Con todo mi amor
a mis padres y
Con mi agradecimiento por su apoyo
a mis asesores, a mis maestros,
a la Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía
y al Instituto Politécnico Nacional.
TABLA DE CONTENIDO
Página PREFACIO
INTRODUCCIÓN CAPÍTULO 1
LA BIBLIOTECA DE CIENCIAS BIOLÓGICAS Y DE LA SALUD DEL CINVESTAV
1.1 Antecedentes generales del CINVESTAV 1.2 Organización administrativa
1.3 Misión y objetivos
1.4 Biblioteca de Ciencias Biológicas y de la Salud 1.5 Servicios, usuarios y colecciones de la BCByS CAPÍTULO 2
SERVICIOS DE LA BIBLIOTECA ESPECIALIZADA 2.1 La biblioteca especializada 2.1.1 Antecedentes 2.1.2 Definiciones 2.1.3 Objetivo 2.1.4 Características 2.2 Colecciones 2.3 Usuarios 2.4 Personal 2.5 Servicios 2.5.1 Información y Referencia 2.5.2 Préstamo interno 2.5.3 Préstamo externo 2.5.4 Préstamo interbibliotecario 2.5.5 Servicio bibliográfico
2.5.6 Servicio de búsqueda en línea 2.5.7 Indización
2.5.8 Elaboración de resúmenes
2.5.9 Diseminación selectiva de la información 2.5.10 Traducciones
2.6 El servicio de préstamo interbibliotecario 2.7 La cooperación bibliotecaria
2.8 NTIC Nuevas Tecnologías de Información y Comunicación 2.9 El servicio de PI en la BCByS iii iv 1 1 8 11 11 16 20 20 20 21 22 22 23 25 26 26 27 29 29 29 30 31 31 31 32 32 33 36 41 43 i
Página CAPÍTULO 3
EVALUACIÓN DEL SERVICIO DE PRÉSTAMO
INTERBIBLIOTECARIO EN LA BIBLIOTECA DE CIENCIAS BIOLÓGICAS Y DE LA SALUD DEL CINVESTAV
3.1 La Evaluación 3.2 Objetivos
3.3 Métodos y Técnicas
3.4 Criterios e Indicadores de Evaluación
3.5 Recopilación, Análisis e Interpretación de Datos CONCLUSIONES
BIBLIOGRAFÍA ANEXOS
1 Decreto de Creación del CINVESTAV [1960] 2 Decreto de Creación del CINVESTAV [1961] 3 Decreto de Creación modificado [1982]
4 Artículo publicado en La Jornada el 6 de mayo de 1996 5 Reglamento de la BCByS
6 Código de Préstamo Interbibliotecario de la ABIESI 7 Convenio de Préstamo Interbibliotecario (Ejemplo) 8 Manual de Préstamo Interbibliotecario (Ejemplo) 9 Solicitud de Préstamo Interbibliotecario del Cinvestav 10 Hoja de trabajo en Excel
11 Solicitud de Préstamo Interbibliotecario cancelada
49 49 53 53 54 55 66 69 72 76 85 94 96 105 109 111 112 113 114
PREFACIO
En la actualidad he de mencionar, que en el campo profesional mi experiencia se ha basado en prácticas durante la realización de los estudios en la escuela, al tener conversaciones con profesores de la misma, y platicar con la Msc. Emma Hernández Gómez siguiendo su consejo surgió la idea para realizar un estudio enfocado al servicio de préstamo interbibliotecario en la biblioteca de Ciencias Biológicas y de la Salud del Cinvestav.
Durante la realización de esta investigación enfrenté obstáculos que fueron superándose conforme se avanzaba en la misma, y llegué a establecer que en ocasiones el avance de la investigación dependía de otras personas.
El retraso en la culminación de este trabajo, se debió en parte a la pérdida de información contenida en el disco perteneciente al año 2002, pero gracias a la participación de la Msc. Hernández fue posible rescatar gran parte de la misma.
Por lo anteriormente expuesto, deseo agradecer el apoyo y dedicación de mis profesores quienes me asesoraron para terminar este trabajo de investigación.
INTRODUCCIÓN
El servicio de préstamo interbibliotecario consiste en obtener la información que no se tiene en una biblioteca, a través de convenios con otras, para satisfacer necesidades de información de los usuarios a través de la solicitud de libros, revistas, artículos de revistas y tesis, entre otros. Además esta actividad es una parte importante del quehacer bibliotecario, ya que no es posible que cada biblioteca cuente con toda la información existente, y podemos acceder a ésta a través del préstamo interbibliotecario. El principio fundamental de este servicio se fundamenta en la comunicación, cooperación e intercomunicación entre bibliotecas.
De acuerdo a lo anterior, el objetivo de este trabajo de investigación es presentar la evaluación del servicio de préstamo interbibliotecario que proporciona la biblioteca de Ciencias Biológicas y de la Salud del CINVESTAV para analizar las causas que influyen en el retraso en la localización, ubicación y recuperación de información solicitada por investigadores y estudiantes del centro.
Los requerimientos de información de los investigadores del CINVESTAV, se ven obstaculizados cuando no se encuentra la información en la biblioteca y se tiene que recurrir al préstamo interbibliotecario, motivo que trae consecuentemente la afectación de las investigaciones que ocasionalmente se realizan con retrasos y con un incremento en los recursos necesarios para éstas.
Para realizar este estudio se establecieron los siguientes criterios:
• Los usuarios que solicitan el servicio de préstamo interbibliotecario a la BCByS.
• El tipo de material solicitado mediante este servicio.
• El material que se puede recuperar en las bibliotecas del Cinvestav. • El tiempo utilizado para proporcionar el servicio.
Como punto de partida se recuperaron las solicitudes de información de 2004 y la información de los 2 años anteriores, se preparó una hoja de cálculo en Excel para analizar los datos proporcionados en las solicitudes.
El presente trabajo de investigación se conforma de tres capítulos; en el primer capítulo se presenta un breve bosquejo histórico del Cinvestav, los logros y situación en la que se encuentra la Biblioteca de Ciencias Biológicas y de la Salud.
En el segundo capítulo se hace referencia a los servicios que se proporcionan en las bibliotecas especializadas y en particular el servicio de préstamo interbibliotecario.
En la última parte de la investigación se presenta una descripción sobre la evaluación para concluir con la metodología, recuperación de la información, análisis de los datos y resultados sobre el estudio enfocado al análisis del servicio de préstamo interbibliotecario en la biblioteca caso de estudio.
Para concluir, se considera que la obtención de la información es relevante para los usuarios, sobre todo cuando se necesita para realizar trabajos de investigación tomando en cuenta que en el campo de la investigación se invierte una gran cantidad de recursos económicos, humanos, materiales, entre otros; y la falta de éstos podría repercutir en el retraso o fracaso de un proyecto de investigación.
CAPÍTULO 1
LA BIBLIOTECA DE CIENCIAS BIOLÓGICAS Y DE LA SALUD DEL CINVESTAV
1.1 Antecedentes generales del CINVESTAV
El Centro de Investigación y de Estudios Avanzados del Instituto Politécnico Nacional (Cinvestav) fue creado originalmente por un decreto publicado en el Diario Oficial de la Federación el 5 de Noviembre de 19601 El 17 de abril de 1961 se emite otro decreto2, donde se establece con mayor claridad la estructura organizacional del Centro. Ambos decretos expedidos por el Lic. Adolfo López Mateos, y modificado éste último, por el Lic. José López Portillo, el 17 de septiembre de 1982.3
De acuerdo con las disposiciones del Decreto, el Cinvestav es un organismo descentralizado de interés público, con personalidad jurídica y patrimonio propios. Para la realización de sus funciones recibe un subsidio que anualmente fija el Gobierno Federal en su Presupuesto de Egresos. Además de dicho subsidio, el Centro es apoyado con aportaciones provenientes de diversas fuentes: empresas de participación estatal o privada, organismos descentralizados e instituciones extranjeras industriales y particulares. 1 Cfr. Anexo 1 2 Cfr. Anexo 2 3 Cfr. Anexo 3
Los iniciadores del proyecto fueron ingenieros egresados de la Escuela Superior de Ingeniería Mecánica y Eléctrica del Instituto Politécnico Nacional: Eugenio Méndez Docurro, entonces director general del Instituto; el Doctor Manuel Cerrillo, en esa época profesor del Instituto Tecnológico de Massachusetts, a quienes se unió Víctor Bravo Ahuja, subsecretario de Enseñanza Técnica.
Al conmemorar los 35 años del Cinvestav, el Dr. Adolfo Martínez Palomo, Director del mismo en esos años, manifestó:
“No deja de ser significativo que una de las realizaciones más importantes en la historia de la educación superior del país haya surgido por la visión y la tenacidad de un grupo de ingenieros del IPN, a los que se sumó el doctor en medicina de la Universidad de París, Arturo Rosenblueth, quien fue designado primer director del Cinvestav-IPN”.4 En cuanto a la historia del Cinvestav, cabe destacar que sus sucesores, fueron notables científicos como el Dr. Guillermo Massieu Helguera (1970-1978), Dr. Manuel Valerio Ortega Ortega (1978-1983), Dr. Héctor Octavio Nava Jaimes (1983-1985), (1986- 1990), Dr. Arturo Nava Jaimes (1985- 1986), Dr. Feliciano Sánchez Sinencio (1990-1993) y Dr. Adolfo Martínez Palomo (1994-2001), y desde diciembre de 2002 la Dra. Rosalinda Contreras Theurel, quienes han contribuido a su consolidación y prestigio.
El Cinvestav actualmente tiene 12 programas calificados por el Conacyt como “Competente a Nivel Internacional”, en este sentido comparte los tres primeros lugares nacionales junto con la UNAM, que tiene 11, y con el Colegio de México, que tiene seis. El Cinvestav tiene los únicos posgrados a nivel internacional en ingeniería y tecnología, en educación, y el único fuera del área metropolitana.
Desde su inicio el Centro ha tenido los más altos estándares de rigor académico, reconocidos ampliamente en el país y en el extranjero. Un número importante de académicos del Cinvestav ha recibido el Premio de la Academia Mexicana de Ciencias (35) y el Premio Nacional de Ciencias (25). Además, algunos investigadores han sido
4
distinguidos con el Premio Príncipe de Asturias, el Premio TWAS (9), el Premio Luis Elizondo (6), las Palmas de la Academia Francesa, membresías de academias de ciencias de otros países, doctorados Honoris Causa y muchos otros. Y es de destacar que 98% de los profesores tiene doctorado y 87% es miembro del Sistema Nacional de Investigadores (SNI).
Sus 546 investigadores atienden anualmente a unos 400 estudiantes de propedéuticos, 2,200 estudiantes de posgrado, en sus 51 programas de maestría y doctorado, y a 1,000 estudiantes externos de otros centros educativos, entre cuyos grupos más numerosos se encuentran los provenientes de la UNAM, del IPN y de las universidades estatales cercanas. El Cinvestav tiene la tradición de incorporar a la mayoría de sus estudiantes, a partir de los graduados de las licenciaturas de las universidades de los estados. Sus egresados, al regresar a sus instituciones de origen, han conformado los principales grupos de investigación de las universidades mexicanas. Para dar alguna cifra de nuestros egresados, 270 de ellos laboran en el IPN, 200 en la UNAM, 126 en los institutos tecnológicos de la SEP, 103 en la UAM, 89 en el Instituto Tecnológico de Monterrey, y así continúan números importantes de nuestros egresados en muchas otras instituciones.
Los investigadores del Cinvestav constituyen solamente 4% de los investigadores del país reconocidos por el SNI, pero en 2004 los investigadores del Cinvestav publicaron 899 artículos en revistas de prestigio internacional, lo que constituyó 17% de la producción nacional. Por otro lado el impacto del trabajo, medido en citas científicas, de los artículos de nuestros investigadores se puede deducir del hecho de que entre 1997 y 2001 publicaron 2,972 artículos, que recibieron 19,669 citas, con un factor de impacto promedio de 6.33. Este número sobrepasa con mucho el promedio nacional de 0.5.5
5 CONTRERAS Theurel, Rosalinda. “44 años de excelencia, investigación e innovación” Avance y
Actualmente, el Centro cuenta con 28 departamentos académicos organizados en 8 Unidades: dos localizadas en la Ciudad de México y 6 localizadas en el interior de la República Mexicana.6
• Unidad Zacatenco, Ciudad de México • Unidad Sur, Ciudad de México
• Unidad Guadalajara
• Unidad Irapuato, Guanajuato • Unidad Mérida
• Unidad Querétaro
• Unidad Saltillo, Coahuila • Unidad Monterrey
6
Página del Centro de Investigación y de Estudios Avanzados del IPN [en línea] http://www.cinvestav.mx/ consultada el 19 de noviembre de 2005
El 30 de octubre de 2005 se inauguraron las instalaciones de la Unidad Monterrey del Centro de Investigación y Estudios Avanzados (Cinvestav), del Instituto Politécnico Nacional, octava Unidad de este Centro en el país.
La Unidad Monterrey del Cinvestav recibirá investigadores que trabajen en proyectos multidisciplinarios centrados inicialmente en el Área de Salud, por lo que se contará con expertos en Biología, Física, Química, Matemáticas e Ingeniería, además de integrar dos nuevos programas de posgrado que otorgarán grados de maestría y doctorado en Ciencias y Enseñanza de las Ciencias, enfocados a dos proyectos; el de Física Médica, focalizado principalmente a la radiología por contraste de fase, cuya utilización se dirige básicamente al diagnóstico médico; y al estudio de investigación de los problemas de enseñanza y aprendizaje de las ciencias. Con este centro suman seis la unidades foráneas del Cinvestav.
En el siguiente cuadro se presentan los departamentos y secciones que tiene el Cinvestav en la actualidad:
Departamentos y secciones del Cinvestav en sus diferentes centros.
Ciencias Exactas y Naturales Química
Física
Química Aplicada (Unidad Mérida) Matemáticas
Ciencias Biológicas y de la Salud Biología Celular
Recursos del Mar (Unidad Mérida) Biomedicina Molecular
Bioquímica
Farmacobiología (Sede Sur) Sección Externa de Farmacología Fisiología, Biofísica y Neurociencias Genética y Biología Molecular Patología Experimental
Sección Externa de Toxicología
Tecnología y Ciencias de la Ingeniería Sección de Bioelectrónica
Biotecnología y Bioingeniería
Biotecnología y Bioquímica (Unidad Irapuato) Control-Automático
Sección de Computación Sección de Comunicaciones
Sección de Electrónica del Estado Sólido Sección de Mecatrónica
Ingeniería Eléctrica, D.F.
Ingeniería Eléctrica (Unidad Guadalajara) Ingeniería Cerámica (Unidad Saltillo) Ingeniería Genética (Unidad Irapuato) Ingeniería Metalúrgica (Unidad Saltillo) Materiales (Unidad Querétaro)
Sección de Proyectos de Ingeniería
Ciencias Sociales y Humanidades Ecología Humana (Unidad Mérida)
Investigaciones Educativas (Sede Sur) Matemática Educativa
En el Cinvestav se imparten cursos para graduados y posgraduados, a quienes se otorgan los grados académicos de Maestro o de Doctor en Ciencias en la disciplina que hayan cultivado.
Programas de Posgrado que se imparten en el Cinvestav
Ciencias Exactas y Naturales
Química M D
Física M D
Física Aplicada M D
Física Teórica D
Matemáticas M D
Ciencias Biológicas y de la Salud
Biología Celular M D
Biología Marina M
Biomedicina Molecular M D
Bioquímica M D
Recursos del Mar D
Farmacobiología M D
Farmacología M D
Fisiología Biofísica y Neurociencias M D Fisiología Médica y Experimental M D Neurobiología Celular y Molecular M D Genética y Biología Molecular M D Patología Experimental M D Toxicología M D Tecnología y Ciencias de la Ingeniería Biotecnología y Bioingeniería M D Biotecnología de Plantas M D Control Automático M D Ingeniería Eléctrica D.F. M D Ingeniería Eléctrica Guadalajara M D Ingeniería Cerámica M Ingeniería Metalúrgica M D
Materiales M D
Ciencias Sociales y Humanidades
Ecología Humana M
Investigaciones Educativas M D
Matemática Educativa M D
Actualmente el Cinvestav integra 13 bibliotecas; de las cuales seis se ubican en Zacatenco, siendo estas: Ciencias Biológicas y de la Salud, Ciencias Exactas, Ingeniería Eléctrica, Química, Unidad de Servicios Bibliográficos y Metodología y Teoría de la Ciencia; dos en el Área Metropolitana: Investigaciones Educativas y Fármaco-Biología; y cinco en unidades de provincia: Irapuato, Guadalajara, Saltillo, Querétaro, y Mérida.
1.2 Organización administrativa
Su organización administrativa se muestra en los siguientes organigramas.
Dentro de la Secretaría de Planeación se encuentran las Coordinaciones de Servicios de Apoyo.
En las Coordinaciones de Servicios de Apoyo, se encuentra la Coordinación General de Servicios Bibliográficos, de quien depende la Biblioteca de Ciencias Biológicas y de la Salud.
1.3 Misión y objetivos
Su misión es preparar investigadores y profesores especializados que promuevan la constante superación de la enseñanza y generar las condiciones para la realización de investigaciones originales en diversas áreas científicas y tecnológicas que permitan elevar los niveles de vida e impulsar el desarrollo del país.
Los objetivos fundamentales del Cinvestav son: preparar investigadores y profesores especializados que promuevan la constante superación de la enseñanza y generar las condiciones para la realización de investigaciones originales en diversas áreas científicas y tecnológicas que permitan elevar los niveles de vida e impulsar el desarrollo del país.
Con respecto a la investigación esta se difunde a través de la Revista Avance y Perspectiva, es una publicación bimestral del IPN-Cinvestav cuyos temas se enfocan al desarrollo científico, ciencia y tecnología que se desarrolla en el centro y fuera de él, esta se publica desde 1980 en idioma español y su propósito es la divulgación de la ciencia y la cultura.
1.4 Biblioteca de Ciencias Biológicas y de la Salud
Por decreto presidencial del 8 de noviembre de 1961, los fondos documentales del Centro de Documentación Científica y Técnica de México pasaron a formar parte de los bienes del Centro de Investigación y de Estudios Avanzados del IPN (CINVESTAV-IPN), con los que se integró la Hemeroteca Central, primera biblioteca en el Cinvestav. Entre las colecciones recibidas se incluía una muy completa de publicaciones periódicas, misma que integraba diversos títulos que cubrían temas de Matemáticas, Ciencias Biomédicas, Física, Ingeniería, Química y multidisciplinarias. Considerando los
distintos temas que cubrían las colecciones, se optó por crear varias bibliotecas departamentales. Comprometiéndose a mantener las suscripciones de los títulos que recibían y permitir el acceso a la información al público en general.
En cumplimiento del compromiso adquirido se estableció una partida especial para garantizar la renovación de las suscripciones y un horario para la atención de los usuarios de 9:00 a 21:00 hrs. de lunes a viernes. Este horario ha sido modificado y en la actualidad se atiende a los usuarios de lunes a viernes de 8:00 a 20:00 horas y sábados de 9:00 a 15:00 hrs.
Con el desarrollo de líneas de investigación, y la creación de nuevos departamentos, se crearon nuevas bibliotecas sumando hasta 1988 un total de 19. Un año después, se integraron en un solo espacio físico las colecciones conformadas por las bibliotecas de Fisiología y Neurociencias, Bioquímica, Genética y Biología Celular, dando lugar a la biblioteca del Área Biológica. A mitad de la década de los años 90, se construyeron varios edificios en el Cinvestav Zacatenco, algunos destinados a resolver los problemas de espacio en las bibliotecas. Lo anterior, se aprovechó para fusionar nuevamente acervos, quedando finalmente integrados en las siguientes bibliotecas:
1) Unidad de Servicios Bibliográficos, originalmente llamada Hemeroteca Central y Coordinación de Servicios Bibliográficos.
2) Ciencias Biológicas y de la Salud (BCByS), antes biblioteca del Área Biológica, que recibió los fondos documentales de Farmacología, Biotecnología y SECAEC (Sociedad española contra la ateroesclerosis).
3) Las colecciones de Física, Matemáticas y Matemática Educativa dieron origen a la Biblioteca de Ciencias Exactas (CE).
4) La biblioteca de Ingeniería Eléctrica, no sufrió cambios, sigue ubicada en el mismo lugar y con los mismos acervos.
5) Debido al crecimiento de su acervo la Biblioteca de Química requirió un espacio físico de mayor amplitud, razón por la que fue reubicada en el local en el que actualmente se encuentra, a un costado del Departamento de Química.
La Biblioteca de Ciencias Biológicas y de la Salud, inicia sus actividades el 17 de Noviembre de 1988. Representa la conciliación de distintas voluntades para compartir recursos y hacer posible la presentación de mejores servicios a los usuarios de los distintos departamentos que la comparten.
Anteriormente se ubicaba al final del edificio de los Departamentos de Genética y Biología Molecular, y Patología Experimental; desde el 30 de marzo de 1997, cuenta con un nuevo y más amplio local situado a un costado del edificio de la Administración Central del Cinvestav en Zacatenco, al fusionarse los acervos de dos bibliotecas: Farmacología y Toxicología y parte del acervo de SECAEC (Sociedad española contra la ateroesclerosis) posteriormente, en mayo de ese mismo año, se integra el acervo de la biblioteca de Biotecnología, así se conforma la nueva Biblioteca de Ciencias Biológicas y de la Salud.7
Objetivos
Los objetivos principales de la BCByS son: apoyar la labor de investigación y docencia del personal académico del Área Biológica y de áreas afines en el Cinvestav, así como a los usuarios de otras instituciones que requieren consultar el acervo o utilizar los servicios bibliotecarios. Está considerada como una biblioteca especializada en las áreas de:
Biología Celular
Genética y Biología Molecular
7
Página del Centro de Investigación y de Estudios Avanzados del IPN [en línea] http://www.cinvestav.mx/ consultada el 28 de abril de 2005
Patología Experimental Bioquímica Fisiología Biofísica y Neurociencias Biotecnología Farmacología y Toxicología
En la actualidad se encuentra organizada de la siguiente forma:
Depende administrativamente de la Unidad de Servicios Bibliográficos, que a su vez depende de la Secretaría de Planeación, contando con el apoyo del Comité de la Biblioteca (un asesor por cada uno de los departamentos a los cuales da servicio) en las cuestiones relacionadas con la selección del material bibliográfico que se requiere para los programas de posgrado e investigación en el área biológica.
La biblioteca cuenta con el siguiente personal:
1 Responsable de la Biblioteca de Ciencias Biológicas y de la Salud 1 Administrador de Sistemas y Servicios al Público
2 personas encargadas del Servicio de Consulta Especializada 4 en Servicios al Público
3 responsables de Procesos Técnicos 2 Secretarias
2 Auxiliares
La responsable administra las diferentes áreas de la Biblioteca y conjuntamente con el Comité se trabaja en el desarrollo de las colecciones, realizándose las siguientes actividades:
En el Área de Servicios al Público se mantiene y actualiza los registros de los usuarios, control de préstamos, renovaciones, vencimientos, acomodo e intercalación del acervo, asesorías en el uso del catálogo y del material bibliográfico.
En el Área de Consulta Especializada se proporciona el servicio de consulta y referencia, búsqueda de citas al personal académico del área Biológica, asesoría y consulta de las bases de datos bibliográficas, servicio de documentación (localización y solicitud de artículos fuera de la Institución a nivel nacional e internacional).
En el Área de Procesos Técnicos se cataloga, clasifica y se realizan los procesos físicos menores de las colecciones que ingresan a la Biblioteca por compra, canje o donación para ponerlas a disposición de los usuarios.
ORGANIGRAMA DE LA BIBLIOTECA DE CIENCIAS BIOLÓGICAS Y DE LA SALUD
Secretaría de Planeación Unidad de Servicios Bibliográficos Comité de la Biblioteca Responsable de la Biblioteca
Procesos Técnicos Servicios al Público Consulta Especializada
1.5 Servicios, usuarios y colecciones de la BCByS.
Servicios
De acuerdo a su reglamento (Anexo 5), la Biblioteca de Ciencias Biológicas y de la Salud presta los siguientes servicios:
I. Préstamo Interno, Departamental e Interdepartamental. II. Préstamo Interbibliotecario.
III. Consulta y Referencia. IV. Consulta Especializada. V. Reservado y uso de cubículos. VI. Fotocopiado.
VII. Expedición de Constancias de no Adeudo. VIII. Documentación.
IX. Búsqueda de Citas al personal académico de la Biblioteca de Ciencias Biológicas y de la Salud.
X. Acceso a bases de datos en línea: Biological Sciences, International Pharmaceutical Abstracts, Drug Information Fulltext, Web of Science (Science Citation Index), Current Contents, Science Finder Scholar, Faculty of 1000, BioMed Central y OECD.
Cabe destacar que los préstamos en la Biblioteca de Ciencias Biológicas y de la Salud, se rigen por las siguientes normas:
I. Según su tipo, el total de acervo y el tiempo de préstamo:
a) Libros. Un total de ocho, siempre y cuando no sean de consulta general o estén en exposición temporal. Quince días.
b) Tesis. Un máximo de cinco. Quince días.
c) Revistas. Cinco como máximo, siempre y cuando no estén en exposición o en proceso de encuadernación. Cinco días hábiles. Este y los anteriores
tipos de materiales bibliográficos, tienen opción de hasta dos renovaciones.
d) Libros de Reserva. Dos como máximo. De un día para otro, de las 19:00 hrs. a las 9:00 hrs. del día siguiente, con opción a una renovación.
II. De acuerdo a los usuarios:
a) Investigadores y Auxiliares de Investigación. Un total de quince materiales bibliográficos.
b) Estudiantes de Doctorado, Maestría, Personal de Apoyo Técnico y Administrativo, Profesor Contratado y Bibliotecarios. Un máximo de diez materiales bibliográficos.
c) Invitados, Estancias de Investigación y Profesores invitados. Un total de tres libros.
III. El acervo que no puede salir de la Biblioteca es:
a) Definitivamente, el material de consulta general (como diccionarios, índices, publicaciones de resúmenes y catálogos).
b) Temporalmente, libros y revistas que se encuentren en exposición.
De los servicios que ofrece consulta y referencia es un servicio que proporciona respuesta inmediata a usuarios que requieran información general; la Consulta Especializada es un servicio por medio del cual, el usuario interno puede obtener información para completar referencias bibliográficas, análisis de citas bibliográficas, búsqueda de información en índices y bases de datos especializados; así como la recuperación de artículos existentes en las Bibliotecas del Cinvestav.
Acceso en línea.
I. El acceso a las bases de datos bibliográficas esta restringido a los usuarios del Cinvestav, cuyas máquinas tienen dominio: cinvestav.mx
II. El acceso al catálogo en línea se puede realizar desde cualquier computadora dentro y fuera del Cinvestav a través de Internet.
Usuarios
El usuario de la biblioteca especializada suele asistir con un objetivo más específico y concreto que el lector de biblioteca pública. Es el estudiante o profesional para cuyo trabajo le falta una información específica de determinada materia o libro. No acude buscando un lugar de estudio, sino un sitio de consulta para solventar una demanda informativa muy especial. Además, el usuario de bibliotecas especializadas es un usuario esporádico, es decir, no está todos los días en la biblioteca, pero no duda en volver a solicitar sus servicios cada vez que necesita ayuda.
Los usuarios de esta biblioteca, forman un grupo muy específico: son investigadores de las diferentes ramas de la biología. En consecuencia, poseen una formación, conocimientos especializados y tienen necesidades informativas relacionadas con su trabajo. Suelen utilizar esta unidad de información con un objetivo específico y concreto el cual es atendido y guiado por el profesional de información, de ahí que la buena relación entre ambos actores es muy importante.
Son usuarios internos de la Biblioteca todos los miembros del personal académico, de apoyo, estudiantes de maestría y doctorado, así como aquellas personas debidamente autorizadas: auxiliares de investigación, personal administrativo del Área Biológica y otros Departamentos del Cinvestav.
Se considerarán usuarios temporales a los estudiantes de prerrequisitos, profesores visitantes, estudiantes que hacen estancias de otras instituciones en el Cinvestav y que tengan registro en control escolar.
Son usuarios externos todas aquéllas personas ajenas al Cinvestav.
Colecciones
La Biblioteca de Ciencias Biológicas y de la Salud cuenta con las siguientes colecciones: • Revistas • Monografías • Tesis • Audiovisuales • Videocasetes • Bases de Datos Actualmente su acervo es el siguiente:
1,402 Títulos de revistas, de los cuales 508 títulos son vigentes en suscripción
20,130 Volúmenes de libros
1,741 Tesis
60 Audiovisuales sobre temas de biología y fisiología,
20 Videocasetes especializados
7 Bases de Datos
CAPÍTULO 2
SERVICIOS DE LA BIBLIOTECA ESPECIALIZADA
2.1 La biblioteca especializada
2.1.1 Antecedentes
Con el desarrollo de los conocimientos científicos y tecnológicos, las bibliotecas han cambiado de acuerdo a los objetivos y funciones que realizan. Anteriormente se consideraba que las bibliotecas eran generales y enciclopédicas con respecto a los temas tratados en sus colecciones; poco a poco se fueron organizando por áreas de conocimiento en las bibliotecas de facultades de las universidades, tomando en cuenta que cada una de ellas se dedicaba a una rama del conocimiento en particular.
Las bibliotecas especializadas, tienen su auge después de la Primera Guerra Mundial en los Estados Unidos de Norteamérica, en donde ante la necesidad de agrupar este tipo de bibliotecas para diferenciarlas de las escolares, públicas y universitarias, un grupo de bibliotecarios crea el 2 de Julio de 1909 en Breton Woods, New Hampshire, Estados Unidos, una organización llamada “Special Libraries Association”,8 (Asociación de Bibliotecas Especializadas), ésta Organización tenía como principales fines: “promover las colecciones, el ordenamiento de las mismas y la diseminación de
8
Bibliotecas especializadas: sus funciones y administración. Washington: Unión Panamericana, 1968. p. 1
información en las distintas especialidades mejorando así, la utilidad y los servicios de este tipo de bibliotecas”,9 además de favorecer su estudio.
“Las primeras bibliotecas especializadas tal como se conocen hoy, pueden considerarse un fenómeno del siglo XX, fue en esta época donde se reconoció y dio nombre a este tipo de bibliotecas. El periodo de mayor proliferación se inició después de la Segunda Guerra Mundial y todavía continúa, a pesar de las dificultades económicas que se presentan permanentemente en las diferentes organizaciones”.10
2.1.2 Definiciones
Las bibliotecas especializadas se han considerado desde sus más remotos inicios como un instrumento social y han sido definidas de muy diversas formas. De acuerdo al Glosario ALA de Bibliotecología y Ciencias de la Información es definida como: “Biblioteca establecida, mantenida y administrada por una firma comercial, una corporación privada, una asociación, un organismo estatal u otro grupo o entidad que tienen interés por una materia específica para atender las necesidades de información de sus miembros o personal y alcanzar los objetivos de la organización. El ámbito de las colecciones y de los servicios se limita al interés en la materia de la organización que mantiene la biblioteca”.11
Por otra parte, Caravia establece que son: “aquellas que no son universales en cuanto al contenido de sus fondos, sino que adquieren preferentemente materiales de una disciplina determinada o de un grupo de materias afines. Generalmente, dependen de
9
MOCTEZUMA FRANCO, María Eugenia. Los servicios de la biblioteca especializada: fundamentos y aplicaciones. México: Las Autoras, 1988. p. 1 Tesis (Licenciatura en Biblioteconomía) SEP, ENBA.
10
CARDONA, Bertha Nelly.- Reingeniería de los Centros de Documentación del Área de Ciencias Sociales y Humanas en la perspectiva de la HumaNet. [en línea], consultado el 17 de agosto de 2005 en
http://nutabe.udea.edu.co/~reing/marco.htm 11
American Library Association. Glosario ALA de Bibliotecología y Ciencias de la Información. Madrid: Díaz Santos, 1988. p 323
una institución de investigación, o de otro tipo de entidad, que necesita de una biblioteca para desarrollar su actividad”.12
Berta Nelly Cardona la define como: “una UI (unidad de información) que se establece para obtener y explotar fuentes de información especializadas, en beneficio de la organización que le proporciona su apoyo financiero.
Su misión es, entonces, adelantarse a las necesidades de información de los usuarios, preocupándose por presentarles servicios más dinámicos y un análisis profundo de los documentos en sus diferentes formatos”.13
Lo anterior lleva a considerarla como: El recinto que concentra información específica de un tema en particular, donde se trabaja para apoyar a la investigación de la Institución que la sostiene.
2.1.3 Objetivo
El objetivo de las bibliotecas especializadas es proporcionar información de manera inmediata y utilitaria a los miembros del organismo en el cual se encuentra inmersa, a través de servicios especializados. Característica básica debido a la naturaleza misma de este tipo de bibliotecas, pues la información puede ser difundida mucho antes de necesitarla el usuario.
2.1.4 Características
Respecto a las características que poseen las bibliotecas especializadas, Gorbea Portal establece las siguientes:
12
CARAVIA, Santiago. La biblioteca y su organización. Madrid : Trea, 1995. p.12
13
CARDONA, Bertha Nelly.- Reingeniería de los Centros de Documentación del Área de Ciencias Sociales y Humanas en la perspectiva de la HumaNet. [en línea], consultado el 17 de agosto de 2005 en
• "Fondo de información y referencia altamente especializados.
• Grupos de usuarios de igual nivel de especialización agrupados, fundamentalmente, en las categorías de investigadores, profesores, estudiantes de nivel superior.
• Prestación de servicios biblioteco-bibliográficos fundamentalmente.
• Identificación y organización de los dos flujos de información documental descendente y ascendente.
• Este último como resultado del producto informativo generado por los propios usuarios de la institución en el desempeño de sus funciones docentes e investigativas (Informes finales de investigaciones, tesis, trabajos de diplomas, ponencias presentadas en eventos científicos, etc.).
• Bibliotecarios profesionales al frente de los servicios (bibliotecólogos, especialistas en ciencia de la información, etc.) con un dominio, no sólo de los procesos y tareas técnicas sino también con un amplio conocimiento de la temática o especialización de la biblioteca".14
2.2 Colecciones
La finalidad de la biblioteca es apoyar con material bibliográfico los planes y programas de docencia, investigación y difusión de la cultura.
Para formar su colección, las bibliotecas especializadas seleccionan y adquieren materiales específicos y actuales sobre un campo de la investigación, y los descubrimientos y progresos registrados sobre el mismo. El fondo es variado, cubre fuentes primarias, secundarias y terciarias, con énfasis en el manejo y la creación de las fuentes secundarias, como: boletines de resúmenes, índices, bases de datos bibliográficas en línea, cd-rom y en web, ya que la labor de búsqueda documental es
14
GORBEA PORTAL, Salvador. El papel de las bibliotecas especializadas en la evaluación de los resultados científicos. En: Investigación Bibliotecológica. Vol. 5, No. 11 (1991) ; p. 47
uno de los principales objetivos del bibliotecario profesional responsable de este tipo de biblioteca.
La selección es el proceso que implica la decisión profesional del bibliotecario para elegir y formar una colección bibliográfica de acuerdo a las necesidades de información de la comunidad a la que sirve.
Se debe mantener un equilibrio entre la calidad, cantidad y actualidad de sus acervos, para garantizar y establecer un vínculo entre las necesidades de información de los usuarios y los recursos bibliográficos de la biblioteca, empleando fuentes de selección como los catálogos de las editoriales, directorios como Ulrich’s, libros en venta, Books in print, etc. y con el uso de la tecnología como los portales, catálogos comerciales electrónicos de editoriales y distribuidores que se han incorporado a las fuentes de selección.
Por otro lado la adquisición es el proceso por medio del cual se obtiene el material bibliográfico, es decir, por compra, donación, canje y/o depósito legal, con el propósito de incrementar y complementar la colección de cualquier clase de biblioteca.
Además, en la actualidad con el avance en el empleo de las redes por medio de internet, se pueden realizar operaciones de compra de materiales bibliográficos en línea de una manera segura para las bibliotecas. Finalmente, un aspecto relevante son las publicaciones y trabajos realizados por los investigadores del centro y los apuntes o tesis de los mismos.
Para concluir con este apartado, las editoriales son las empresas que normalmente fijan los precios de venta de su material dentro del marco editorial, mientras que los distribuidores se caracterizan por ser los intermediarios entre la editorial y la biblioteca.
Por norma general, el libro no constituye el documento más importante de su colección, en este tipo de bibliotecas son las publicaciones periódicas las que ocupan un punto
relevante con respecto a la consulta, así mismo las obras de referencia tienen un lugar esencial e igualmente activo que el servicio informativo de patentes y normas.
Un servicio que ha llegado a enriquecer el fondo bibliográfico al que puede acceder una biblioteca especializada, es el proporcionado por sistemas bibliográficos y documentales automatizados y en línea. Cada día es más frecuente que bibliotecas dedicadas a una o varias disciplinas determinadas compren bases de datos producidas por estos sistemas o bien dispongan de un punto de red que les permita realizar búsquedas bibliográficas en línea, vía Internet, en uno o varios fondos bibliográficos.
2.3 Usuarios
Este tipo de biblioteca se caracteriza, no solamente porque cubre una determinada área del conocimiento sino por el tipo de usuario que atiende, con necesidades específicas y los servicios que demandan son especializados, personalizados, cuidadosamente dirigidos a atender sus necesidades en torno a funciones relacionadas con la investigación, la toma de decisiones y el soporte administrativo, por ello la información que ofrece es de alta calidad. Además, son personas vinculadas a la organización de la cual dependen y en la cual están ubicadas estas bibliotecas. Son usuarios que poseen una formación y conocimientos especializados o que tienen necesidades informativas relacionadas con su trabajo.
En la VI Jornadas Españolas de Documentación15 se señaló que: “El usuario de biblioteca especializada o centro de documentación suele venir con un objetivo más específico y concreto que el lector de biblioteca pública. Es el estudiante o profesional para cuyo trabajo le falta una información específica de determinada materia o libro. No acude buscando un lugar de estudio, sino un sitio de consulta para solventar una específica demanda informativa”.
15
VI Jornadas Españolas de Documentación. La atención a usuarias y usuarios en las bibliotecas especializadas Ignacio Latorre Zacarés, Elisa Sanchíz Pérez. [en línea], Consultado el 20 de mayo de 2005 en http://fesabid98.florida-uni.es/
Suelen utilizar esta unidad de información con un objetivo específico y concreto el cual es atendido y guiado por el profesional de la información, de ahí que la relación entre ambos actores es relevante.
2.4 Personal
La Biblioteca Especializada debe contar con personal profesional para brindar información referente a la colección y orientar al usuario a satisfacer su demanda informativa, además facilitar las consultas vía correo electrónico o vía telefónica, para lo cual también debe contar con amplios conocimientos en el manejo de las nuevas tecnologías de la información y comunicación (Internet, bases de datos, búsquedas en línea, sistemas bibliotecarios, etc.)
La información proporcionada debe ser precisa, concreta y tratada con prontitud. La respuesta vendrá determinada por un servicio más activo de bibliografía, localización, suministro de documentos, que una biblioteca general. Las funciones del personal en la generalidad son de tipo técnico, informativo y administrativo con objetivos concretos que son definidos por la institución a la que pertenece.
2.5 Servicios
Con respecto al servicio este se define como: “Término genérico que se aplica a todas las actividades que llevan a cabo las bibliotecas y a los programas dirigidos por éstas a sus grupos de usuarios. Como tal, puede abarcar una gran variedad de servicios que están determinados por los objetivos de cada biblioteca”.16
Los servicios especializados son los elementos básicos en este tipo de biblioteca. Se puede decir que los servicios de referencia e información son las tareas y actividades que las bibliotecas diseñan, para satisfacer y dar respuesta a las demandas de sus usuarios. Los servicios varían según los hábitos de trabajo y las necesidades de los
usuarios, la cantidad y preparación del personal, los recursos de la colección y la aplicación de la tecnología.
En algunas bibliotecas especializadas puede ser suficiente que se disemine información y materiales, conteste preguntas de referencia, indique posibles fuentes de consulta, actualización permanente, por ejemplo: circulación de publicaciones seriadas, etc., en otras se requerirá de agregar búsquedas bibliográficas, preparación, selección y transmisión de materiales de investigación, servicios de alerta adicionales como un boletín de adquisiciones.
Sin embargo, habrá otras bibliotecas donde la especialización del personal vaya más allá de los servicios mencionados y sea necesario que se vuelva el principal usuario de la biblioteca agregando a las actividades ya mencionadas; la síntesis y evaluación de la información en forma escrita, la preparación de bibliografías críticas, las búsquedas amplias y evaluativas, y servicios de actualización complejos como la diseminación selectiva de la información. Es aquí donde la biblioteca especializada alcanza su misión fundamental.17
Entre los servicios que proporciona una biblioteca especializada se tienen:
2.5.1 Información y referencia
Este servicio es definido como: “asistencia personal dada por los miembros del personal del servicio de referencia a los lectores de una biblioteca que buscan información”.18 Comienza con la recepción y orientación del lector cuando se presenta en la biblioteca, y suele darse en el mostrador de la misma; a través de este servicio se orienta al usuario sobre la información que puede localizar en la biblioteca, así como la manera de localizarla a través del catálogo o las bases de
17
Cardona, Bertha Nelly.- Reingeniería de los Centros de Documentación del Área de Ciencias Sociales y Humanas en la perspectiva de la HumaNet. [en línea], consultado el 17 de agosto de 2005 en
http://nutabe.udea.edu.co/~reing/marco.htm 18
datos con la que cuenta la biblioteca, podría decirse que es el punto de acceso a las colecciones de la biblioteca.
Servicio de Préstamo
El servicio de préstamo consiste en la entrega, por parte de la biblioteca de un documento durante un tiempo determinado y bajo ciertas restricciones, este se brinda a los usuarios que así lo requieran. Cabe señalar que no todos los usuarios de la biblioteca gozan de las mismas condiciones de préstamo, estas difieren en función de la categoría del usuario llámese investigador, técnico académico, becario, estudiante, administrativo o usuario externo.
Domingo Buonocore define el servicio de préstamo como “un verdadero contrato bilateral, con derechos y obligaciones recíprocas para el prestador y el prestatario y se ajusta a las disposiciones del reglamento o convenio especial”.19 La definición anterior, expone claramente que, en el servicio de préstamo se adquieren responsabilidades equitativas entre el usuario y la biblioteca. Además de que este servicio debe ajustarse a una reglamentación ya establecida, lo cual permite el control tanto de los usuarios como de las colecciones.
El préstamo de los materiales se presenta en las siguientes modalidades: préstamo en sala o interno, préstamo a domicilio y préstamo interbibliotecario, de los cuales se trata en los párrafos subsecuentes:
19
BOUNOCORE, Domingo. Diccionario de Bibliotecología: términos relativos a la bibliología, bibliografía, bibliofilia, biblioteconomía, archivología, documentología, tipografía y materias afines. 2a. ed. Buenos Aires: Marymar, 1976. p. 354
2.5.2 Préstamo interno
El préstamo en sala o interno, no es otra cosa que, el acceso y uso de los materiales documentales dentro de la biblioteca. Para cumplir con lo anterior, la biblioteca especializada brinda el servicio de préstamo interno, el cual permite al usuario disponer de forma inmediata del material o materiales documentales de la biblioteca en la sala de lectura.
2.5.3 Préstamo externo
El préstamo externo consiste en el uso del material o materiales documentales fuera de las instalaciones de la biblioteca, sólo se proporciona a los usuarios que forman parte de la comunidad de la biblioteca y que se encuentren registrados en ella. Este servicio es probablemente “el medio más eficaz de fomento a la lectura”.20 De igual manera es el mejor medio de difundir la colección, pues permite la lectura en cualquier lugar.
El Reglamento de Servicios de la biblioteca específica: el tipo de materiales, la cantidad de ejemplares, el horario del servicio y la duración del préstamo, así como las sanciones que aplican en caso de incumplimiento con cualquiera de las condiciones señaladas.
2.5.4 Préstamo interbibliotecario
El préstamo interbibliotecario está definido en el Glosario ALA como “operación en la cual, mediante una solicitud, una biblioteca presta una pieza bibliográfica de su colección, o proporciona una copia de ésta a otra biblioteca que no comparte la misma administración ni está en la misma universidad”.21 De igual forma se
20
CARRION GÚTIEZ, Manuel. Manual de bibliotecas. Salamanca, Madrid: Fundación Germán Sánchez Ruipérez, 1990. p 433
21
puede decir que es una variante del préstamo a domicilio, que consiste en proporcionar al usuario el acceso a las obras, que no se encuentran en la biblioteca. Para ello se acude a otras bibliotecas. Este tipo de préstamo crea la necesidad de la cooperación entre bibliotecas, mejor conocida como cooperación bibliotecaria.
A este respecto, Carrión aclara que “el préstamo interbibliotecario permite el acceso a fondos cuya consulta no es posible de otra forma” continua señalando que este tipo de préstamo “puede establecerse local, regional o nacionalmente”22 y finalmente menciona que es necesario establecer convenios en los que se racionalice y normalice este servicio. De igual forma, Alicia Perales menciona que: “el buen éxito del servicio de préstamo interbibliotecario depende, en gran parte, de la seriedad y la eficacia con que se responda al convenio establecido entre las bibliotecas comprometidas al efecto”.23
2.5.5 Servicio bibliográfico
El referencista conduce las búsquedas en la literatura específica con el fin de encontrar registros relevantes relacionados con un proyecto de investigación dado; proporciona asistencia al grupo investigativo, controlando y verificando los asientos bibliográficos; provee asesoramiento con respecto a la normalización de los formatos bibliográficos. Además, compila listas de lecturas, bibliografías, reseñas y guías bibliográficas sobre temas de interés para los usuarios, tarea que se facilita hoy en día por medio de la búsqueda computarizada, tanto en línea como en CD-ROM.
22
CARRION GÚTIEZ, Manuel. Manual de bibliotecas. Salamanca, Madrid: Fundación Germán Sánchez Ruipérez, 1990. p. 448
23
2.5.6 Servicio de búsqueda en línea
El desarrollo del servicio de referencia e información en la biblioteca especializada en las últimas décadas, ha sido el establecimiento y el uso creciente de los servicios de búsqueda en línea en modo interactivo, con el objeto de localizar documentos, hacer consultas retrospectivas, preparar estados del arte, compilar bibliografías y diseminar selectivamente la información. Otras ventajas, además de la mejora de los servicios y del ahorro de tiempo, son la productividad en las búsquedas, la efectividad en la recuperación y la reducción en los costos. La consulta en línea permite ampliar considerablemente la colección de la biblioteca.
2.5.7 Indización
Indizar es extraer una serie de conceptos que responden a los temas tratados en el documento, y que servirán como puntos de acceso para su recuperación.
Por la naturaleza especializada de los materiales, algunos servicios de referencia elaboran sus propios índices, directorios y archivos de recursos y datos. Entre los ejemplos más comunes de índices creados para la propia unidad de información se anotan los siguientes: archivo vertical, separatas, colección de fotografías, informes internos, normas y especificaciones técnicas, manuales de procedimiento y catálogos comerciales, entre otros.
2.5.8 Elaboración de resúmenes
Se preparan tanto para difundir información, como para dar respuestas rápidas a preguntas específicas. Su ventaja con respecto a los resúmenes preparados comercialmente, es que son específicos para satisfacer las necesidades de sus propios usuarios más rápido y reflejan lo que está inmediatamente disponible.
2.5.9 Diseminación selectiva de la información
Tomando en cuenta que los usuarios no pueden leer todas las obras publicadas sobre su especialidad y, lo que es más difícil aún, consumir la literatura que se produce en ramas afines, este servicio lleva elementos de información de cualquier fuente a los usuarios que lo necesiten para su trabajo y estudios específicos.
Bjorn nos amplía este concepto de la siguiente forma: “La revisión de la literatura de años precedentes permite conocer que ya desde el siglo pasado se manejaba el criterio de que una biblioteca, además de prestar libros, debía suministrar información secundaria y hacer resaltar la importancia de otros materiales. Un ejemplo elocuente de ello es el servicio informativo de actualidad, establecido en 1850 por la Biblioteca del Real Instituto de Tecnología de Estocolmo, Suecia, donde el bibliotecario analizaba las publicaciones periódicas recibidas, seleccionaba los artículos de posible interés para los usuarios, y distribuía listas de referencias, muchas de las cuales aún se conservan”.24
2.5.10 Traducciones
Se ofrece en tres modalidades diferentes:
• Recuperar traducciones de artículos o documentos escritos en idiomas extranjeros,
• Encontrar personas, organizaciones o servicios capaces de traducir material en idiomas diversos a la lengua vernácula,
• Contratar personas, organizaciones o servicios capaces de traducir publicaciones locales, artículos o correspondencia a otros idiomas.
24
BJORN, V. La difusión selectiva de información en una biblioteca de Universidad Técnica Bol Unesco Bibl 26(6):325, 1972.
Los servicios mencionados anteriormente, son algunos de los más utilizados en una biblioteca especializada, sin embargo, de acuerdo a la misma especialización de la biblioteca, pueden existir otros que convengan más para el mejor funcionamiento de la misma.
2.6 El servicio de Préstamo Interbibliotecario
De los servicios que ofrece la biblioteca especializada, el servicio de préstamo interbibliotecario se expone de una manera amplia, considerando que éste es la base principal para la realización de este trabajo de investigación. Al respecto se establece en el Código de Préstamo Interbibliotecario de la ABIESI25 (Asociación de Bibliotecarios de Instituciones de Enseñanza Superior y de Investigación) “El servicio de préstamo Interbibliotecario es una cortesía de la biblioteca que lo concede y un privilegio para la biblioteca que lo recibe, que se extienden en términos de reciprocidad.
Gracias a ellos los lectores de una biblioteca pueden obtener en préstamo los materiales que pertenecen a otra, por acuerdo e intermedio de ambas instituciones”.26 De acuerdo a Antonio Calderón Rehecho, 27 “El préstamo interbibliotecario es el servicio por el que una biblioteca consigue de otros centros la documentación que necesitan sus usuarios y que no se encuentra en su colección, y por el que, recíprocamente, pone a disposición de los demás la que posee”.
El servicio del préstamo interbibliotecario ha existido por lo menos desde el Siglo VIII. Gilmer28 dice que: “Surgió como una respuesta a los requerimientos constantes de información de parte de los usuarios y las limitantes que tienen los acervos de todas las bibliotecas.
25
Asociación de Bibliotecarios de Instituciones de Enseñanza Superior e Investigación (ABIESI) que después de 25 años de vida en los que tuvo momentos de éxito por sus normas, su Código de Préstamo Interbibliotecario, sus seminarios y publicaciones, esta inactiva desde 1993.
26
Cfr. Anexo 6
27
Temas de biblioteconomía universitaria y general. Magón Wals, José Antonio.-Coordinador, Editorial Complutense, España 2001 p. 461
28
Gilmer, Lois C. (1994). Interlibrary loan: theory and management. Englewood, E. U.: Libraries Unlimited.
Desde una visión histórica, se comenzó a ver el préstamo interbibliotecario a nivel internacional en los últimos años del Siglo XIX. En aquella época, Alemania y el Reino Unido fueron los países que tramitaron más préstamos interbibliotecarios a nivel internacional. Esto fue posible en gran medida porque ambas naciones contaban con catálogos colectivos nacionales y una agencia que coordinaba los préstamos interbibliotecarios transnacionales. En 1934 la Biblioteca Nacional de Suiza propuso que la Federación Internacional de Asociaciones de Bibliotecarios, IFLA, supervisara los préstamos interbibliotecarios transnacionales. Al cabo de un año se habían formulado normas para controlar este tipo de servicio.”
Cuando se hace uso del préstamo interbibliotecario, la información que se solicita es con objetivos específicos y normalmente se requiere en el corto plazo, ya que la información no proporcionada a tiempo puede perder su valor cuando se tarda en acceder a ella, por eso es necesario un servicio rápido y eficaz.
Cualquier tipo de publicación puede ser solicitada en préstamo interbibliotecario, aunque es la biblioteca poseedora de la obra quién decidirá, en cada caso, si concede o niega el préstamo del documento original o de la reproducción solicitada. Habitualmente están excluidos del préstamo: prensa y publicaciones periódicas, obras de referencia, manuscritos, y cualquier obra, deteriorada o no, cuyo préstamo pueda suponer un riesgo para su estado de conservación.
Como se mencionó, los documentos que se solicitan a través de préstamos interbibliotecarios pueden ser diversos, pero en la generalidad de las ocasiones los libros y artículos de publicaciones periódicas son proporcionados en fotocopia y en la actualidad con el empleo de las NTIC y nuevos formatos de información, tales como: libros electrónicos, revistas electrónicas, discos compactos, etc. se facilita su manejo.
En la actualidad, el servicio de préstamo interbibliotecario está sujeto, en la mayoría de las bibliotecas, a ciertas reglas para poderlo llevar a cabo. Tales como:
1. Otras bibliotecas con quien realizar el intercambio de información. Estas deben ser relacionadas con la especialidad de nuestra biblioteca, para poder intercambiar la información que a ambas convenga.
2. Convenios que favorezcan a ambas partes. Los convenios interbibliotecarios son las condiciones que pone cada biblioteca para efectuar el intercambio de información.
En la mayoría de las bibliotecas los convenios se basan en el Código de Préstamo Interbibliotecario de la ABIESI el cual estipula como objetivo el de “promover y regular el servicio de préstamo interbibliotecario, con el propósito de auxiliar las labores de investigación y enseñanza superior en el país”.
Este código establece el mínimo de derechos y obligaciones que, a falta de convenio expreso, adquiere una biblioteca frente a otra.
Los pasos esenciales para establecer un convenio son:
• Requisitar una solicitud para establecer el convenio interbibliotecario que contenga membrete de la institución, domicilio completo, teléfonos, fax y correo electrónico, la cual deberá ir firmada por la persona que se hará responsable del convenio y presentarla a la biblioteca con la cual se desea realizar el convenio. • Esperar la aceptación por escrito, del convenio por parte de la biblioteca
otorgante.
• Ajustarse a las condiciones que el convenio establece para realizar el intercambio de información.
A este respecto, en el anexo 7 se presenta un convenio para establecer el servicio de préstamo interbibliotecario con la Biblioteca Daniel Cosío Villegas del COLMEX.
3. Un manual interno para llevar a cabo el servicio. Que contiene la descripción de actividades que deben seguirse en la realización de las funciones de una unidad administrativa. El manual incluye además los puestos o unidades administrativas que intervienen precisando su responsabilidad y participación. Suele contener información y
ejemplos de formularios, autorizaciones o documentos necesarios, máquinas o equipo de oficina a utilizar y cualquier otro dato que pueda auxiliar al correcto desarrollo de las actividades dentro de la institución.
Cada biblioteca debe elaborar su propio manual para proporcionar este servicio, ya que sólo ella conoce la información que requiere, los formatos que necesita y el personal que realiza dicha actividad.
En el manual se establecen los procedimientos para dar respuesta a la solicitud de información, y cómo presentarla al encargado del servicio, para localizar la información en el menor tiempo posible y entregarla al solicitante.
Para concluir con este tema, en el anexo 8 se presenta a manera de ejemplo; un manual de préstamo interbibliotecario.
2.7 La cooperación bibliotecaria
Ninguna biblioteca esta en posibilidad de cubrir todas los requerimientos de información de sus usuarios, de ahí la creación de la cooperación bibliotecaria, y para resolver las necesidades informativas que requieren los usuarios, el intercambio de información y recursos son una herramienta útil. Puede afirmarse que el principal objetivo de la cooperación bibliotecaria es funcionar de manera más eficiente, sacando el mayor rendimiento de los recursos y compartirlos enfocado a la atención de la oferta y demanda de información de una manera apropiada.
A este respecto, el Glosario American Library Association (ALA) de Bibliotecología y Ciencias de la Información define la cooperación bibliotecaria como: “Expresión que se refiere a varias organizaciones y actividades compartidas por un grupo de bibliotecas con el objeto de mejorar los servicios y de reducir costes”.
Las formas de cooperación son variadas y aumentan con el paso del tiempo: el préstamo interbibliotecario; la adquisición cooperativa; la catalogación compartida;
todas las actividades que suponen una redistribución de fondos y que van desde el simple canje hasta la llamada transferencia de fondos (donde se incluyen: la creación de centros a veces especializados de intercambio y donaciones, el diseño de planes dirigidos a limitar el crecimiento de las colecciones de determinadas bibliotecas, el traslado de colecciones de unas bibliotecas a otras con el fin de crear bibliotecas especializadas exhaustivas, etc.), la cooperación en el campo de instalaciones y equipos, etc.
La cooperación bibliotecaria en la actualidad, con el empleo de las NTIC, ha permitido que la información que se almacena, procesa y trasmite por medios digitales, sea recibida y entregada con mayor velocidad en formatos digitales.
En el año de 1992 inicia la explosión de la información, gracias a la globalización del conocimiento, permitiendo crear lo que en la actualidad se ha llegado a denominar la sociedad de la información, facilitando a su vez, un intercambio de datos, información y documentos.
Por otra parte, para que pueda mencionarse que existe una cooperación bibliotecaria deben tomarse en cuenta los elementos siguientes:
a. Bibliotecas que compartan informaciones, servicios, etc. Lógicamente serán necesarios agentes que participen en las distintas actividades cooperativas, labor que realizan las bibliotecas.
b. Acuerdos que formalicen la colaboración. Sin la existencia de estos acuerdos también podría hablarse de cooperación, aunque en un aspecto general.
c. Normas que se deben seguir para llevar a cabo las actividades. Cualquier tarea realizada en común requiere una normativa que sirva de marco de referencia para el desarrollo del trabajo.
d. Estructura organizativa donde estén representadas todas las bibliotecas. La actividad cooperativa formalmente establecida debe contar con unos órganos que coordinen el correcto funcionamiento de las acciones.
e. Infraestructura y medios técnicos. Sin un equipamiento propio la cooperación difícilmente alcanzará sus objetivos. Al menos será necesario que las distintas bibliotecas aporten sus medios para ser empleados en los servicios cooperativos.
f. Objetivos, programas y proyectos. Las redes cooperativas deben pretender unos objetivos que se materializarán en programas globales y proyectos concretos.29
Aún cuando la cooperación aparece como una mejora en los servicios para los usuarios, existen múltiples razones para que las bibliotecas, opten por trabajar en forma compartida, a continuación se mencionan algunas:
- Ahorro en los costos de las adquisiciones y la prestación de servicios. Cualquier actividad realizada “al mayoreo” es siempre más barata que llevándola a cabo de manera aislada. Las bibliotecas se reúnen en consorcios para adquirir materiales o compartir gastos y de esa manera conseguir un beneficio económico común.
- Mejora de los servicios. Existen servicios, como el préstamo interbibliotecario, que requieren una estructura coordinada para su correcta aplicación; además, la cooperación permite que los servicios que una biblioteca presta se amplíen y se ofrezcan a los usuarios de todas las bibliotecas con las que se trabaja en común. Junto a esto cabe mencionar que instrumentos como los catálogos colectivos no serían posibles si no existiera la colaboración interbibliotecaria.
- Aumento de la calidad. La actividad cooperativa permite que se alcance un elevado nivel de calidad, ya que las distintas bibliotecas participantes aportarán sus críticas, conocimientos y experiencia en los distintos trabajos realizados,
29
MERLO Vega, José Antonio.- La cooperación en las bibliotecas universitarias: fundamentos y redes cooperativas. Boletín de la Asociación Andaluza de Bibliotecarios, en.-marzo 1999, n. 54, p. 39
eliminando los errores y aumentado, por consiguiente, la efectividad de los servicios, tareas y productos.
- Fortalecimiento de la imagen. Al pertenecer a una red o sistema cooperativo, las bibliotecas cobran importancia y hasta cierto punto puede decirse que salen de sus edificios. Esto ayudará a ser más respetadas por las instituciones de las que dependen y a que sus usuarios tengan un mejor concepto de las mismas.
- Ayuda profesional. Las bibliotecas tienen que tomar decisiones importantes para su funcionamiento. Al estar asociadas puede consultarse a las restantes bibliotecas o seguir la política común. Esto es de interés especialmente en todo lo relacionado con las nuevas tecnologías, ya que los equipos y productos son muy diversos y los conocimientos necesarios muy especializados.
Pero no todo son ventajas en la cooperación bibliotecaria, ya que el trabajo en grupo obliga a seguir el mismo ritmo que los demás centros y a cumplir las normas establecidas, lo que muchas veces es difícil o imposible para algunas bibliotecas.30
Luisa Orera ha reunido las distintas razones por las cuales la cooperación se ha generalizado en las últimas décadas:
- Crecimiento exponencial de las publicaciones sobre cualquier disciplina. Ante esta cantidad de información, la biblioteca ha dejado de ser autosuficiente, es necesaria la colaboración, pero no sólo de las bibliotecas entre sí, sino entre todos los elementos que componen los llamados sistemas de información, tanto nacionales como internacionales.
- Disminución de los presupuestos de las bibliotecas.
- El encarecimiento de los documentos.
- La existencia y desarrollo de las nuevas tecnologías, que abre día a día nuevas posibilidades de cooperación.
30
- La nueva concepción de los sistemas de información como servicios a los usuarios que les hace tratar de satisfacer todas sus demandas crecientes y diversificadas.
- La gran importancia que la información ha adquirido en la sociedad actual. La información tiene hoy un valor económico, por lo que hay que rentabilizarla al máximo.
- El gran desarrollo de las asociaciones profesionales internacionales. En el plano de la cooperación internacional juegan un papel decisivo las asociaciones profesionales.
- Las redes de bibliotecas constituyen también un elemento decisivo para la cooperación internacional. Estas redes van extendiéndose día a día gracias al desarrollo de la informática y las telecomunicaciones.
- La presencia de organismos internacionales tales como la IFLA, la UNESCO, la ISO, etc.
- El desarrollo, cada vez mayor, de un corpus doctrinario que sienta las bases de la cooperación. En este aspecto el crecimiento de las publicaciones especializadas sobre Biblioteconomía, así como los cursos, reuniones internacionales, etc. son un elemento más de cooperación.
Alvaro Quijano Solis31 hace un análisis de lo logrado en relación a la cooperación bibliotecaria y de los factores en los que todavía se tiene que trabajar en México para alcanzarla y menciona que: “La bibliotecología mexicana está plagada de protagonismos personales e institucionales. La generosidad, la modestia y la humildad no son nuestras principales virtudes... Nos ha faltado el espíritu para reconocer que cooperar es dar antes que recibir y que la cooperación supone someter nuestras
31
QUIJANO SOLIS, Álvaro. La cooperación y los consorcios en el ámbito mexicano. Bibl. Univ. Nueva Época julio-diciembre 2002, Vol. 5 No. 2 p.106
