Aviso Legal: La información contenida en este documento, será para el uso exclusivo de la Pontificia Universidad Javeriana, quien será responsable por su custodia y conservación en razón de que contiene información
OBJETIVO
ALCANCE
Realizar la recepción de los activos fijos devueltos por las unidades y
determinar la disposición final de los mismos ( reubicación, donación,
venta a empleados, venta por lotes de activos fijos a terceros o
eliminación por daño, perdida o robo)
Inicia con la devolución de los activos fijos que ya no son utilizados por
unidades y termina con la entrega de los activos fijos según el evento
de disposición final.
DEFINICIONES
PeopleSoft Modulo de AM-Activos Fijos: Sistema a través del cual la Oficina de
Activos Fijos realiza todas las transacciones de registro, control,
seguimiento e historia de todos los activos fijos de la Universidad.
Activo Fijo Obsoleto: Se define así a todo bien mueble, que por sus condiciones de obsolescencia o por su vetustez, ya no cumple la función
óptima al interior de la Universidad, aunque puede seguir prestando un servicio a otros estamentos.
Lotes de activos fijos: Son aquellos grupos de activos homogéneos que se consolidan para la venta en bloque.
CONDICIONES GENERALES
• Las Unidades periódicamente realizarán la devolución de los activos fijos ya sea por su vetustez (vejez), daño y obsolescencia.
• Estas devoluciones obedecen a cambios de tecnología, remodelaciones, o por la finalización en el uso de los activos fijos.
• Para la devolución de equipos de cómputo por parte de las unidades se requiere el aval de la Dirección de Tecnologías de Información.
PUNTOS DE INTERÉS
Sí tiene alguna inquietud
comuníquese
con
la
Oficina de Activos Fijos a la
extensión 5253.
Índice de Flujo de
Procedimiento
DEVOLUCIÓN
REUBICACIÓN
BAJA DE ACTIVOS
FIJOS POR
DONACIÓN O VENTA
BAJA DE ACTIVOS
FIJOS POR DAÑO,
HURTO, PÉRDIDA U
OTRO.
Disposición de Activos Fijos
Eventos posibles para la baja de un activo
Reubicación de activos fijos en unidades de la Universidad
Solicitudes de donaciones de activos fijos
Obsequio o regalo
Venta de activos fijos a los empleados de la Universidad
Venta de lote de activos fijos
Venta de bienes muebles
Venta de bienes inmuebles
Daño
Donación
Permuta
Robo
Cambio
Demolición
Parte de pago
Faltante de inventario
Retiro de custodia
Ajustes y errores
Obsequio o regalo
DEVOLUCIÓN
INICIO
¿Los usuarios tienen carpeta? 1
Diligencia el formato
Movimiento definitivo de activos fijos (IF-P50-F03)
Responsable del Activo Fijo Unidad
2
Solicita a través de correo electrónico a la Oficina de Activos Fijos recoger el activo para devolución.
Responsable del Activo Fijo Unidad
3
Recopila las solicitudes de las unidades y realiza la planeación del recorrido para la recolección física de los activos.
Auxiliar II Bodega – Oficina de Activos Fijos
4
Recibe el activo por parte de la Unidad y lo traslada a la bodega.
Auxiliar II Bodega -Oficina de Activos Fijos
5
Agrupa y ordena los activos de acuerdo a sus características.
Auxiliar II Bodega – Operarios Oficina de
Activos Fijos
6
Registra en el sistema la información de los movimientos.
Auxiliar I Oficina de Activos Fijos
7
Sella y Firma los formatos. Auxiliar I Oficina de
Activos Fijos
8
Asigna y registra una carpeta nueva
Auxiliar I Administrativo Oficina de Activos Fijos
9
Archiva en la carpeta de los usuarios los documentos correspondientes.
Auxiliar I Administrativo Oficina de Activos Fijos
INICIO SI NO Si es un equipo de cómputo el Responsable de la DTI es el encargado de diligenciar el formato Baja de computadores por obsolescencia (IF-P50-F02)
Para los demás activos El formato debe ser entregado al funcionario de la Oficina de Activos Fijos en el momento que se realice la devolución del activo. La DTI realizará un diagnóstico de los equipos de cómputo devueltos a la bodega. Si la unidad no presenta los formatos soporte, el funcionario no recibirá el activo.
REUBICACIÓN
INICIO
1
Realiza solicitud a la Oficina de Activos Fijos sobre el activo a requerir.
Solicitante Unidad
2
Revisa la viabilidad de la solicitud de acuerdo a la disponibilidad de los activos fijos.
Jefe Oficina de Activos fijos
3
Informa a la Unidad la no viabilidad de la solicitud.
Jefe Oficina de Activos fijos
4
Informa a la Unidad la viabilidad de la solicitud con copia al Auxiliar II de Bodega de activos fijos.
Jefe Oficina de Activos fijos
5
Se remite al procedimiento
Administración y Control de Activos Fijos (IF-P50-PR02)
Solicitante Unidad
6
Realiza la entrega del activo a la Unidad de acuerdo a los documentos soporte.
Auxiliar II Bodega Oficina de Activos Fijos
INICIO
NO
SI
¿Los usuarios tienen carpeta?
La información correspondiente a las características del activo para el diligenciamiento de los soportes, la suministrará la Oficina de Activos Fijos.
BAJA DE ACTIVOS FIJOS POR DONACIÓN O VENTA
INICIO
1
Previa solicitud recibida de la Rectoría, indaga si hay disponibilidad de los activos solicitados para venta o donación.
Jefe Oficina de Activos Fijos
3
Revisa la disponibilidad de los activos que se requieren. En caso de venta de garaje o lotes, el jefe informa mediante publicación en la pagina de la Universidad
Jefe Oficina de Activos fijos 2 Se remite al procedimiento Donaciones otorgadas en nombre de la Universidad (PL-P30-PR01)
Jefe Oficina de Activos fijos
4
Envía solicitud de compra al Jefe de la Oficina de Activos Fijos.
Comprador Empleado / Tercero
5
Autoriza el trámite de venta mediante comunicación escrita.
Jefe de Oficina-Profesional Oficina de Activos Fijos
6
Realiza el pago mediante consignación bancaria y remite a la Oficina de Activos Fijos.
Comprador Empleado/Tercero
INICIO
DONACIÓN
VENTA
Es por donación o venta?
7
Autoriza la entrega del activo al comprador.
Profesional Oficina de Activos Fijos
8
Realiza la entrega del activo y verifica los documentos soporte.
Auxiliar II Bodega Oficina de Activos Fijos
9
Realiza el proceso de bajas en el sistema de información.
Profesional-Auxiliar I Oficina de Activos Fijos
10
Archiva los documentos soportes del proceso.
Profesional-Auxiliar I Oficina de Activos Fijos
a
a
El Rector es la únicapersona que autoriza la venta de un equipo de cómputo a los empleados.
El único caso en el cual el Jefe de la Oficina de Activos Fijos autoriza la venta de los equipos de cómputo a un tercero, es cuando su estado es inservible para la Universidad. El Auxiliar II de Bodega debe diligenciar el formato IF-P50-F10 que corresponde a la entrega y recibo de los activos. - Previa solicitud de empleados o terceros - Cuando son lotes de activos se informara a lo(s) terceros que compran dichos elementos.
BAJA DE ACTIVOS FIJOS POR DAÑO, HURTO, PÉRDIDA U OTRO
INICIO
2
Diligencia el formato
Notificación de Activos Fijos por Hurto, Pérdida o Daño (IF-P50-F08)
Responsable del Activo de la Unidad
1
Reporta a la Coordinación de Seguridad sobre el hurto, para la elaboración del respectivo informe.
Responsable del Activo de la Unidad
4
Radica en la Oficina de Activos Fijos los documentos pertinentes.
Responsable del Activo Unidad
6
Cuantifica el valor del activos y revisa si aplica reclamo ante la compañía de seguros. Basado en la cotización solicitada previamente a la Oficina de Suministros. Profesional Oficina de Activos Fijos 7 Se remite al procedimiento
Seguros y Reclamaciones (IF-P50-PR06)
Profesional Oficina de Activos Fijos Sí
No Es por hurto o perdida?
8
Analiza cada caso y hace la recomendación pertinente a la unidad, la cual debe definir si asume la perdida total o parcial del activo o si realiza alguna acción administrativa con el funcionario responsable del activo.
Comité de Hurtos conformado por las Oficinas
de Administración de Campus y Activos Fijos.
9
Archiva los documentos soportes del proceso.
Profesional Oficina de Activos Fijos
5
Realiza el proceso de bajas en el sistema de información.
Profesional-Auxiliar I Oficina de Activos Fijos
NO
a
3
Entabla la denuncia ante la inspección de policía.
Responsable del Activo de la Unidad Aplica reclamo? Sí
b
b
Aplica reclamo?c
a
Nod
Sí A Esta actividad solo aplica para el caso de hurto de un activo que se haya efectuado dentro del campus de la Universidad. Formato (IF-P50-F08), denuncio ante la autoridad competente (Estacion de policía y/o URI), copia informe emitido por la Oficna de Administracion del Campus-Coordianacion de Seguridad (solamente aplica en eventos sucedidos dentro del Campus Universitario)
