellenará dicho código.
Zona de cabecera de un Albarán a Cliente
¿QUÉ ES UN “ALBARÁN A CLIENTE”?
Denominamos Albarán a Cliente al documento que normalmente adjuntamos al enviar la mercancía que éste ha pedido. Este documento actúa, de un lado, como comprobante del contenido del envío, contenido que suele contrastarse con lo que se refleja en el Albarán, y, por otro lado, como justificante de entrega total o parcial de las mercaderías o servicios originalmente solicitadas por el Cliente en un Pedido, para su facturación posterior o simultánea y para el registro del oportuno movimiento de salida de almacén. En este sentido, la secuencia “lógica” de trabajo sería ésta: a) Anotamos el Pedido de Cliente, solicitando mercaderías o servicios. b) Servimos dichas mercaderías o servicios, detallando las mismas en un Albarán a Cliente. Si dichas mercaderías o servicios, asociadas al Pedido original, se entregan en varias fases, cada entrega irá acompañada de su correspondiente Albarán a Cliente, generado automáticamente desde el Pedido. c) Cada Albarán a Cliente implicará un movimiento de salida de almacén de las mercancías, y, normalmente, una factura emitida.
De esta mecánica cabe extraer dos conclusiones simples: 1) En general, todo Albarán a Cliente suele estar asociado a un Pedido de Cliente. 2) Un mismo Pedido de Cliente puede dar lugar a VARIOS Albaranes al Cliente, si se producen entregas parciales. Casi siempre, la empresa vendedora asocia una factura (“factura emitida”) a cada una de sus entregas, por lo que un mismo Pedido de Cliente puede generar asimismo VARIAS facturas emitidas.
Generación AUTOMÁTICA de Albaranes a Clientes desde Pedidos de Clientes.—
El modo más prác- tico y eficaz de gestio- nar el Archivo de Albaranes a Clientes es permitir su registro automático desde el Pedido de Cliente aso- ciado. Tal como se ha explicado en la sec- ción anterior, esta operación automática
se produce desde la subventana de ano- tación de entregas, accesible desde el botón Albarán de la Ventana de Pedidos, que permite anotar las entregas —totales o parciales— que realizamos al Cliente, y
el registro instantáneo del correspondiente Albarán a Cliente, que reflejará dichas entregas. Introducción MANUAL directa de Albaranes a Clientes.—
La Ventana de Albaranes a Clientes admite el registro manual y directo de los mismos, sin necesidad de la introducción previa de un Pedido asociado. Muchos usuarios no consideran necesario llevar una estricta gestión de Pedidos de Clientes, ignorando este archivo y emplean- do únicamente Albaranes a clientes y sus Facturas a clientes derivadas. Otros preferirán man- tener la cadena Pedido --> Albarán --> Factura.
Generar movimiento de
Salida de almacén
(5) Forma de pago. También es un texto sugerido, de relleno automático, leído en la ficha
del Cliente. No obstante, el usuario puede modificarlo en este momento.
(6) Tipo de pago. La cabecera del Albarán cuenta con un menú
desplegable que contiene los modos de pago más extendidos. Es muy conveniente utilizar este menú, ya que el “tipo” elegido se usará para clasificar pedidos, albaranes y facturas a Clientes en informes y listados.
(7) Días de pago. Nuevo dato opcional, extraído también de la ficha del Cliente, aunque
modificable. Indica los días de pago habituales del Cliente. Influye en la posible generación automática de efectos a cobrar, que se adaptarán a estos días de pago.
(8) Plazos de efectos. Dato también opcional, auto-sugerido desde la ficha del Cliente.
Recoge hasta 6 intervalos de tiempo para la producción de otros tantos recibos o justificantes de Efectos a cobrar. Si no se rellenan, se generará un único recibo con la fecha del Albarán.
(9) % de Descuento. Es un dato opcional que también se extrae de la ficha del Cliente y se
autorrellena en la cabecera, pudiendo modificarse en la misma. Cuando en los albaranes dirigidos al Cliente se usan cantidades netas (precios con descuento ya incluido), este campo es innecesario y se deja vacío. No así cuando se ha pactado con el Cliente un determinado porcentaje de descuento comercial sobre el PVP. En este caso sí procede que el campo Precio de cada línea de artículo refleje no el Precio final sino el Precio de Venta normal, al que se aplicará automáticamente el descuento indicado en la cabecera del Albarán, descuento que se sugerirá automáticamente cuando se introduzcan cada una de las líneas del Albarán.
(10) % de Descuento por pronto pago. Es otro dato opcional, extraído también de la ficha
del Cliente y autorrellenado en la cabecera, aunque puede modificarse. Este descuento por pronto pago será sugerido automáticamente al introducir cada línea del Albarán.
(11) Clave. Campo informativo opcional autorrellenable, utilizado como criterio de
búsqueda en algunos informes. Se lee también directamente en la Ficha del Cliente.
(12) Estado del Albarán. Son 2 casillas marcables. La casilla Facturado no es accesible al
usuario. Queda automáticamente marcada cuando el Albarán, en su conjunto, ha sido ya convertido en Factura. La casilla No facturable permite al usuario excluir al Albarán de cualquier
proceso de facturación (incluso de los procesos colectivos gestionados desde la Ventana de Utilidades de Gestión). Un albarán así marcado nunca producirá una factura.
(13) Su Pedido Nº ... de Fecha ... . Estos dos datos, de relleno opcional, hacen alusión al
número de pedido y a la fecha de este Pedido, tal como aparecen (si procede) en el documen- to original remitido por el Cliente (carta, fax... etc.). Si el Albarán a Cliente ha sido generado automáticamente por un Pedido de Cliente en el que estos datos se hubiesen rellenado, apare- cerán ya rellenos en el Albarán.
(14) Observaciones. Campo opcional de relleno manual. Sirve para recoger comentarios o
características especiales que se imprimirán con cada Albarán concreto.
(15) y (16) Código de Vendedor y Nombre de Vendedor. Si mantenemos una gestión de
vendedores o agentes, posiblemente en la Ficha del Cliente (subventana de “Datos de facturación”) le hayamos asociado un Vendedor por defecto, lo que facilitará el cálculo y listado de comisiones. En este caso, la cabecera del Albarán a Cliente mostrará ya rellenos el código y el nombre de este Vendedor, que también pueden modificarse en ese momento.
(17). Transporte. Indica el medio de transporte por el que se enviará la mercancía pedida.
XXI-4
VENTAS. INTRODUCCIÓN DE LÍNEAS EN ALBARANES.
VENTAS. PALETA DE BOTONES DE LOS ALBARANES.
XXI-5
Consultar/Modificar
Ficha del Cliente
Listado “dinámico”
de todos los Albaranes
asociados al mismo Cliente
PALETA DE BOTONES
DE LA
VENTANA DE
ALBARANES
A CLIENTES
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Almacén actual
Consultar Clientes
(al rellenar cabecera)
Anotación multi-albarán Consultar Vendedores (al rellenar cabecera) Generar Factura Importar albaranes
IMPORTANTE: Aunque los posibles porcentajes de descuento (descuento comercial y descuento por pronto pago) que aparecen en la cabecera de un Albarán a Cliente se sugieran automáticamente, al tabular, durante la introducción de cada línea de artículo en el Albarán, estos datos podrán modificarse individualmente para cada línea: un Albarán a Cliente podrá contener líneas de artículos con porcentajes de descuento diferentes (que también podrán globalizarse con el botón Modificar cabecera).