ARCHIVO DE
PEDIDOS A PROVEEDORESPEDIDOS A PROVEEDORES
El botón Pedidos de la sección “COMPRAS” abre la Ventana de
Introducción de Pedidos a Proveedores (o “Archivo de Pedidos”). Es una ventana de tercer nivel con una estructura de lista multi-línea con cabecera única. La “cabecera” recoge los datos básicos del Proveedor al que se dirige el Pedido, y otros datos complementarios del mismo. En la lista inferior se registran —a través de un “encabezado” de entrada— todos los artículos (uno por línea) que van a ser objeto del Pedido. Todas las líneas de un Pedido comparten, pues, idéntica cabecera con los datos siguientes: Nº de Pedido, Fecha del Pedido, Código de Proveedor, (Nombre de Proveedor), (Forma de cobro), (Días de cobro), (6 Plazos de efectos), (% Descuento),(% Descuento por Pronto Pago), (Clave), Estado (“Recibido” o “Pendiente de recibir”), Pagado (casilla marcable), (Contabilizado) (nota informativa automática), (Fecha de Entrega), (Transporte) y Observaciones. Los datos entre paréntesis se
rellenan automáticamente al introducir el código del Proveedor, en cuya ficha son leídos,
aunque el usuario puede cambiarlos en el momento de crear el Pedido, o posteriormente, utilizando el botón Modificar cabecera.
De los datos de cabecera sólo el Código de Proveedor es imprescindible. Los demás pueden estar vacíos. Los datos de cabecera siempre se asignan durante la introducción de la primera línea del Pedido. Los Pedidos suelen contener líneas con artículos asociados al Proveedor específico indicado en la cabecera, pero admiten también artículos no asociados a ese Proveedor, incluso artículos “libres” ni siquiera registrados en el Archivo de Artículos; los artículos “libres” se introducen dejando en blanco el campo Artículo (código de).
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COMPRAS. ARCHIVO DE PEDIDOS A PROVEEDORES.
INTRODUCCIÓN DE LÍNEAS EN LA VENTANA DE PEDIDOS
Los botones de la Paleta de la Ventana de Pedidos a Proveedores —que describiremos más adelante— son muy similares a los botones de las ventanas de movimientos de almacén, albaranes de proveedores, pedidos de clientes, albaranes a clientes, facturas y presupuestos. Cuando durante una sesión de trabajo se abre por vez primera esta ventana, normalmente se ejecuta en primer lugar la instrucción Nuevo pedido, salvo que el usuario haya aceptado el valor por defecto del Cuadro de Preferencias de la aplicación: Mostrar último documento al abrir ventanas, en cuyo caso se presentaría el último Pedido introducido.
Como ya hemos señalado, la introducción de la primera línea presupone el relleno de la cabecera del Pedido. El tratamiento de los datos de cabecera es el siguiente:
(1) Número de pedido. Aparece ya relleno por defecto; es un número secuencial igual al
número del último pedido introducido más uno. El usuario sólo podrá modificarlo posteriormente, mediante el botón Modificar cabecera, pero no se le permitirá asignar un número de pedido ya existente.
(2) Fecha del pedido. Se autorrellena por defecto con la fecha contable actual. Esta fecha
sí puede ser modificada por el usuario en el mismo momento de registrar el Pedido.
(3) Código del Proveedor. Campo de relleno obligatorio. Recoge el código del Proveedor al
que va dirigido el Pedido. Con el cursor situado en este campo, dicho código siempre puede ser consultado por el simple procedimiento de teclear ?-TAB o hacer clic sobre el botón Proveedores, de la Paleta de Boto-
nes, que se habrá activado en ese momento. Se abrirá entonces la lista de Proveedores disponibles; un doble clic sobre cualquier línea de la ventana consultiva rellenará automá- ticamente el código del Proveedor.
¡IMPORTANTE! La alternativa más rápida a la memorización o consulta de códigos es la búsqueda “inteligente” de Clientes/Proveedores, un rasgo innovador de CONTAEXPRESS® II para todos sus documentos comerciales multi-línea. En el caso de los Pedidos, consiste en ignorar el campo Cód. Proveedor, dejándolo en blanco y saltando directamente, con la tecla de tabulación, al campo Nombre, en el que bastará escribir tan sólo un fragmento del nombre del Proveedor para que, automáticamente, aparezca relleno su código y, con él, todos sus datos auxiliares de cabecera. Consultar “Búsqueda inteligente...” (páginas XVII-5/7 de este Manual).
(4) Nombre del Proveedor. Este dato se rellena automáticamente, tras introducir el código
del Proveedor y pulsar la tecla de tabulación. Como acabamos de indicar, si se ha dejado el Código en blanco, al escribir aquí un fragmento del Nombre, se autorrellenará dicho código.
Zona de cabecera de un Pedido a Proveedor
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PEDIDOS A PROVEEDORES. INTRODUCCIÓN DE LÍNEAS.
(5) Forma de cobro. También es un dato sugerido, de relleno automático, leído en la ficha
del Proveedor. No obstante, el usuario puede modificarlo en este momento.
(6) Días de cobro. Nuevo dato opcional, extraído también de la ficha del Proveedor,
aunque modificable. Indica los días de cobro habituales del Proveedor. Influye en la posible generación automática de efectos a pagar, que se adaptarán a estos días de cobro.
(7) Plazos de efectos. Dato también opcional, auto-sugerido desde la ficha del Proveedor.
Recoge hasta 6 intervalos de tiempo para la producción de otros tantos recibos o justificantes de Efectos a pagar. Si no se rellenan, se generará un único recibo con la fecha del Pedido.
(8) % de Descuento. Es un dato opcional que también se extrae de la ficha del Proveedor
y se autorrellena en la cabecera, pudiendo modificarse en la misma. Cuando los pedidos al Proveedor seleccionado se realizan sobre cantidades netas (precio a distribuidor), este campo es innecesario y se deja vacío. No así cuando se ha pactado con el Proveedor un determinado porcentaje de descuento comercial sobre el PVP. En este caso sí procede que el campo Precio de cada línea de artículo refleje no el Precio de Costo sino el Precio de Venta, al que se aplicará automáticamente el descuento indicado en la cabecera del Pedido, descuento que se sugerirá automáticamente cuando se introduzcan cada una de las líneas del Pedido.
(9) % de Descuento por pronto pago. Es otro dato opcional, extraído también de la ficha
del Proveedor y autorrellenado en la cabecera, aunque puede modificarse. Este descuento por pronto pago será sugerido automáticamente al introducir cada línea del Pedido.
(10) Clave. Campo informativo opcional autorrellenable, utilizado como criterio de
búsqueda en algunos informes. Se lee también directamente en la Ficha del Proveedor.
(11) y (12) Estado de recepción del Pedido y Estado de contabili-
zación. Estos campos informativos aparecen automáticamente: (A) El texto “Recibido” se visualiza cuando todas las unidades de todas las
líneas del Pedido han sido ya sometidas al proceso de Recepcionar (botón situado en la zona inferior de la Ventana de Pedidos), y no hay mercancía pendiente de recibir. En caso contrario, se visualizará el texto “Pendiente de recibir”. (B) El texto “Contabilizado” aparece cuando ya se ha generado (mediante el botón Contabilizar, situado también en la zona inferior de la Venta- na de Pedidos) el posible asiento automático por factura recibida correspondiente al Pedido.
(13) Observaciones. Campo opcional de relleno manual. Sirve para recoger comentarios o
características especiales que se imprimirán con cada Pedido concreto.
(14) Fecha de entrega. Es otro campo informativo opcional, a rellenar manualmente,
salvo que en la Ficha del Proveedor al que se dirige el Pedido hayamos cumplimentado el campo “Plazo de entrega ...X... días”, en cuyo caso este dato de cabecera aparecerá ya calculado mediante la fórmula Fecha de Entrega = Fecha de Pedido + Plazo de Entrega.
(15) Casilla de anotación de pago. Con
un clic sobre esta casilla —siempre que no estemos en modo de introducción de
datos— activamos y desactivamos alternativamente la marca que indica que el importe del Pedido ya se ha pagado. Al activarse la marca se invita al registro automático de un asiento por factura recibida (si el Pedido aún no se ha contabilizado), y otro por pagos a proveedores.
(16) Transporte. Campo informativo, leído en la Ficha del Proveedor. Suele usarse para
indicar la empresa o medio de transporte por el que se enviará la mercancía solicitada.
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COMPRAS. ARCHIVO DE PEDIDOS A PROVEEDORES.
IMPORTANTE: Aunque los posibles porcentajes de descuento (descuento comercial y descuento por pronto pago) que aparecen en la cabecera de un Pedido se sugieran automáticamente, al tabular, durante la introducción de cada línea de artículo en el Pedido, estos datos podrán modificarse individualmente para cada línea: un Pedido podrá contener líneas de artículos con porcentajes de descuento diferentes (que podrán globalizarse, si se desea, mediante el botón Modificar cabecera).