MANUAL DE USUARIO
SOLICITUD DE CREACIÓN DE CLIENTE
2006
Índice
Introducción ... 3
Funcionalidad de la Aplicación... 3
Acceso al Sistema... 3
Utilitarios... 4
Menú del Sistema... 5
Creación de Nuevos Clientes... 5
Mis Tareas Pendientes ... 5
Mis Solicitudes Pendientes... 5
Solicitudes en espera de mi aprobación... 6
Solicitudes rechazadas en espera de mis correcciones ... 6
Registrar Solicitud ... 6
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Introducción
El presente documento tiene por finalidad ser una herramienta de apoyo para el uso del Sistema de Solicitudes, que se ha desarrollado para la creación de clientes de GMD S.A.
Acceso al Sistema: http://www.gmd.com.pe/intranetgmd/
Funcionalidades de la Aplicación
Acceso al Sistema de Solicitudes
Una vez ingresado a la Intranet, aparece una página de inicio, necesario para autenticar al usuario. Se visualizará la siguiente ventana de acceso al sistema, deberá digitar el Usuario de Red, proporcionado por GMD, así como su Contraseña. Por defecto está seleccionado el Módulo “E-Request”, deberá cambiar este por el de “Solicitudes”. (Ver figura 1)
Figura 1
Una vez digitado su usuario y contraseña, le da clic en Ingresar, el sistema validará los datos. De no ser correcta la información, se le mostrará un mensaje indicándole que proporcionó información errónea o que su cuenta está bloqueada, sugiriéndole que se comunique con Mesa de Ayuda para que le facilite el acceso. (Ver figura 2)
De ser correcta la información, el sistema mostrará la ventana principal del Sistema E-Request mostrando inicialmente la información general. (Ver figura 3)
Figura 3
En la figura anterior se puede visualizar la pantalla principal del Sistema de Solicitudes, se puede apreciar 2 tipos de opciones para navegar dentro del sistema, de los cuales detallaremos a continuación.
1. Utilitarios
Son opciones que el usuario puede acceder para requerir ayuda técnica o interactuar con la aplicación, entre las opciones se encuentran:
Home: al acceder a esta opción, se vuelve a mostrar la pantalla principal del Sistema. Mis Pendientes: es similar a la opción de Mis Tareas Pendientes del Menú del Sistema, sirve para
poder ver las tareas que debe realizar.
Soporte: es para poder enviar un correo electrónico a Mesa de Ayuda para requerir ayuda técnica o informar sobre algún error ocurrido.
Ayuda: muestra información de ayuda, necesaria para usuarios que requieran solucionar alguna incidencia.
Ajustar Pantalla: es para mostrar sólo la información necesaria, evitando ser visible el marco superior e izquierdo del Sistema. Para volver a estado normal, debe acceder a la opción Restaurar Pantalla.
Cerrar Sesión: para cerrar la sesión del usuario actual y volver a ingresar al sistema con otro usuario.
Utilitarios
5 2. Menú del Sistema
En este menú aparecen diferentes opciones con las cuales se administran y controlan las solicitudes de creación de clientes que solicitan los ejecutivos comerciales. Las opciones disponibles para el usuario que ingresa al sistema son:
2.1. Creación de Nuevos Clientes
Se pueden apreciar 3 opciones con los que se administra el proceso de la creación de nuevos clientes.
2.1.1. Mis Tareas Pendientes
Es un listado de todas las tareas pendientes que tiene un usuario que ingresa al sistema, dependiendo de los roles que cada uno tenga. Se mostrará la información de la tarea pendiente según el estado actual. (Ver figura 4)
Figura 4
Cabe resaltar que todas las opciones de Mis Tareas Pendientes no estarán disponibles a los usuarios que ingresen al sistema, la visualización de los mismos está en base a los roles o permisos que el usuario tenga.
A continuación se detallará cada uno de la funcionalidad de las opciones de Mis Tareas Pendientes.
2.1.1.1. Respecto a la Solicitud de Creación de Cliente
Se pueden apreciar 3 opciones con sus respectivas incidencias en cantidades, a continuación se explica cada uno de ellos.
Mis Solicitudes Pendientes, al acceder a esta opción, aparecerá un listado de las solicitudes que están pendientes y que necesita de su revisión para que siga su curso durante el proceso de creación del cliente solicitado. (Ver figura 5)
Solicitudes en espera de mi aprobación, al acceder a esta opción, aparecerá un listado de las solicitudes que están en espera de ser aprobadas por el usuario que ha ingresado. (Ver figura 6)
Figura 6
Solicitudes rechazadas en espera de mis correcciones, al acceder a esta opción, aparecerá un listado de las solicitudes que han sido rechazadas por diferentes motivos y que están en espera de ser corregidas por el usuario que ingresó al sistema. (Ver figura 7)
Figura 7 2.1.2. Registrar Solicitud
Al acceder a esta opción, se mostrará la plantilla para ingreso de una nueva solicitud de creación de cliente. (Ver figura 8)
Los campos a tener en cuenta al momento de editarlos son: Datos Generales
Ejecutivo Comercial, se debe elegir el ejecutivo comercial que solicita la creación del cliente.
Responsable Selectividad, aprueba o rechaza la solicitud de creación de nuevo cliente. Tipo Cliente, es el tipo de cliente que se necesita crear.
Selectividad, es la calificación que tiene el cliente, además tiene una sub-calificación. Número RUC, es el RUC del cliente.
Razón Social, es la razón social del cliente. Dirección, dirección del cliente.
Código Postal, código postal del cliente. Teléfono, número telefónico del cliente. Fax, número de fax del cliente.
Sector, sector a la que pertenece el cliente.
Contacto en Cliente, nombre de la persona que es el contacto en el cliente.
Forma de Pago, es el tipo de pago asociado al cliente por un servicio brindado por GMD. Observaciones, observaciones adicionales respecto al cliente.
Datos Opcionales
Datos Opcionales, son los requisitos de aceptación de factura que debe presentar GMD para que el cliente acepte la emisión de la factura.
Datos de Facturación
¿Quién recibe la factura?, nombre de la persona que recibe la factura.
Dirección de recepción, dirección donde debería enviarse la factura para que sea recibida por el cliente.
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Figura 8
Una vez registrada toda la información correspondiente a los campos de las solicitudes, se procede a guardar la solicitud, dando clic en la opción “Grabar”. Si no desea grabar los cambios, hacer clic en “Volver” para que le retorne a la pantalla de búsqueda. (Ver figura 9)
Figura 9 Grabar la
Solicitud Retorna a la pantalla de búsqueda Grabar o Volver
Al darle clic al botón “Grabar”, se registra la solicitud en el sistema, inmediatamente aparece una vista previa de la solicitud con la información ingresada. Esta vista previa cuenta con unos botones, los cuales se puede administrar la solicitud ingresada. (Ver figura 10)
Figura 10
A continuación se explicará la funcionalidad de cada botón, así como la disponibilidad de cada uno de ellos dependiendo del usuario que ingresa al sistema.
Botón Descripción
Es para crea una nueva solicitud, volviendo a la pantalla para registrar la solicitud. Sólo pueden crear los ejecutivos comerciales y los asistentes de los ejecutivos comerciales.
Es para editar una solicitud seleccionada, cambiando alguna información para que la solicitud esté actualizada. Sólo pueden editar los ejecutivos comerciales y los asistentes de los ejecutivos comerciales.
Es para anular una solicitud seleccionada, de esta forma esta solicitud ya no estará disponible. Sólo pueden anular los ejecutivos comerciales y los asistentes de los ejecutivos comerciales.
Es para aprobar la solicitud ingresada por un usuario, de ser así se informa de la aprobación a los usuarios involucrados. Sólo pueden
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aprobar los ejecutivos comerciales, gerente de división, verificador crediticio, gerente de administración y finanzas y el responsable de facturación.
Es para rechazar la solicitud ingresada por un usuario, para que éste lo modifique según las observaciones correspondientes, se informa del rechazo a los usuarios involucrados. Se apertura una pantalla para ingresar el motivo del rechazo. Sólo pueden rechazar los ejecutivos comerciales, gerente de división, verificador crediticio, gerente de administración y finanzas y el responsable de facturación
Es para validar la solicitud seleccionada, realizando la creación del cliente en el sistema Integrator.
Es para imprimir la información de la solicitud, al hacer clic en esta opción se apertura una nueva pantalla con la información de la solicitud, lista para ser impresa. (Ver figura 11)
Es para retornar a la pantalla anterior.
Figura 11 2.1.3. Buscar Solicitud
Al acceder a esta opción, se muestra el marco de búsqueda de las solicitudes, se puede realizar las búsquedas de las solicitudes por diversos criterios, ya sea Número, Tipo de Cliente, RUC, Razón Social, etc. Además, existe una opción para poder agregar una nueva solicitud.
Para ejecutar la búsqueda se da clic en el botón “Buscar”. Se puede realizar la búsqueda por más de un criterio. (Ver figura 12)
Si se desea agregar una nueva solicitud, dar clic a la opción “Nueva Solicitud de Cliente”, de esta forma le aparecerá la plantilla para agregar una nueva solicitud de creación de cliente, como anteriormente se había explicado.
Figura 12
Número de Solicitud que contiene 2 Búsqueda de Número que contenga 2
