Gestión de Costos
TEMARIO SESIÓN 1
1. Introducción
PRODUCTO DE APRENDIZAJE ESPERADO
SESIÓN 1
Introducción
Introducción: ¿Por qué fracasan los proyectos?
Muchas de estas razones están
descritas en la estructura de
Desglose de Riesgos (RBS) del
Introducción
Los directores de proyectos se refieren a la triple restricción cuando
equilibran las restricciones contrapuestas del proyecto o en competencia.
Triple
Restricción
(Extendida)
Alcance
Cronograma
Presupuesto
Calidad
Recursos
Riesgos
Es parte del éxito del
proyecto
Completarlo dentro de las restricciones
de alcance, cronograma,
presupuesto
,
calidad, recursos y riesgo, tal y como se
aprobó por los directores del proyecto
conjuntamente con la dirección general.
Para garantizar los beneficios del
proyecto emprendido.
Introducción
Introducción
Áreas de
Conocimiento
(10)
Grupos de Procesos (5)
Inicio
Planificación
Ejecución
Monitoreo y
Control
Cierre
Gestión de los
Costos del
Proyecto (Capítulo
7)
Ningún proceso
Ningún proceso
Ningún proceso
7.1 Planificar la
Gestión de los
Costos
7.2 Estimar los
Costos
7.3 Determinar el
Presupuesto
7.4 Controlar los
Costos
Introducción: Procesos de la Gestión de
los Costos del Proyecto
La Gestión de los Costos del Proyecto incluye los procesos
relacionados con planificar, estimar, presupuestar, financiar, obtener
financiamiento, gestionar y controlar los costos de modo que se
complete el proyecto dentro del presupuesto aprobado.
Plan de Gestión de Costos
Es el proceso que establece las políticas, los
procedimientos
y
la
documentación
necesarios
para
planificar,
gestionar,
ejecutar el gasto y controlar los costos del
proyecto.
El beneficio clave de este proceso es que
proporciona guía y dirección sobre cómo se
gestionarán los costos del proyecto a lo largo
del mismo.
Planificar la Gestión
de Costos
Plan de Gestión de Costos
Herramientas y Técnicas
• Juicio de Expertos
• Técnicas Analíticas
• Reuniones
Línea Base del Alcance. La línea base del
alcance contiene el enunciado del alcance
del proyecto y el detalle de la EDT/WBS,
que se utilizan para la estimación y la
gestión de los costos.
Línea Base del cronograma. La línea base
del cronograma especifica en qué
momento se incurrirá en los costos del
proyecto.
Otra Información. Para la planificación de la
gestión de costos se utilizan asimismo otras
decisiones del plan para la dirección del
proyecto relacionadas con los costos, como
planificaciones, riesgo y comunicaciones.
Plan de Gestión de Costos
Entradas del Proceso
Dirección de
Plan para la
El acta para la constitución del proyecto
proporciona el resumen del presupuesto, a
partir del cual se desarrollan los costos
detallados del proyecto. Presupuesto de
ALTO NIVEL
El acta para la constitución del proyecto
define asimismo los requisitos para la
aprobación del proyecto, que influirán en la
gestión de los costos del mismo.
Plan de Gestión de Costos
Acta de
Constitución
del Proyecto
La cultura y la estructura
de
la
organización.
¿Quién
controla
el
presupuesto?
Las
condiciones
del
mercado.
¿Tengo
lo
necesario en el mercado
local?
¿Tengo
que
importarlos?
Las tasas de cambio de
divisas,
para
los
proyectos cuyos costos
se originan en más de un
país. ¿Los recursos en
Chile
y
Argentina
cuestan lo mismo?
La información comercial
publicada, tal como los
ratios de costos de
recursos. ¿La industria
me
proporciona
su
información?
Listas
de
precios
publicadas
por
los
proveedores. (Microsoft,
Oracle, SAP)
El
sistema
de
información
para
la
dirección de proyectos,.
(Microsoft Project 2013,
Primavera P6, Clarity CA,
etc.)
Plan de Gestión de Costos
Factores
Ambientales de
la Empresa
Plan de Gestión de Costos
Factores
Ambientales
de la Empresa
Entradas del Proceso
Estructura de
la Organización
Características
del Proyecto
Funcional
Matricial
Orientada a
Proyectos
Matricial
Débil
Matricial
Equilibrada
Matricial
Fuerte
Autoridad del Director del
Proyecto
Poca o Ninguna
Limitada
Baja a
Moderada
Moderada a Alta
Alta a
Casi Total
Disponibilidad de recursos
Poca o Ninguna
Limitada
Baja a Moderada Moderada a Alta
Alta a
Casi Total
Quién controla el
Presupuesto del Proyecto
Gerente
Funcional
Gerente
Funcional
Mixta
Director del
Proyecto
Director del
Proyecto
Rol del Director del Proyecto
Dedicación
Parcial
Dedicación
Parcial
Dedicación
Completa
Dedicación
Completa
Dedicación
Completa
Personal Administrativo de la
Dirección de Proyectos
Dedicación
Parcial
Dedicación
Parcial
Dedicación Parcial
Dedicación
Completa
Dedicación
Completa
Procedimientos de control
financiero (revisiones
requeridas de gastos y
desembolsos,
códigos
contables y disposiciones
contractuales estándar)
Información histórica y bases
del
conocimiento
de
lecciones
aprendidas
(relacionadas a costos de
otros proyectos)
Bases de Datos financieras
(relacionada
al
financiamiento
de
otros
proyectos)
Las políticas, procedimientos
y guías existentes, formales e
informales, relacionados con
la gestión de costos y el
presupuesto.
Plan de Gestión de Costos
Activos de los
Procesos de la
Organización
Plan de Gestión de Costos
Herramientas y
Técnicas
Juicio de
Expertos
Aporta una perspectiva valiosa sobre
el entorno así como información de
proyectos similares realizados con
anterioridad.
Debería utilizarse algún tipo de
juicio, sobre en un área de
aplicación, en un área de
conocimiento, en una disciplina,
en una industria.
Puede orientar sobre la
conveniencia o no de combinar
métodos y cómo conciliar las
diferencias entre ellos.
Plan de Gestión de Costos
Herramientas y
Técnicas
Técnicas
Analíticas
Implicar la selección de
opciones estratégicas para la
financiación del proyecto
(auto-financiación,
financiación a través de
acciones, o financiación
mediante deuda)
Puede asimismo describir
formas para financiar los
recursos
del
proyecto
(construir, comprar, alquilar
o
arrendamiento
financiero)
Estas decisiones, al igual
que otras decisiones
financieras que afectan al
proyecto, son susceptibles
de afectar asimismo al
cronograma del proyecto y/o
a los riesgos del mismo
Entre dichas técnicas se cuentan las
siguientes: plazo de retorno de la inversión,
retorno de la inversión, tasa interna de
retorno, flujo de caja descontado y valor
Plan de Gestión de Costos
Herramientas y
Técnicas
Reuniones
Los equipos de proyecto
pueden celebrar reuniones
de
planificación
para
desarrollar el plan de gestión
de costos
Entre los participantes en
estas reuniones se pueden
contar
el
director
del
proyecto, el patrocinador del
proyecto.
También
participan
determinados miembros del
equipo
del
proyecto,
determinados interesados,
que
ostenten
responsabilidades relativas a
los costos del proyecto.
Plan de Gestión de Costos
Salidas del
Proceso
Plan de
Gestión de
Costos
Unidades de Medida. Tales
como
horas/hombre,
horas/maquina, o metros,
litros, toneladas, kilómetros
o
yardas
cúbicas
para
medidas de cantidades, o
pago único en formato de
moneda.
Nivel de Precisión. Consiste
en el grado de redondeo,
hacia arriba o hacia abajo,
que se aplicará a las
estimaciones del costo de las
actividades.
Nivel de Exactitud. Se
especifica el rango aceptable
(p.ej., ±10%) que se utilizará
para hacer estimaciones
realistas.
El plan de gestión de costos es un componente
del plan para la dirección del proyecto y
describe la forma en que se planificarán,
estructurarán y controlarán los costos del
Plan de Gestión de Costos
Salidas del
Proceso
Plan de
Gestión de
Costos
Enlaces en los Procedimientos
de
la
Organización.
La
EDT/WBS establece el marco
general para el plan de gestión
de costos y permite que haya
coherencia
con
las
estimaciones, los presupuestos
y el control de los costos.
Umbrales de Control. Para
monitorear el desempeño de
los costos, pueden definirse
umbrales de variación, que
establecen un valor acordado
para la variación permitida
antes de que sea necesario
realizar una acción.
Reglas para la medición del
Desempeño. Se establecen
reglas para la medición del
desempeño
mediante
la
gestión del valor ganado
(EVM).
Los procesos de gestión de costos, así como sus
herramientas
y
técnicas
asociadas,
se
documentan en el plan de gestión de costos.
Plan de Gestión de Costos
TEMARIO SESIÓN 2
1. Estimación del los Costos
PRODUCTO DE APRENDIZAJE ESPERADO
SESIÓN 2
1. Estimación de los costos de las actividades del
proyecto por tipos de recurso.
Estimación de los Costos
Es el proceso que consiste en desarrollar
una estimación aproximada de los recursos
monetarios necesarios para completar las
actividades del proyecto.
El beneficio clave de este proceso es que
determina el monto de los costos requerido
para completar el trabajo del proyecto.
Estimar los
Costos
Estimación de los Costos
Los recursos desempeñan el trabajo de un
proyecto, es por ello, que con las tareas
definidas y planificadas, es necesario
especificar recursos reales en el Plan del
Proyecto.
Los
recursos
son
personas,
materiales
consumibles y costo de los elementos que
permiten realizar las tareas del proyecto.
Estimar los
Costos
Los Recursos
Estimación de los Costos
Los recursos tipo trabajo se refieren al
personal o equipo de trabajo que utilizan el
TIEMPO (horas o días) como medida de su
esfuerzo y están limitados por su
disponibilidad asociada con el calendario del
proyecto.
Algunos ejemplos de este recurso pueden ser:
jefe de proyecto, arquitecto, programador,
camioneta, motoniveladora, rodillo, etc.
Estimar los
Costos
Estimación de los Costos
Los recursos tipo material son suministros,
existencias u otros artículos consumibles,
que utilizan la CANTIDAD como medida del
esfuerzo de una tarea.
Algunos ejemplos de estos recursos pueden
ser: acero, tejas, ladrillos, etc.
Estimar los
Costos
Estimación de los Costos
Los recursos tipo costo son elementos que
contribuyen a completar una tarea, pero no
afectan la duración o trabajo de la misma.
Asimismo, no se tiene en cuenta los períodos
laborales para cumplir sus tareas y tampoco están
asociados a capacidades máximas, calendarios
base o fechas de disponibilidad.
Algunos ejemplos de este recurso pueden ser: tarifa
aérea, alquiler de vehículo, compra de software, etc.
Estimar los
Costos
Estimación de los Costos
Un costo puede ser variable o fijo:
Costos Variables: Estos costos cambian con la
cantidad de producción o la cantidad de trabajo.
Como ejemplo tenemos: el costo de material,
suministros y salarios.
Costos Fijos: Estos costos no cambian así la
producción cambie. Como ejemplo tenemos:
costos de instalación, alquiler, etc.
Un costo puede ser directo o indirecto:
Costos Directos: Estos costos son directamente
atribuibles a los trabajos en el proyecto. Como
ejemplo tenemos: viaje del equipo, salarios del
equipo, reconocimientos y costos de materiales
usados en el proyecto.
Costos Indirectos: Son los elementos de gastos
generales o costos incurridos para el beneficio de más
de un proyecto. Como ejemplos tenemos: impuestos,
margen de beneficios y servicios de limpieza.
Estimar los
Costos
Estimación de los Costos
Herramientas y Técnicas
• Juicio de Expertos
• Estimación Análoga
• Estimación paramétrica
• Estimación Ascendente
• Estimación Tres Valores
• Análisis de Reservas
• Costos de Calidad
• Software de Gestión de Proyectos
• Análisis de Ofertas de Proveedores
• Técnicas Grupales de Toma de
El plan de gestión de costos
describe la forma en que se
gestionarán y controlarán los
costos del proyecto.
Incluye el método utilizado y el nivel
de exactitud requerido para estimar
los costos de las actividades.
Estimación de los Costos
Entradas del Proceso
Plan de Gestión
de Costos
El plan de gestión de los recursos
humanos proporciona los atributos
de la dotación de personal del
proyecto.
Además de los salarios y las
compensaciones, reconocimientos
correspondientes,
componentes
necesarios para el desarrollo de las
estimaciones de costos del proyecto
Estimación de los Costos
Entradas del Proceso
Plan de Gestión
de los Recursos
Enunciado del Alcance del Proyecto. Proporciona
la descripción del producto, los criterios de
aceptación, los entregables clave, los límites del
proyecto, los supuestos y las restricciones del
proyecto. Si las estimaciones se limitarán a los
costos directos del proyecto o si incluirán además
los costos indirectos
Estructura
de
Desglose
del
Trabajo.
Proporciona las relaciones entre todos los
componentes y los entregables del proyecto.
Diccionario de la EDT. Proporciona información
detallada sobre los entregables y una descripción
del trabajo requerido para producir cada entregable
en el ámbito de cada uno de los componentes de la
EDT/WBS.
Estimación de los Costos
Entradas del Proceso
Línea Base del
Alcance
El tipo y la cantidad de recursos, así como
la cantidad de tiempo que dichos recursos
se dedican a completar el trabajo del
proyecto, son los factores principales para
determinar el costo del proyecto. Los
recursos de las actividades del cronograma
y sus respectivas duraciones se usan como
entradas clave para este proceso.
El proceso de Estimar los Recursos de las
Actividades
implica
determinar
la
disponibilidad y el número de horas
requeridas del personal, así como las
cantidades necesarias de materiales y
equipos requeridos para llevar a cabo las
actividades del cronograma. Este proceso
está estrechamente coordinado con la
estimación de costos
Estimación de los Costos
Entradas del Proceso
Cronograma del
Se debe revisar el registro de riesgos para
tener en cuenta los costos de mitigación
de los riesgos.
Ejercen un impacto tanto en los costos de las
actividades como en los del proyecto global. Cuando
el proyecto experimenta un evento de riesgo
negativo, normalmente se incrementa el costo a corto
plazo del proyecto y en ocasiones se produce un
retraso en el cronograma del proyecto.
El equipo del proyecto debería tener en
cuenta las oportunidades potenciales
susceptibles de beneficiar al negocio, ya sea
por reducir los costos de la actividad o por
acelerar el cronograma
Estimación de los Costos
Entradas del Proceso
Registro de
Las Condiciones del Mercado. Dichas condiciones
describen los productos, servicios y resultados
que están disponibles en el mercado, sus
proveedores y los términos y condiciones que los
rigen. Las condiciones locales y/o globales de la
oferta y la demanda influyen considerablemente
en el costo de los recursos.
La Información Comercial de Dominio Público. A
menudo, la información sobre las tarifas de los
recursos está disponible en bases de datos
comerciales que realizan el seguimiento de las
habilidades y los costos de los recursos humanos,
que proporcionan costos estándar para materiales y
equipos.
Estimación de los Costos
Entradas del Proceso
Ambientales de
Factores
Las políticas de estimación de costos.
Las plantillas de estimación de costos.
La información histórica.
Las lecciones aprendidas.
Estimación de los Costos
Entradas del Proceso
Procesos de la
Activos de los
Estimación de los Costos
Herramientas y
Técnicas
Juicio de
Expertos
Sobre
la
base
de
la
información
histórica,
el
juicio de expertos aporta
una
perspectiva
valiosa
sobre el entorno así como
información de proyectos
similares realizados con
anterioridad
El juicio de expertos
también puede orientar
sobre la conveniencia o no
de combinar métodos de
estimación y cómo conciliar
las diferencias entre ellos.
Estimación de los Costos
Herramientas y
Técnicas
Estimación
Análoga
Utiliza los valores como el
alcance, el costo, el presupuesto y
la duración, o medidas de escala
tales como el tamaño, el peso y la
complejidad de un proyecto
anterior similar, como base para
estimar el mismo parámetro o
medida para un proyecto actual
A la hora de estimar los costos,
esta técnica utiliza el costo real de
proyectos similares anteriores
como base para estimar el costo
del proyecto actual.
Es un método de estimación del
valor bruto, que en ocasiones se
ajusta en función de diferencias
conocidas
en
cuanto
a
la
complejidad del proyecto
Estimación de los Costos
Herramientas y
Técnicas
Estimación
Paramétrica
La
estimación
paramétrica
utiliza una relación estadística
entre los datos históricos
relevantes y otras variables
(p.ej., metros cuadrados en
construcción) para calcular
una estimación del costo del
trabajo del proyecto.
Con esta técnica se pueden
lograr niveles superiores de
exactitud, en función de la
sofisticación y de los datos que
utilice el modelo.
Se puede aplicar a un proyecto
en su totalidad o a partes del
mismo, en combinación con
otros métodos de estimación.
Estimación de los Costos
Herramientas y
Técnicas
Estimación
Ascendente
La estimación ascendente es
un método que sirve para
estimar un componente del
trabajo. El costo individual de
cada paquete de trabajo o
actividad se calcula con el
mayor nivel posible de detalle.
El costo detallado se resume
posteriormente o se “acumula”
en niveles superiores para fines
de reporte y seguimiento.
En general, la magnitud y
complejidad de la actividad o
del paquete de trabajo
individuales influyen en el
costo y la exactitud de la
estimación
ascendente
de
costos.
Estimación de los Costos
Herramientas y
Técnicas
Estimación Tres
Valores
Más Probable (cM). El costo de la actividad se estima sobre la base de una
evaluación realista del esfuerzo necesario para el trabajo requerido y de
cualquier gasto previsto.
Optimista (cO). El costo de la actividad se estima sobre la base del análisis del
mejor escenario para esa actividad.
Pesimista (cP). El costo de la actividad se estima sobre la base del análisis del
peor escenario para esa actividad.
Las fórmulas son las siguientes:
La Distribución Triangular. cE = (cO + cM + cP) / 3
Estimación de los Costos
Herramientas y
Técnicas
Análisis de
Reservas
Las estimaciones de costos
pueden
incluir
reservas
(denominadas
a
veces
provisiones para contingencias)
para
tener
en
cuenta
la
incertidumbre sobre el costo.
Las reservas de contingencia
consisten en el presupuesto,
dentro de la línea base de
costos, que se destina a los
riesgos identificados y asumidos
por la organización, para los que
se desarrollan respuestas de
contingencia o mitigación.
Estimación de los Costos
Herramientas y
Técnicas
Costos de
Calidad
Costo de la Calidad
Fuente: PMBOK, 5ta Edición
Estimación de los Costos
Herramientas y
Técnicas
Software de
Gestión de
Proyectos
Las aplicaciones software
de gestión de proyectos,
hojas
de
cálculo
informatizadas,
simulaciones
y
herramientas estadísticas,
se utilizan para agilizar la
estimación de costos.
Dichas
herramientas
pueden simplificar el uso
de algunas de las técnicas
de estimación de costos y,
de esta manera, facilitar el
estudio rápido de las
alternativas
para
la
estimación de costos.
Estimación de los Costos
Herramientas y
Técnicas
Análisis de
Oferta de
Proveedores
Los métodos de estimación de
costos pueden incluir el análisis
de cuánto debería costar el
proyecto sobre la base de las
ofertas
de
proveedores
calificados.
se puede solicitar al equipo del
proyecto (proveedor) un trabajo
adicional de estimación de
costos para examinar el precio
de los entregables individuales y
calcular un costo que sustente el
costo total final del proyecto.
Estimación de los Costos
Herramientas y
Técnicas
Técnicas
Grupales de
Toma de
Decisiones
Mediante la participación en el proceso de estimación de un grupo estructurado de
personas cercano a la ejecución técnica del trabajo, se consigue información
adicional y se obtienen estimaciones más precisas. Estas son:
Unanimidad,
Mayoría,
Pluralidad y
Dictadura
Estimación de los Costos
Salidas del
Proceso
Estimación de
Costos de las
Actividades
Las estimaciones de los costos de las actividades son evaluaciones cuantitativas de los costos probables que se requieren para completar el trabajo del proyecto.
Las estimaciones de costos pueden presentarse de manera resumida o detallada. Se estiman los costos para todos los recursos aplicados a la estimación de costos de las actividades.
Esto incluye, el trabajo directo, materiales, equipamiento, servicios, las instalaciones, tecnología de la información y determinadas categorías especiales, tales como el costo de la financiación (incluidos los cargos de intereses), un factor de inflación, las tasas de cambio de divisas, o una reserva para contingencias de costo.
