REV: 24 de enero de 2013
Código de conducta para Proveedores
REV: 24 de enero de 2013
Introducción de Duncan Palmer, Director Financiero de Reed Elsevier
Hemos establecido estándares de comportamiento individual y corporativo altos, tal como se detalla en el Código de ética y conducta comercial de Reed Elsevier. En representación de nuestros accionistas, contamos con que nuestros proveedores harán lo mismo al realizar su trabajo. El siguiente Código de conducta para proveedores de Reed Elsevier detalla nuestras expectativas. Esperamos que todos los proveedores lo suscriban y compartan con sus empleados.
Tenemos el compromiso de brindar apoyo a través de la Academia para proveedores de Reed Elsevier y de los seminarios web a lo largo de todo el año. Asimismo, estamos dispuestos a evacuar todas las dudas sobre el Código y sus disposiciones en cualquier momento, a través de su contacto en Reed Elsevier.
Mediante un compromiso compartido para un desempeño ético, devolveremos la confianza a nuestros respectivos clientes, empleados, inversores y otros, además de ayudar a mejorar la reputación de ambas empresas.
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Reed Elsevier, incluidas todas sus sucursales, divisiones, entidades operativas y agencias autorizadas (denominadas en conjunto "Reed Elsevier"), se compromete a:
Cumplir un estándar de excelencia en todos los aspectos de nuestro negocio y en
todos los rincones del mundo.
Realizar todas nuestras operaciones de manera responsable, ética y legal.
Respetar los derechos de todas las personas, incluidas:
o la protección de los derechos humanos.
o las prácticas laborales justas y no discriminatorias.
Respetar y proteger el medioambiente.
Esperamos que todos nuestros suministradores, fabricantes, proveedores de servicios y socios comerciales, junto con sus sucursales, filiales y empresas subcontratadas (denominados en conjunto “Proveedores”) adquieran los mismos compromisos. Como
mínimo, es necesario que todos los Proveedores de Reed Elsevier cumplan las normas que
se describen a continuación.
Trabajo
infantil
Los Proveedores no deben utilizar mano de obra infantil.
El término “infantil” se refiere a una persona menor de 15 años (o de 14, donde la legislación local lo permita), o bien, si es mayor, la edad legal mínima local para trabajar o la edad a la que finaliza la educación obligatoria.
Los Proveedores que contraten personas jóvenes menores de 18 años que no se ajusten a la definición de “infantil” también deben cumplir con todas las leyes y regulaciones aplicables a tales personas.
Trabajo
involuntario
Los Proveedores no deben utilizar, formar parte ni beneficiarse de ningún tipo de mano de obra para ningún tipo de trabajo forzado, obligatorio ni involuntario, como el de trabajadores de prisiones, con un contrato de aprendizaje, en régimen de servidumbre, militares, esclavos o cualquier forma de trata de personas.
Coacción
y
acoso
Los Proveedores deben tratar a todos los empleados con dignidad y respeto y no deben utilizar castigos corporales, amenazas de violencia ni ninguna otra forma de acoso, abuso ni intimidación física, sexual, psicológica o verbal.
No
discriminación
Los Proveedores no deben realizar prácticas discriminatorias de contratación, empleo y abastecimiento, de términos o condiciones (incluidos compensaciones, ventajas, ascensos, disciplina, rescisiones y jubilaciones), por motivos de raza, religión, edad, nacionalidad, origen social o étnico, orientación sexual, sexo, estado civil, opinión política ni discapacidad, ni en base a ninguna otra categoría protegida por la ley.
Asociación
Los Proveedores deben respetar los derechos de los empleados a asociarse, organizarse y pactar colectivamente de manera legítima y pacífica, sin incurrir en ningún tipo de castigo ni interferencia ilegal.
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Salud
y
seguridad
Los Proveedores deben proporcionar a los empleados un lugar de trabajo seguro y salubre que cumpla con todas las leyes y regulaciones aplicables y que garantice, como mínimo, un acceso razonable al agua potable, además de disponer de instalaciones sanitarias, protección contra incendios y de la iluminación y la ventilación adecuadas.
Asimismo, los Proveedores deben garantizar la aplicación de los mismos estándares de salud y seguridad en todos los alojamientos que ofrezcan a los empleados.
Represalias
Los Proveedores no deben tolerar que se tome ningún tipo de represalia contra ningún empleado que, de buena fe, informe sobre abusos, intimidaciones, discriminaciones, acosos o sobre cualquier incumplimiento de la ley o del presente Código de conducta, ni contra nadie que ayude en la investigación de una notificación de este tipo.
Horas
de
trabajo
y
compensación
Esperamos que los Proveedores reconozcan que los sueldos son esenciales para satisfacer las necesidades básicas de los empleados. Como mínimo, los Proveedores deben cumplir con todas las leyes y regulaciones aplicables sobre sueldos y horarios (incluidas las relacionadas con el salario mínimo, las horas extras, el número máximo de horas de trabajo, las retribuciones por unidad y otros elementos de compensación), así como proporcionar los beneficios obligatorios por ley. Excepto en el caso de circunstancias empresariales extraordinarias, los Proveedores no deben exigir a sus asalariados por horas que trabajen más que el menor de:
una media anual de 48 horas semanales y 12 horas extras,
los límites del número de horas normales y extras permitidas por la legislación local
o
donde las leyes locales no limiten el número de horas de trabajo, las horas de
trabajo semanales normales para tal país más 12 horas extras.
Los empleados de los Proveedores pueden elegir voluntariamente trabajar más horas, siempre que no estén presionados para hacerlo y que los Proveedores sigan cumpliendo con todas las leyes, regulaciones y normas aplicables relacionadas con el número máximo de horas de trabajo. Además, a excepción de circunstancias empresariales extraordinarias, los empleados tendrán derecho a, al menos, un día libre por cada siete días.
Los Proveedores deben compensar a los empleados por las horas extras con las retribuciones de prima obligatorias por ley, o bien, si no existe ninguna prescripción legal respecto a las retribuciones de prima, con una retribución que, al menos, sea igual a la retribución de compensación normal por horas.
En aquellos países donde las normas del sector local son más exigentes que los requisitos legales aplicables, esperamos que los Proveedores cumplan con las normas más exigentes.
Protección
del
medioambiente
Los Proveedores deben cumplir con todas las leyes y regulaciones medioambientales aplicables y deben acatar los tres principios sobre medioambiente que se exponen en el
Pacto Mundial de las Naciones Unidas (UNGC):
1) es necesario apoyar un enfoque preventivo del cambio climático;
2) llevar a cabo iniciativas para promover una mayor responsabilidad medioambiental; y 3) fomentar el desarrollo y la difusión de las tecnologías respetuosas con el medioambiente.
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Para cumplir con estos principios, los Proveedores deben asegurarse de que los recursos y materiales que utilicen sean:
sostenibles
se puedan reciclar
se usen con eficacia para producir el mínimo de desechos; a menos que Reed
Elsevier exija explícitamente al Proveedor que utilice un producto o material específico
sean procesos que estén planificados, supervisados y que se realicen de forma de
asegurar que los efectos medioambientales sean minimizados.
Asimismo, donde sea factible, los Proveedores deben utilizar tecnologías que no tengan efectos negativos sobre el medioambiente; además, cuando el impacto medioambiental sea inevitable, deben asegurarse de minimizarlo.
Anticorrupción
Los Proveedores no deben tolerar ni permitir sobornos, malversaciones, extorsiones, cobros de comisiones u otras formas de corrupción, ni participar en ellas, al tratar con empleados o autoridades gubernamentales, o con cualquier persona del sector privado. Los Proveedores deben acatar todas las leyes locales, nacionales e internacionales aplicables, incluyendo expresamente la Ley de Prácticas Corruptas Extranjeras de Estados Unidos y la Ley contra el Soborno del Reino Unido, así como el principio relacionado que se adoptó en el Pacto
Mundial de las Naciones Unidas (UNGC), que estipula que las empresas deben tomar
medidas frente a todas las formas de corrupción, incluidas la extorsión y el soborno.
Los Proveedores y sus oficiales, directores, empleados y agentes sólo deben involucrarse en prácticas legítimas y éticas en las operaciones comerciales; no deben pagar, ofrecer, dar, prometer o autorizar el pago directo o indirecto de nada de valor a otra parte con el objetivo o la intención de inducir a dicha parte a hacer uso de su autoridad para ayudar al Proveedor o a otra parte; y no debe aceptar ningún pago u otro beneficio como inducción o compensación por cualquier acto o renunciamiento de, o en relación con, cualquier asunto o transacción realizada por, o en representación de, Reed Elsevier.
Seguridad
de
los
datos
personales
y
empresariales
Los Proveedores deben gestionar y procesar los datos en nombre de Reed Elsevier única y exclusivamente para la finalidad con la cual se recopilaron, se recibieron o se obtuvieron a través de cualquier otro medio, según las indicaciones de Reed Elsevier, y aplicando las medidas de seguridad técnicas y empresariales necesarias para garantizar su protección frente a pérdidas, a modificaciones y a la divulgación o al acceso no autorizados, o a otros tipos de procesamientos ilícitos.
Otras
legislaciones
Los Proveedores deben cumplir con la totalidad de las leyes, regulaciones, tratados y normas del sector locales, nacionales e internacionales aplicables; incluidas (sin limitación) las normativas que pertenecen a la fabricación, fijación de precios, venta y distribución, así como a la seguridad de los productos y/o servicios relevantes.
En el caso de que los requisitos del presente Código de conducta sean más estrictos que la legislación local, nacional o internacional aplicable, el Proveedor debe cumplir con el presente Código. No obstante, si existiera algún tipo de conflicto entre los requisitos del presente Código de conducta y los requisitos de cualquier legislación local, nacional o internacional aplicable, el Proveedor deberá cumplir con la legislación local, nacional o
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internacional. El Proveedor debe notificar por escrito a Reed Elsevier cualquier conflicto de este tipo.
Subcontratación
Los Proveedores no utilizarán subcontratistas para la fabricación, la producción ni el suministro de productos o servicios para Reed Elsevier (incluidos los componentes de los mismos, excepto materiales como el papel, las planchas, la tinta, etc.) si previamente no se han realizado todos los esfuerzos razonables desde la perspectiva comercial para obtener el consentimiento explícito de Reed Elsevier por escrito ni se ha exigido al subcontratista que firme un compromiso por escrito con el Proveedor para cumplir con el presente Código de conducta.
Publicación
Los Proveedores deben comunicar las disposiciones del presente Código de conducta a todos los empleados de todos los sitios de empleo que trabajan para Reed Elsevier mediante, principalmente, la exhibición de una copia del presente Código de conducta, en el idioma local, en un lugar accesible en todo momento por parte de los empleados, como el tablón de anuncios de los trabajadores. Las presuntas infracciones pueden notificarse a la red de proveedores socialmente responsables de Reed Elsevier en srs@reedelsevier.com.
Supervisión
y
cumplimiento
Los Proveedores deben autorizar a Reed Elsevier y a los agentes, auditores y representantes de terceros que éste haya designado a participar en actividades de seguimiento con el fin de confirmar el cumplimiento del presente Código de conducta. Entre estas actividades se incluyen: inspecciones in situ sin previo aviso de los sitios de empleo de los Proveedores y sus empresas subcontratadas, así como de los alojamientos que proporciona la empresa; revisiones de libros y registros relacionados con asuntos de contratación y el medioambiente; y entrevistas privadas con los empleados. Los Proveedores deben conservar in situ, en todos los sitios de empleo que operen para Reed Elsevier, toda la documentación que pueda ser necesaria para demostrar el cumplimiento del presente Código de conducta. El Proveedor puede restringir el acceso de los representantes de Reed Elsevier a los registros y otras áreas que contengan información confidencial acerca del Proveedor, de sus clientes y de los consumidores, así como a otros registros protegidos por las leyes de protección de datos aplicables.
El derecho de Reed Elsevier de llevar a cabo una auditoría de cumplimiento no está sujeto a los pedidos de compra ni a los contratos actuales. En cualquier momento, Reed Elsevier puede llevar a cabo una auditoría de cumplimiento en un sitio de empleo que se haya aprobado como su Proveedor activo.
Los Proveedores (o sus empresas subcontratadas) que incumplan o rehúsen permitir que el representante autorizado de Reed Elsevier supervise las operaciones y/o los registros, serán multados con el coste de la auditoría y los gastos de desplazamiento relacionados (entre 500 y 3.000 dólares estadounidenses, en función de la ubicación de los sitios de empleo). Los Proveedores que proporcionen una información de contacto incorrecta o que incumplan su actualización periódica serán multados con 1.000 dólares estadounidenses. Reed Elsevier exigirá a todos sus representantes que lean una copia del presente Acuerdo y que acepten el cumplimiento de sus términos antes de llevar a cabo una auditoría de los sitios de empleo de cualquiera de sus Proveedores.
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ACUSE
DE
RECIBO
DEL
PROVEEDOR
Por la presente, el Proveedor abajo firmante reconoce que ha recibido el Código de conducta para Proveedores de Reed Elsevier (el “Código”) y acepta que todos sus sitios de empleo, sucursales, divisiones, filiales, entidades operativas, agencias autorizadas y/o empresas subcontratadas que hagan negocios con Reed Elsevier PLC y/o con Reed Elsevier NV y/o cualquiera de sus respectivas sucursales, divisiones, entidades operativas o agencias autorizadas (denominadas de forma colectiva “Reed Elsevier”) reciban el Código y acaten todos y cada uno de los términos en él estipulados.
El Proveedor acepta que su incumplimiento de alguno de los términos, condiciones, requisitos, políticas o procedimientos de Reed Elsevier (que incluyen, pero no de forma limitativa, los que se describen en los Términos y condiciones del Contrato o en el Código de conducta para Proveedores de Reed Elsevier) puede dar lugar a la cancelación de todos los pedidos existentes y el vencimiento de las relaciones comerciales entre Reed Elsevier y el Proveedor. Asimismo, el Proveedor comprende que su acuerdo de cumplimiento del Código de conducta para Proveedores de Reed Elsevier no obliga a Reed Elsevier a realizar ningún pedido ni a hacer negocios con el Proveedor.
Firma:
SIGNATURE_0001
Nombre del empleado en letra de imprenta:
Cargo:
Empresa:
